Hướng dẫn sử dụng Google Forms tạo biểu mẫu từ A->Z

Hiện nay, trong doanh nghiệp việc tìm kiếm một công cụ lưu trữ nhiều các thông tin thu thập thông tin từ các cuộc khảo sát online hay là nghiên cứu thống kê số liệu rất khó khăn. Để đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp Google Forms là một lựa chọn tốt nhất mà GCSVN muốn gợi ý cho bạn. Vậy Google FormS là gì? Tính năng ra sao? và có những cách hướng dẫn sử dụng Google Forms như nào để hiệu quả? Khám phá bài viết này của GCS Vietnam ngay.

Google Forms là gì?

Google Forms là một công cụ tạo và quản lý biểu mẫu khảo sát cực kỳ hữu ích được phát triển bởi Google, giúp người dùng dễ dàng lưu trữ đa đạng các thông tin thu thập từ các cuộc khảo sát, nghiên cứu số liệu thống kê trong doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ từ công cụ này, các bạn sẽ không cần phải xây dựng riêng một hệ thống lưu trữ dữ liệu vừa mất thời gian vừa tốn kém nữa. Ngoài ra, Google Form cũng cung cấp nhiều tính năng trực tuyến để người dùng thực hiện thống kê các số liệu một cách nhanh chóng.

Không chỉ vậy, Google Forms có nhiều ưu điểm vượt trội khiến nó trở thành một công cụ thu thập dữ liệu được yêu thích, bao gồm:

• Miễn phí: Google Forms là một công cụ miễn phí, bạn có thể sử dụng nó mà không cần trả bất kỳ khoản phí nào.
• Dễ sử dụng: Google Forms có giao diện thân thiện với người dùng, ngay cả những người không có kiến thức về công nghệ cũng có thể sử dụng thành thạo.
• Đa dạng biểu mẫu: Google Forms cung cấp nhiều mẫu được thiết kế sẵn cho các mục đích khác nhau. Bạn cũng có thể tạo biểu mẫu của riêng mình theo ý muốn.
• Tích hợp với các ứng dụng khác của Google: Google Forms có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác của Google, chẳng hạn như Google Sheets, Google Drive,…

Chi tiết dưới đây là những hướng dẫn sử dụng Google Forms tạo biểu mẫu từ A-Z hiệu quả cho doanh nghiệp như sau.

Hướng dẫn sử dụng Google Forms tạo biểu mẫu

Để tạo một biểu mẫu bằng Google Form, bạn thực hiện những bước sau:

• Bước 1 : Đăng nhập vào Google Drive của bạn.
• Bước 2 : Bạn chọn “New” ở phía trên bên trái màn hình. Sau đó chọn “More” -> “Google Form”
• Bước 3 : Tại cửa sổ Google Form mới, nhập tiêu đề (Untitled) và mô tả (Description) để hoàn tất việc tạo biểu mẫu. Bạn nên ghi tiêu đề thu hút với phần mô tả kèm theo để kích thích khách hàng tham gia khảo sát.

Các cài đặt trong Google Form

Bạn bấm vào biểu tượng để vào phần cài đặt tổng quát của Google Form. Có 3 tab cài đặt : General (Cài đặt chung), Presentation (Bản trình bày) và Quizzes (Bài kiểm tra).

General (Cài đặt chung)

Trong phần cài đặt này có mục “Retrict to user” (Giới hạn người dùng) , nếu bạn muốn chia sẻ rộng rãi form của bạn hoặc muốn nhúng trên website bạn cần tắt cài đặt này đi.

Bạn cũng có thể cài đặt thu thập địa chỉ email, và cho phép người trả lời có thể chỉnh sửa sau khi gửi hoặc xem biểu đồ tóm tắt.

Presentation (Bản trình bày)

Bạn có thể chọn tính năng xáo trộn các câu hỏi (Shuffle question order) trong phần cài đặt này, hữu ích khi bạn muốn soạn 1 đề kiểm tra cho lớp học.

Ngoài ra bạn cũng có thể cài đặt hiển thị thanh tiến độ (Show progress bar) và hiển thị liên kết để gửi câu trả lời khác (Show link to submit another response). Bạn cũng có thể tạo mẫu tin nhắn xác nhận gửi trả lời (Confirmation message).

Quizzes (Bài kiểm tra)

Bạn có thể bật tính năng “Make this a quiz” để tạo điểm cho các câu hỏi và cho phép tự động chấm điểm.

Các tùy chọn khác bao gồm : thời điểm công bố điểm (Release grade) và cho phép người trả lời xem đáp án hoặc số điểm của họ (Respondent can see).

Tạo câu hỏi trên Google Form

Nội dung câu hỏi

Bạn nhập tiêu đề nội dung câu hỏi của bạn trong phần Untitle question.

Thêm ảnh cho câu hỏi

Bấm vào biểu tượng để thêm ảnh cho câu hỏi.

Loại câu hỏi và nội dung đáp án tương ứng

Cạnh phần tiêu đề là ô chọn loại câu hỏi. Mỗi loại câu hỏi sẽ có nội dung đáp án khác nhau để bạn tạo. Các loại câu hỏi bạn có thể lựa chọn đó là :

Short answer ( Trả lời ngắn )

Loại câu hỏi này cho câu trả lời là 1 câu hoặc 1 đoạn văn bản ngắn. Sử dụng cho câu hỏi mở.

Paragraph ( Đoạn )

Tương tự Short answer nhưng phần trả lời được mở rộng hơn.

Multiple choice ( Trắc nghiệm )

Loại câu hỏi cho phép lựa chọn 1 trong các đáp án do bạn đưa ra, hoặc có thêm 1 đáp án cho khách hàng tự trả lời (Other).

Checkboxes ( Hộp kiểm )

Tương tự Multiple choice nhưng cho phép khách hàng lựa chọn nhiều đáp án.

Dropdown ( Menu thả xuống )

Loại câu hỏi tương tự như Multiple choice, khách hàng trả lời câu hỏi theo dạng chọn 1 đáp án trong menu thả xuống.

File upload ( Tải tệp lên )

Cho phép khách hàng trả lời bằng cách tải tệp lên form, các tệp này sẽ tải lên Google Drive của người sỡ hữu form. Loại câu hỏi này chỉ nên dùng với những người bạn tin tưởng.

Linear scale ( Phạm vi tuyến tính )

Tạo thang đo từ 1 đến tối đa 10 cho câu hỏi.

Multiple choice grid ( Lưới trắc nghiệm )

Loại câu hỏi này cho phép khách hàng sẽ lựa chọn 1 đáp án bạn tạo tương ứng theo hàng hoặc theo cột.

Checkbox grid ( Lưới hộp kiểm )

Loại câu hỏi này tương tự với Multiple choice grid cho phép khách hàng lựa chọn nhiều đáp án bạn tạo tương ứng theo hàng hoặc theo cột.

Date ( Ngày )

Loại câu hỏi này cho phép khách hàng điền ngày vào đáp án. Bạn có thể bấm vào để thêm thời gian (Time) cho đáp án câu hỏi.

Time ( Giờ )

Loại câu hỏi này cho phép khách hàng điền giờ vào đáp án. Bạn có thể bấm vào để thêm khoảng thời gian (Duration) cho đáp án.

Cài đặt khác trong câu hỏi

• Đặt đáp án và điểm (Answer key) cài đặt này bạn cần bật tính năng “Make this a quiz” để tạo điểm cho các câu hỏi và cho phép tự động chấm điểm.
• Sao chép (Duplicate) bấm để sao chép câu hỏi.
• Xóa (Delete) bấm để xóa câu hỏi.
• Yêu cầu trả lời (Required) khi bạn bật Required , khách hàng sẽ bắt buộc phải trả lời câu hỏi này.
• Thêm cài đặt (More) : bấm để thêm cài đặt chi tiết cho nội dung của đáp án : thêm Mô tả (Description), giới hạn số chữ trong câu trả lời, .v..v.

Các tính năng trên thanh công cụ của Google Form

Thanh công cụ nằm dọc theo form chứa các nút chức năng của form.

Thêm câu hỏi

Add question : Bạn bấm nút trên thanh công cụ để thêm câu hỏi cho form.

Nhập câu hỏi có sẵn

Import question : Bạn có thể import các câu hỏi đang có sẵn của bạn bằng cách nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ ( biểu tượng thứ 2 từ trên xuống )

Thêm tiêu đề và mô tả

Add title and description : Để thêm tiêu đề cho biểu mẫu, bạn cần click vào biểu tượng trên thanh công cụ bên phải. Lúc này, một tiêu đề mới sẽ hiển thị trên Google Form. Tại đây, hãy gõ nội dung tiêu đề mong muốn.

Thêm hình ảnh

Add image : Để thêm hình vào Google Form, bạn chỉ cần click chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ bên phải. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện để bạn tải hình ảnh lên từ máy tính/URL hoặc Drive.

Thêm Video

Add video : Để chèn video, chỉ cần nhấn vào biểu tượng  trên thanh công cụ bên phải. Sau đó, bạn có thể tìm chọn video từ Youtube hoặc nhúng link URL để upload video nhanh chóng.

Thêm phần mới

Add section : Nếu muốn thêm section cho form của bạn, bạn chỉ cần click chuột vào biểu tượng  (nằm ở vị trí cuối cùng trong thanh công cụ). Form của bạn sẽ được thêm một section mới.

Chọn tông màu nền cho Google Form

Trên giao diện Google Form, bạn chỉ cần click vào biểu tượng ở góc trên bên phải màn hình và chọn một màu sắc bất kỳ cho biểu mẫu của mình. Hoặc nếu muốn, bạn cũng có thể tải một hình ảnh từ máy tính lên để làm hình nền ( phần Header )  cho Google Form.

Xem trước form

Trên giao diện Google Form, bạn chỉ cần click vào biểu tượng ở góc trên bên phải màn hình ( cạnh biểu tượng bảng màu ) để xem trước nội dung form của bạn trước khi gửi.

Cách gửi biểu mẫu

Sau khi đã hoàn thành phần nội dung, bạn có thể gửi biểu mẫu đến người được khảo sát bằng cách click vào nút “Send” bên góc phải màn hình. Lúc này, một cửa sổ mới sẽ hiện ra. Bạn chỉ cần nhập các thông tin như chủ đề(Subject) , địa chỉ email, tin nhắn ( Message ) ,… để gửi biểu mẫu đi.

Cách lấy link của form

Bạn bấm vào Send và chuyển sang tab , bạn có thể sao chép link của form ở đây và chia sẻ cho mọi người qua Facebook, Zalo, Viber, Skype,…

Cách rút gọn link Google Forms nhanh chóng

Vậy làm thế nào để rút gọn link Google Forms nhanh chóng và dễ dàng? Sau đây là hai cách rút gọn link Google Forms mà người dùng có thể thực hiện một cách đơn giản.

1. Rút gọn link Google Forms bằng Goo.gl

Để rút gọn link Google Forms bằng Goo.gl, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang web Goo.gl.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.

Bước 3: Dán đường link Google Forms cần rút gọn vào ô “Paste a long link”.

Bước 4: Nhấn nút “Shorten”.

Bước 5: Kết quả sẽ được hiển thị ở ô “Short Link”.

Rút gọn link Google Forms bằng Goo.gl là một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả để giúp bạn tiết kiệm không gian, dễ dàng chia sẻ và tăng khả năng nhận diện. Tuy nhiên hiện nay Google đã dừng hẳn dịch vụ này hồi cuối tháng 3/2018.

2. Rút gọn link Google Forms bằng bit.ly

Cách thứ hai đó chính là rút gọn link Google Forms bằng bit.ly. Các bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập trang web bit.ly.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản bit.ly của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy tạo một tài khoản miễn phí.

Bước 3: Dán URL của biểu mẫu Google Forms vào ô “Paste a long URL“.

Bước 4: Nhấn nút “Shorten“.

Bước 5: Link rút gọn sẽ xuất hiện ngay lập tức. Bạn có thể Nhấn “sao chép” để copy link này và chia sẻ với người dùng khác.

Lưu ý:

• Bạn có thể tùy chỉnh tên của link rút gọn theo ý muốn. Để thực hiện, hãy nhập tên của link vào ô “Custom domain“. 
• Bit.ly cung cấp các tính năng nâng cao cho người dùng trả phí. Các tính năng này bao gồm theo dõi lượt truy cập theo quốc gia, theo dõi lượt truy cập theo thời gian, và tạo mã QR code cho link rút gọn.

Rút gọn link Google Forms bằng bit.ly là một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả để chia sẻ biểu mẫu của bạn với nhiều người. Link rút gọn của bit.ly có thể được nhúng vào các trang web, bài đăng trên blog, hoặc các email. Điều này giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả chia sẻ biểu mẫu của mình.

Lý do nên Rút gọn link Google Forms?

Rút gọn link Google Forms là quá trình chuyển đổi một URL dài thành một URL ngắn hơn. Khi bạn rút gọn link Google Forms, URL của biểu mẫu sẽ được thay thế bằng một URL ngắn gọn, dễ nhớ hơn. Bạn có thể sử dụng Google Forms để tạo các loại biểu mẫu khác nhau, từ khảo sát, phiếu đăng ký, đến bảng câu hỏi. 

Tuy nhiên, một nhược điểm của Google Forms là URL của biểu mẫu thường rất dài và khó nhớ. Điều này có thể gây khó khăn cho bạn trong việc chia sẻ biểu mẫu với người khác. Vì vậy, chúng ta có thể tham khảo những cách rút gọn link Google Forms nhanh chóng và miễn phí. 

Có rất nhiều lý do để bạn nên rút gọn link Google Forms. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của việc rút gọn link Google Forms:

• Tiết kiệm không gian khi chia sẻ biểu mẫu
• Tăng tính thẩm mỹ khi chia sẻ biểu mẫu
• Thu hút người dùng tham gia biểu mẫu

Cách lấy iFrame của form để nhúng trên website

Ngoài việc chia sẻ link biểu mẫu qua email, mạng xã hội,…để thu thập dữ liệu, bạn cũng có thể nhúng trực tiếp biểu mẫu lên 1 website .

• Bước 1: Tạo form theo nội dung bạn mong muốn.
• Bước 2: Bạn click vào Send (Gửi) bên góc phải bên trên màn hình.
• Bước 3: Ở mục Send via bạn bấm sang tab
• Bước 4: Bạn lấy link iFrame của form nằm ở phần Embed HTML.
• Bước 5: Chuyển trình biên tập bài viết của bạn sang Edit as HTML hoặc Text, chèn link iFrame vào, thay đổi Width và Height theo bố cục bạn mong muốn.
• Bước 6: Bạn có thể vào xem trước để thấy bài viết trông như thế nào và chỉnh sửa thêm.

Cách xem các phản hồi của form và tạo sheet data khách hàng phản hồi

Để xem các phản hồi và tạo sheet data câu trả lời của khách hàng, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Trên giao diện Google Form, nhấn vào tab “Responses” (Câu trả lời). Bạn sẽ thấy các địa chỉ đã trả lời form ( ở mục Who was responded ? ) và tỉ lệ trả lời của các câu hỏi.
• Bước 2: Nhấn vào nút biểu tượng Google Sheet để mở sheet lưu data khách hàng.
• Bước 3: Lập tức, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Bạn nhập tên sheet (Untitled form) để phân biệt, file sheet này sẽ được lưu trên Drive của bạn.

Sau khi hoàn thành cuộc khảo sát, các dữ liệu liên quan đến câu trả lời của khách hàng sẽ được lưu ở sheet này. Nếu muốn biết thông tin, bạn chỉ cần vào file sheet này để kiểm tra. Trên file sheet này bạn có thể vào Tools / Notification rules để tạo thông báo cho bạn.

Các tính năng mới của Google Form

Gợi ý trả lời câu hỏi

Google Form có thể dự đoán câu trả lời đúng khi bạn gõ câu hỏi dựa trên từ khóa nào đó, cũng như cung cấp các tùy chọn cho câu trả lời sai. Bạn lưu ý câu hỏi phải đúng ngôn ngữ của Google Form thì mới có gợi ý cho bạn ( Vd : Google Form của bạn đang là tiếng Anh thì bạn phải gõ câu hỏi bằng tiếng Anh thì mới có gợi ý đáp án cho bạn )

Câu trả lời tự động hoàn thành

Sau khi bạn nhập một câu trả lời, Google Form sẽ đề xuất các câu trả lời liên quan. Tính năng này cũng tương tự như “Gợi ý trả lời câu hỏi”.

Tự động chấm điểm

Bạn có thể cài đặt để Google Form tự động chấm điểm cho các đáp án. Để sử dụng tính năng chấm điểm bạn bấm vào Cài đặt, chọn Quizzes / bật Make this a quiz . Tính năng này rất hữu ích khi bạn muốn soạn đề kiểm tra trên Form.

Đầu tiên bạn tạo đáp án cho các câu hỏi, sau đó bấm vào Answer key ở dưới khung nội dung, check câu trả lời đúng và cho điểm cho từng đáp án.

Các tính năng nổi bật khác

Cho điểm thập phân : Nếu một câu trả lời đúng một phần, bạn có thể cho một nửa hoặc một phần tư điểm, làm cho điểm chính xác hơn.

Phản hồi video trên YouTube : Bạn có thể cung cấp phản hồi  bằng cách đính kèm video từ YouTube. Nếu một học sinh không hiểu một khái niệm hoặc có thể sử dụng thực hành thêm, hãy liên kết chúng với bất kỳ video YouTube nào để họ có thể tự xem lại tài liệu.

Xem tổng số điểm trong một bài kiểm tra : Bây giờ, có một loạt các điểm ở đầu bài kiểm tra cập nhật khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa câu hỏi.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết ở đây để hiểu rõ hơn các tính năng này.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của GCS Technology Company Vietnam. Hy vọng dựa vào những thông tin kể trên bạn sẽ tạo cho mình được những mẫu Google Form hữu ích phục vụ tốt nhất cho công việc của bạn. Nếu doanh nghiệp bạn đang cần hỗ trợ tư vấn gói dịch vụ có thể liên hệ ngay Hotline: 024.9999.7777 của GCS để được đội ngũ CSKH giúp đỡ.