Hướng dẫn chuyển tiếp email cho nhiều tài khoản

Việc chuyển tiếp email cho một người được thực hiện khá đơn giản trên Gmail. Tuy nhiên, nếu bạn phải chuyển tiếp nhiều email cho nhiều tài khoản người nhận cùng lúc thì phải làm thế nào? Hãy cùng tham khảo bài viết này để được hướng dẫn sử dụng tính năng Filter (Bộ lọc) của Gmail.

06 Lý do chuyển tiếp email cho nhiều tài khoản

Trong rất nhiều trường hợp bạn cần phải chuyển tiếp email cho nhiều tài khoản. Do đó, dưới đây là những lý do cơ bản cần phải triển khai như sau:

• Tập trung thông tin quan trọng từ nhiều tài khoản email vào một hộp thư duy nhất để dễ dàng quản lý.
• Không bỏ lỡ email quan trọng từ những tài khoản ít sử dụng.
• Hỗ trợ các thành viên trong nhóm cập nhật thông tin nhanh chóng tránh tình trạng thiếu thông tin hay hiểu lầm trong quá trình làm việc.
• Khi email được chuyển đến các tài khoản có bảo mật cao hơn hoặc tài khoản lưu trữ giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, tạo ra các bản sao lưu để dễ dàng truy xuất.
• Tìm kiếm và sắp xếp thông tin dễ dàng nhằm gia tăng hiệu quả làm việc.
• Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị để đảm bảo thông tin quan trọng luôn sẵn sàng trên thiết bị khi cần thiết.

Tạo các địa chỉ chuyển tiếp email

Để chuyển tiếp email cho nhiều tài khoản, trước tiên bạn cần phải tạo các địa chỉ chuyển tiếp với những hướng hướng dẫn chi tiết như sau:

– Bước 1: Truy cập tài khoản Gmail 

– Bước 2: Tại góc màn hình trên cùng bên phải click vào biểu tượng Cài đặt > sau đó chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

– Bước 3: Trong mục cài đặt chọn Chuyển tiếp và POP/IMAP > ở mục Chuyển tiếp click chọn vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp.

– Bước 4: Cửa sổ Thêm địa chỉ chuyển tiếp sẽ hiển thị, bạn cần nhập địa chỉ email muốn chuyển tiếp vào ô trống và click chọn Tiếp theo.

– Bước 5: Một cửa sổ xác nhận địa chỉ chuyển tiếp sẽ xuất hiện bạn chỉ cần click chọn vào Tiếp tục.

– Bước 6: Thông báo Thêm địa chỉ chuyển tiếp thành công click chọn OK để đóng lại.

**Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn thêm địa chỉ chuyển tiếp là email không thuộc cùng tổ chức. Khi đó, bạn cần phải tiến hành xác thực tài khoản thông qua đường liên kết được gửi trong hộp thư đến của địa chỉ email được thêm.

– Bước 7: Ở mục 

1. Tải xuống qua POP: Click chọn Bật POP cho tất cả thư hoặc Bật POP cho thư đến từ bây giờ trở đi và tiến hành điều chỉnh các mục theo mong muốn.
2. Quyền truy cập qua IMAP: Chọn trạng thái Bật hoặc Tắt IMAP.

– Bước 8: Sau khi điều chỉnh xong bạn chỉ cần click chọn Lưu thay đổi để hoàn thành.

Sau khi thực hiện xong 08 bước hướng dẫn như trên, bạn đã tạo thêm tài khoản nhận chuyển tiếp email thành công. Tương tự như vậy, bạn hoàn toàn có thể thêm nhiều tài khoản hơn nữa.

Tạo Filter (bộ lọc) để chuyển tiếp email

Sau khi đã thêm địa chỉ chuyển tiếp email trên Gmail, bạn có thể sử dụng thêm tính năng tạo Filter hay còn gọi là bộ lọc để chuyển tiếp mail với các bước hướng dẫn như sau:

– Bước 1: Trong giao diện Gmail, bạn nhấn chọn biểu tượng Filter nằm trong thanh Search mail (tìm kiếm mail).

– Bước 2: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị, tại đây bạn cần tiến hành nhập đầy đủ các thông tin bao gồm:

1. Từ: Địa chỉ email gửi đến hộp thư của bạn
2. Đến: Địa chỉ tài khoản email của bạn
3. Các mục khác: Tiêu đề, có các từ, không có, kích thước, thời gian, tìm kiếm
4. Tích chọn Chứa tệp tìm kiếm

– Bước 3: Sau khi thực hiện xong bước 2 click chọn Tạo bộ lọc.

– Bước 4: Tích chọn vào mục Chuyển tiếp đến > chọn địa chỉ email đã có sẵn trong danh sách tạo trước đó hoặc Thêm địa chỉ chuyển tiếp mới và click chọn Tạo bộ lọc.

– Bước 5: Thực hiện xác minh danh tính và hoàn thành.

Từ 05 bước thực hiện cơ bản như trên, bạn đã hoàn tất việc chuyển tiếp email tới một tài khoản khác.

Lưu ý khi chuyển tiếp email cho nhiều tài khoản

Khi tiến hành triển khai chuyển tiếp email cho nhiều tài khoản, bạn cần phải nắm vững một số những lưu ý quan trọng như sau:

1. Đăng ký sử dụng Gmail bản quyền để sử dụng toàn bộ các tính năng có trong phần mềm.
2. Kiểm tra chính xác địa chỉ người nhận để tránh gây nhầm lẫn làm lộ các thông tin quan trọng của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
3. Với các thông tin nhạy cảm, bạn có thể yêu cầu xác minh bảo mật hoặc mã hóa thông tin tùy chỉnh.
4. Tuân thủ các chính sách về email đang được triển khai tại doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Có thể chuyển tiếp email tới tối đa bao nhiêu người nhận?

Gmail có giới hạn về số lượng email mà bạn có thể gửi hoặc chuyển tiếp trong một ngày:

1. 500 email nếu bạn gửi qua web 
2. 2.000 email nếu gửi qua ứng dụng bên thứ ba

2. Email có tệp đính kèm có chuyển tiếp được không? 

CÓ. Bạn hoàn toàn có thể thiết lập bộ lọc tùy chọn để chuyển tiếp những email có chưa tệp đính kèm hoặc không.

3. Có thể chuyển tiếp email từ một địa chỉ email khác đến Gmail không?

Nếu bạn muốn chuyển tiếp email từ một dịch vụ email khác sang Gmail, bạn cần phải tiến hành thiết lập chuyển tiếp tự động trong cài đặt của dịch vụ đó hoặc cài đặt ứng dụng quản lý email để đồng bộ hộp thư.

4. Email chuyển tiếp không được chuyển đến người nhận khi nào?

Email chuyển tiếp không đến được với người nhận vì một số những lý do điển hình như  sai địa chỉ email người nhận, email rơi vào mục soam hoặc nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận chặn email đó.

Phần kết

Thông qua bài viết này GCS đã hướng dẫn bạn cách chuyển tiếp email cho nhiều tài khoản cùng lúc dễ dàng hơn bao giờ hết. Nếu trong quá trình triển khai, bạn gặp phải bất cứ vấn đề nào cần được hỗ trợ giải đáp vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến Hotline 024.9999.7777 hoặc click vào mục Livechat.