Hướng dẫn họp trực tuyến qua Gmail | Cách tạo và tham gia cuộc họp

Họp trực tuyến qua Gmail đã trở thành một công cụ tiện lợi và hữu ích cho công việc và học tập. Bởi thay vì việc phải cài đặt các ứng dụng phức tạp, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Google Meet tích hợp sẵn trong Gmail để tổ chức và tham gia các cuộc họp một cách nhanh chóng. Để hiểu rõ hơn về tính năng họp trực tuyến qua Gmail này, các bạn hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây cùng GCS Việt Nam. 

Tại sao nên họp trực tuyến bằng Gmail?

Việc họp trực tuyến không còn xa lạ với nhiều cá nhân, doanh nghiệp, trường học. Nhưng để họp thuận tiện, nhanh chóng và an toàn, việc lựa chọn công cụ phù hợp cũng là yếu tố quan trọng. Gmail kết hợp cùng Google Meet là giải pháp toàn diện cho việc họp trực tuyến này. Bởi nó mang đến khá nhiều ưu điểm nổi bật khó có thể bỏ qua. Cụ thể như là:

Tích hợp liền mạch Gmail trong hệ sinh thái Google Workspace

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc họp trực tuyến bằng Gmail là sự tích hợp sâu rộng với hệ sinh thái Google Workspace. Ngay trong giao diện Gmail, bạn có thể tạo hoặc tham gia một cuộc họp chỉ bằng vài cú nhấp chuột và không cần mở thêm bất kỳ ứng dụng ngoài nào. Mọi thứ, từ lịch, email, tài liệu đều được đồng bộ hóa, tạo nên một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả.

Chẳng hạn, khi bạn tạo một sự kiện trên Google Calendar, có thể tự động thêm link Google Meet vào lời mời. Còn người tham gia dễ dàng kích vào đường dẫn để vào thẳng cuộc họp từ email được gửi đến họ. 

Sự tích hợp liền mạch giữa Gmail với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace còn giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro quên lịch họp. Bởi bạn chỉ cần mở Gmail, mọi thông tin từ email, lịch làm việc đến link họp đều nằm trong cùng một giao diện quen thuộc. Đây chính là yếu tố khiến Gmail vượt trội so với nhiều công cụ họp trực tuyến độc lập khác.

Tiện lợi, nhanh chóng và không cần phần mềm bổ sung

Ngoài ra, việc họp trực tuyến qua Gmail còn mang tới nhiều tiện lợi. Bạn sẽ không cần tải hay cài đặt thêm bất cứ ứng dụng nào, chỉ cần một trình duyệt web hoặc ứng dụng Gmail/Google Meet trên điện thoại. 

Với Gmail, bạn có thể bắt đầu một cuộc họp tức thì bằng cách nhấp vào biểu tượng Google Meet ở thành bên. Sau đó vài giây, đường link cuộc họp sẽ được tạo sẵn, bạn chỉ cần gửi cho người tham gia. Bạn sẽ không cần mất thời gian mở ứng dụng khác, đăng nhập nhiều tài khoản,..

Hơn nữa, việc tham gia vào cuộc họp chỉ bằng một cú click chuột trong email còn giúp tiết kiệm thời gian thao tác. Đồng thời, nó cũng loại bỏ được các rào cản về công nghệ cho các đối tượng ít dùng các phần mềm phức tạp. 

Mang tới nhiều tính năng nâng cao

Hiện nay, Gmail còn được Google không ngừng nâng cấp với nhiều tính năng mạnh mẽ. Trong các phiên bản Google Meet tích hợp, bạn có thể sử dụng phụ đề trực tiếp để hỗ trợ nghe – hiểu. 

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp còn tận dụng tính năng bảo mật nâng cao như cho phép quản trị viên kiểm soát quyền tham gia, tắt micro hoặc camera của người khác trong cuộc họp. Google cũng đã đang phát triển thêm nhiều tính năng AI hỗ trợ ghi chú tự động, đề xuất hành động sau cuộc họp hay phân tích nội dung thảo luận ngay trong cuộc họp. Đặc biệt, với gói Google Workspace cao cấp, người dùng có thêm lựa chọn ghi âm, ghi hình cuộc họp và lưu trực tiếp vào Google Drive. 

Tất cả những yếu tố trên khiến Gmail không chỉ là một công cụ họp trực tuyến miễn phí. Đây còn là nền tảng hội nghị trực tuyến thông minh, linh hoạt, đáp ứng nhu cầu từ cơ bản đến chuyên sâu.

Cách tạo cuộc họp trực tuyến trong Gmail 

Gmail đã tích hợp sẵn Google Meet ngay trong giao diện, cho phép bạn khởi tạo hoặc lên lịch họp chỉ với vài thao tác. Bất kể bạn muốn tạo một buổi họp gấp, hay lên kế hoạch cho một sự kiện quan trọng trong tuần, Gmail đều có thể đáp ứng. 

Dưới đây là ba cách phổ biến nhất để tạo cuộc họp trực tuyến bằng Gmail mà bạn nên biết.

Hướng dẫn tạo cuộc họp tức thì

Trong nhiều trường hợp, bạn cần trao đổi nhanh với đồng nghiệp hoặc bạn học mà không có kế hoạch trước. Khi đó, bạn có thể sử dụng ngay tính năng tạo cuộc họp tức thì trong Gmail. 

Để thực hiện tạo cuộc họp trực tuyến qua Gmail tức thì, bạn chỉ cần làm theo các thao tác sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở Gmail trên máy tính hoặc ứng dụng Gmail trên điện thoại của mình.

– Bước 2: Ở thanh bên trái, bạn sẽ thấy danh mục Google Meet cùng với nút Cuộc họp mới.

– Bước 3: Lúc này, bạn chỉ cần chọn bắt đầu Cuộc họp mới hoặc Tham gia cuộc họp bằng cách điền mã IP vào . Sau đó, một cửa sổ họp trực tuyến ngay lập tức mở ra với đường link truy cập sẵn sàng.

Bạn có thể sao chép đường link đó và gửi ngay cho người khác qua email, chat hoặc bất kỳ trang mạng xã hội nào. Người nhận chỉ cần nhấp vào link đó là có thể tham gia và không cần cài đặt thêm ứng dụng nào khác cả. 

Cách thức tạo cuộc họp trực tuyến qua Gmail này rất tiện lợi. Vì nó phù hợp khi bạn cần họp khẩn để xử lý công việc gấp, trao đổi nhóm nhỏ, hay hỗ trợ remote kỹ thuật từ xa. Bên cạnh đó, bạn vẫn có thể sử dụng đầy đủ các tính năng của Google Meet trong cuộc họp này: bật/tắt micro, camera, chia sẻ màn hình, hay thậm chí ghi âm (nếu gói Google Workspace của bạn hỗ trợ).

Hướng dẫn lên lịch cuộc họp trên Google Calendar

Gmail được tích hợp trực tiếp với Google Calendar, cho phép bạn tạo lịch họp và gửi lời mời chỉ trong vài phút. Do đó, bạn vẫn có thể dễ dàng tạo cuộc họp trực tuyến qua email trên Google Calendar bằng các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Gmail và chọn ngay vào biểu tượng Google Apps (hình chấm vuông nhỏ) ở góc trên bên phải, sau đó chọn vào mục Calendar.

– Bước 2: Trong giao diện Calendar, bạn cần chọn vào Tạo sự kiện.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn cần đặt tiêu đề cho cuộc họp, chọn thời gian bắt đầu và kết thúc.

– Bước 4: Tiếp tục, bạn cần nhấn vào Thêm hội nghị Google Meet và hệ thống sẽ tự động tạo link tham gia.

– Bước 5: Sau đó, bạn thêm email của những người muốn mời vào mục Khách.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn vào Lưu và chọn Gửi đi để hoàn tất. 

Người tham gia sẽ nhận được email mời với đầy đủ chi tiết về thời gian, địa điểm (trực tuyến), và link truy cập cuộc họp. Google Calendar còn có tính năng nhắc nhở trước giờ họp, giúp bạn không bị quên lịch.

So với việc tạo cuộc họp tức thì, lên lịch qua Calendar mang tính tổ chức hơn, phù hợp với doanh nghiệp, trường học hoặc các nhóm làm việc dài hạn. Bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa, thêm hoặc xóa người tham gia bất cứ lúc nào.

Cách tham gia cuộc họp trực tuyến qua Gmail

Sau khi đã được mời hoặc có link, việc tham gia họp trực tuyến qua Gmail trở nên rất đơn giản. Hiện nay, Gmail đã hỗ trợ khách hàng nhiều cách khác nhau để tham gia vào cuộc họp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể nhất.

Hướng dẫn tham gia bằng link hoặc mã cuộc họp

Khi bạn nhận được đường link hoặc mã cuộc họp từ người tổ chức, chỉ cần thực hiện vài bước sau:

*Tham gia cuộc họp trực tuyến qua Gmail bằng link

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở link được gửi và nhấn vào đường link. 

– Bước 2: Giao diện Google Meet sẽ hiển thị trên màn hình Nếu đã đăng nhập tài khoản Google, chỉ cần chọn Tham gia ngay. Nếu chưa đăng nhập, bạn có thể tham gia với tư cách khách (nhưng có thể cần chủ cuộc họp phê duyệt).

Tham ga cuộc họp trực tuyến qua Gmail bằng mã cuộc họp

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng cần phải mở Gmail và nhấn vào thanh bên trái để vào Google Meet.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào Tham gia cuộc họp 

– Bước 3: Bạn cần nhập mã gồm các ký tự được cung cấp và nhấn Tham gia.

Phương thức này rất linh hoạt, đặc biệt khi bạn chỉ cần chia sẻ một đoạn mã ngắn gọn thay vì đường link dài. 

Hướng dẫn tham gia trực tiếp từ Google Calendar

Google Calendar tích hợp liền mạch với Google Meet trong hệ sinh thái Google Workspace. Do đó, bạn không cần mở thêm ứng dụng, chỉ cần Google Calendar là đủ để tham gia các cuộc họp. Nếu một cuộc họp đã được lên lịch và bạn được thêm vào, sự kiện đó sẽ xuất hiện trên Google Calendar của bạn.

Bạn chỉ cần nhấp vào đó, bạn sẽ được đưa thẳng đến phòng họp. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham gia trực tiếp từ thanh bên trái của Gmail. Nếu có cuộc họp sắp diễn ra, nó sẽ hiển thị ở mục Meet.  Bạn chỉ cần nhấp vào tên cuộc họp và sau đó Tham gia (Join) để vào phòng. 

Hướng dẫn tham gia bằng cách chấp nhận lời mời qua email

Trong nhiều trường hợp, bạn sẽ không cần phải nhập mã hoặc tự tìm link. Thay vào đó, khi người tổ chức tạo cuộc họp và thêm bạn vào danh sách khách mời qua Google Calendar, Gmail sẽ tự động gửi cho bạn một email mời tham gia. 

Cách để tham gia họp trực tuyến qua Gmail thông qua cách chấp nhận lời mời ở email như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở Gmail và tìm email có tiêu đề liên quan đến cuộc họp.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ thấy chi tiết chi tiết thời gian, danh sách người tham gia, và đặc biệt là nút Tham gia với Google Meet.

– Bước 3: Khi đến giờ họp, chỉ cần nhấp vào nút này để tham gia ngay.

Ngoài ra, Gmail cho phép bạn phản hồi lời mời trực tiếp trong email bằng cách chọn “Có tham gia”, “Không tham gia” hoặc “Có thể”. Người tổ chức sẽ nhận được thông báo về phản hồi này, từ đó dễ dàng quản lý số lượng người tham gia.

Các tính năng hữu ích khi họp trực tuyến bằng Gmail

Gmail không chỉ là công cụ gửi và nhận email mà còn được tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái Google Workspace, đặc biệt là Google Meet. Khi tổ chức họp trực tuyến bằng Gmail, bạn có thể tận dụng nhiều tính năng hữu ích giúp buổi họp diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.

Tính năng đề xuất thời gian họp ngay trong email

Khi nhận được một email liên quan đến việc lên lịch họp, Gmail sẽ tự động hiển thị biểu tượng Calendar icon bên cạnh nội dung. Người dùng chỉ cần nhấp vào biểu tượng này để xem gợi ý thời gian phù hợp và thêm sự kiện vào Google Calendar ngay lập tức. 

Chia sẻ khung giờ rảnh và gửi link đặt lịch tự động

Bạn có thể sử dụng tính năng Share availability trong Gmail để thay cho việc gõ thủ công lịch. Tính năng Share availability này cho phép người dùng có thể thực hiện các hành động:

• Chọn các khung giờ trong lịch cá nhân
• Gửi link đặt lịch để đối tác lựa chọn thời gian phù hợp.
• Lịch họp sẽ tự động đồng bộ vào Google Calendar của cả hai bên.

Chia sẻ màn hình và thực hiện trình chiếu

Trong các cuộc họp trực tuyến qua Google Meet tích hợp trong Gmail, người dùng có thể dễ dàng:

• Thứ nhất là chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc chỉ một cửa sổ ứng dụng.
• Thứ hai là trình chiếu tài liệu, báo cáo hoặc slide trực tiếp cho người tham gia.
• Thứ ba là các cộng tác viên sẽ có thể cùng chỉnh sửa trên Google Docs, Sheets, Slides ngay trong lúc họp.

Ghi âm cuộc họp

Google Meet cũng đã hỗ trợ ghi âm lại cuộc họp để xem lại khi cần. Sau khi ghi âm cuộc họp:

• File sẽ được tự động lưu vào Google Drive.
• Một bản sao liên kết sẽ được gửi qua email cho người tham gia. Điều này giúp những ai vắng mặt vẫn có thể nắm bắt đầy đủ nội dung.

Sử dụng tin nhắn (chat) trong cuộc họp

Trong quá trình họp trực tuyến, ngoài việc trao đổi qua video và micro, người dùng có thể sử dụng cửa sổ chat để:

• Gửi tin nhắn nhanh, link tài liệu hoặc ghi chú quan trọng.
• Đặt câu hỏi  qua tin nhắn mà không làm gián đoạn người thuyết trình.
• Ghi chú lại các ý kiến cần tổng hợp sau cuộc họp.

Hộp chat nằm ở góc trên cùng bên phải. Mọi tin nhắn sẽ được lưu lại trong suốt cuộc họp, giúp bạn dễ dàng xem lại khi cần.

>>> Xem thêm: Cách chặn tin nhắn rác trên Gmail

Lời kết

Bài viết này đã cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết nhất về cách tạo và tham gia cuộc họp trực tuyến qua Gmail một cách hiệu quả. Hy vọng bạn đã nắm vững cách tạo, tham gia và tận dụng các tính năng hữu ích của Google Meet để tối ưu hóa công việc.

Ngoài ra, bạn nên sử dụng cho mình gói Google Meet bản quyền với giới hạn thời gian cuộc họp dài hơn với sức chứa cao bằng cách nhanh tay mua ngay gói Google Workspace business bản quyền,  liên hệ ngay với GCS Việt Nam để được hỗ trợ chuyên sâu qua các kênh:

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777