Hướng dẫn cách sử dụng hàm OR trong Google Sheets từ A – Z

Hàm OR trong Google Sheets là một trong những hàm logic được sử dụng khá thông dụng. Bởi nó giúp người dùng kiểm tra nhiều điều kiện đồng thời, rất tiện ích. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm OR trong Google Sheets cụ thể và chi tiết. Bạn có thể dễ dàng giải quyết mọi bài toán phức tạp cùng hàm OR đơn giản hơn. Cùng tham khảo ngay nhé.  

Hàm OR trong Google Sheets là gì? 

Hàm OR trong Google Sheets được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện. Hàm này sẽ trả về giá trị TRUE nếu ít nhất một trong các điều kiện được đưa ra là đúng. Ngược lại, nếu như tất cả các điều kiện đưa ra đều sai, hàm sẽ trả về giá trị FALSE. 

Về bản chất, hàm OR hoạt động giống như một phép toán logic. Hàm OR chỉ trả về duy nhất hai giá trị là TRUE – khi một trong các điều kiện là đúng và FALSE – khi tất cả điều kiện đều sai. Hiểu đơn giản là nguyên tắc hoạt động của hàm sẽ như là:

• Nếu điều kiện 1 – Đúng và điều kiện 2 – Đúng >> kết quả trả về là TRUE
• Nếu điều kiện 1 – Đúng và điều kiện 2 – Sai >> kết quả trả về là TRUE
• Nếu điều kiện 1 – Sai và điều kiện 2 – Đúng >> kết quả trả về là TRUE
• Nếu điều kiện 1 – Sai và điều kiện 2 – Sai >> kết quả trả về là FALSE

Ngoài ra, việc sử dụng hàm OR trong Google Sheets còn mang lại nhiều lợi ích cụ thể như là:

• Hàm OR giúp kiểm tra nhiều điều kiện một cách dễ dàng mà không cần viết nhiều dòng lệnh hoặc dùng hàm IF lồng ghép.
• Thay vì viết nhiều hàm IF nối tiếp nhau trong công thức, bạn có thể dùng hàm OR để đơn giản hóa và rút ngắn dữ liệu tính toán hơn.
• Hàm OR còn có thể kết hợp linh hoạt với các hàm như IF – tạo nhánh xử lý điều kiện logic; VLOOKUP – xác định điều kiện tìm kiếm; QUERY – lọc dữ liệu nâng cao; ArrayFormula – xử lý nhiều dòng cùng lúc.

Công thức của hàm OR trong Google Sheets

Cú pháp của hàm OR trong Google Sheets rất đơn giản và dễ nhớ. 

=OR(điều_kiện_logic_1, [điều_kiện_logic_2], …)

Trong đó:

• điều_kiện_logic_1: Đây là điều kiện bắt buộc đầu tiên. Điều kiện này có thể là một biểu thức logic (ví dụ: A2 > 10), một giá trị logic (TRUE/FALSE) hoặc một tham chiếu đến ô chứa giá trị logic.
• [điều_kiện_logic_2]: Đây là các điều kiện logic tùy chọn tiếp theo. Bạn có thể thêm bao nhiêu điều kiện tùy ý, miễn là chúng được ngăn cách bằng dấu phẩy.

Ví dụ minh hoạ về cách dùng hàm OR trong Google Sheets cơ bản

Để hiểu rõ hơn về cách dùng hàm OR, bạn hãy cùng GCS Việt Nam đi vào lấy ví dụ thực tế cụ thể như sau:

*Bảng dữ liệu:

Sử dụng hàm OR để kiểm tra nhiều điều kiện đơn giản

*Ví dụ: Bạn sử dụng dữ liệu bảng trên, kiểm tra xem học sinh nào có điểm Toán hoặc điểm Văn lớn hơn 9.0

*Công thức: =OR(B2>9; C2>9)

Trong đó:

• Hàm OR sẽ kiểm tra hai điều kiện: B2>9 (điểm Toán lớn hơn 9) và C2>9 (điểm Văn lớn hơn 9).
• Công thức sẽ trả về TRUE nếu ít nhất một trong hai điều kiện này đúng.
• Bạn có thể kéo công thức này xuống các ô E3, E4, E5,… để có thể áp dụng cho tất cả các học sinh trong danh sách.

*Kết quả:

Sử dụng hàm OR trong Conditional Formatting

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn tô màu xanh cho toàn bộ hàng của những học sinh được điểm 9 môn Toán hoặc điểm 9 môn Văn.

Các bước sử dụng hàm OR trong Conditional Formatting, cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn toàn bộ dải ô dữ liệu từ A2 đến D6, muốn áp dụng định dạng.

– Bước 2: Trên thanh menu, bạn chọn Định dạng >> chọn Định dạng có điều kiện.

– Bước 3: Trong cửa sổ cài đặt, bạn vào danh mục ở phần Quy tắc định dạng >> chọn Công thức tùy chỉnh là.

Bạn nhập công thức: =OR($B2=9; $C2=9)

Sau đó, bạn chọn màu nền mong muốn, ví dụ: màu xanh lá cây nhạt.

– Bước 4: Cuối cùng bạn nhấn vào Enter là Xong.

*Kết quả:

Ứng dụng khác của hàm OR trong Google Sheets

Hàm OR trong Google Sheets không chỉ giới hạn trong các ví dụ đơn giản như trên. Hàm này còn có thể áp dụng vào nhiều tình huống thực tế khác. Cụ thể như là:

• Kiểm tra điều kiện linh hoạt

Bạn có thể sử dụng hàm OR để kiểm tra đồng thời nhiều điều kiện khác nhau. Khi áp dụng hàm OR, bạn sẽ dễ dàng xác định các điều kiện trong các bảng tính chứa dữ liệu như điểm số, doanh thu, trạng thái đơn hàng. 

• Kết hợp với các hàm điều kiện

Hàm OR thường được sử dụng kết hợp với các hàm điều kiện như IF, AND, VLOOKUP, IFS… Khi kết hợp với các hàm này, hàm OR sẽ phần nào giúp xử lý các bài toán logic phức tạp. Đặc biệt, các bài toán như là phân loại, đánh giá, hoặc xử lý dữ liệu tùy theo các tình huống.

• Sử dụng trong báo cáo tự động và Dashboard

Hàm OR khá hữu ích trong việc xây dựng và báo cáo tự động, bảng điều khiển (dashboard) hoặc các biểu mẫu kiểm tra nhanh trong nội bộ doanh nghiệp.  Khi sử dụng hàm OR, bạn có thể thiết lập kích hoạt cảnh báo, đánh dấu dữ liệu hoặc chọn hiển thị một số giá trị nhất định. 

Cách dùng hàm OR trong Google Sheets kết hợp với các hàm cơ bản khác

Hàm OR trong Google Sheets vốn đã rất hữu ích, nhưng nó còn đặc biệt hơn khi kết hợp được với các hàm khác. Khi kết hợp với các hàm logic, bạn có thể tạo ra những công thức phức tạp và giúp xử lý nhiều dữ liệu thông tin và tự động hóa nhiều tác vụ. 

Dưới đây là cách sử dụng và ví dụ thực tế khi dùng hàm OR kết hợp với các hàm cơ bản khác. 

Bảng dữ liệu:

Hàm OR kết hợp với hàm IF

Sự kết hợp giữ hàm OR và IF trong Google Sheets giúp tạo ra những công thức tính toán mạnh mẽ. Hàm OR sẽ đóng vai trò là điều kiện logic cho hàm IF. Tức là, khi kết hợp hàm lại sẽ cho phép bạn đưa ra một kết quả cụ thể, nếu ít nhất một trong nhiều điều kiện được đáp ứng. 

*Ví dụ: Bạn muốn xác định những nhân viên nào sẽ được nhận thưởng. Điều kiện để nhận thưởng là nhân viên đó làm việc ở khu vực “Hà Nội” hoặc có doanh số trên 100 triệu.

*Công thức:

=IF(OR(C2=”Hà Nội”; D2>100); “Nhận thưởng”; “Không”)

Trong đó:

• OR(C2=”Hà Nội”, D2>100) sẽ kiểm tra hai điều kiện:

C2=”Hà Nội”: Khu vực của nhân viên có phải là Hà Nội không?

D2>100: Doanh số của nhân viên có lớn hơn 100 triệu không?

• Nếu ít nhất một trong hai điều kiện này đúng, hàm OR sẽ trả về TRUE.
• Khi hàm OR trả về TRUE, hàm IF sẽ hiển thị giá trị “Nhận thưởng”. Ngược lại thì nó sẽ hiển thị là “Không”.

*Kết quả: 

Hàm OR kết hợp với hàm AND

Nếu bạn muốn kiểm tra các điều kiện phức tạp, hãy dùng hàm OR kết hợp với hàm AND. Hàm OR và AND thường được sử dụng cùng nhau để kiểm tra ít nhất một trong các nhóm điều kiện được đáp ứng. 

*Ví dụ: Một nhân viên sẽ được đánh giá là “Xuất sắc” nếu thỏa mãn một trong hai điều kiện sau: 

• Làm việc ở khu vực “Hà Nội” và có doanh số trên 120 triệu.
• Làm việc ở khu vực “TP.HCM” và có doanh số trên 95 triệu.

*Công thức: 

=IF(OR(AND(C2=”Hà Nội”; D2>120); AND(C2=”TP.HCM”; D2>95)); “Xuất sắc”; “Không”)

Trong đó:

• AND(C2=”Hà Nội”; D2>120): Kiểm tra xem nhân viên có ở Hà Nội và doanh số có trên 120 triệu không.
• AND(C2=”TP.HCM”; D2>95): Kiểm tra xem nhân viên có ở TP.HCM và doanh số có trên 95 triệu không.
• Hàm OR sẽ kết hợp kết quả của hai nhóm AND này. Chỉ cần một trong hai nhóm điều kiện trên đúng, hàm OR sẽ trả về TRUE, và kết quả sẽ là “Xuất sắc”.

*Kết quả: 

Hàm OR kết hợp với hàm VLOOKUP

Hàm OR và hàm VLOOKUP không thể lồng trực tiếp vào nhau trong một công thức. Do đó, bạn phải sử dụng hai hàm OR và VLOOKUP này kết hợp với hàm IF. Nhằm mục đích chính là để xác định giá trị tra cứu. Cách làm này khá hữu ích khi bạn muốn tra cứu một thông tin từ bảng dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Chẳng hạn như, bạn tra cứu ID nhân viên hoặc tên nhân viên.

*Ví dụ: Bạn muốn tìm doanh số của một nhân viên. Bạn có một ô để nhập mã nhân viên và một ô khác để nhập tên nhân viên. Bạn muốn công thức tự động tra cứu bằng mã nếu có, hoặc tra cứu bằng tên nếu không có mã.

Giả định ở ô G2 chứa Mã nhân viên, ô H2 chứa Tên nhân viên.

*Công thức:

=IF(OR(G2<>””); VLOOKUP(G2; A2:D7; 4; FALSE); IF(OR(H2<>””); VLOOKUP(H2; B2:D7;3;FALSE);”Không tìm thấy”))

Trong đó:

• OR(G2<>””) : Kiểm tra xem ô G2 có rỗng hay không. Nếu không rỗng, hàm này trả về TRUE.
• IF(…) : Nếu G2 có dữ liệu, hàm sẽ thực hiện VLOOKUP(G2, A2:D7, 4, FALSE) để tìm kiếm doanh số (cột thứ 4) dựa trên mã nhân viên.
• IF(OR(H2<>””), …) : Nếu G2 rỗng, công thức sẽ tiếp tục kiểm tra xem ô H2 có dữ liệu không.
• Nếu H2 có dữ liệu, nó sẽ thực hiện VLOOKUP(H2, B2:D7, 3, FALSE) để tìm kiếm doanh số (cột thứ 3 của bảng tra cứu B2:D7) dựa trên tên nhân viên.

*Kết quả: 

Hàm OR kết hợp với hàm QUERY

Hàm QUERY cho phép bạn truy vấn dữ liệu như trong cơ sở dữ liệu. Khi kết hợp với hàm OR, bạn có thể lọc dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện theo một cách linh hoạt. 

*Ví dụ: Bạn muốn tạo một bảng mới chỉ chứa thông tin của những nhân viên làm việc ở khu vực “Hà Nội” hoặc có doanh số trên 100 triệu.

*Công thức:

=QUERY(A1:D7; “SELECT * WHERE C = ‘Hà Nội’ OR D > 100”)

Trong đó:

• QUERY(A1:D7, …) : Chỉ định dải dữ liệu nguồn là từ A1 đến D7.
• “SELECT *” : Chọn tất cả các cột.
• “WHERE C = ‘Hà Nội’ OR D > 100” : Đây là mệnh đề lọc nó sẽ chỉ lấy những hàng mà giá trị ở cột C là “Hà Nội” hoặc giá trị ở cột D lớn hơn 100.

*Kết quả: 

Hàm OR kết hợp với hàm ISBLANK

Kết hợp hàm OR với ISBLANK. bạn sẽ kiểm tra được dữ liệu một trong nhiều ô có bị bỏ trống hay không. 

*Ví dụ: Bạn muốn đánh dấu những nhân viên cần “Kiểm tra thông tin” nếu họ chưa điền địa chỉ Email hoặc chưa có thông tin về Khu vực. Ngược lại, nếu cả hai thông tin đều có, sẽ là “Hoàn tất”.

*Công thức: 

=IF(OR(ISBLANK(E2); ISBLANK(C2)); “Kiểm tra thông tin”; “Hoàn tất”)

Trong đó:

• ISBLANK(E2) : Kiểm tra xem ô E2 (cột Email) có trống không. Nếu trống, nó trả về TRUE, ngược lại là FALSE.
• ISBLANK(C2) : Kiểm tra xem ô C2 (cột Khu vực) có trống không. Nếu trống, nó trả về TRUE, ngược lại là FALSE.
• OR(ISBLANK(E2), ISBLANK(C2)) : Hàm OR sẽ nhận kết quả từ hai hàm ISBLANK. Nếu ít nhất một trong hai ô E2 hoặc C2 trống, thì OR sẽ trả về TRUE.
• IF(…, “Kiểm tra thông tin”, “Hoàn tất”) : Dựa trên kết quả TRUE/FALSE của OR, hàm IF sẽ điền “Kiểm tra thông tin” nếu có ô trống, hoặc “Hoàn tất” nếu cả hai ô đều đã được điền.

*Kết quả:

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm OR trong Google Sheets

Khi sử dụng hàm OR và các hàm khác trong Google Sheets, người dùng thường gặp phải một vài lỗi phổ biến. Việc hiểu rõ nguyên nhân của những lỗi này sẽ giúp bạn khắc phục nhanh chóng và đảm bảo công thức của mình hoạt động chính xác.

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi mà các đối số của hàm không đúng kiểu dữ liệu. Chẳng hạn như, hàm OR chỉ chấp nhận các giá trị logic trả về kết quả là TRUE hoặc FALSE. Nếu mà bạn vô tình truyền một giá trị văn bản vào công thức có hàm OR, Google Sheets sẽ báo lỗi ngay lập tức. 

• Ví dụ lỗi sai: Công thức là =OR(A1, B1) trong đó A1 và B1 chứa các giá trị văn bản như “Điểm cao” và “Điểm thấp”.
• Cách khắc phục lỗi này: Bạn cần đảm bảo các đối số trong hàm OR là các biểu thức logic hợp lệ, ví dụ như A1>10 hoặc B1=”Điểm cao”.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? là lỗi thường xuất hiện khi mà Google Sheets không nhận ra tên hàm mà bạn đã nhập. Chủ yếu nguyên nhân của lỗi này là do bạn viết sai chính tả. 

• Ví dụ lỗi sai: Công thức là =Orr(A1>5, B1<10) (thừa chữ ‘r’).
• Cách khắc phục lỗi này: Bạn cần kiểm tra lại tên hàm, đảm bảo đã nhập đúng cú pháp là OR (chữ hoa hay chữ thường đều được).

Lỗi #ERROR!

Lỗi #ERROR! l là một lỗi chung và thường liên quan đến lỗi cú pháp hoặc số lượng đối số không hợp lệ. Tức là khi sử dụng hàm OR, bạn phải đảm bảo yêu cầu ít nhất là một đối số. 

• Ví dụ lỗi sai: Công thức là =OR() (không có đối số nào).
• Cách khắc phục lỗi này: Bạn phải đảm bảo luôn cung cấp ít nhất một điều kiện logic cho hàm OR. Nếu bạn cần kiểm tra một ô có rỗng hay không, hãy sử dụng OR(A1=””).

Ngoài ra, lỗi #ERROR! còn là do bạn viết sai cú pháp, thừa hoặc thiếu dấu ngoặc đơn. 

• Ví dụ lỗi sai: =OR(A1>10, B1=”abc” (thiếu dấu ngoặc đóng cuối cùng).
• Cách khắc phục lỗi này: Bạn chỉ cần nhấp vào một công thức trong thanh công thức, Google Sheets sẽ tự động làm nổi bật các cặp dấu ngoặc đơn khớp nhau.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm OR trong Google Sheets

Để sử dụng hàm OR một cách hiệu quả và tránh những lỗi không đáng có, bạn cần ghi nhớ một vài lưu ý quan trọng. Những lưu ý này sẽ giúp bạn tối ưu hóa công thức, làm cho bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ quản lý hơn.

• Thứ nhất là dùng dấu ngoặc đơn một cách chính xác

Khi kết hợp hàm OR với các hàm khác, bạn phải chú ý đến dấu ngoặc đơn. Dấu ngoặc đơn phải để đúng vị trí ưu tiên theo thứ tự của phép tính và đảm bảo điều kiện đánh giá đúng.

• Thứ hai là sử dụng tên hàm có ý nghĩa

Google Sheets sẽ không phân biệt chữ hoa hay thường. Do đó, bạn phải viết tên hàm bằng chữ hoa như OR để công thức dễ đọc hơn và khi chia sẻ bảng tính thì người khác dễ hiểu hơn.

• Thứ ba là hạn chế lồng ghép quá nhiều điều kiện

Hàm OR cho phép bạn thêm nhiều điều kiện. Nhưng bạn cũng không nên lồng ghép quá nhiều vào công thức và làm nó trở nên phức tạp. Nếu bạn có quá nhiều điều kiện, hãy cân nhắc sử dụng hàm QUERY hoặc phương pháp khác để làm công thức được gọn gàng hơn. 

• Thứ tư là kết hợp với các hàm khác để tạo ra kết quả tuỳ chỉnh

Hàm OR chỉ trả về kết quả là TRUE hoặc FALSE. Nếu bạn muốn hiển thị các giá trị khác như ví dụ: “Đạt” hoặc “Không đạt”, hãy kết hợp hàm OR với các hàm khác như là IF.

Lời kết

Hàm OR trong Google Sheets rất dễ sử dụng. Đặc biệt, hàm này có thể giúp bạn giải quyết được rất nhiều bài toán logic và phức tạp. Hy vọng rằng với những kiến thức trong nội dung bài viết trên đây, bạn đã tự tin hơn trong việc sử dụng hàm OR trong các bảng tính hàng ngày của mình. Và trong quá trình áp dụng hàm OR vào trang tính, nếu còn bất cứ khó khăn gì thì bạn cũng đừng ngần ngại thắc mắc. Bạn hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được đội ngũ chuyên gia với chuyên môn hàng đầu hỗ trợ kịp thời về kỹ thuật. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777