Cách sử dụng hàm IMAGE trong Google Sheets đơn giản

Hàm IMAGE trong Google Sheets là một công cụ giúp bạn chèn hình ảnh trực tiếp vào ô dữ liệu chỉ bằng một đường link. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách dùng hàm IMAGE trong Google Sheets chi tiết, dễ hiểu nhất, cùng tham khảo ngay nhé. 

Tổng quan về hàm IMAGE trong Google Sheets

Trước khi đi sâu vào cách thức hàm IMAGE trong Google Sheets hoạt động như thế nào, các bạn hãy cùng tìm hiểu sơ lược về hàm này là gì qua nội dung sau.

Hàm IMAGE trong Google Sheets là gì, dùng để làm gì?

Hàm IMAGE trong Google Sheets là một hàm cho phép bạn hiển thị hình ảnh trực tiếp trong một ô tính thông qua URL của hình ảnh đó. Tức là thay vì phải chèn ảnh thủ công bằng thao tác Insert >> Image, bạn chỉ cần sử dụng công thức để tự động hiển thị ảnh theo dữ liệu. 

Điểm mạnh của hàm này nằm ở tính tự động hóa. Do đó, hàm IMAGE có thể ứng dụng đa dạng trong nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như là:

• Quản lý danh mục sản phẩm có hình minh họa
• Hiển thị logo thương hiệu theo từng dòng dữ liệu
• Tạo bảng quản lý nhân viên có avatar
• Làm dashboard có biểu tượng trực quan

Đặc biệt, khi kết hợp với các hàm khác như hàm VLOOKUP, INDEX, MATCH, FILTER,… bạn có thể xây dựng hệ thống dữ liệu động vô cùng tiện ích. Tức là chỉ cần thay đổi mã sản phẩm, ảnh sẽ tự động hiển thị tương ứng. 

Ưu điểm của hàm IMAGE so với chèn ảnh thủ công

Tại sao bạn nên bỏ qua cách chèn ảnh truyền thống để chọn cách dùng hàm IMAGE trong Google Sheets? Dưới đây là một số lý do để trả lời cho câu hỏi vì sao nên dùng hàm IMAGE:

• Thứ nhất là tính linh hoạt và tự động hóa

Khi bạn chèn ảnh thủ công, mỗi khi thay đổi kích thước cột hoặc hàng, ảnh thường bị lệch hoặc phải căn chỉnh lại bằng tay rất mệt mỏi. Khi sử dụng hàm IMAGE, ảnh luôn được khóa trong ô. Nếu bạn copy công thức xuống 1000 dòng, sẽ có 1000 bức ảnh khác nhau chỉ trong 1 giây, nhanh chóng và linh hoạt.

• Thứ hai là khả năng tương tác với dữ liệu

Hàm IMAGE có thể kết hợp với các hàm logic như IF, VLOOKUP. Ví dụ, bạn có thể thiết lập nếu ô A1 là Hoàn thành – hiển thị dấu tích xanh, là Đang xử lý – hiển thị ảnh đồng hồ cát. Điều này sẽ giúp bảng tính trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

• Thứ ba là tính gọn nhẹ và tối ưu file

Hàm IMAGE sẽ tạo ảnh và không được upload trực tiếp vào file mà hiển thị từ URL bên ngoài. Nó sẽ giúp duy trì dung lượng file nhẹ nhàng hơn vì chỉ tải ảnh từ nguồn web khi bạn mở file, thay vì lưu trữ trực tiếp dữ liệu pixel nặng nề vào bộ nhớ của bảng tính. Từ đó, nó cũng sẽ giúp tốc độ phản hồi của Google Sheets nhanh hơn đáng kể.

Cú pháp chuẩn của hàm IMAGE trong Google Sheets

Sau khi hiểu tổng quan, tiếp theo bạn cần nắm chắc cú pháp hàm IMAGE trong Google Sheets.

Cấu trúc đầy đủ

Cú pháp chuẩn:

=IMAGE(url, [chế_độ], [chiều_cao], [chiều_rộng])

Trong đó: 

• URL: Đây là địa chỉ mạng của hình ảnh. Lưu ý cực kỳ quan trọng: URL phải được đặt trong dấu ngoặc kép (ví dụ: “https://example.com/image.jpg”) hoặc tham chiếu đến một ô chứa link đó. URL phải bao gồm cả giao thức http:// hoặc https://.
• Chế độ (Mode): Đây là con số xác định cách ảnh khớp với ô. Có 4 chế độ từ 1 đến 4. Nếu bỏ trống, mặc định sẽ là 1.
• Chiều cao (Height): Chỉ dùng khi bạn chọn Mode 4. Đơn vị tính là pixel.
• Chiều rộng (Width): Chỉ dùng khi bạn chọn Mode 4. Đơn vị tính là pixel.

Các chế độ hiển thị của hàm IMAGE

Đây là phần quan trọng nhất để ảnh đẹp hay xấu khi hiển thị trong Google Sheets. Chính vì vậy, bạn cần phải nắm chắc 4 chế độ cơ bản như sau:

• Chế độ 1 (Mặc định): Ảnh sẽ tự động thay đổi kích thước để vừa khít với ô nhưng vẫn giữ nguyên tỷ lệ khung hình (không bị méo). Nếu ô quá rộng, sẽ có khoảng trắng hai bên.
• Chế độ 2: Ảnh sẽ bị kéo giãn hoặc bóp méo để lấp đầy hoàn toàn diện tích của ô. Chế độ này thường làm ảnh trông rất xấu trừ khi ô tính của bạn có tỷ lệ trùng khớp với ảnh gốc.
• Chế độ 3: Ảnh được giữ ở kích thước gốc. Nếu ô nhỏ hơn ảnh, ảnh sẽ bị cắt mất phần dư thừa.
• Chế độ 4: Cho phép bạn tự nhập thông số pixel. Đây là cách tốt nhất nếu bạn muốn tất cả ảnh sản phẩm trong cột đều có độ lớn bằng nhau bất kể kích thước ô.

Cách dùng hàm IMAGE trong Google Sheets chi tiết

Tiếp theo, để hiểu rõ hơn về hàm IMAGE, bạn có thể tham khảo các ví dụ sử dụng hàm cơ bản sau đây. 

Ví dụ 1 – Chèn ảnh sản phẩm từ URL

Giả sử bạn đang quản lý danh mục sản phẩm cho cửa hàng thời trang online. Bạn có sẵn link ảnh sản phẩm được lưu trên website và muốn hiển thị hình ảnh trực tiếp trong bảng tính để tiện theo dõi và kiểm tra.

Bảng dữ liệu

Yêu cầu: Hiển thị hình ảnh sản phẩm tại cột F dựa trên đường link ở cột E.

Công thức:

=IMAGE(E2)

Trong đó:

• E2 là ô chứa URL hình ảnh.
• Hàm IMAGE sẽ tải ảnh từ đường link đó.
• Khi kéo công thức xuống F3 → tự động tham chiếu E3, F4 → tham chiếu E4
• Google Sheets sẽ tự động hiển thị ảnh vừa với kích thước ô.

Kết quả: 

Ví dụ 2 – Chèn nhiều ảnh cùng lúc

Khi bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn sản phẩm, việc kéo công thức xuống từng dòng sẽ mất thời gian. Giải pháp tốt nhất là bạn là dùng hàm ARRAYFORMULA.

Bảng dữ liệu

Yêu cầu: Chỉ nhập công thức một lần nhưng hiển thị ảnh cho toàn bộ danh sách.

Công thức:

=ARRAYFORMULA(IF(E2:E=””;””;IMAGE(E2:E)))

Trong đó:

• E2:E→ Áp dụng cho toàn bộ cột B.
• IF(E2:E=””,””,…) → Nếu ô trống thì không hiển thị gì.
• IMAGE(E2:E) → Chèn ảnh cho từng URL tương ứng.
• ARRAYFORMULA → Cho phép xử lý cả cột thay vì từng ô.

Kết quả: 

Ví dụ 3 – Chèn ảnh từ Google Drive

Nhiều người gặp lỗi khi sử dụng link Google Drive trực tiếp. Nguyên nhân là vì Google Sheets không đọc được link dạng preview.

Bảng dữ liệu

Yêu cầu: Hiển thị ảnh đại diện nhân viên tại cột D.

Các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Bạn cần chọn quyền Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem cho các link Drive.  

– Bước 2: Sau đó thực hiện bước lấy FILE_ID từ link. 

Ví dụ link gốc: 

https://drive.google.com/file/d/1EQbcc7CTqrOuFghYojZF15wK0WLXmaNV/view?usp=drive_link 

FILE_ID là: 1EQbcc7CTqrOuFghYojZF15wK0WLXmaNV

Chuyển thành link trực tiếp:  

https://drive.google.com/uc?export=view&id=1EQbcc7CTqrOuFghYojZF15wK0WLXmaNV 

Công thức: 

=IMAGE(“https://drive.google.com/uc?export=view&id=1EQbcc7CTqrOuFghYojZF15wK0WLXmaNV”)

Kết quả: 

Ví dụ 4 – Kết hợp hàm IMAGE với hàm VLOOKUP

Bạn có bảng dữ liệu ảnh nằm ở Sheet2 và muốn tự động hiển thị ảnh ở Sheet1 khi nhập mã sản phẩm.

Bảng dữ liệu Sheet 2 – Cơ sở dữ liệu

Bảng dữ liệu Sheet 1 – Tra cứu sản phẩm

Công thức:

=IMAGE(VLOOKUP(A2;Sheet2!A:E;5;FALSE))

Trong đó:

• A2 → Mã sản phẩm nhập vào.
• Sheet2!A:E → Vùng dữ liệu.
• 5 → Cột Link ảnh.
• FALSE → Dò chính xác.
• IMAGE → Hiển thị ảnh từ link trả về.

Kết quả: 

Ví dụ 5 – Kết hợp hàm IMAGE với hàm INDEX, MATCH

Trong trường hợp cột link ảnh nằm bên trái mã sản phẩm, hàm VLOOKUP sẽ không hoạt động. Khi đó cần dùng hàm INDEX + MATCH.

Bảng dữ liệu

Yêu cầu: Tra cứu mã sản phẩm

Công thức: 

=IMAGE(INDEX(E2:E9;MATCH(A14;A2:A9; 0)))

Trong đó:

• MATCH(A14;A2:A9; 0): Tìm vị trí của mã SP trong cột A. Nếu A2 = SP07 → MATCH trả về vị trí 7.

• INDEXE2:E9, vị trí): Lấy link ảnh ở cột E theo vị trí đó.
• IMAGE(…): Hiển thị kết quả hình ảnh tương ứng.

Kết quả: 

Điều kiện để hàm IMAGE hoạt động đúng

Để sử dụng đúng và tối ưu cách dùng hàm IMAGE trong Google Sheets, bạn cần đảm bảo hai yếu tố quan trọng như sau:

Yêu cầu về URL hình ảnh

URL là thành phần quan trọng nhất khi sử dụng hàm IMAGE trong Google Sheets. Nếu URL không hợp lệ, toàn bộ công thức sẽ không hoạt động dù cú pháp hoàn toàn chính xác. 

Do đó, bạn cần phải lưu ý các vấn đề như sau:

• URL phải là đường dẫn trực tiếp đến file ảnh

Link hợp lệ phải kết thúc bằng định dạng ảnh như .jpg, .png, .gif, .bmp. 

Ví dụ link đúng là https://example.com/image.jpg

Ví dụ link sai là https://example.com/view-image?id=123

Google Sheets không thể đọc link trung gian. Hàm IMAGE chỉ hiển thị ảnh khi URL trỏ trực tiếp đến file ảnh.

• URL phải công khai và không yêu cầu đăng nhập

Nếu ảnh nằm trong hệ thống yêu cầu đăng nhập (như website nội bộ, tài khoản cá nhân, Facebook riêng tư…), Google Sheets sẽ không thể truy cập. Do đó, bạn cần đảm bảo ảnh được chia sẻ công khai, không yêu cầu xác thực, có thể mở bằng chế độ ẩn danh. 

• Trường hợp sử dụng ảnh từ Google Drive

Khi dùng ảnh từ Google Drive, bạn phải chuyển link về dạng trực tiếp.

Ví dụ link gốc là https://drive.google.com/file/d/FILE_ID/view?usp=sharing

Bạn cần chuyển thành https://drive.google.com/uc?export=view&id=FILE_ID

Ngoài ra, bạn cần phải bật quyền Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem. Nếu bạn không thực hiện bước này, hàm IMAGE trong Google Sheet sẽ báo lỗi #VALUE hoặc không hiển thị gì.

Định dạng ảnh được hỗ trợ

Ngoài URL, định dạng file ảnh cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc hiển thị. Google Sheets hỗ trợ các định dạng sau JPG / JPEG, PNG, GIF, BMP. Đây là những định dạng phổ biến và hoạt động ổn định với hàm IMAGE.

Định dạng thường gây lỗi là WebP (một số trường hợp hiển thị không ổn định), SVG (đa phần không hiển thị đúng trong ô), TIFF (không được hỗ trợ tốt). Nếu bạn gặp lỗi hiển thị, hãy thử chuyển ảnh sang định dạng PNG hoặc JPG trước khi sử dụng.

Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm IMAGE trong Google Sheets

Ngoài ra, khi đã sử dụng hàm IMAGE, bạn cũng cần lưu ý thêm một số điểm quan trọng như sau:

• Thứ nhất là, hiểu rõ các chế độ hiển thị

Hàm IMAGE có 4 chế độ hiển thị là Mode 1 co giãn theo ô (mặc định), Mode 2  vừa khít ô (có thể méo ảnh), Mode 3 giữ nguyên kích thước gốc, Mode 4 tùy chỉnh kích thước. Nếu bạn không chỉ định mode, hệ thống sẽ dùng mode 1. 

• Thứ hai, kiểm soát kích thước ô trước khi chèn ảnh

Nhiều người nghĩ rằng hàm IMAGE bị lỗi khi ảnh không hiển thị đúng. Tuy nhiên, nguyên nhân có thể do kích thước hàng và cột quá nhỏ. Do đó, bạn cần điều chỉnh chiều cao hàng phù hợp, điều chỉnh chiều rộng cột trước khi chèn ảnh, sử dụng chế độ Wrap để hiển thị tốt hơn. 

• Thứ ba, phân biệt giữa “Image in cell” và “Image over cells”

Google Sheets có hai cách chèn ảnh, đó là chèn ảnh trong ô bằng hàm IMAGE và chèn ảnh đè lên ô bằng Insert → Image. Nếu bạn cần ảnh di chuyển theo dữ liệu, bạn nên dùng hàm IMAGE trong Google Sheets. Nếu bạn cần thiết kế trình bày tự do, bạn có thể chèn ảnh đè lên ô.

• Thứ tư, tối ưu file khi làm báo cáo lớn

Khi bạn làm dashboard hoặc báo cáo có nhiều ảnh. Bạn nên dùng ảnh đã nén, sử dụng mode 4 để đồng bộ kích thước và tránh để ảnh quá lớn gây mất cân đối giao diện. 

Lỗi và cách khắc phục khi sử dụng hàm IMAGE trong Google Sheets

Trong quá trình áp dụng hàm IMAGE trong Google Sheets, rất nhiều người dùng gặp tình trạng công thức đúng nhưng ảnh không hiển thị hoặc xuất hiện thông báo lỗi. Nguyên nhân thường không nằm ở bản thân hàm IMAGE mà đến từ URL, quyền truy cập hoặc cách sử dụng tham số mode.

Để giúp bạn hiểu rõ và xử lý triệt để vấn đề, phần dưới đây sẽ phân tích chuyên sâu từng lỗi phổ biến khi sử dụng cách dùng hàm IMAGE trong Google Sheets.

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A là một trong những lỗi phổ biến nhất khi bạn sử dụng hàm IMAGE trong Google Sheet, đặc biệt khi kết hợp với các tham số về kích thước. 

Nguyên nhân gây ra lỗi #N/A thường xuất hiện trong các trường hợp sau:

• Sai chế độ kích thước (Mode = 4 nhưng thiếu tham số)

Cú pháp đầy đủ của hàm là =IMAGE(url, [chế_độ], [chiều_cao], [chiều_rộng]). Nếu ví dụ công thức =IMAGE(A;4). Lúc này, Google Sheets sẽ báo lỗi #N/A vì khi mode = 4, bạn bắt buộc phải nhập đủ cả chiều cao và chiều rộng.

• Dùng height và width cho mode 1, 2, 3

Ví dụ công thức =IMAGE(A2;1;100;100). Nếu Mode 1 không cho phép khai báo height và width. Vì vậy hệ thống Google Sheets sẽ báo lỗi. 

• Kết hợp với VLOOKUP hoặc INDEX nhưng không tìm thấy dữ liệu

Ví dụ công thức =IMAGE(VLOOKUP(A2;Sheet2!A:B;2;FALSE)). Nếu hàm VLOOKUP không tìm thấy mã, nó trả về #N/A. Khi đó IMAGE cũng sẽ hiển thị #N/A.

Để khắc phục lỗi #N/A khi dùng hàm IMAGE, bạn cần làm theo các cách sau:

• Cách 1: Nếu dùng mode = 4

Bạn cần đảm bảo nhập đủ chiều cao và chiều rộng. Ví dụ công thức đúng là =IMAGE(A2;4;100;100). Bạn không được bỏ sót một trong hai tham số này.

• Cách 2: Nếu dùng mode 1, 2, 3

Bạn cần nhập đúng công thức như =IMAGE(A2;1) hoặc đơn giản =IMAGE(A2). 

• Cách 3: Nếu lỗi do hàm VLOOKUP hoặc INDEX

Bạn nên kết hợp với IFERROR để xử lý. Ví dụ như công thức sau  =IFERROR(IMAGE(VLOOKUP(A2,Sheet2!A:B,2,FALSE)),”Không có ảnh”). Cách này giúp bảng dữ liệu chuyên nghiệp hơn và không hiển thị lỗi khó hiểu.

Lỗi ô trắng/không hiển thị ảnh

Đây là lỗi khiến nhiều người nhầm tưởng rằng hàm IMAGE trong Google Sheets không hoạt động. Tuy nhiên, thực tế phần lớn nguyên nhân đến từ URL. 

Nguyên nhân gây lỗi ô trắng là do các vấn đề sau đây:

• URL không phải link trực tiếp đến file ảnh

Ví dụ link sai như sau https://example.com/view?id=123 . Link này không trỏ trực tiếp đến file .jpg hoặc .png.

• Ảnh chưa bật chế độ công khai

Trường hợp phổ biến nhất là ảnh từ Google Drive chưa bật quyền chia sẻ. Nếu ảnh yêu cầu đăng nhập, Google Sheets sẽ không thể truy cập, lúc này ô hiển thị trắng.

• Link không có tiền tố http hoặc https

Ví dụ link sau www.example.com/image.jpg. Link này thiếu tiền tố https:// nên Google Sheets không nhận diện đúng.

Cách khắc phục vấn đề bị lỗi ô trắng khi dùng hàm IMAGE trong Google Sheets như sau:

• Kiểm tra link có mở được ở chế độ ẩn danh không

Bạn cần sao chép URL và mở cửa sổ ẩn danh. Nếu ảnh không hiển thị, link chưa công khai. 

• Bật chia sẻ công khai trên Google Drive

Bạn cần nhấp chuột vào file ảnh và chọn Chia sẻ >> chọn Bất kỳ ai có liên kết. Sau đó, bạn cần thực hiện chuyển link sang dạng trực tiếp. 

Ví dụ link gốc https://drive.google.com/file/d/FILE_ID/view?usp=sharing

Link chuẩn dùng hàm IMAGE https://drive.google.com/uc?export=view&id=FILE_ID 

• Đảm bảo URL trong công thức phải có tiền tố https://

Link hợp lệ phải có dạng https://example.com/image.jpg. Bạn không nên dùng link thiếu giao thức. Nếu ảnh là .webp hoặc .svg và không hiển thị, bạn nên chuyển sang .jpg hoặc .png.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao hàm IMAGE báo lỗi #VALUE?

Lỗi #VALUE thường xảy ra khi URL hình ảnh không hợp lệ, link không công khai hoặc không phải đường dẫn trực tiếp đến file ảnh (.jpg, .png…). Ngoài ra, lỗi cũng có thể xuất hiện nếu bạn nhập sai cú pháp khi dùng hàm IMAGE trong Google Sheets, đặc biệt là khi kết hợp sai mode và tham số kích thước.

2. Hàm IMAGE có hiển thị ảnh từ Google Drive không?

Có. Tuy nhiên, bạn phải bật chế độ chia sẻ “Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem” và chuyển link về dạng trực tiếp (uc?export=view&id=FILE_ID). Nếu không chuyển đúng định dạng link, hàm IMAGE trong Google Sheets sẽ không hiển thị ảnh.

3. Có thể chèn ảnh từ link Facebook không?

Không. Facebook giới hạn quyền truy cập trực tiếp vào file ảnh, vì vậy link ảnh từ Facebook thường không hoạt động với cách dùng hàm IMAGE trong Google Sheets. Bạn nên tải ảnh về và upload lên Drive hoặc một hosting công khai khác.

4. Làm sao thay đổi kích thước ảnh linh hoạt?

Bạn nên sử dụng mode 4 trong công thức. Trong đó, height là chiều cao và width là chiều rộng tính theo pixel. Đây là cách giúp bạn kiểm soát kích thước ảnh chính xác và linh hoạt nhất.

Lời kết

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn làm chủ hàm IMAGE trong Google Sheets. Đây không chỉ là một hàm hiển thị ảnh, mà là công cụ để bạn nâng tầm quản lý dữ liệu. Hãy bắt đầu từ những ví dụ đơn giản và dần nâng cấp lên các hệ thống tự động hóa.

Ngoài ra, nếu bạn muốn biết thêm về nhiều hàm trong Google Sheets, đừng bỏ qua những bài viết tiếp theo trên các kênh chính thức của GCS Việt Nam để có những kiến thức hữu ích nhất cho bản thân.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777