Hướng dẫn cách sử dụng hàm FILTER trong Google Sheets chi tiết

Muốn lọc dữ liệu nhanh chóng, chính xác trong Google Sheets, đương nhiên chúng ta không thể nào không nhắc tới hàm FILTER. Đây là một hàm lọc thông dụng trong Trang tính và có thể kết hợp trong nhiều điều kiện khác nhau. Để các bạn hiểu rõ hơn về hàm FILTER trong Google Sheets, bài viết này mang tới những nội dung đầy đủ cũng như cách vận dụng hàm đúng cách. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Hàm FILTER là gì?

Hàm FILTER trong Google Sheets cho phép bạn trích xuất để lọc một tập hợp con dữ liệu từ một phạm vi lớn dựa trên một hoặc nhiều điều kiện cụ thể. Thay vì phải sao chép, dán hoặc sử dụng các công cụ lọc thủ công, hàm FILTER hỗ trợ tự động tạo ra dữ liệu mới đáp ứng nhu cầu của bạn. 

Ngoài khả năng cập nhật dữ liệu, hàm FILTER còn tự động thay đổi, thêm xóa và chỉnh sửa dữ liệu. Điều này loại bỏ được hoàn toàn việc phải lọc thủ công mỗi khi có sự thay đổi, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm thiểu sai sót. 

Với khả năng tùy biến và kết hợp với nhiều hàm khác, hàm FILTER được khá nhiều người sử dụng trong quy trình làm việc. Đặc biệt khi sử dụng Google Sheets để phân tích dữ liệu, tạo báo cáo, xây dựng các bảng biểu,….

Công thức của hàm FILTER trong Google Sheets

Công thức của hàm FILTER trong Google Sheets khá đơn giản. Cú pháp chuẩn như sau:

=FILTER(phạm_vi, điều_kiện_1, [điều_kiện_2, …])

Trong đó: 

• phạm_vi: là vùng dữ liệu (một cột, nhiều cột, hoặc toàn bộ bảng tính) mà bạn muốn áp dụng bộ lọc. Ví dụ: A2:C100 để lọc dữ liệu từ cột A đến C, bắt đầu từ hàng 2 đến hàng 100.
• điều_kiện_1: là một biểu thức logic (trả về TRUE hoặc FALSE) được áp dụng cho từng hàng trong phạm_vi. Ví dụ: A2:A100=”Điện thoại” để lọc tất cả các hàng mà giá trị trong cột A là “Điện thoại”. Bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh như =, >, <, >=, <=, <>, cũng như các hàm logic khác để xây dựng điều kiện.
• [điều_kiện_2, …]: có thể thêm nhiều điều kiện nữa (điều_kiện_2, điều_kiện_3, v.v.) nếu muốn lọc dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí cùng lúc. Khi có nhiều điều kiện, hàm FILTER sẽ áp dụng logic “AND” (và) giữa chúng. Ví dụ: Để lọc sản phẩm “Điện thoại” và có giá lớn hơn 5.000.000, bạn sẽ có hai điều kiện: A2:A100=”Điện thoại” và B2:B100>5000000.

Một số lưu ý về cú pháp:

• Mỗi điều kiện phải có cùng kích thước (số hàng hoặc số cột) với phạm vi tương ứng của dữ liệu bạn đang lọc. Ví dụ, nếu phạm_vi là A2:C100 (99 hàng), thì điều_kiện_1 phải là một dải ô có 99 hàng, ví dụ A2:A100.
• Hàm FILTER sẽ trả về một mảng dữ liệu mới. Nếu không có hàng nào thỏa mãn tất cả các điều kiện, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. Để xử lý lỗi này, bạn có thể kết hợp hàm FILTER với hàm IFERROR hoặc IFNA.
• Hàm FILTER tạo ra một chế độ xem động của dữ liệu. Nó không thay đổi hay xóa bất kỳ dữ liệu nào trong phạm vi gốc.

Ví dụ minh hoạt về công thức FILTER của Google Trang tính

Để giúp các bạn hình dung rõ hơn về cách thức hoạt động của hàm FILTER trong Google Sheets, chúng ta hãy cùng xem xét một ví dụ cụ thể sau đây.

Bảng dữ liệu bán hàng như sau:

Ví dụ 1: Lọc sản phẩm theo một điều kiện cụ thể

Bạn muốn hiển thị tất cả các sản phẩm thuộc danh sách điện thoại

Công thức =FILTER(A2:E8, B2:B8=”Điện thoại”)

Trong đó:

• A2:E8: Phạm vi dữ liệu mà chúng ta muốn lọc (bao gồm tất cả các cột từ Tên sản phẩm đến Ngày bán, bỏ qua tiêu đề).
• B2:B8=”Điện thoại”: Điều kiện lọc. Chúng ta chỉ giữ lại những hàng nào có giá trị trong cột “Danh mục” (cột B) là “Điện thoại”.

Ví dụ 2: Lọc sản phẩm với nhiều điều kiện (AND)

Bạn muốn tìm tất cả các sản phẩm điện thoại và có tình trạng là đã bán

Công thức =FILTER(A2:E8, B2:B8=”Điện thoại”, D2:D8=”Đã bán”)

Trong đó: 

• A2:E8: Vẫn là phạm vi dữ liệu gốc.
• B2:B8=”Điện thoại”: Điều kiện thứ nhất (danh mục).
• D2:D8=”Đã bán”: Điều kiện thứ hai (tình trạng).

Ví dụ 3: Lọc sản phẩm theo điều kiện số

Bạn muốn xem các sản phẩm có doanh số lớn hơn hoặc bằng 20.000.000

Công thức =FILTER(A2:E8, C2:C8>=20000000)

Trong đó: 

• A2:E8: Phạm vi dữ liệu.
• C2:C8>=20000000: Điều kiện lọc theo cột “Doanh số” (cột C) lớn hơn hoặc bằng 20 triệu.

Hàm FILTER trong Google Sheets ứng dụng như thế nào?

Trước khi biết cách áp dụng công thức hàm FILTER vào vận dụng, bạn phải nắm rõ cách dùng hàm FILTER trong Google Sheets. Bởi có như vậy, bạn mới tự động hóa nhiều thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian trong việc tính toán làm việc với bảng tính. 

Dưới đây là một số ứng dụng nổi bật mà hàm FILTER hỗ trợ:

• Lọc dữ liệu dựa trên điều kiện một cách nhanh chóng

Hàm FILTER ứng dụng phổ biến nhất trong việc lọc có điều kiện trong Google Sheets. Bởi thay vì lọc thủ công bằng các công cụ trong menu Data, bạn chỉ cần sử dụng một dòng công thức để hiển thị đúng dữ liệu cần thiết. 

*Ví dụ, bạn có thể lọc ra danh sách khách hàng có doanh thu trên 10 triệu, hoặc lọc các sản phẩm đã hết hàng trong kho.

• Kết hợp với các hàm khác để phân tích dữ liệu nâng cao

Hàm FILTER trong Google Sheets có khả năng rất tốt trong việc kết hợp linh hoạt các hàm như SORT, SUM, COUNT, QUERY… trong quá trình phân tích dữ liệu.

*Ví dụ, bạn có thể lọc và sắp xếp doanh thu theo thứ tự giảm dần hoặc chỉ tính tổng doanh thu từ các đơn hàng trên một mức giá cụ thể. 

• Lọc dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí

Không chỉ lọc theo một điều kiện nhất định, cách dùng hàm FILTER trong Google Sheets còn giúp lọc có điều kiện trong Google Sheets theo nhiều tiêu chí khác nhau. 

*Ví dụ lọc ra các đơn hàng thuộc khu vực miền Bắc ở trạng thái đã bán.

• Ứng dụng trong báo cáo động và dashboard

Trong các báo cáo động hay bảng điều khiến (dashboard), hàm FILTER Google Sheets cũng được sử dụng để tạo bảng dữ liệu cập nhật theo điều kiện người dùng nhập. Bạn có thể xây dựng các hệ thống báo cáo tự động chỉ hiển thị thông tin liên quan mà không cần chỉnh sửa thủ công. 

Cách sử dụng hàm FILTER trong Google Sheets cơ bản

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách khai thác tối đa tiềm năng của hàm FILTER trong Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao, các bạn có thể tham khảo. 

Hàm FILTER nhập nhiều điều kiện

Khi bạn cần lọc dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí cùng lúc, hàm FILTER sẽ là bộ công cụ hữu ích giúp thỏa mãn tất cả điều kiện với công thức (logic AND hoặc logic OR).

*Ví dụ: Bạn muốn tìm tất cả các sản phẩm thuộc danh mục “Điện thoại” và có “Tình trạng” là “Đã bán”.

Công thức: =FILTER(A2:E8; B2:B8=”Điện thoại”; D2:D8=”Đã bán”)

Trong đó: 

• A2:E8 là phạm vi dữ liệu bạn muốn lọc.
• B2:B8=”Điện thoại” là điều kiện thứ nhất, lọc theo cột Danh mục.
• D2:D8=”Đã bán” là điều kiện thứ hai, lọc theo cột Tình trạng.

*Ví dụ: Lọc sản phẩm là “Điện thoại” HOẶC “Máy tính”

Công thức: =FILTER(A2:D100, (B2:B100=”Điện thoại”) + (B2:B100=”Máy tính”))

Lồng nhiều hàm FILTER vào nhau

Hàm FILER còn giúp bạn thực hiện nhiều lớp lọc dữ liệu. Tức là kết quả của hàm FILTER bên trong sẽ trở thành phạm vi đầu vào cho hàm FILTER bên ngoài. 

*Ví dụ: Bạn muốn lọc sản phẩm “Điện thoại”, sau đó từ các sản phẩm điện thoại đó, bạn chỉ muốn xem những sản phẩm có giá trên 15,000,000.

Công thức là: =FILTER(A2:D100, B2:B100=”Điện thoại”, C2:C100>15000000)

*Lưu ý: Lồng hàm FILTER thực sự hữu ích khi bạn muốn lọc một tập hợp dữ liệu đã được lọc sẵn bởi một hàm khác hoặc một FILTER khác theo một cách phức tạp hơn.

Tham chiếu nhiều cột cùng lúc trong hàm FILTER

Hàm FILTER cho phép bạn chọn các cột cụ thể mà muốn hiển thị trong kết quả thay vì hiển thị toàn bộ phạm vi gốc. Bạn có thể dễ dàng theo dõi bảng tính trong Google Sheets chỉ với một vài thông tin nhất định từ dữ liệu được lọc.

*Ví dụ: Bạn chỉ muốn xem “Tên sản phẩm” và “Giá” của các sản phẩm “Điện thoại”.

Công thức là: =FILTER(A1:E8;C1:C8; B1:B8=”Điện thoại”)

Trong đó:

• A1:E8;C1:C8 là một mảng hằng số bao gồm hai cột (Tên sản phẩm và Giá) từ phạm vi gốc mà bạn muốn hiển thị. Dấu phẩy, giữa A1:E8 và C1:C8 chỉ ra rằng bạn muốn các cột này nằm cạnh nhau. Nếu bạn muốn các hàng từ nhiều cột, bạn sẽ dùng dấu chấm phẩy 
• B1:B8=”Điện thoại” là điều kiện lọc.

Tham chiếu ô trong phần điều kiện cụ thể của hàm FILTER

Để làm cho các bộ lọc của bạn trở nên động và dễ dàng thay đổi, bạn có thể tham chiếu đến một ô chứa giá trị điều kiện thay vì nhập trực tiếp giá trị vào công thức. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn người dùng có thể thay đổi tiêu chí lọc mà không cần chỉnh sửa công thức.

*Ví dụ: Bạn muốn lọc sản phẩm theo “Danh mục” được nhập vào ô G1.

Giả sử ô G1 chứa giá trị “Điện thoại”.

Công thức là: =FILTER(A1:B8; B1:B8=G1)

Kết hợp hàm SORT và hàm FILTER

Sau khi lọc dữ liệu, bạn thường muốn sắp xếp kết quả theo một thứ tự nhất định (ví dụ: theo doanh số từ cao đến thấp, hoặc theo tên sản phẩm theo thứ tự alphabet). Bạn có thể dễ dàng làm điều này bằng cách lồng hàm FILTER vào trong hàm SORT.

Cú pháp là: SORT(phạm_vi, cột_sắp_xếp, là_tăng_dần)

*Ví dụ: Lọc các sản phẩm “Điện thoại” và sau đó sắp xếp chúng theo “Giá” từ cao đến thấp.

Công thức là: =SORT(FILTER(A2:B8; B2:B8=”Điện thoại”);3; FALSE)

Trong đó:

• FILTER(A2:B8; B2:B8=”Điện thoại”): Đây là phần lọc các sản phẩm “Điện thoại”. Kết quả của hàm này sẽ là một bảng dữ liệu tạm thời.
• SORT(…, 3, FALSE): Hàm SORT sẽ sắp xếp bảng tạm thời đó.
• 3: Chỉ số cột để sắp xếp, trong bảng tạm thời được tạo ra bởi FILTER, cột thứ 3 là cột “Giá”.
• FALSE: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần (TRUE cho tăng dần).

Kết hợp với hàm COUNT

Khi bạn muốn đếm số lượng các mục thỏa mãn một điều kiện cụ thể sau khi lọc, bạn có thể kết hợp hàm FILTER với hàm COUNTA hoặc COUNT. Hàm COUNTA đếm các ô không trống, trong khi COUNT chỉ đếm các ô chứa số.

*Ví dụ: Đếm số lượng sản phẩm “Còn hàng” trong danh mục “Điện thoại”.

Công thức là: =COUNTA(FILTER(A2:A8; B2:B8=”Điện thoại”; D2:D8=”Còn hàng”))

Trong đó:

• FILTER(A2:A8; B2:B8=”Điện thoại”; D2:D8=”Còn hàng”): Hàm FILTER này sẽ trả về một cột (cột A) chứa tên của các sản phẩm điện thoại còn hàng.
• COUNTA(…): Hàm COUNTA sẽ đếm số lượng các ô không trống trong cột kết quả đó, cho bạn biết tổng số sản phẩm thỏa mãn điều kiện.

Kết hợp với hàm SUM

Để tính tổng các giá trị số (ví dụ: tổng doanh số) của các mục đã được lọc, bạn có thể kết hợp hàm FILTER với hàm SUM.

*Ví dụ: Tính tổng doanh số của tất cả các sản phẩm “Điện thoại” đã được “Đã bán”.

Công thức sẽ là: =SUM(FILTER(C2:C8; B2:B8=”Điện thoại”; D2:D8=”Đã bán”))

Trong đó:

• FILTER(C2:C8; B2:B8=”Điện thoại”; D2:D8=”Đã bán”): Hàm FILTER này sẽ trả về một cột duy nhất chứa các giá trị doanh số của các sản phẩm “Điện thoại” đã được “Đã bán”.
• SUM(…): Hàm SUM sẽ cộng tổng tất cả các giá trị trong cột kết quả đó.

Lọc theo điều kiện số

Hàm FILTER hoạt động hiệu quả với các giá trị số. Bạn có thể sử dụng các toán tử so sánh như =, >, <, >=, <=, <> để thiết lập các điều kiện lọc dựa trên số liệu.

*Ví dụ: Lọc tất cả các sản phẩm có “Doanh số” lớn hơn 20,000,000 và nhỏ hơn 30,000,000.

Công thức sẽ là: =FILTER(A2:E8, C2:C8>20000000, C2:C8<30000000)

Trong đó:

• C2:C8>20000000 là điều kiện lọc doanh số lớn hơn 20 triệu.
• C2:C8<30000000 là điều kiện lọc doanh số nhỏ hơn 30 triệu.

Lọc theo điều kiện text

Lọc dữ liệu dựa trên chuỗi văn bản là một trong những ứng dụng phổ biến nhất của hàm FILTER. Ngoài việc so sánh chính xác (=), bạn còn có thể sử dụng các hàm tìm kiếm chuỗi như SEARCH, FIND, REGEXMATCH để lọc theo một phần của văn bản hoặc theo mẫu phức tạp.

*Ví dụ 1: Lọc chính xác một chuỗi văn bản

Lọc tất cả các sản phẩm có “Tên sản phẩm” là “iPhone 15”.

Công thức là: =FILTER(A2:E8, A2:A8=”iPhone 15″)

*Ví dụ 2: Lọc theo một phần của chuỗi văn bản (chứa từ khóa)

Bạn muốn tìm tất cả các sản phẩm có chữ “iPhone” trong tên của chúng.

Công thức là: =FILTER(A2:E8; SEARCH(“iPhone”; A2:A8))

Lọc theo điều kiện theongày/tháng/năm

Lọc dữ liệu theo ngày tháng là một yêu cầu rất phổ biến. Hàm FILTER có thể xử lý các giá trị ngày tháng một cách linh hoạt, đặc biệt khi kết hợp với các hàm xử lý ngày tháng như DATE, TODAY, MONTH, YEAR, DAY.

*Ví dụ 1: Lọc dữ liệu trong một khoảng ngày cụ thể

Lọc tất cả các giao dịch xảy ra trong tháng 1 năm 2025 (từ 15/01/2025 đến 31/01/2025).

Giả sử cột Ngày bán là E.

Công thức là: 

=FILTER(A2:E8; E2:E8>=DATE(2025;1;15); E2:E8<=DATE(2025;1;31))

*Ví dụ 2: Lọc dữ liệu theo tháng hoặc năm

Lọc tất cả các giao dịch diễn ra trong tháng 1 bất kể năm nào.

Công thức là: =FILTER(A2:E8; MONTH(E2:E8)=1)

*Ví dụ 3: Lọc dữ liệu trong N ngày gần đây nhất (động)

Lọc tất cả các giao dịch trong 120 ngày gần đây nhất tính từ ngày hiện tại.

Công thức là: =FILTER(A2:E8; E2:E8>=TODAY()-120; E2:E8<=TODAY())

TODAY() sẽ tự động trả về ngày hiện tại, giúp bộ lọc luôn cập nhật.

07 Lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm FILTER trong Google Sheets

Khi sử dụng hàm FILTER, người dùng cần phải lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây để đảm bảo hiệu quả tối ưu cũng như tránh được các lỗi không mong muốn như là:

• Kích thước của phạm vi điều kiện phải khớp với phạm vi dữ liệu

Đây là một lỗi khá phổ biến khi nhập công thức hàm FILTER. Nếu bạn lọc phạm vi A2:A100 (99 hàng), thì tất cả các điều kiện của bạn (ví dụ: B2:B100=”Điện thoại”) cũng phải bao gồm 99 hàng tương ứng. Nếu không, hàm sẽ trả về kết quả lỗi #VALUE! hoặc #REF!.

• Kết quả trả về

Hàm FILTER sẽ trả về một mảng. Bạn cần phải đảm bảo có đủ ô trống bên dưới hoặc bên phải ô bạn nhập công thức để hiển thị toàn bộ kết quả. Nếu dữ liệu trong các ô đó có, hàm FILTER sẽ trả về lỗi #REF! Đây là một lỗi tham chiếu tràn.

• Xử lý lỗi

Nếu không có dữ liệu nào thỏa mãn được các điều kiện lọc, hàm FILTER sẽ trả về lỗi #N/A.

• Tham chiếu tuyệt đối và tương đối

Khi sao chép công thức FILTER sang các vị trí khác, bạn hãy cẩn thận với việc sử dụng tham chiếu tuyệt đối và tương đối. Nếu phạm vi lọc của bạn là cố định, hãy sử dụng tham chiếu tuyệt đối (ví dụ: A$2:E$100).

• Phân biệt chữ hoa/thường

Các điều kiện so sánh trực tiếp với chuỗi văn bản (=) thường không phân biệt chữ hoa hay chữ thường trong Google Sheets. Nếu bạn cần lọc chính xác theo chữ hoa hay thường, hãy sử dụng các hàm như EXACT hoặc REGEXMATCH.

• Sử dụng dấu ngoặc đơn cho điều kiện OR

Khi bạn kết hợp nhiều điều kiện với logic OR (thường là sử dụng toái tử+), hãy đảm bảo mỗi điều kiện con được đặt trong dấu ngoặc  đơn, ví dụ (DieuKien1) + (DieuKien2).

• Sử dụng dữ liệu lớn

Với các bảng tính cực lớn (hàng chục nghìn hàng trở lên) và nhiều công thức FILTER phức tạp, hiệu suất có thể bị ảnh hưởng. Do đó, bạn cần cân nhắc sử dụng hàm QUERY để lọc thay thế. Bởi vì đây là hàm tối ưu hơn trong các thao tác truy vấn dữ liệu lớn. 

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách sử dụng hàm FILTER trong Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao cụ thể. Hy vọng rằng, nội dung sẽ thực sự hữu ích với tất cả các bạn, đặc biệt là những Newbie mới tiếp xúc với công thức hàm đặc biệt này. Và nếu còn bất cứ câu hỏi hay thắc mắc gì cần được hỗ trợ giải đáp, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777