Hướng dẫn cách sử dụng hàm AND và OR trong Google Sheets từ A-Z

Trong Google Sheets, việc xử lý điều kiện là phần không thể thiếu. Hai trong số các hàm logic cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích đó là hàm AND và hàm OR. Vậy hàm AND và hàm OR trong Google Sheets dùng để làm gì, cách dùng ra sao? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết cách sử dụng hàm AND và OR trong Google Sheets từ A – Z nhé.

Tổng quan về hàm AND trong Google Sheets

Trước tiên, bạn hãy cùng chúng tôi đi vào tìm hiểu khái niệm cơ bản của hàm AND trong Google Sheets là gì? Tại sao hàm AND lại được nhiều người sử dụng đến như vậy? 

Hàm AND trong phần mềm Google Sheets là gì?

Hàm AND trong Google Sheets là một hàm logic cơ bản nhưng cũng rất quan trọng trong bảng tính. Hàm AND thường được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc một bảng tính. Tức là, bạn sẽ dùng hàm AND để xác định xem tất cả các điều kiện được đặt ra có đúng hay không. 

Công thức của hàm AND sẽ trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện được đặt ra đều đúng. Ngược lại, chỉ cần có một điều kiện sai, hàm AND trả về kết quả FALSE. Nhờ tính năng này, hàm AND thường được dùng để xây dựng các quy tắc kiểm tra dữ liệu, tạo điều kiện trong các hàm khác hoặc hỗ trợ phân tích thông tin trong bảng tính một cách tự động và linh hoạt hơn. 

Ngoài ra, hàm AND còn có thể kết hợp với nhiều hàm khác. Cụ thể như hàm IF, OR hoặc các hàm xử lý dữ liệu để đưa ra kết quả phức tạp hơn, tùy vào điều kiện cụ thể. 

Cú pháp và cách hoạt động

Để sử dụng hàm AND trong Google Sheets, bạn cần nắm được cú pháp của hàm như sau:

=AND(điều_kiện_1, [điều_kiện_2, …])

Trong đó:

• điều_kiện_1: Đây là điều kiện đầu tiên bắt buộc phải có.
• điều_kiện_2, ...: Đây là các điều kiện tiếp theo, không bắt buộc và bạn có thể thêm bao nhiêu điều kiện tùy thích.

Hàm AND sẽ thực hiện kiểm tra từng điều kiện một, cụ thể như sau:

• TRUE: Nếu tất cả các điều_kiện đều đảm bảo đúng.Ví dụ: AND(5 > 3, “Google” = “Google”) sẽ trả về TRUE.
• FALSE: Nếu chỉ cần một trong các điều_kiện là sai. Ví dụ: AND(5 > 3, “Google” = “Sheets”) sẽ trả về FALSE vì điều kiện thứ hai không đúng.

Tổng quan về hàm OR trong Google Sheets

Hàm OR trong Google Sheets có điểm gì nổi bật? Hãy cùng khám phá sơ lược về hàm OR này trong nội dung sau đây.

Hàm OR trong phần mềm Google Sheets là gì?

Hàm OR trong Google Sheets thường được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc. Hàm OR sẽ trả về kết quả TRUE nếu ít nhất một trong các điều kiện là đúng. Ngược lại, nếu tất cả các điều kiện đều sai, hàm sẽ trả về FALSE. 

Hàm OR là một hàm đối lập với hàm AND. Bởi thay vì yêu cầu mọi điều kiện đều đúng, hàm OR chỉ cần một điều kiện đúng là đủ. 

Cũng giống như hàm AND, hàm OR có thể kết hợp linh hoạt với các hàm khác như IF, NOT, AND,… để xử lý nhiều dữ liệu khác. Đặc biệt, khi hàm OR kết hợp hàm IF có thể tạo ra nhiều câu lệnh điều kiện. 

Cú pháp và cách hoạt động

Để sử dụng hàm OR trong Google Sheets, bạn cần nắm được cú pháp của hàm như sau:

=OR(điều_kiện_1, [điều_kiện_2, …])

Trong đó:

• điều_kiện_1: Là điều kiện bắt buộc phải có.
• điều_kiện_2, …: Là các điều kiện bổ sung, không bắt buộc. Bạn có thể thêm số lượng điều kiện một cách tùy ý.

Hàm OR sẽ kiểm tra từng điều kiện theo nguyên tắc sau:

• TRUE: Nếu ít nhất một điều kiện cho kết quả đúng. Ví dụ: OR(5 < 3, “Google” = “Google”) sẽ trả về TRUE vì điều kiện thứ hai đúng.
• FALSE: Nếu tất cả các điều kiện đều cho kết quả sai. Ví dụ: OR(5 < 3, “Google” = “Sheets”) sẽ trả về FALSE vì cả hai điều kiện đều sai.

Sự khác biệt cơ bản giữa hàm AND và OR là gì?

Hai hàm logic AND và OR đều giúp kiểm tra điều kiện trong Google Sheets. Nhưng nguyên tắc hoạt động hoàn toàn khác biệt nhau. 

• Hàm AND yêu cầu tất cả các điều kiện đều đúng mới trả về TRUE, chỉ cần một điều kiện sai là kết quả FALSE.
• Hàm OR chỉ cần ít nhất một điều kiện đúng để trả về TRUE, chỉ khi tất cả điều kiện sai thì mới trả về FALSE. 

Bảng so sánh cơ bản về sự khác biệt giữa hàm AND và OR trong Google Sheets

Để hiểu rõ hơn, các bạn có thể tham khảo bảng so sánh sau đây:

Khi nào nên dùng hàm AND, khi nào nên dùng hàm OR?

Hai hàm AND và OR đều giúp kiểm tra logic trong Google Sheets. Tuy nhiên, cách sử dụng khác nhau nên khi dùng, chúng ta cũng cần phải cân nhắc kỹ khi nào nên dùng hàm AND, khi nào nên dùng hàm OR?

Dùng hàm AND khi:

• Bạn cần đảm bảo mọi điều kiện đều phải đúng.
• Xác thực dữ liệu kiểm tra nhiều tiêu chí bắt buộc cùng lúc.
• Ví dụ: Kiểm tra sinh viên đạt điểm Toán, Anh, Văn  >=5 tất cả các môn. Công thức sẽ là AND(C2>=5, D2>=5, E2>=5).

Dùng hàm OR khi:

• Chỉ cần ít nhất một điều kiện đúng là chấp nhận.
• Một học sinh được nhận học bổng nếu có Điểm trung bình > 8.0 HOẶC Điểm rèn luyện = “Tốt”. Công thức sẽ là =OR(A2>8.0, B2=”Tốt”)

Hàm AND kết hợp hàm OR trong Google Sheets

Thông thường, hàm AND và OR sẽ được sử dụng trong công thức riêng lẻ. Nhưng bạn có thể kết hợp hàm AND và hàm OR vào trong cùng một công thức để xử lý các dữ liệu phức tạp. 

Kết hợp hàm AND và OR trong Google Sheets để làm gì?

Khi kết hợp hai hàm AND và OR trong Google Sheets, bạn sẽ kiểm tra được nhiều điều kiện cùng lúc. Bởi hàm AND yêu cầu tất cả điều kiện phải đúng, còn hàm OR chỉ cần một trong các điều kiện đúng. 

Cụ thể về công thức như sau:

• =OR(AND(điều kiện A, điều kiện B), điều kiện C): Công thức này sẽ trả về TRUE nếu (điều kiện A và điều kiện B cùng đúng) hoặc (điều kiện C đúng).
• =AND(OR(điều kiện A, điều kiện B), điều kiện C): Công thức này sẽ trả về TRUE nếu (điều kiện C đúng) và (điều kiện A hoặc điều kiện B đúng).

Ví dụ thực tế khi kết hợp hàm AND và OR

Giả sử bạn có bảng dữ liệu điểm số như sau:

*Yêu cầu: Xét học bổng cho học sinh có điểm trung bình từ 8 trở lên và hạnh kiểm là Tốt hoặc Khá.

Công thức:

=IF(AND(B2>=8; OR(C2=”Tốt”; C2=”Khá”)); “Được học bổng”;”Không”)

Trong đó:

• AND(B2>=8, …): Kiểm tra điểm TB phải từ 8 trở lên.
• OR(C2=”Tốt”, C2=”Khá”): Kiểm tra hạnh kiểm là Tốt hoặc Khá.
• Cả hai điều kiện này phải đồng thời đúng → học sinh đó được học bổng.

Kết quả:

Các lỗi thường gặp khi kết hợp hàm AND và OR và cách khắc phục

Khi kết hợp hàm AND và OR trong Google Sheets, người dùng có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Cụ thể như là lỗi sai cú pháp, loại dữ liệu không phù hợp hoặc logic điều kiện chưa chính xác. Dưới đây là một số các lỗi thường gặp và hướng xử lý cụ thể mà bạn có thể tham khảo:

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi một trong các điều kiện được truyền vào không phải là biểu thức logic hợp lệ (TRUE hoặc FALSE). Ví dụ, dùng văn bản hoặc ô trống không đúng cách trong công thức. Công thức lỗi như sau:

=IF(AND(A2, OR(B2 > 5, “văn bản”)), “Hợp lệ”, “Không hợp lệ”)

Để cách khắc phục tình trạng lỗi này, bạn có thể xử lý bằng cách đảm bảo rằng tất cả điều kiện trong AND hoặc OR đều trả về giá trị TRUE/FALSE. Tránh dùng hoặc hạn chế sử dụng văn bản không rõ ràng. 

Lỗi #NAME?

Google Sheets không nhận diện tên hàm do gõ sai chính tả hoặc dùng phiên bản ngôn ngữ không tương thích (ví dụ, sử dụng “Y” thay vì “AND”). Ví dụ như sau bạn sẽ bị lỗi trong công thức 

=IF(Y(A2=1; B2>3); “OK”; “NO”)

Để khắc phục lỗi #NAME?, bạn phải dùng đúng cú pháp tiếng Anh của hàm là AND và OR. Google Sheets sử dụng hàm bằng tiếng Anh kể cả khi giao diện là tiếng Việt.

Lỗi #ERROR!

Lỗi #ERROR! thường là do thiếu dấu ngoặc. Bạn không đóng đầy đủ dấu ngoặc trong hàm, đặc biệt khi lồng nhiều điều kiện. Công thức lỗi ví dụ như là:

=IF(AND(A2=1, OR(B2=2, C2=3), “Hợp lệ”, “Không hợp lệ”)

Cách khắc phục lỗi #ERROR! là kiểm tra kỹ dấu ngoặc đóng/mở khi lồng hàm AND và OR với nhau.

Lưu ý quan trọng khi kết hợp hàm AND và OR trong Google Sheets

Để quá trình sử dụng hàm AND và OR trong Google Sheets không gặp phải lỗi và các sai sót không mong muốn. Bạn cần lưu ý một số những vấn đề quan trọng được chúng tôi chia sẻ sau đây:

Nắm rõ thứ tự ưu tiên logic

Trong Google Sheets, hàm AND và OR không tự động phân biệt mức độ ưu tiên như trong toán học. Bạn cần sử dụng ngoặc đơn () để xác định rõ nhóm điều kiện nào cần được đánh giá trước.

•  Ví dụ công thức sai: =IF(AND(A1>10, B1<5 OR C1=100), “Đúng”, “Sai”)
• Công thức đúng như sau: =IF(AND(A1>10, OR(B1<5, C1=100)), “Đúng”, “Sai”)

 Số lượng đối số không giới hạn nhưng cần hợp lý

Cả hai hàm AND và OR đều cho phép nhiều điều kiện. Tuy nhiên việc lồng quá nhiều hàm có thể khiến công thức khó đọc, dễ sai sót. Bạn nên chia nhỏ thành các hàm trung gian hoặc sử dụng định dạng có điều kiện thì bảng tính sẽ dễ theo dõi hơn nếu công thức phức tạp. 

Kết hợp với hàm IF để tạo ra kết quả có ý nghĩa

Hàm AND và OR thường được dùng làm điều kiện logic cho hàm IF để trả về các giá trị có ý nghĩa hơn thay vì chỉ TRUE hoặc FALSE.

• Ví dụ: =IF(AND(Doanh_số>100, Chức_vụ=”Quản lý”), “Thưởng”, “Không thưởng”)

Công thức này sẽ giúp bạn tự động điền kết quả “Thưởng” hoặc “Không thưởng” thay vì chỉ TRUE/FALSE, giúp bảng tính của bạn dễ đọc và hữu ích hơn.

Luôn sử dụng dấu nháy kép “” cho văn bản

Khi so sánh các giá trị dạng văn bản (text), bạn phải đặt chúng trong dấu nháy kép. Nếu không, Google Sheets sẽ hiểu nhầm đó là tham chiếu đến một ô hoặc một hàm nào đó.

• Ví dụ công thức sai: =OR(A1=Sales, A1=Marketing)
• Công thức đúng sẽ là: =OR(A1=”Sales”, A1=”Marketing”)

Lời kết

Như vậy, bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm AND và OR trong Google Sheets cơ bản nhất. Hy vọng rằng, từ những nội dung và ví dụ thực tế khi kết hợp hai hàm, bạn sẽ hiểu hơn về cách sử dụng chúng được thuận tiện nhất. Và nếu trong quá trình áp dụng vào bảng tính, bạn gặp khó khăn thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777