Khách hàng Google Workspace Business Starter và Frontline có thể cộng tác với những người không có tài khoản Google

Google đang cung cấp tính năng chia sẻ khách truy cập cho khách hàng Google Workspace Business Starter và Frontline, với giới hạn năm lượt chia sẻ khách truy cập mỗi tháng cho mỗi người dùng. 

Tổng quan về quá trình chia sẻ công tác khi không có tài khoản Google Workspace

Với tính năng chia sẻ của khách truy cập, bạn có thể chia sẻ các mục với tài khoản không phải của Google, cho phép họ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa nội dung trong Google Drive, Docs, Sheets, Slides và Sites bằng mã pin để xác minh danh tính của họ. Bạn có thể biết ai có quyền truy cập vào các tệp và thư mục của tổ chức nếu bạn cho phép khách truy cập chia sẻ.

Khi bạn bật tính năng chia sẻ khách truy cập cho tổ chức của mình, người dùng có thể chia sẻ với khách truy cập theo cách họ chia sẻ với người dùng Google. Những người không có tài khoản Google sẽ nhận được lời mời qua email để cộng tác trên tệp hoặc thư mục được chia sẻ. Khi khách truy cập mở tệp lần đầu tiên, họ sẽ nhắc một email có mã PIN để họ có thể xác minh tài khoản của mình.

Khách truy cập có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem tài liệu của bạn trong 7 ngày sau khi họ xác minh tài khoản của mình bằng mã PIN. Nếu khách truy cập cần cộng tác lâu hơn 7 ngày, họ có thể sử dụng liên kết ban đầu từ email của họ để xác minh lại danh tính của họ.

Khi tính năng chia sẻ của khách truy cập được bật:

• Khách truy cập có thể xem, nhận xét, đề xuất các chỉnh sửa và chỉnh sửa trực tiếp các tệp và thư mục trong Drive của tôi và các bộ nhớ dùng chung trên web. 
• Nếu một khách truy cập có quyền truy cập chỉnh sửa, họ có thể chia sẻ tệp với một người dùng Google khác, nhưng không chia sẻ với một khách truy cập khác.
• Khách truy cập không thể tạo hoặc sở hữu các tệp và thư mục hoặc tải lên nội dung.
• Khách truy cập không có quyền truy cập vào tài liệu trong các ứng dụng khách đã tải xuống, bao gồm Google Drive for desktop hoặc Backup and Sync..
• Khách truy cập có thể xóa phiên truy cập của họ.
• Bạn có thể thấy các tài khoản của khách truy cập trong một tệp được chia sẻ. Bạn có thể thay đổi hoặc thu hồi quyền truy cập của họ giống như bất kỳ cộng tác viên nào khác.

Những tài liệu mà người dùng của bạn có thể chia sẻ: 

Nếu bạn cho phép chia sẻ với các tài khoản không phải của Google, người dùng của bạn có thể chia sẻ các loại tệp sau trong Drive của tôi và các bộ nhớ dùng chung:

• Google Docs, Sheets, Slides và Sites
• Hình ảnh, chẳng hạn như tệp JPEG
• Tệp PDF và Microsoft Office
• Tập video
• Thư mục

Một số vấn đề cần lưu ý

• Một số trang web sử dụng đăng nhập Google có thể hiển thị tài khoản của khách truy cập trong trình chuyển đổi tài khoản. Tuy nhiên, ngay cả khi họ đã đăng nhập, khách truy cập chỉ có thể truy cập Drive, Docs, Sheets, Slides và Sites..
• Có giới hạn về số lượng khách truy cập mà bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục trong một khoảng thời gian cụ thể. Nếu người dùng đạt đến giới hạn chia sẻ khách truy cập, họ sẽ nhận được thông báo có thông tin chi tiết về thời điểm họ có thể bắt đầu chia sẻ lại với khách truy cập.
• Quản trị viên có thể nâng cấp phiên khách truy cập của người dùng lên tài khoản Google Workspace bằng cách tạo tài khoản Google Workspace có cùng địa chỉ email với phiên khách truy cập. Nâng cấp lên tài khoản Google Workspace giữ lại lịch sử cộng tác của phiên khách truy cập, bao gồm các nhận xét và chỉnh sửa tài liệu.
• Để nâng cấp từ phiên khách truy cập lên Tài khoản Google có cùng địa chỉ email, trước tiên khách truy cập cần xóa phiên khách truy cập của họ và sau đó tạo Tài khoản Google.
• Khi chia sẻ một thư mục trong bộ nhớ dùng chung với tài khoản khách truy cập, quyền cao nhất mà người dùng có thể được cấp là quyền truy cập của cộng tác viên. Họ không thể truy cập thư mục gốc của Shared Drive.
• Không thể thêm khách truy cập vào một nhóm trong Google Groups hoặc chỉnh sửa trong Sites. 
• Một số tổ chức không cho phép chia sẻ bằng tài khoản Google cá nhân, ngay cả khi đã bật tính năng chia sẻ của khách truy cập. Bạn sẽ nhận được thông báo lỗi khi cố gắng chia sẻ với các tài khoản Google cá nhân này. Kiểm tra với tổ chức của bạn xem có được phép chia sẻ với các tài khoản Google cá nhân hay không.

Cuối cùng, chúng tôi hy vọng những chia sẻ bên trên sẽ giúp bạn có quá trình cộng tác hiệu quả mọi lúc, mọi nơi với Google Workspace. Nếu bạn có bất kỳ thắ mắc nào thì có thể liên hệ ngay đội ngũ chuyên viên CSKH qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn 24/7.

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại: Hỗ trợ Google Workspace Tiếng Việt: https://www.facebook.com/groups/googleworkspacevn/ Góc Công Nghệ – Cộng đồng chia sẻ kiến thức hỗ trợ cho doanh nghiệp : https://www.facebook.com/groups/goccongnghe Cộng đồng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công: https://www.facebook.com/groups/dxbiz