Khách hàng Google Workspace Business Starter và Frontline có thể cộng tác với những người không có tài khoản Google

Google đang cung cấp tính năng chia sẻ khách truy cập cho khách hàng Google Workspace Business Starter và Frontline, với giới hạn năm lượt chia sẻ khách truy cập mỗi tháng cho mỗi người dùng.

Google đang cung cấp tính năng chia sẻ khách truy cập cho khách hàng Google Workspace Business Starter và Frontline, với giới hạn năm lượt chia sẻ khách truy cập mỗi tháng cho mỗi người dùng. 

Với tính năng chia sẻ của khách truy cập, bạn có thể chia sẻ các mục với tài khoản không phải của Google, cho phép họ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa nội dung trong Google Drive, Docs, Sheets, Slides và Sites bằng mã pin để xác minh danh tính của họ. Bạn có thể biết ai có quyền truy cập vào các tệp và thư mục của tổ chức nếu bạn cho phép khách truy cập chia sẻ.

google workspace business

Khi bạn bật tính năng chia sẻ khách truy cập cho tổ chức của mình, người dùng có thể chia sẻ với khách truy cập theo cách họ chia sẻ với người dùng Google. Những người không có tài khoản Google sẽ nhận được lời mời qua email để cộng tác trên tệp hoặc thư mục được chia sẻ. Khi khách truy cập mở tệp lần đầu tiên, họ sẽ nhắc một email có mã PIN để họ có thể xác minh tài khoản của mình.

Khách truy cập có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem tài liệu của bạn trong 7 ngày sau khi họ xác minh tài khoản của mình bằng mã PIN. Nếu khách truy cập cần cộng tác lâu hơn 7 ngày, họ có thể sử dụng liên kết ban đầu từ email của họ để xác minh lại danh tính của họ.

Khi tính năng chia sẻ của khách truy cập được bật:

  • Khách truy cập có thể xem, nhận xét, đề xuất các chỉnh sửa và chỉnh sửa trực tiếp các tệp và thư mục trong Drive của tôi và các bộ nhớ dùng chung trên web. 
  • Nếu một khách truy cập có quyền truy cập chỉnh sửa, họ có thể chia sẻ tệp với một người dùng Google khác, nhưng không chia sẻ với một khách truy cập khác.
  • Khách truy cập không thể tạo hoặc sở hữu các tệp và thư mục hoặc tải lên nội dung.
  • Khách truy cập không có quyền truy cập vào tài liệu trong các ứng dụng khách đã tải xuống, bao gồm Google Drive for desktop hoặc Backup and Sync..
  • Khách truy cập có thể xóa phiên truy cập của họ.
  • Bạn có thể thấy các tài khoản của khách truy cập trong một tệp được chia sẻ. Bạn có thể thay đổi hoặc thu hồi quyền truy cập của họ giống như bất kỳ cộng tác viên nào khác.

Những tài liệu mà người dùng của bạn có thể chia sẻ: 

Nếu bạn cho phép chia sẻ với các tài khoản không phải của Google, người dùng của bạn có thể chia sẻ các loại tệp sau trong Drive của tôi và các bộ nhớ dùng chung:

  • Google Docs, Sheets, Slides và Sites
  • Hình ảnh, chẳng hạn như tệp JPEG
  • Tệp PDF và Microsoft Office
  • Tập video
  • Thư mục

Một số vấn đề cần lưu ý:

  • Một số trang web sử dụng đăng nhập Google có thể hiển thị tài khoản của khách truy cập trong trình chuyển đổi tài khoản. Tuy nhiên, ngay cả khi họ đã đăng nhập, khách truy cập chỉ có thể truy cập Drive, Docs, Sheets, Slides và Sites..
  • Có giới hạn về số lượng khách truy cập mà bạn có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục trong một khoảng thời gian cụ thể. Nếu người dùng đạt đến giới hạn chia sẻ khách truy cập, họ sẽ nhận được thông báo có thông tin chi tiết về thời điểm họ có thể bắt đầu chia sẻ lại với khách truy cập.
  • Quản trị viên có thể nâng cấp phiên khách truy cập của người dùng lên tài khoản Google Workspace bằng cách tạo tài khoản Google Workspace có cùng địa chỉ email với phiên khách truy cập. Nâng cấp lên tài khoản Google Workspace giữ lại lịch sử cộng tác của phiên khách truy cập, bao gồm các nhận xét và chỉnh sửa tài liệu.
  • Để nâng cấp từ phiên khách truy cập lên Tài khoản Google có cùng địa chỉ email, trước tiên khách truy cập cần xóa phiên khách truy cập của họ và sau đó tạo Tài khoản Google.
  • Khi chia sẻ một thư mục trong bộ nhớ dùng chung với tài khoản khách truy cập, quyền cao nhất mà người dùng có thể được cấp là quyền truy cập của cộng tác viên. Họ không thể truy cập thư mục gốc của Shared Drive.
  • Không thể thêm khách truy cập vào một nhóm trong Google Groups hoặc chỉnh sửa trong Sites. 
  • Một số tổ chức không cho phép chia sẻ bằng tài khoản Google cá nhân, ngay cả khi đã bật tính năng chia sẻ của khách truy cập. Bạn sẽ nhận được thông báo lỗi khi cố gắng chia sẻ với các tài khoản Google cá nhân này. Kiểm tra với tổ chức của bạn xem có được phép chia sẻ với các tài khoản Google cá nhân hay không.

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Truy cập các Group của GCS để cùng giao lưu và thảo luận về công nghệ/chuyển đổi số và Google Workspace tại:
👉🏻 Hỗ trợ Google Workspace Tiếng Việt: https://www.facebook.com/groups/googleworkspacevn/
👉🏻 Góc Công Nghệ – Cộng đồng chia sẻ kiến thức hỗ trợ cho doanh nghiệp ✅https://www.facebook.com/groups/goccongnghe
👉🏻 Cộng đồng doanh nghiệp chuyển đổi số thành công: https://www.facebook.com/groups/dxbiz

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top