Google Workspace Admin là gì? Những cấp độ admin trong tổ chức

Cùng GCS tìm hiểu Google Workspace Admin là gì và các quyền admin trong bài viết dưới đây!

Thông thường, những dịch vụ đám mây đề cần ưu tiên tính bảo mật cao, Google Workspace cũng vậy. Khi sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp sẽ được cung cấp ít nhất một tài khoản Admin để quản lý được người dùng trong tổ chức. Vì thế, Google Workspace của bạn sẽ có một nhóm Super Admin và Admin.

Google Workspace Admin là gì?

Google Workspace Admin là tài khoản người dùng có quyền truy cập vào Google Workspace Admin Console và Admin API giúp quản trị doanh nghiệp tốt nhất. Với từng loại vai trò khác nhau của Admin sẽ có mức độ truy cập và quyền hạn khác nhau.

google workspace admin là gì

Google Workspace Super Admin là gì?

Google Workspace Super Admin (quản trị viên cấp cao) được coi là người dùng có vai trò quan trị cao nhất trong hệ thống tài khoản Google Workspace trong doanh nghiệp. Sở hữu tài khoản này, bạn sẽ như trở thành “nhà lãnh đạo” của các tài khoản quản trị viên khác.

Tài khoản Google Workspace Super Admin sẽ có quyền truy cập được vào mọi cài đặt của Google Workspace Admin Console. Ngoài ra, người dùng cũng có thể quản lý được toàn bộ dịch vụ của tổ chức.

Khi sử dụng Google Workspace Admin Console, người dùng sẽ được hưởng những đặc quyền sau:

  • Thiết lập hoặc chỉ định vai trò quản trị viên dưới quyền
  • Đặt lại mật khẩu cho tài khoản quản trị viên
  • Cài đặt các thanh toán cho tài khoản
  • Thực hiện quản lý giấy phép của tất cả các tài khoản
  • Khôi phục người dùng đã bị xóa
  • Chỉnh sửa các cài đặt của quản trị viên
  • Tùy chỉnh bật/tắt chia sẻ địa chỉ liên hệ

Super Google Workspace Admin đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý tổ chức. Super Admin không chỉ giúp quản lý được các tài khoản admin dưới quyền mà còn kiểm soát được các nguồn thông tin mật, dữ liệu riêng tư nhạy cảm, cài đặt bảo vệ cho tài khoản và các dịch vụ Google Workspace khác trong tổ chức.

Đặc biệt, Google Workspace Admin console sẽ giúp bạn bảo mật dữ liệu và tạo ra các chính sách bảo mật cho công ty. Vì thế, quyền hạn sẽ thường được trao cho người quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp hoặc trưởng bộ phận IT.

google workspace super admin

Số lượng Google Workspace Admin phù hợp cho một tổ chức

Tối thiểu có ít nhất một tài khoản Google Workspace Super Admin. Tuy nhiên, GCS khuyên bạn nên thiết lập hai tài khoản. Trong trường hợp, một trong hai người bận hoặc nghỉ phép thì người còn lại vẫn có thể kiểm soát được mọi hoạt động của doanh nghiệp trên Google Workspace. 

Tuy nhiên, bạn cũng không nên có quá nhiều tài khoản Super Admin vì nó liên quan trực tiếp tới dữ liệu doanh nghiệp nên chỉ nên chỉ định cho người nào thực sự quan trọng và nắm quyền hạn cao trong tổ chức.

Một số vai trò khác của Google Workspace Admin

group team

Ngoài Super Admin, Google Workspace còn phân quyền thêm các vai trò Admin khác. Trong đó, Quản trị viên nhóm Group admin và Quản trị viên quản lý người dùng User Management Admin là hai vai trò quản trị quan trọng nhất.

Bên cạnh Super Admin, Google Workspace còn phân quyền thêm một số vai trò admin khác để tiện vận hành và quản lý. Trong đó, hai vai trò admin quan trọng nhất là Group Admin – quản trị viên nhóm và User Management Admin – quản trị viên quản lý người dùng.

User Management Admin để quản trị viên quản lý người dùng

User Management Admin (quản trị viên quản lý người dùng) là quản trị viên có quyền hạn kiểm soát tất cả những hành động của các tài khoản người dùng dưới quyền mà không phải admin như: Thiết lập mật khẩu, quản trị tài khoản người dùng,…

User Management Admin không có quyền xóa quản trị viên, tạo vai trò quản trị viên khác hoặc đặt lại mật khẩu cho quản trị viên khác. Trong 3 loại admin, chỉ duy nhất tài khoản Google Workspace Super Admin mới có quyền làm vậy. Google Workspace User Management Admin thường sẽ được giao cho người quản lý bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp.

Group Admin giúp cộng tác tốt hơn

Google Workspace Groups Admin giúp hỗ trợ tăng cường khả năng cộng tác và giao tiếp trong tổ chức. Loại tài khoản này được sử dụng để tạo ra các danh sách gửi email, cộng tác hộp thư đến và kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu và các dịch vụ Google Workspace.

Admin Groups cũng có thể tham gia vào Google Workspace Admin Console để tiến hành các nhiệm vụ liên quan đến nhóm như: Thêm hoặc xóa Nhóm Google, quản lý thành viên và truy cập cài đặt nhóm. Admin cần lưu ý thêm đúng người vào trong mỗi nhóm cụ thể và áp dụng từng đặc thù phù hợp cho các nhóm được an toàn và dữ liệu được bảo mật hơn.

Ngoài các vai trò admin này, Google Workspace còn có các vai trò khác tùy vào nhu cầu của tổ chức như Services Admin, Mobile,…

Hiểu về ai là quản trị viên của bạn tại doanh nghiệp

Trên thực tế bạn có thể hiểu rằng người mà đã cung cấp tài khoản email của bạn trong doanh nghiệp ví dụ như HR, Manager, IT,… sẽ là quản trị viên của bạn. Khi đó, tài khoản của bạn sẽ chịu sự quản lý của những Google Workspace Super Admin này.

Đặc biệt, Google sẽ không thể can thiệp nếu như là trường hợp khẩn cấp. Đây được coi là hệ thống phân tầng quản trị được bảo mật tuyệt đối khi các doanh nghiệp sử dụng Google Workspace bản quyền.

Trên đây là tổng quan Google Workspace Admin là gì và những cấp độ của trong tổ chức của GCS. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi tới số Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top