Google Workspace Admin là gì? Những cấp độ admin trong tổ chức

Thông thường, những dịch vụ đám mây đề cần ưu tiên tính bảo mật cao, Google Workspace cũng vậy. Khi sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp sẽ được cung cấp ít nhất một tài khoản Admin để quản lý được người dùng trong tổ chức. Vì thế, Google Workspace của bạn sẽ có một nhóm Super Admin và Admin.

Google Workspace Admin là gì?

Google Workspace Admin là tài khoản người dùng có quyền truy cập vào Google Workspace Admin Console và Admin API giúp quản trị doanh nghiệp tốt nhất. Với từng loại vai trò khác nhau của Admin sẽ có mức độ truy cập và quyền hạn khác nhau.

Google Workspace Super Admin là gì?

Google Workspace Super Admin (quản trị viên cấp cao) được coi là người dùng có vai trò quan trị cao nhất trong hệ thống tài khoản Google Workspace trong doanh nghiệp. Sở hữu tài khoản này, bạn sẽ như trở thành “nhà lãnh đạo” của các tài khoản quản trị viên khác.

Tài khoản Google Workspace Super Admin sẽ có quyền truy cập được vào mọi cài đặt của Google Workspace Admin Console. Ngoài ra, người dùng cũng có thể quản lý được toàn bộ dịch vụ của tổ chức.

Khi sử dụng Google Workspace Admin Console, người dùng sẽ được hưởng những đặc quyền sau:

• Thiết lập hoặc chỉ định vai trò quản trị viên dưới quyền
• Đặt lại mật khẩu cho tài khoản quản trị viên
• Cài đặt các thanh toán cho tài khoản
• Thực hiện quản lý giấy phép của tất cả các tài khoản
• Khôi phục người dùng đã bị xóa
• Chỉnh sửa các cài đặt của quản trị viên
• Tùy chỉnh bật/tắt chia sẻ địa chỉ liên hệ

Super Google Workspace Admin đóng vai trò rất quan trọng trong quản lý tổ chức. Super Admin không chỉ giúp quản lý được các tài khoản admin dưới quyền mà còn kiểm soát được các nguồn thông tin mật, dữ liệu riêng tư nhạy cảm, cài đặt bảo vệ cho tài khoản và các dịch vụ Google Workspace khác trong tổ chức.

Đặc biệt, Google Workspace Admin console sẽ giúp bạn bảo mật dữ liệu và tạo ra các chính sách bảo mật cho công ty. Vì thế, quyền hạn sẽ thường được trao cho người quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp hoặc trưởng bộ phận IT.

Số lượng Google Workspace Admin phù hợp cho một tổ chức

Tối thiểu có ít nhất một tài khoản Google Workspace Super Admin. Tuy nhiên, GCS khuyên bạn nên thiết lập hai tài khoản. Trong trường hợp, một trong hai người bận hoặc nghỉ phép thì người còn lại vẫn có thể kiểm soát được mọi hoạt động của doanh nghiệp trên Google Workspace. 

Tuy nhiên, bạn cũng không nên có quá nhiều tài khoản Super Admin vì nó liên quan trực tiếp tới dữ liệu doanh nghiệp nên chỉ nên chỉ định cho người nào thực sự quan trọng và nắm quyền hạn cao trong tổ chức.

Một số vai trò khác của Google Workspace Admin

Ngoài Super Admin, Google Workspace còn phân quyền thêm các vai trò Admin khác. Trong đó, Quản trị viên nhóm Group admin và Quản trị viên quản lý người dùng User Management Admin là hai vai trò quản trị quan trọng nhất.

Bên cạnh Super Admin, Google Workspace còn phân quyền thêm một số vai trò admin khác để tiện vận hành và quản lý. Trong đó, hai vai trò admin quan trọng nhất là Group Admin – quản trị viên nhóm và User Management Admin – quản trị viên quản lý người dùng.

User Management Admin để quản trị viên quản lý người dùng

User Management Admin (quản trị viên quản lý người dùng) là quản trị viên có quyền hạn kiểm soát tất cả những hành động của các tài khoản người dùng dưới quyền mà không phải admin như: Thiết lập mật khẩu, quản trị tài khoản người dùng,…

User Management Admin không có quyền xóa quản trị viên, tạo vai trò quản trị viên khác hoặc đặt lại mật khẩu cho quản trị viên khác. Trong 3 loại admin, chỉ duy nhất tài khoản Google Workspace Super Admin mới có quyền làm vậy. Google Workspace User Management Admin thường sẽ được giao cho người quản lý bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp.

Group Admin giúp cộng tác tốt hơn

Google Workspace Groups Admin giúp hỗ trợ tăng cường khả năng cộng tác và giao tiếp trong tổ chức. Loại tài khoản này được sử dụng để tạo ra các danh sách gửi email, cộng tác hộp thư đến và kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu và các dịch vụ Google Workspace.

Admin Groups cũng có thể tham gia vào Google Workspace Admin Console để tiến hành các nhiệm vụ liên quan đến nhóm như: Thêm hoặc xóa Nhóm Google, quản lý thành viên và truy cập cài đặt nhóm. Admin cần lưu ý thêm đúng người vào trong mỗi nhóm cụ thể và áp dụng từng đặc thù phù hợp cho các nhóm được an toàn và dữ liệu được bảo mật hơn.

Ngoài các vai trò admin này, Google Workspace còn có các vai trò khác tùy vào nhu cầu của tổ chức như Services Admin, Mobile,…

Hiểu về ai là quản trị viên của bạn tại doanh nghiệp

Trên thực tế bạn có thể hiểu rằng người mà đã cung cấp tài khoản email của bạn trong doanh nghiệp ví dụ như HR, Manager, IT,… sẽ là quản trị viên của bạn. Khi đó, tài khoản của bạn sẽ chịu sự quản lý của những Google Workspace Super Admin này.

Đặc biệt, Google sẽ không thể can thiệp nếu như là trường hợp khẩn cấp. Đây được coi là hệ thống phân tầng quản trị được bảo mật tuyệt đối khi các doanh nghiệp sử dụng Google Workspace bản quyền.

Trên đây là tổng quan Google Workspace Admin là gì và những cấp độ của trong tổ chức của GCS. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi tới số Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.