Google Work Insights – Vô vàn lợi ích tuyệt vời cho quản trị doanh nghiệp

Google Work Insights là một công cụ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn cách nhân viên của họ sử dụng các công cụ năng suất Google Workspace từ đó người sử dụng có thể nhanh chóng truy cập và đánh giá được ảnh hưởng của Google Workspace lên doanh nghiệp của mình.

Tìm hiểu về Google Work Insights

Work Insights là gì?

Quản trị Work Insights hiện có sẵn trong phiên bản Google Workspace Enterprise.  Work Insights là một công cụ được xây dựng đặc biệt để giúp các doanh nghiệp đo lường và hiểu tác động của chuyển đổi kỹ thuật số trong tổ chức của họ do Google Workspace thúc đẩy.

Google Work Insights full logo

Dữ liệu được tổng hợp ở cấp độ nhóm (trong đó một nhóm cần có từ 10 người trở lên). Work Insights cho biết số người trong nhóm đó đã hoạt động trên Google Workspace trong 7 ngày hoặc 30 ngày qua. Nó chia nhỏ thêm thông tin đó để cho bạn biết có bao nhiêu người đang sử dụng Gmail, Drive, Sheets, Docs, Calendar và Slides đồng thời bạn có thể xem cách phân tích theo cấp bộ phận.

Lợi ích của Google Work Insights

Work Insights cho phép hiển thị tối ưu hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của tổ chức bạn và giúp cải thiện khả năng cộng tác, thúc đẩy tăng trưởng và hơn thế nữa. Với Work Insight, người lãnh đạo doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về tinh thần đội nhóm và cải thiện văn hóa doanh nghiệp của mình.

Bằng việc truy cập vào bảng thông tin Work Insight, bạn có thể nắm bắt các thông số cụ thể trong bản thông tin cho thấy tỉ lệ sử dụng Google Workspace trong công ty thay đổi nhanh chóng như thế nào, các nhóm đang cộng tác như thế nào, họ có đang sử dụng Google Workspace như mong đợi không, và liệu bạn có cần thêm các buổi đào tạo để giúp người dùng bắt kịp tiến độ với sự thay đổi, luồng công việc mới hay không.

 

Thông số Google Work Insights
Thông số Google Work Insights

Hơn thế, Work Insights bao gồm các tính năng giúp giảm thiểu các lo ngại về quyền riêng tư. Chúng bao gồm quyền hạn chế truy cập dữ liệu, tổng hợp dữ liệu hoạt động, yêu cầu quy mô nhóm tối thiểu và giữ các mục công việc của người dùng ở chế độ riêng tư. Không có hoạt động Google Workspace nào của người dùng cá nhân được hiển thị tách biệt với những người dùng khác.

Google Work Insights hoạt động như thế nào?

Đối tượng sử dụng Google Work Insights

Quản lý nhóm, quản lý nhân sự: Chỉ số về tỷ lệ cộng tác và tình trạng hoạt động thực tế giúp quản lý dễ dàng nhận rã những vấn đề đang hiện có của nhân sự trong doanh nghiệp, thông qua đó họ có thể đánh giá nhân viên của mình và xác định người nào cần thăng chức hoặc người nào sẽ cho thôi việc. Các biện pháp kiểm soát cũng có thể được thực hiện trên các địa điểm mà nhân viên dành nhiều thời gian hơn có thể không liên quan đến công việc.

Giám đốc điều hành: Thông số về tỷ lệ ứng dụng giúp các giám đốc điều theo dõi sự cộng tác bằng cách ghi lại các tương tác với cái nhìn tổng quan về việc sử dụng ứng dụng, theo dõi cuộc họp và chia sẻ tệp.

Đội an ninh: Work Insights giúp nhân viên an ninh có thể phát giác ra các hoạt động đáng ngờ trên thiết bị của nhân viên hoặc việc rò rỉ thông tin nội bộ ra bên ngoài từ đó nhanh chóng khoanh vùng các mối đe dọa an ninh trong doanh nghiệp.

Cách thức sử dụng Google Work Insights

  • Quản trị viên: Truy cập trang tổng quan Work Insights tại đây. Hay truy cập đến đội ngũ tư vấn viên của GCS.vn để tìm hiểu thêm về Google Workspace và Google Work Insights.
  • Người dùng cuối: Không có tác động đến người dùng cuối.

Báo cáo Work Insights dành cho Google Chat và Google Meet

Trong những năm qua, nhiều tổ chức đã được hưởng lợi từ việc sử dụng Work Insights, một công cụ cung cấp thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu về việc áp dụng Google Workspace, các mô hình làm việc và cộng tác giữa các nhóm. Với việc nâng cấp từ Hangouts lên Google Chat gần đây dành cho khách hàng, Google Workspace đã tiến hành giới thiệu sản phẩm Work Insights dành cho Meet and Chat.

Giờ đây, quản trị viên có thể tiếp tục sử dụng các biểu đồ và chỉ số dễ đọc tương tự mà bạn đã quen với Chat và Meet một cách thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Google work insights overall

Vô vàn lợi ích quản trị tuyệt vời cùng Work Insights. Còn chần chờ gì nữa mà không nhấc máy và gọi ngay tới hotline của GCS 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn về các tiện ích của Work Insights cùng gói dịch vụ Google Workspace phù hợp cho doanh nghiệp, vừa được miễn phí gói dịch vụ chữ ký email chuyên nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top