Google Voice: Điểm nổi bật và Cách thiết lập nhanh chóng

Bạn có thể quen thuộc với Google Voice nếu sử dụng các sản phẩm của Google như Gmail và Docs nhưng có thể bạn không biết nó là gì. Với Google Voice, một dịch vụ miễn phí, bạn có thể nhận được số điện thoại dựa trên đám mây mà bạn có thể sử dụng từ mọi nơi. Các cuộc gọi điện thoại, thư thoại và tích hợp thiết bị di động miễn phí đều được bao gồm trong gói. Sau đây là phần giới thiệu về Google Voice và cách sử dụng nó. Hãy cùng GCS Vietnam tìm hiểu nhé!

Giới thiệu chung về Google Voice

Về bản chất, Google Voice là dịch vụ điện thoại chạy trên đám mây và tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ di động, cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn liên lạc. Khi được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 2009, các cuộc gọi được định tuyến qua nhiều kênh bằng công nghệ VoIP (âm thanh được truyền qua giao thức internet).

Nó bị giới hạn trong việc sử dụng internet, trái ngược với các dịch vụ di động khác. Để sử dụng Google Voice, về cơ bản bạn cần ba thứ: loa, micrô và kết nối Internet ổn định. Với Google Voice, bạn có thể sử dụng máy tính, iPad hoặc điện thoại để thực hiện và nhận cuộc gọi từ mọi nơi vào bất kỳ lúc nào—tức là miễn là bạn có kết nối Internet.

Những tính năng nổi bật của Google Voice

Mỗi dịch vụ sẽ có những đặc điểm riêng. Những điểm nổi bật của Google Voice có thể kể đến bao gồm:

1. Tìm số điện thoại

Google Voice cho phép người dùng tạo danh sách các số dịch vụ; người dùng sẽ sử dụng dịch vụ bằng cách chọn một số từ danh sách. Sau đó, dịch vụ sẽ xử lý đầy đủ việc xác minh của bạn. Một trong những điều tốt nhất về chức năng này là Google Voice giữ số điện thoại cá nhân của người dùng hoàn toàn riêng tư vì nó không đồng bộ hóa với số của dịch vụ.

Khách hàng có thể đồng bộ số điện thoại cá nhân và số điện thoại Google Voice với một khoản phí nếu không muốn sử dụng số hiện tại của dịch vụ.

2. Bảo mật

Google Voice không chỉ giúp cuộc sống của người tiêu dùng dễ dàng hơn mà còn tăng cường bảo mật tài khoản bằng cách xác nhận trong quá trình hoàn tất. Sau khi người dùng chọn xong số điện thoại Google Voice, quy trình này được thực hiện. Yêu cầu thiết lập được nhà cung cấp gửi và người tiêu dùng xác nhận số điện thoại họ muốn sử dụng để nhận và trả lời cuộc gọi.

3. Ghi âm cuộc gọi thoại của Google

Là một tính năng hữu ích cho những ai muốn lưu trữ hoặc phát lại các cuộc gọi quan trọng hoặc các cuộc gọi có nhiều thông tin tích hợp. Đây là một trong những tính năng mà Google đang nỗ lực phát triển cho Google Voice

Chỉ cần vài bước đơn giản để sử dụng tính năng này: người dùng chỉ cần nhấn vào số 4 trong khi gọi và sau đó chọn nút tròn đỏ trên màn hình để ghi âm. Người dùng đăng nhập vào tài khoản Google Voice và chọn mục “Recorded” để nghe lại cuộc gọi sau khi cuộc gọi kết thúc.

4. Thông báo thư thoại bằng SMS hoặc email

Để tránh bỏ lỡ một cuộc gọi quan trọng, Google Voice cung cấp công cụ thông báo thư thoại qua email hoặc SMS trong trường hợp người dùng bận công việc và không thể trả lời cuộc gọi.

Khi ai đó cố gắng gọi cho bạn nhưng bạn không thể nhận cuộc gọi ngay lập tức vì lý do cá nhân, tính năng thông báo sẽ được sử dụng. Kết quả là người kia sẽ sử dụng tính năng này để nhắc họ gọi lại sau đó. Bạn sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi đó hoặc quên bất kỳ thông tin quan trọng nào vì thư thoại từ cá nhân đó sẽ được gửi tới email hoặc SMS sau khi bị lỡ.

5. Gọi nhóm

Nếu bạn muốn nói chuyện với nhiều hơn hai người cùng một lúc, bạn sẽ sử dụng cuộc gọi hội nghị. Hiện tại, Google Voice có thể được sử dụng làm tính năng gọi nhóm, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận ngắn gọn giữa người dùng và giúp mọi người dễ dàng làm việc và trò chuyện cùng nhau.

Người dùng có thể truy cập chức năng này trên máy tính để bàn, máy tính xách tay, iPad và điện thoại di động.

6. Chặn cuộc gọi

Bằng cách sử dụng tính năng này, người dùng có thể tránh xa các cuộc gọi có nội dung họ không muốn nghe hoặc bị gắn nhãn là thư rác.

Người dùng có khả năng chặn bất kỳ ai họ chọn khi sử dụng công cụ này. Vì vậy tính năng này giúp ngăn chặn sự gián đoạn và giảm bớt sự khó chịu.

7. Tính năng mẹo trả lời thông tin bằng công nghệ AI

Với phiên bản mới nhất, các câu trả lời sẽ được AI gợi ý và hiển thị theo ngữ cảnh của cuộc trò chuyện. Cho dù bàn phím của người dùng đang mở hay đóng, các đề xuất phản hồi sẽ luôn hiển thị phía trên hộp văn bản trong cuộc hội thoại.

Trong đoạn hội thoại sẽ có ba phương án trả lời với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu. Một đề xuất sẽ tự động được gửi đến người nhận khi bạn nhấn vào nó. Đương nhiên, Google Chat không phải là ứng dụng Google đầu tiên có khả năng phản hồi thông minh. Các ứng dụng trước đây đã kích hoạt khả năng này bao gồm Gmail, Tin nhắn, Trò chuyện, v.v.

Để giúp bạn có thêm thông tin 

Google Voice cũng cung cấp rất nhiều dịch vụ tuyệt vời không kém khác. Đó là:

• Chuyển hướng cuộc gọi
• Quyết định số điện thoại bạn muốn đổ chuông bất cứ khi nào ai đó gọi.
• Gọi quốc tế với chi phí thấp
• Chuyển đổi thiết bị nghe gọi trong khi gọi

Lợi ích của Google Voice đối với các doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang làm nhiều việc trong Google Workspace thì Google Voice là một tiện ích bổ sung tuyệt vời giúp đơn giản hóa cách bạn quản lý nhiều số điện thoại. Mọi người có thể dễ dàng quản lý điện thoại, cuộc gọi cá nhân và cuộc gọi công việc bằng phương pháp này. Các tổ chức lớn, chủ doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng Google Voice vì những lợi ích cụ thể sau:

Gọi và nhận cuộc gọi từ Gmail

Vấn đề mà thường gặp phải là mỗi khi bạn thực hiện cuộc gọi, một số điện thoại ngẫu nhiên sẽ được cấp cho bạn mà người nhận sẽ không biết – và hầu hết mọi người sẽ dễ bỏ qua các cuộc gọi từ những số mà họ không nhận ra. Vấn đề đó được giải quyết ngay lập tức bằng Google Voice. Tất cả các cuộc gọi đi Gmail của bạn sẽ bắt nguồn từ số Google Voice mà bạn đã chọn. Bằng cách này, người gọi sẽ có thể biết khi nào bạn gọi và có nhiều khả năng sẽ trả lời hơn.

Bạn có thể gọi điện thoại miễn phí tới Hoa Kỳ và Canada trực tiếp từ hộp thư đến của mình nếu bạn có tài khoản Gmail, thậm chí là tài khoản miễn phí.

Nhắn tin miễn phí và không giới hạn

Dịch vụ Google Voice bao gồm nhắn tin miễn phí. Nếu bạn giống như hầu hết mọi người và thích sự nhanh chóng và dễ dàng khi gửi tin nhắn văn bản thì đó là một lợi ích tuyệt vời.

Bạn có thể nhắn tin bằng dịch vụ từ điện thoại của mình bằng ứng dụng Google Voice. Điều này có thể hỗ trợ bạn tách riêng các văn bản cá nhân và văn bản công việc được gửi qua Google Voice. Ngoài ra, bạn có thể nhắn tin từ bất kỳ thiết bị và nền tảng nào nếu cần. Để nhận và gửi tin nhắn trong trình duyệt Chrome của bạn, hãy cài đặt tiện ích mở rộng Google Voice hoặc truy cập Google Voice thông qua trình duyệt web của bạn.

Điều này mang lại thêm một lợi ích cho việc đồng bộ hóa nhất quán giữa tất cả các nền tảng. Tất cả tin nhắn của bạn không chỉ được lưu cho đến nay bất kể bạn xem chúng ở đâu mà còn không bị mất chúng trong trường hợp bạn cần thay thế điện thoại hoặc đặt lại điện thoại của mình. Nếu bạn cần bất kỳ thông tin nào, bạn luôn có thể duyệt qua kho lưu trữ trực tuyến các văn bản của mình.

Tất cả các cuộc gọi của bạn có thể được chuyển đến một số duy nhất

Bạn có thể định tuyến cuộc gọi đến các đường dây khác bằng số Google Voice của mình. Khi đến lúc phải nâng cấp điện thoại của bạn hoặc thay đổi nhà cung cấp, điều này rất hữu ích. Để sử dụng Google Voice, tất cả những gì bạn cần làm là lấy số điện thoại mới và chuyển tiếp số đó đến số điện thoại cũ của bạn.

Để tránh phải cung cấp số Google Voice của bạn cho mọi người, Google cũng cung cấp tính năng cho bạn chuyển số điện thoại hiện tại của mình sang Google Voice. Mặc dù chức năng này có tính phí bổ sung nhưng bạn có thể thấy nó đáng giá, đặc biệt nếu việc duy trì các số liên lạc khác nhau cho công việc và sử dụng cá nhân là điều quan trọng đối với bạn.

Nhận dạng giọng nói chuyển thành văn bản bằng AI

Google Voice không chỉ cung cấp thư thoại mà còn tiến thêm một bước nữa bằng cách chuyển thư thoại của bạn thành văn bản bằng thuật toán nhận dạng giọng nói

Đây là một tính năng tuyệt vời dành cho những người không thích nghe thư thoại hoặc dành cho những người cần quyết định xem thư thoại có đủ khẩn cấp để rời cuộc họp hay không. Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần kiểm tra thư thoại của mình để tìm thông tin quan trọng giống như kiểm tra email nếu bạn nhận được rất nhiều thông tin trong số đó.

Có thể thiết lập các quy tắc chuyển tiếp cuộc gọi

Bạn có thể chuyển tiếp tất cả số điện thoại và cuộc gọi của mình đến một số Google Voice bằng dịch vụ này. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả. Để kiểm soát cuộc gọi nào sẽ diễn ra ở đâu và khi nào, bạn có thể xây dựng các quy tắc cuộc gọi cụ thể.

Hãy lấy một ví dụ khi bạn dành cả ngày để chơi gôn và không muốn bị làm phiền. Trong những giờ bạn sẽ chơi gôn, bạn có thể lập trình các quy tắc để chuyển hướng tất cả các cuộc gọi từ điện thoại di động đến hệ thống điện thoại văn phòng của bạn.

Nếu bạn cần đảm bảo nhận được cuộc gọi, bạn cũng có thể sử dụng điện thoại để đặt thứ tự quan trọng. Nghĩa là nếu ai đó gọi đến số Google Voice của bạn, số đó sẽ đổ chuông đầu tiên ở nhà bạn, sau đó là văn phòng của bạn nếu bạn không trả lời ở đó và cuối cùng là đến điện thoại di động của bạn nếu bạn vẫn không trả lời điện thoại. Ngoài ra, bạn có thể gọi nhiều số cùng một lúc, đây là một tính năng tuyệt vời dành cho các nhà thầu hoặc chủ sở hữu công ty nhỏ.

Ghi âm cuộc gọi

Với Google Voice, việc ghi âm cuộc gọi rất đơn giản và có thể bắt đầu cũng như dừng chỉ bằng một lần nhấn nút. Các bản ghi âm có sẵn trực tuyến bất cứ lúc nào. Khi tiến hành các cuộc họp và phỏng vấn qua điện thoại quan trọng, công cụ này rất tuyệt vời. Chúng có thể được lưu trữ và truy xuất khi cần thiết. Người dùng đăng nhập vào tài khoản Google Voice và chọn mục “Recorded” để nghe lại cuộc gọi sau khi cuộc gọi kết thúc.

Khi ghi chú kỹ lưỡng trong cuộc gọi, bản ghi âm có thể khá hữu ích. Bạn có thể tập trung vào chính cuộc gọi và nghe bản ghi âm một cách thuận tiện, giúp bạn tránh khỏi việc phải ghi chú trong suốt cuộc gọi.

Dễ dàng thay đổi điện thoại

Tính năng này đặc biệt ở chỗ nó cho phép bạn đổi điện thoại giữa cuộc gọi. Các điện thoại khác mà bạn đã liên kết với tài khoản Google Voice của mình sẽ đổ chuông khi bạn nhấn phím dấu sao và bạn có thể trả lời bất kỳ điện thoại nào trong số đó.

Với khả năng cao là người ở đầu bên kia của điện thoại sẽ không nhận ra bất cứ điều gì đã thay đổi, bạn thực tế có thể tiếp tục từ nơi bạn đã dừng lại. Mặc dù bạn có thể không sử dụng nó thường xuyên nhưng đây là một công cụ tuyệt vời cần có khi bạn có cuộc gọi ở cơ quan hoặc ở nhà và phải rời đi. Điều này cũng hữu ích nếu bạn muốn chuyển sang tiện ích ưa thích của mình khi đến cuộc họp ngay cả khi bạn đang chậm tiến độ một chút.

Cách thiết lập Google Voice

1. Cách thiết lập Google Voice trên website

Bước 1: Truy cập trang web Google Voice

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Google Workspace

Bước 3: Sau khi đọc Tuyên bố về quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ, hãy nhấp vào Tiếp tục.

Bước 4: Bạn có thể sử dụng mã vùng hoặc tìm kiếm thành phố để tìm các số có sẵn. Hãy thử mã vùng hoặc thành phố lân cận nếu khu vực của bạn không thể truy cập được số điện thoại.

Bước 5: Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận số điện thoại hiện tại của mình. Nhấp vào “Xác minh”, nhập số bạn muốn Google chuyển tiếp cuộc gọi đến và sau đó nhấp vào “Gửi mã”.

Bước 6: Sau khi bạn nhận được tin nhắn hoặc cuộc gọi của Google, hãy nhập tin nhắn hoặc cuộc gọi đó vào trang web và nhấp vào “Xác minh“.

Bước 7: Nhấp vào “Xác nhận” để xác minh rằng đây là số bạn muốn chuyển hướng cuộc gọi đến. Sau này, bạn có thể thêm nhiều số hơn.

Bước 8: Sau khi bạn nhấp vào “Hoàn tất” hai lần, quá trình thiết lập sẽ hoàn tất.

Bước 9: Để thêm các số bổ sung, hãy tìm phần “Số được liên kết” trong tùy chọn của bạn và chọn “Số mới được liên kết“.

Bước 10: Bạn có thể nhập lại số điện thoại và Google sẽ gửi SMS hoặc gọi cho bạn mã xác minh mà bạn có thể nhập vào trang web.

Bước 11: Quay lại trang cài đặt và tìm tùy chọn “Cuộc gọi” ở bên trái màn hình (như trong hình dưới) để xem tất cả các số của bạn. Mỗi số bạn nhập cần phải được đánh dấu.

2. Cách thiết lập Google Voice trên điện thoại

Bước 1: Tải Google Voice

Người dùng Google Play dành cho thiết bị Android và iTunes dành cho người dùng iPhone có thể truy cập Google Voice. Trước tiên, bạn phải chọn tài khoản Google Voice nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mình để nhận được số Google Voice. Có những tài khoản Google Voice khác nhau bao gồm:

• Google Voice Number: Những người có số Google Voice sẽ có thể nhận cuộc gọi từ nhiều loại điện thoại khác nhau. Người dùng có thể thiết lập tài khoản của mình để tất cả các điện thoại hoặc điện thoại cố định đã chọn sẽ đổ chuông khi số Google Voice được gọi.
• Google Voice Lite: Những người có số Google Voice có thể nhận được cuộc gọi từ nhiều loại điện thoại. Người dùng có tùy chọn định cấu hình tài khoản của mình để khi quay số Google Voice, tất cả điện thoại hoặc số điện thoại cố định cụ thể sẽ đổ chuông.
• Số chuyển tiếp: Người dùng có thể chuyển đổi số điện thoại di động sang Google Voice bằng cách sử dụng số chuyển tiếp. Điều này có nghĩa là khách hàng không cần có số điện thoại mới để sử dụng tất cả các tính năng và tùy chỉnh các lựa chọn số Google Voice. Số chuyển tiếp sẽ bị tính phí.

Bước 2: Đăng ký Google Voice trên ứng dụng cũng tương tự như đăng ký trên website

– Chọn tài khoản Google của bạn → Đi tới trang đăng ký Google Voice

– Khi thiết lập Google Voice, bạn sẽ được yêu cầu chọn sử dụng số hiện có của mình hay lấy số mới.

– Để truy cập cài đặt Google Voice và truy xuất tin nhắn từ điện thoại của bạn, bạn cần phải chọn mã PIN. Sau đó, bạn sẽ được nhắc cung cấp số chuyển tiếp. Khi ai đó liên hệ với số Google Voice của bạn, nếu bạn có số chuyển tiếp, điện thoại của bạn sẽ đổ chuông.

– Cuối cùng, bạn phải xác thực điện thoại của mình. Khi Google Voice gọi tới số chuyển tiếp của bạn, nó sẽ cung cấp cho bạn một mã để nhập để bạn có thể xác nhận rằng số bạn đã cung cấp là chính xác.

Bước 3: Đăng nhập Google Voice

Sau khi quá trình đăng ký ứng dụng Google Voice hoàn tất, hãy đăng nhập bằng tài khoản Google Voice doanh nghiệp và đồng ý với các điều khoản dịch vụ, thiết lập số điện thoại quốc gia mà bạn muốn.

Bảng giá Google Voice

Nếu bạn cần thực hiện cuộc gọi quốc tế hay trong nội địa, bạn cũng sẽ cần phải nạp tiền vào tài khoản của mình. Nhìn chung, chi phí rất nhỏ – chỉ hai hoặc ba xu cho mỗi phút. Bạn có thể kiểm tra chi phí cho quốc gia đó bằng cách nhập quốc gia bạn muốn liên hệ. Google Voice cho phép bạn linh hoạt hơn đáp ứng toàn bộ những đòi hỏi từ đa quốc gia. Khám phá ngay bảng giá Google Voice như sau:

Lời kết

Hy vọng những chia sẻ vừa rồi của GCS Technology Limited Company Vietnam đã giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về các lợi ích, cách sử dụng Google Voice. Nếu doanh nghiệp của bạn đang mong muốn tư vấn thêm về tính năng và các gói dịch vụ của Google Voice, hãy liên hệ ngay GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 để hỗ trợ và nhận những thông tin hữu ích nhé.