So sánh Google Docs và Microsoft Word Online chi tiết 2024

Google Docs là đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ với Microsoft Word, đặc biệt khi kết hợp với đăng ký Office 365. Tuy nhiên, Microsoft đã cung cấp phiên bản trực tuyến dành cho Windows và Mac, trong khi Google Docs vốn đã là trình chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Vì vậy, Google Docs và Microsoft Word Online giờ đã có nhiều điểm để chúng ta cân nhắc và so sánh sự khác biệt. Hãy cùng GCS tìm hiểu trong bài viết này.

Giới thiệu chung về Google Docs và Microsoft Word Online

1. Google Docs

Là một phần của bộ sản phẩm trực tuyến miễn phí, Google Docs là một trình xử lý văn bản trực tuyến và có cho phép chế độ ngoại tuyến được giới thiệu lần đầu vào năm 2006. Nó cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu. Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Sites và Google Keep là những ứng dụng khác được đưa vào nền tảng năng suất dựa trên đám mây.

Người dùng Google Docs có thể nhập, tạo, chỉnh sửa và cập nhật tài liệu trực tuyến ở nhiều định dạng tệp và phông chữ khác nhau, tất cả đều có thể truy cập được từ bất kỳ máy tính nào có trình duyệt web và kết nối internet.

Ngoài ra, người dùng có thể tạo tài liệu mới để làm việc từ thiết bị di động của họ và xem các tài liệu hiện có từ các thiết bị chạy iOS, Android hoặc trên các trình duyệt máy tính.

Lợi ích của Google Docs

• Hoạt động tốt với Microsoft Word trên máy tính

Tiện ích mở rộng hữu ích này của Google giúp việc mở và chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word ngay trong Google Docs trở nên đơn giản. Ngoài ra, bạn có thể tải xuống tài liệu Google của mình dưới dạng tài liệu Word (.docx) và ngược lại mà không gặp phải nguy cơ bị thay đổi loại tệp.

• Sử dụng tiện ích bổ sung của Google để mở rộng chức năng

Thông qua Cửa hàng Google Workspace trực tuyến, giờ đây bạn có thể tải xuống các tiện ích mở rộng của Google Chrome để mang lại chức năng bổ sung cho Google Docs. Điều này sẽ cho phép bạn tùy chỉnh trải nghiệm người dùng và cung cấp cho tài liệu của bạn nhiều tính năng và tiện ích hơn. Bằng cách cải thiện trải nghiệm người dùng của bạn, những công cụ viết bài này có thể tăng cường quy trình biên tập và tăng năng suất theo đúng cách bạn cần. 

• Dễ dàng cộng tác với nhau

Các nhóm có thể dễ dàng đọc và cập nhật cùng một tài liệu cùng lúc bằng Google Docs. Ngoài ra, Google Docs cũng tích hợp các ứng dụng cộng tác khác như Google Meet, Google Sheets,.. Tất cả đều giúp cho người dùng có được trải nghiệm tốt nhất.

• Sử dụng bất kỳ thiết bị nào để truy cập vào công việc của bạn

Vì Google Docs lưu trữ tất cả công việc của bạn trên đám mây nên bạn không phải lo lắng về việc sẽ không truy cập được ở thiết bị khác. Bạn có thể xem tài liệu của mình bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ thiết bị nào bằng cách đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.

• Tự động lưu

Tất cả các thay đổi sẽ được tự động đồng bộ hóa trên các thiết bị và được lưu khi bạn viết, do đó bạn không phải lo lắng về việc các tập tin sẽ biến mất nữa. Bạn cũng có thể xem “revision history” (Lịch sử chỉnh sửa) để xem những thay đổi trong quá khứ đối với tài liệu của mình và những thay đổi đó được thực hiện bởi ai.

2. Microsoft Word Online

Phiên bản web của Word Online, có trong Office 365, được gọi là Office Word Online. Microsoft Word có sẵn trực tuyến miễn phí thông qua trình duyệt. Để truy cập trang web Microsoft 365, tất cả những gì bạn cần là tài khoản Microsoft. 

Toàn bộ thư viện tài liệu của bạn sẽ được lưu giữ trên Microsoft OneDrive. Với tài khoản OneDrive, bạn có thể truy cập và sửa đổi tài liệu của mình một cách thuận tiện trên mọi thiết bị, từ mọi vị trí. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ bài viết của mình cho bạn bè và đồng nghiệp.

Một số chức năng cơ bản của phiên bản Microsoft Word dành cho máy tính để bàn cũng có sẵn trong phiên bản web. Tuy nhiên, nó có mọi chức năng bạn cần để đáp ứng nhu cầu của bạn.

Lợi ích của Microsoft Word online

• Luôn có thể truy cập ở mọi lúc, mọi nơi

Khả năng truy cập của phiên bản trực tuyến Microsoft Word Online là một trong những lợi ích chính của nó. Cái thời phải cài đặt phần mềm trên máy tính để mở tài liệu Word đã qua lâu rồi. Tất cả những gì bạn cần cho phiên bản trực tuyến là trình duyệt web và kết nối internet. 

• Cộng tác trong thời gian thực

Khả năng của phiên bản trực tuyến Microsoft Word Online cung cấp khả năng cộng tác theo thời gian thực là một tính năng đáng chú ý khác. Với phiên bản trực tuyến, nhiều người dùng có thể làm việc trên một tài liệu cùng một lúc. Những thay đổi do một người thực hiện sẽ được hiển thị ngay lập tức cho những người khác trong thời gian thực. 

• Tương tác mượt với các ứng dụng Office 365 khác

Phiên bản trực tuyến của MS Word Online kết hợp dễ dàng với các sản phẩm Office 365 khác để cung cấp gói công việc thống nhất và mạnh mẽ. Word, Excel, PowerPoint và các chương trình khác đều có thể được sử dụng dễ dàng nhờ khả năng kết nối này. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng nhập dữ liệu từ bảng tính Excel vào tài liệu Word hoặc sử dụng nội dung tài liệu Word của mình để tạo bản trình bày PowerPoint bắt mắt.

• Tự động cập nhật các tính năng và bảo mật mới

Bạn không gặp rắc rối khi cập nhật MS Word Online theo cách thủ công khi sử dụng phiên bản trực tuyến. Bạn luôn có quyền truy cập vào các tính năng và bảo mật mới nhất vì Microsoft xử lý tất cả các bản nâng cấp ở chế độ nền. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn sử dụng phiên bản mới nhất của chương trình và không cần phải mất nhiều thời gian cập nhật.

Tính năng của Google Docs và Microsoft Word Online

Trước khi đi vào phần so sánh chi tiết, chúng ta sẽ sẽ đến với các tính năng Google Docs và Microsoft Word Online như sau:

1. Tính năng của Google Docs

Google Docs cung cấp đa dạng tính năng cho người dùng, đặc biệt là cho các cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức hoặc trường học, gồm có các tính năng phổ biến sau:

• Cộng tác trong thời gian thực: truy cập và chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc. Những thay đổi do một người dùng thực hiện sẽ được hiển thị ngay lập tức cho những người khác và lịch sử sửa đổi cũng được duy trì để người dùng có thể biết ai đã thực hiện những thay đổi nào và khi nào. 
  Ngoài ra, tính năng cộng tác của Google Docs không cần phải mua tài khoản Microsoft mới được sử dụng, mà bạn có thể sử dụng email miễn phí để cộng tác. Nhưng các cá nhân trong doanh nghiệp nên sử dụng email doanh nghiệp để có thể bảo mật dữ liệu tốt hơn.

• Nhận xét: thêm nhận xét vào tài liệu, có thể được sử dụng để đặt câu hỏi, cung cấp phản hồi hoặc thảo luận về các thay đổi. Nhận xét có thể được giải quyết hoặc trả lời bởi người dùng khác.
• Chế độ đề xuất: thực hiện các thay đổi đối với tài liệu ở chế độ “gợi ý”, cho phép chủ sở hữu tài liệu xem xét và chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trước khi người dùng lưu bản tài liệu.
• Cấp độ quyền: đưa ra các cấp độ quyền khác nhau, chẳng hạn như “có thể chỉnh sửa” hoặc “có thể xem” để kiểm soát ai có thể thực hiện thay đổi đối với tài liệu.
• Thông báo qua email: được thông báo qua email khi có thay đổi đối với tài liệu hoặc khi thêm nhận xét.
• Trò chuyện: trò chuyện với nhau trong tài liệu, cho phép liên lạc theo thời gian thực trong khi làm việc trên tài liệu. Google Docs cộng tác với Google Meet khi thực hiện tính năng này.
  Ngoài ra còn có các tính năng nâng cao khác mà chúng ta có thể tìm hiểu ở phần so sánh Google Docs và Microsoft Word Online.

2. Tính năng của Microsoft Word Online

Đối với những người dùng quen Google Docs thì có thể chưa biết đến các tính năng của Microsoft Word Online. Sau đây GCS sẽ đưa ra một số tính năng quan trọng cần thiết của Microsoft Word Online.

• Chế độ trợ năng: Bằng cách chọn nút Chế độ trợ năng, tài liệu của bạn sẽ được chuyển đổi sang định dạng PDF để bạn xem những người khác không có đặc quyền chỉnh sửa sẽ nhìn thấy tài liệu của bạn như thế nào. Ở chế độ này, bạn sẽ có thêm một số tùy chọn tương tự khi đọc PDF trong các chương trình Adobe Reader như đếm trang, công cụ Rotate Clockwise, công cụ Tải xuống và công cụ In ở góc trên bên phải khi di chuột qua tài liệu.
• Chia sẻ tài liệu: Bằng cách chia sẻ tài liệu của bạn cho các thành viên trong nhóm, bạn có thể tạo điều kiện hợp tác bằng cách cấp cho họ quyền truy cập đầy đủ như chỉnh sửa, nhận xét hoặc hạn chế. Chọn chế độ “Share” từ menu trên cùng bên phải nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu của mình với tài khoản Office 365 khác. 
• Tính năng soạn thảo thông minh: Copilot của Word Online sẽ viết, chỉnh sửa, tóm tắt, đưa ra lời khuyên và sáng tạo, cộng tác các ý tưởng với bạn. Để tạo ra bản nháp đầu tiên, Copilot sẽ thu thập thông tin của tổ chức, thêm nội dung vào các tài liệu đã có sẵn, tóm tắt ngôn ngữ và làm lại các phần hoặc thậm chí toàn bộ bài viết để chúng ngắn gọn hơn
• Kiểm tra chính tả, ngữ pháp: Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, viết hoa và chấm câu trong tất cả tài liệu Word của bạn bằng Microsoft Editor.
• Truy cập tài liệu ở bất cứ đâu: Lưu tài liệu của bạn vào OneDrive và truy cập chúng từ mọi thiết bị. Nhanh chóng chia sẻ những gì bạn đang làm với bất kỳ ai để cộng tác và cùng nhau chỉnh sửa tài liệu một cách liền mạch trong thời gian thực.

So sánh Google Docs và Microsoft Word Online

1. Google Docs và Microsoft Word Online: Sẵn sàng đa nền tảng

Mọi nền tảng máy tính để bàn đều hỗ trợ Google Docs và Microsoft Word Online, cả hai đều là ứng dụng dựa trên web.

Vì vậy, bạn có thể truy cập được ở bất cứ đâu và thiết bị nào, dễ dàng trong việc hợp tác và làm việc với nhau.

2. Google Docs và Microsoft Word Online: Giao diện người dùng

Google vừa cung cấp cho Google Docs bản nâng cấp Material You trực tuyến. Nó có vẻ hiện đại và ngang bằng với các thiết bị hiện đại. Google đã bổ sung thêm một số màu tối hơn cho những thứ như thanh công cụ và nhận xét để làm cho chúng nổi bật so với trang trắng của tài liệu. Nút “Chia sẻ” cũng được bo tròn hơn.

Tuy nhiên, ngược lại, Microsoft Word có vẻ lỗi thời và chúng tôi dự đoán sẽ có những tiến bộ đáng kể về giao diện người dùng từ gã khổng lồ phần mềm trong tương lai gần.

Nói về sự khác biệt, chúng tôi thích rằng Google Docs có giao diện màu trắng/xám đơn giản hơn và hình tượng biểu tượng vượt trội hơn so với chủ đề Xanh lam của Microsoft Word.

3. Google Docs và Microsoft Word Online: Các tiện ích bổ sung

Editor là một tiện ích bổ sung hữu ích dành cho Microsoft Word, hỗ trợ việc soạn thảo và tối ưu hóa văn bản của bạn để tuân thủ các nguyên tắc SEO. Về bản chất, nó là phiên bản nâng cao của trình kiểm tra ngữ pháp tích hợp trong Word.

Word Editor đưa ra các đề xuất chỉnh sửa, cải tiến, thông tin chi tiết và điểm nội dung, giống như Grammarly. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng tính năng Tạo văn bản để tạo bản tóm tắt của tài liệu và sử dụng tab Similarity để xác định bất kỳ trường hợp văn bản được sao chép nào.

Ở trong Google Docs hiện nay chưa có tính năng kiểm tra tất cả các đề xuất ngữ pháp hay trùng lặp trong cùng văn bản. Nếu có thì sẽ những đề xuất sửa lỗi chính tả khi nhập văn bản.

Hơn nữa, các tiện ích bổ sung có thể được cài đặt thông qua một cửa hàng chuyên biệt do Google Docs và Microsoft Word cung cấp trực tuyến. Ở trong các cửa hàng trực tuyến đó sẽ hỗ trợ tất cả các ứng dụng phổ biến để cải thiện khả năng viết của người dùng.

4. Google Docs và Microsoft Word Online: Hiệu suất

Để nói về hiệu suất, chúng ta có thể thấy rõ sự khác biệt rõ ràng giữa Google Docs và MS Word Online. Google Docs mang lại trải nghiệm viết, mở tài liệu và chỉnh sửa từ ngữ một cách nhanh chóng, kết hợp với các công cụ tăng hiệu suất đã được Google tích hợp. Ngoài ra, đối với phiên bản Google Workspace doanh nghiệp, người dùng còn có thể tích hợp Duet AI giúp soạn thảo văn bản một cách thông minh theo đúng ý của bạn, cũng như cộng thêm các tính năng độc đáo.

Ngược lại, Microsoft Word Online có vẻ chậm hơn và đôi khi mất nhiều thời gian hơn để mở một tài liệu lớn trong khi sử dụng cùng một kết nối Internet.

5. Google Docs và Microsoft Word Online: Tương thích và định dạng tập tin

Google Docs hỗ trợ các tài liệu ở định dạng OpenDocument tiêu chuẩn, định dạng văn bản đa dạng thức, HTML nén và Microsoft Word.

Ngoài các tùy chọn được đề cập ở trên, cả hai đều hỗ trợ các tùy chọn xuất tiêu chuẩn, như văn bản, PDF, EPUB, Webp và tệp .doc. Tuy nhiên, người ta có thể trực tiếp tải lên và xuất bản tài liệu lên nền tảng WordPress bằng cách sử dụng mẫu Bài đăng trên Blog trong Microsoft Word. Nó cũng cho phép bạn chuyển đổi một tài liệu thành một trang web dễ sử dụng.

6. Google Docs và Microsoft Word Online: Các tùy chọn chia sẻ và lưu tập tin

Có bốn phương pháp có sẵn trong Word Online để chia sẻ tài liệu. Người ta có thể:

• Sử dụng liên kết để cấp quyền truy cập cho người dùng bên ngoài cũng như những người dùng khác nhấp vào liên kết đó.
• Hạn chế quyền truy cập đối với tất cả nhân viên làm việc cho công ty của bạn.
• Sao chép một URL mà chỉ những người đã được ủy quyền mới có thể truy cập được.
• Nhập tên người dùng hoặc địa chỉ email để chỉ cấp quyền truy cập cho một số cá nhân nhất định qua email.

Bạn có thể điều chỉnh quyền cho cả xem và chỉnh sửa trong từng trường hợp. Liên kết được chia sẻ cũng có thể được đặt ngày hết hạn và có thể ngăn chặn việc tải xuống tài liệu.

Có năm tùy chọn có sẵn trong Google Docs để chia sẻ tài liệu. Người dùng có thể:

• Đăng tài liệu trực tuyến và bật Google Search để tìm thấy nó.
• Cung cấp liên kết cho phép người dùng, kể cả những người ngoài mạng, xem nội dung.
• Cung cấp cho các cá nhân được liên kết với tổ chức của bạn khả năng tìm kiếm tài liệu.
• Cấp quyền truy cập cho tất cả người dùng đã theo liên kết và được liên kết với công ty của bạn.
• Nhập tên người dùng hoặc địa chỉ email của những cá nhân mà bạn muốn hạn chế quyền truy cập chỉ một lần qua email.

Docs bao gồm một cấp độ quyền bổ sung cho phép chỉ nhận xét, ngoài quyền truy cập đọc và chỉnh sửa. Bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn cho các liên kết được chia sẻ tại đây và ngăn người khác tải xuống tài liệu. Ngoài ra, bạn có thể quyết định xem người dùng có quyền chỉnh sửa có thể cho phép người dùng khác truy cập vào tài khoản của họ hay không.

Tính năng phát hành và chia sẻ của các công cụ trực tuyến rất quan trọng đối với cả bảo mật thông tin và làm việc nhóm. So với Word Online, Google Docs cho phép bạn kiểm soát cụ thể hơn các quyền đối với tài liệu.

7. Google Docs và Microsoft Word Online: Các tính năng nâng cao khác

Khi nói đến chức năng, Google Docs và Microsoft Word khá giống nhau. Cả hai đều bao gồm tất cả các tính năng chỉnh sửa trình xử lý văn bản điển hình mà bạn mong đợi. Vậy thì điều gì làm cho chúng khác biệt? Sau đây chúng ta sẽ đi vào chi tiết so sánh các tính năng của Google Docs và Microsoft Word Online.

Quản lý dự án

Google có một tính năng thông minh đó là trình đơn @ để thêm mục, bao gồm Smart chips, Building blocks, Files… nhằm hỗ trợ quản lý dự án, công việc hay gửi email nháp một cách nhanh chóng. Mặc dù Microsoft đang nghiên cứu tính năng tương tự với Microsoft Loop nhưng vẫn chưa hoàn tất.

Templates

Cả hai ứng dụng Google Docs và Word online có sẵn rất nhiều templates mẫu để bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tùy vào mục đích công việc của mình. 

Nhờ vào những template có sẵn, người dùng có thể lựa chọn thỏa thích và chỉ cần điền vào những ý có sẵn để tạo nên bản tài liệu, sau đó bạn chỉ cần chia sẻ cho những người cần biết nữa là xong.

Hợp tác và luôn sẵn sàng truy cập

Google Docs tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác và chia sẻ của người dùng. Bạn có thể đồng thời chỉnh sửa tệp, thêm nhận xét và chia sẻ tài liệu bằng một số tùy chọn chia sẻ. Việc triển khai các ứng dụng cộng tác là một trong những yếu tố góp phần vào sự phát triển bùng nổ về mức độ phổ biến của bộ năng suất của Google trong lĩnh vực kết nối nhân viên doanh nghiệp

Đối với Microsoft Word Online, người dùng cũng có thể cộng tác theo thời gian thực nhưng sẽ không được thuận tiện và có trải nghiệm như Google Docs. Bên cạnh đó, điểm khác biệt là Google Docs cũng tích hợp các ứng dụng cộng tác khác như Google Sheets, Slides, Meet..

Chức năng AI

Microsoft đã thông báo tích hợp ChatGPT vào Word, Outlook và các ứng dụng Office khác. Công ty đã triển khai công cụ Designer tuyệt vời của PowerPoint vào Microsoft Word Online. Sau khi bạn soạn thảo tài liệu của mình, hãy nhấp vào menu Công cụ thiết kế (Designer tool) ở trên cùng và kiểm tra các mẫu đã sẵn sàng sử dụng cho tài liệu của bạn.

Tuy nhiên, Google đã trở lại với các phiên bản tích hợp Duet AI phát triển các tính năng vượt trội trên mọi nền tảng. Duet AI hỗ trợ cho người dùng các chức năng như Soạn thảo văn bản, viết email, trực quan hóa hình ảnh background hoặc hình ảnh trong Slides, và những tính năng ưu việt khác trong các ứng dụng Google Workspace. Đặc biệt, trong Google Docs, Duet AI được sử dụng mạnh mẽ giúp người dùng không còn nỗi lo về việc bí ý tưởng hay viết bài, phân tích dữ liệu.

Nên lựa chọn Google Docs hay Microsoft Word online?

Xét trên mọi khía cạnh, cả hai sản phẩm đều có chức năng khá tương đương nhau; sự khác biệt chính là các tùy chọn định dạng hình ảnh và khả năng nhận xét mở rộng hơn cũng như thanh công cụ chỉnh sửa nhanh dành riêng cho Word Online. Tuy nhiên, khi kiểm tra kỹ hơn, Google Docs có ưu thế hơn một chút.

Ứng dụng Word được cài đặt cục bộ có một số chức năng bị thiếu hoặc bị hạn chế không có trong phiên bản trực tuyến, chẳng hạn như chế độ sửa và lịch sử phiên bản. Người dùng sẽ cảm thấy điều này không nhất quán và Word Online sẽ hoạt động kém hiệu quả hơn cho việc cộng tác trực tuyến. Hơn nữa, ở những phiên bản Word biệt lập không tương thích với nhau có thể phát sinh vấn đề; trong các ứng dụng trực tuyến thuần túy như Google Docs, người dùng liên tục làm việc với phiên bản mới nhất. 

Vì vậy, nếu như doanh nghiệp mong muốn có khả năng cộng tác từ xa hiệu quả và tăng năng suất một cách tốt nhất thì Google Docs là một lựa chọn hợp lý. Còn chỉ cần cộng tác trực tuyến ở mức vừa phải và không cần quá nhiều tính năng để làm việc thì doanh nghiệp có thể chọn Microsoft Word Online.

Lời kết

Mong rằng bài viết trên đây đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan cũng như chi tiết về Google Docs và Microsoft Word Online về tất cả các yếu tố, tính năng cụ thể. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến bài viết và cần sự tư vấn về dịch vụ Google Workspace, các bạn có thể nhắn tin trực tiếp qua Livechat của GCS Vietnam để biết thêm thông tin.