Google Cloud Search là gì? Lợi ích, Cách sử dụng hiệu quả 2024

Tìm kiếm kiến thức cần thiết để thực hiện công việc mỗi ngày là một trong nhiều khía cạnh ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên, cả tích cực lẫn tiêu cực. Để giúp cho các công việc hàng ngày trở nên dễ dàng hơn, người dùng có thể tìm kiếm nhanh chóng và đơn giản thông qua các ứng dụng Google Workspace và tài liệu liên quan bằng Google Cloud Search, một công cụ tìm kiếm dành cho doanh nghiệp. Hãy cùng GCS Vietnam tìm hiểu Google Cloud Search trong bài viết này nhé!

Google Cloud Search là gì?

Google Cloud Search là một công cụ hữu ích hỗ trợ tìm kiếm toàn bộ các dữ liệu được lưu trữ trên Cloud bằng từ khóa của Google Workspace trong doanh nghiệp. Là một phần trong bộ sản phẩm tăng năng suất của Google Workspace, Google Cloud Search hiện có sẵn cho các phiên bản từ Business Standard, Business Plus và Enterprise trở lên. Tuy nhiên, khách hàng chỉ có thể tìm kiếm loại dữ liệu của bên thứ nhất – tức là dữ liệu của chính bạn trong Google Workspace bằng phiên bản Business Standard và Business Plus.

Ngoài ra, tính năng này có thể dễ dàng triển khai mà không cần thiết lập vì Google Cloud Search là một phần của hệ sinh thái Google Workspace. Người dùng có thể bắt đầu sử dụng công cụ tìm kiếm cho quy trình công việc của riêng họ ngay khi Cloud Search được bật cho công ty của bạn.

Dưới đây là một số dịch vụ của Google Workspace được hỗ trợ trên Google Cloud Search:

• Drive (gồm có Docs, Slides, Sheets, Forms)
• Gmail
• Google Meet
• Google Keep
• Google Groups
• Google Sites
• Google Calendar
• Google Maps
• Google Identity

Cách sử dụng Google Cloud Search hiệu quả 2024

Google Cloud Search là công cụ tìm kiếm do Google cung cấp để hỗ trợ khách hàng tìm kiếm dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau trong công ty, chẳng hạn như lịch, danh bạ, email, tệp, v.v. Sau đây là hai cách sử dụng Google Cloud Search bạn cần biết:

Cách sử dụng Google Cloud Search trên Google Workspace

Để sử dụng Google Cloud Search trên Google Workplace, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập tài khoản Google Workspace của bạn bằng cách đăng nhập email có tên miền doanh nghiệp đang sử dụng từ phiên bản Business Standard trở đi.

Bước 2: Tại giao diện của Chrome nhấn mở “Google Apps”, sau đó chạm vào logo “Google Cloud Search” để sử dụng. Hoặc Truy cập vào đường dẫn https://cloudsearch.google.com/cloudsearch.

Bước 3: Tại giao diện của Cloud Search có thanh tìm kiếm, bạn có thể nhập 1 từ khóa bất kỳ về dữ liệu cần tìm kiếm (Ví dụ như email). Nhấn Enter để hiển thị các tìm kiếm liên quan.

Bước 4: Trong giao diện sẽ hiển thị toàn bộ kết quả thuộc các tác vụ gồm All | Mail | Drive | Sites | Groups | People | More ( Calendar). Ngoài ra người dùng có thể tùy chọn các bộ lọc như hình ảnh bên dưới để lọc các kết quả được chính xác hơn nhé.

Trên đây là cách sử dụng Cloud Searching khá hiệu quả và đơn giản giúp bạn tối ưu quá trình tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng. Ngoài ra, bạn có thể xem thêm nội dung bên dưới về hướng dẫn sử dụng Cloud Search trực tiếp trên Drive.

Cách sử dụng Google Cloud Search trên Drive

Đôi khi chúng ta thường được chia sẻ trên Shared Drive với các kho lưu trữ ảnh, dữ liệu, tài liệu,… nhưng chưa biết cách tìm kiếm nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản cách tìm kiếm bằng Cloud Search trên Drive như sau:

Bước 1: Tại giao diện Drive, bạn chọn vào thư mục Share Drive cần tìm kiếm. Nhấn chuột phải rồi chọn “Search within + tên file mong muốn” sẽ xuất hiện giao diện mới với bộ lọc tìm kiếm trong file shared drive cụ thể đó.

Bước 2: Tại giao diện có bộ lọc, bạn tiến hành gõ “từ khóa tên file” mà bạn mong muốn >> nhấn “Enter” để thực hiện tìm kiếm. Sau đó hệ thống Cloud Search tự động đưa ra các kết quả, từ đó mà bạn có thể lăn chuột và tìm kiếm file.

Vừa rồi bạn đã cùng GCS Vietnam điểm 2 cách sử dụng Cloud Search hiệu quả. Để tìm hiểu thêm về các lợi ích khi sử dụng Cloud Search trong Google Workspace hữu ích như nào thì hãy đọc hết bài viết dưới này ngay.

Lợi ích khi sử dụng Google Cloud Search

Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ trên Google Workspace, hỗ trợ các truy vấn ngôn ngữ phổ biến, bộ lọc tùy chỉnh cho nhiều tìm kiếm cá nhân hóa hơn và khả năng tìm kiếm chính xác hơn bằng cách sử dụng toán tử là một số lợi thế chính của Google Cloud Search.

Khả năng tìm kiếm vượt trội như Google Searching thứ 2

Công cụ tìm kiếm chính cho tất cả các dịch vụ và sản phẩm của Google Workspace chính là Google Cloud Search. Theo phương pháp này, việc tìm kiếm nội dung hoặc thông tin nhất định trong Google Workspace trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều. Có thể thực hiện tìm kiếm tài liệu tức thời, bao gồm đề cập, trả lời và nhận xét với nó. Ngoài ra, người dùng có thể nhanh chóng truy cập lịch biểu, dữ liệu người dùng, email cá nhân hoặc chuyên nghiệp bằng cách sử dụng Google Cloud Search.

Điều chỉnh tìm kiếm của bạn bằng cách sử dụng bộ lọc

Để tìm thông tin hoặc nội dung cụ thể đang được tìm kiếm nhanh hơn, các công cụ tìm kiếm cũng tìm kiếm các truy vấn tùy chỉnh. Bộ lọc có thể được sử dụng để điều chỉnh các truy vấn tìm kiếm. Với sự trợ giúp của tiêu chí tìm kiếm, người dùng có thể xác định thông tin được phát triển cho dịch vụ hoặc sản phẩm Google Workspace nào, đó thông tin đó được tạo ra khi nào, bởi ai và ở định dạng nào.

Hỗ trợ các câu hỏi sử dụng ngôn ngữ hàng ngày

Google Cloud Search giúp mọi người tìm thấy tài liệu và thông tin một cách đơn giản và phổ biến. Do đó, người dùng có thể bao gồm bất kỳ từ nào trong truy vấn tìm kiếm của họ.

Cụm từ tìm kiếm được đề xuất

Bạn có thể tự động hóa việc hoàn thành các yêu cầu tìm kiếm của mình bằng Google Cloud Search, giúp bạn tránh khỏi những rắc rối khi nhập từng chữ cái hoặc từ. Điều này là do tính năng mà khi người dùng nhập truy vấn tìm kiếm, nó sẽ ngay lập tức đưa ra đề xuất. Tất cả những gì họ phải làm là nhấp vào mũi tên xuống để có được các tùy chọn truy vấn tìm kiếm được đề xuất.

Sử dụng toán tử tìm kiếm để có được nội dung chính xác

Sử dụng toán tử tìm kiếm – dấu chấm câu, từ hoặc kết hợp cả hai – là một kỹ thuật khác để điều chỉnh truy vấn tìm kiếm nhằm tăng khả năng nhận được kết quả có liên quan. Để hạn chế phạm vi, loại hoặc vùng dữ liệu hoặc nội dung sẽ được trả về, các truy vấn tìm kiếm được tùy chỉnh bằng kỹ thuật này.

Ví dụ: người dùng có thể trích dẫn một từ hoặc cụm từ (như “nghiên cứu sản phẩm”) để giới hạn tìm kiếm của công cụ chỉ tìm các phiên bản của từ hoặc cụm từ đó trong văn bản. Họ có thể sử dụng toán tử source: operator để tìm kiếm nội dung từ một sản phẩm Google Workspace cụ thể.

Vì vậy, nhập “nguồn đào tạo: mail” là một kỹ thuật tìm tài liệu đào tạo từ Gmail. Bằng cách sử dụng toán tử from: hoặc to: để xác định ai đã gửi hoặc nhận mục, họ cũng có thể lọc mục đó. Google Cloud Search có toán tử before: và after: trong trường hợp người dùng muốn tìm nội dung dựa trên một ngày cụ thể. Google Cloud Search truy xuất tất cả thông tin được tạo hoặc cập nhật trước hoặc sau một ngày được chỉ định bằng các thao tác này.

Xem tóm tắt và chi tiết cụ thể của kết quả tìm kiếm

Công cụ tìm kiếm hiển thị tổng quan về tất cả nội dung nó tìm thấy khi cung cấp kết quả tìm kiếm. Người dùng sẽ có thể xác định loại tài liệu, chẳng hạn như email, tài liệu PDF hoặc bản trình bày bằng cách nhìn vào biểu tượng. Nó cũng bao gồm tiêu đề nội dung và bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung bên dưới tiêu đề. Thông tin bổ sung bao gồm người tạo hoặc người gửi mục, ngày tạo, thay đổi hoặc đăng và cài đặt quyền riêng tư như ai có thể xem nội dung.

Tìm kiếm và kết nối với tất cả mọi người trong doanh nghiệp

Việc định vị địa chỉ liên hệ được thực hiện đơn giản bằng cách sử dụng Google Cloud Search. Để tìm chi tiết liên hệ cụ thể về một người, người dùng có thể nhập tên của cá nhân đó hoặc câu hỏi vào hộp tìm kiếm. Thậm chí còn có thể xác định được trưởng nhóm hoặc người giám sát mà cá nhân đó được phân công.

Điều tuyệt vời nhất là họ có thể liên hệ ngay với người đó ngay từ công cụ tìm kiếm. Thẻ hồ sơ của người đó có quyền truy cập vào tính năng này. Họ có thể nhấp vào biểu tượng ở đầu thẻ hồ sơ để gửi email hoặc bắt đầu phiên Chat với đồng nghiệp của mình.

Thẻ biên soạn nhiệm vụ chưa hoàn thành

Thẻ hỗ trợ là một tính năng của giải pháp tìm kiếm hỗ trợ khách hàng quản lý lịch của họ và theo dõi các tệp đã mở gần đây để duy trì kết nối, cập nhật và hiệu quả. Thẻ biên soạn được gắn trong Gmail để đánh dấu những công việc chưa hoàn thành. Người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy các tệp họ đã bắt đầu làm việc nhưng vẫn đang chờ xử lý bằng cách sử dụng loại thẻ này. Nói cách khác, nó giúp các cá nhân xác định vị trí các tập tin mà họ vô tình vứt đi, lấy lại và tiếp tục các tác vụ liên quan.

Với tính năng này, giải pháp sẽ tạo ra một số thẻ được nhìn thấy trên trang chủ của công cụ tìm kiếm. Họ cũng sẽ được thông báo khi đồng nghiệp của họ đóng góp ý kiến và tài liệu cho tập tin. Người dùng có thể nhận được thông tin cập nhật bất cứ lúc nào họ quay lại các tệp vẫn đang chờ họ chú ý vì thẻ sẽ tự động cập nhật nếu họ cần làm việc trên các tệp khác.

Sắp xếp lịch của bạn bằng thẻ họp

Thẻ cuộc họp là một loại thẻ hỗ trợ khác mà người dùng có thể thấy rất hữu ích. Cho dù cuộc họp được ấn định vào hôm nay hay vào lúc khác, thẻ cuộc họp đều cho phép người dùng sắp xếp lịch trình của họ một cách khoa học. Tương tự, trang chủ sắp xếp thiệp họp. Họ có thể truy cập bất kỳ tệp đính kèm nào được liên kết với các cuộc họp đã đặt trước, cũng như xem các khoảng thời gian hoặc cuộc hẹn có sẵn thông qua các thẻ này.

Hơn nữa, ngoài việc cấp cho họ quyền truy cập vào lịch họp, thẻ cuộc họp còn cho phép người dùng thực hiện một số tác vụ, bao gồm gửi email cho người tham gia, tham gia cuộc gọi điện video, tìm hiểu xem họ có thể tham dự cuộc họp hay không và thậm chí chỉnh sửa lịch biểu trực tiếp trên Google Calendar.

Lời kết

Hy vọng những chia sẻ vừa rồi của GCS Vietnam đã giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về các lợi ích, cách sử dụng Google Cloud Search. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn sử dụng các phiên bản Google Workspace để có thể áp dụng ngay Google Cloud Search vào công việc tổ chức hàng ngày, hãy liên hệ ngay qua Hotline: 024.9999.7777 để hỗ trợ và nhận những tài liệu và bảng giá Google Workspace tốt có hỗ trợ Cloud Search ngay.