Bật mí 04 bí mật gia tăng hiệu quả cho Google Calendar

Những thủ thuật này sẽ giúp bạn loại bỏ những phiền toái, gia tăng hiệu quả cho Google Calendar. Hãy tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Bất kể bạn đã sử dụng Google Calendar thành thạo như thế nào, bạn vẫn có thể có khả năng bỏ lỡ 4 tính năng giúp gia tăng hiệu quả Google Calendar này. Nhờ đó, bạn có thể tương tác tốt hơn với chương trình làm việc của mình.

Bí mật #1: Google Calendar không có kết nối Internet? Đừng lo!

Trong nhiều năm, Google Calendar đã gặp phải một hạn chế khá lớn là website không hoạt động ngoại tuyến. Thêm vào đó, Google cũng không hỗ trợ ứng dụng lịch trên máy tính. Vì thế, nếu không có kết nối Internet, bạn sẽ không thể truy cập được lịch máy tính. 

Hiểu được điều này, Google đã thêm hỗ trợ ngoại tuyến cho mọi trang web Google Calendar. Tính năng này áp dụng cho người dùng hiện đang sử dụng Google Workspace trả phí. Tuy nhiên, khi muốn sử dụng, bạn phải tìm và kích hoạt nó trong lần đầu sử dụng. Thao tác kích hoạt hoàn toàn đơn giản:

  • Nhấp vào biểu tượng cài đặt hình bánh răng ở góc bên phải màn hình website Google Calendar, trong menu chọn Setting (Cài đặt).
  • Trong menu phần cài đặt chính, chọn Offline (Ngoại tuyến).
  • Tích vào ô Turn on offline calendar (Bật lịch ngoại tuyến).

Vậy là hoàn tất tiến trình. Trang web Google Calendar sẽ tự động đồng bộ hóa dữ liệu của bạn. Tất cả những sự kiện 4 tuần gần nhất, kể cả những sự kiện trong tương lai sẽ hiện lên kể cả khi bạn không có kết nối Internet. 

chế độ ngoại tuyến

Bí mật #2: Link điều hướng sự kiện trong Google Meet

Cách đây không lâu, Google đã bắt đầu tự động thêm liên kết Google Meet vào mọi sự kiện mà bạn đã tạo. Nó cũng bao gồm liên kết đó với mọi lời mời tham gia sự kiện mà bạn gửi đi. Nếu bạn thực sự đang sử dụng Google Meet cho một sự kiện, đó có thể là một sự tiện lợi vô cùng.

Nhưng nếu không, nó sẽ gây ra khó hiểu cho người tham dự, đặc biệt nếu sự kiện của bạn sẽ diễn ra trên Zoom hoặc một nền tảng hội nghị truyền hình khác. Khi đó, người nhận sẽ hoang mang vì sẽ thấy hai liên kết khác nhau trong lời mời. Hoặc trong trường hợp xấu hơn, họ có thể chỉ nhìn thấy liên kết sai và tham gia không đúng chỗ.

Bạn có thể điều chỉnh lại và sắp xếp mặc định sao cho hợp lý hơn. Trong đó, liên kế Meet sẽ chỉ hiển thị khi bạn lựa chọn thêm vào sự kiện Google Calendar. Để thực hiện chuyển đổi đó:

  • Mở cài đặt trên Google Calendar.
  • Nhấp vào Event Setting (Cài đặt sự kiện) ở phía menu bên trái màn hình trong khu vực cài đặt chính.
  • Tìm dòng có nội dung Automatically add Google Meet video conferences to events I create (Tự động thêm hội nghị truyền hình Google Meet vào các sự kiện tôi tạo) và bỏ chọn hộp bên cạnh.       

Vậy đấy, thật tuyệt khi vừa giải quyết một vấn đề mà bạn thậm chí còn không nhận ra là có tồn tại.

điều hướng sự kiện google meet

Bí mật #3: Loại bỏ các ngày lễ không liên quan

Chắc hẳn nhiều người dùng sẽ cảm thấy phiền không hiểu tại sao lịch của họ ngày càng nhiều sự kiện không liên quan tới họ. Nguyên nhân là do Google đã mở rộng lịch ngày lễ mặc định trong Google Calendar bao gồm thêm hàng loạt các sự kiện bổ sung ngoài các ngày lễ cơ bản. 

Bổ sung này nhìn chung cũng hữu ích, tuy nhiên nó cập nhật quá nhiều sự kiện khiến bạn bị lẫn mất các sự kiện quan trọng của mình. Khi đó, tất cả những thứ bổ sung đó sẽ tạo ra rất nhiều thứ lộn xộn trong lịch trình Google Calendar của bạn. 

Đừng lo lắng, giải pháp nhanh chóng và đơn giản là tắt tất cả những ngày nghỉ mới được thêm đó. 

  • Mở phần cài đặt của Google Calendar.
  • Kéo xuống phần Settings for other calendars (Cài đặt cho lịch khác).
  • Trong Holiday calendar content (Nội dung lịch nghỉ lễ), chọn Public holiday only (Chỉ hiển thị ngày lễ).

Điều này sẽ giúp giới hạn danh sách ngày lễ của bạn chỉ hiển thị những ngày lễ cốt lõi của Việt Nam. Nếu bạn muốn tắt hoàn toàn các ngày lễ, bạn cũng có thể thực hiện bằng cách bỏ tích ô vuông Holiday in Viet Nam trong phần Other calendars (Lịch khác) ở phía bên trái giao diện Calendar.

hodiday calendar content

Bí mật #4: Sử dụng mã tạo hình ảnh sự kiện Google Calendar

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn đã bao giờ nhận thấy Google Calendar đôi khi hiển thị một số sự kiện nhất định ở định dạng lớn hơn, bắt mắt hơn với một hình ảnh đặc biệt đính kèm chưa? Đó là chế độ xem Lịch biểu của ứng dụng Lịch dành cho thiết bị di động và nó diễn ra tự động mà bạn không cần mất công tạo ra.

Những hình minh họa đó được kích hoạt bởi các mã trong tiêu đề sự kiện của bạn. Và một khi bạn biết những mã nào khiến hình minh họa xuất hiện, bạn có thể tác động vào hệ thống và làm cho bất kỳ sự kiện nào trong chương trình của bạn trở nên nổi bật với một hình minh họa cụ thể xung quanh nó.

Một số mã khá rõ ràng, chẳng hạn như từ “nha sĩ” trong tiêu đề của sự kiện khiến hình ảnh có bàn chải đánh răng bật lên, từ “cắt tóc” tạo ra hình ảnh với máy sấy và kéo. Nhưng những thuật ngữ khác có thể bạn sẽ không bao giờ nghĩ đến việc sử dụng trong chương trình làm việc của mình. Chẳng hạn:

  • Nếu bạn dán từ “ebook” vào cuối tiêu đề của một sự kiện, sự kiện sẽ hiển thị ở dạng phóng to với một cuốn sách, báo và cặp kính xung quanh nó.
  • Cụm từ “thời gian mã hóa” sẽ đưa máy tính, điện thoại và máy tính bảng vào cuộc hẹn liên quan.
  • Có “Lớp học tiếng Anh” ở bất kỳ đâu trong tiêu đề của sự kiện, bong bóng trò chuyện và tai nghe sẽ hiển thị vào mục.
  • Thuật ngữ “Kế hoạch ngày” sẽ đưa một chiếc đồng hồ và hình minh họa lịch trông bắt mắt vào bất kỳ sự kiện nào liên quan đến nó.

Hãy tùy chỉnh mã lịch và làm cho các sự kiện quan trọng của bạn trở nên nổi bật để thu hút sự chú ý hơn.

Trên đây là 4 tính năng ít người biết giúp gia tăng hiệu quả cho Google Calendar. Nếu bạn còn biết thêm tính năng hữu ích nào, hãy để lại bình luận phía dưới phần bình luận. GCS hiện đang là đối tác cấp cao hàng đầu của Google, chuyên cung cấp giải pháp Google Workspace cho doanh nghiệp chuyển đổi số. Hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số hotline 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn và nhận ưu đãi cho gói dịch vụ phù hợp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!