Bật mí 04 bí mật gia tăng hiệu quả cho Google Calendar

Bất kể bạn đã sử dụng Google Calendar thành thạo như thế nào, bạn vẫn có thể có khả năng bỏ lỡ 4 tính năng giúp gia tăng hiệu quả Google Calendar này. Nhờ đó, bạn có thể tương tác tốt hơn với chương trình làm việc của mình.

Bí mật #1: Google Calendar không có kết nối Internet? Đừng lo!

Trong nhiều năm, Google Calendar đã gặp phải một hạn chế khá lớn là website không hoạt động ngoại tuyến. Thêm vào đó, Google cũng không hỗ trợ ứng dụng lịch trên máy tính. Vì thế, nếu không có kết nối Internet, bạn sẽ không thể truy cập được lịch máy tính. 

Hiểu được điều này, Google đã thêm hỗ trợ ngoại tuyến cho mọi trang web Google Calendar. Tính năng này áp dụng cho người dùng hiện đang sử dụng Google Workspace trả phí. Tuy nhiên, khi muốn sử dụng, bạn phải tìm và kích hoạt nó trong lần đầu sử dụng. Thao tác kích hoạt hoàn toàn đơn giản:

• Nhấp vào biểu tượng cài đặt hình bánh răng ở góc bên phải màn hình website Google Calendar, trong menu chọn Setting (Cài đặt).
• Trong menu phần cài đặt chính, chọn Offline (Ngoại tuyến).
• Tích vào ô Turn on offline calendar (Bật lịch ngoại tuyến).

Vậy là hoàn tất tiến trình. Trang web Google Calendar sẽ tự động đồng bộ hóa dữ liệu của bạn. Tất cả những sự kiện 4 tuần gần nhất, kể cả những sự kiện trong tương lai sẽ hiện lên kể cả khi bạn không có kết nối Internet. 

Bí mật #2: Link điều hướng sự kiện trong Google Meet

Cách đây không lâu, Google đã bắt đầu tự động thêm liên kết Google Meet vào mọi sự kiện mà bạn đã tạo. Nó cũng bao gồm liên kết đó với mọi lời mời tham gia sự kiện mà bạn gửi đi. Nếu bạn thực sự đang sử dụng Google Meet cho một sự kiện, đó có thể là một sự tiện lợi vô cùng.

Nhưng nếu không, nó sẽ gây ra khó hiểu cho người tham dự, đặc biệt nếu sự kiện của bạn sẽ diễn ra trên Zoom hoặc một nền tảng hội nghị truyền hình khác. Khi đó, người nhận sẽ hoang mang vì sẽ thấy hai liên kết khác nhau trong lời mời. Hoặc trong trường hợp xấu hơn, họ có thể chỉ nhìn thấy liên kết sai và tham gia không đúng chỗ.

Bạn có thể điều chỉnh lại và sắp xếp mặc định sao cho hợp lý hơn. Trong đó, liên kế Meet sẽ chỉ hiển thị khi bạn lựa chọn thêm vào sự kiện Google Calendar. Để thực hiện chuyển đổi đó:

• Mở cài đặt trên Google Calendar.
• Nhấp vào Event Setting (Cài đặt sự kiện) ở phía menu bên trái màn hình trong khu vực cài đặt chính.
• Tìm dòng có nội dung Automatically add Google Meet video conferences to events I create (Tự động thêm hội nghị truyền hình Google Meet vào các sự kiện tôi tạo) và bỏ chọn hộp bên cạnh.       

Vậy đấy, thật tuyệt khi vừa giải quyết một vấn đề mà bạn thậm chí còn không nhận ra là có tồn tại.

Bí mật #3: Loại bỏ các ngày lễ không liên quan

Chắc hẳn nhiều người dùng sẽ cảm thấy phiền không hiểu tại sao lịch của họ ngày càng nhiều sự kiện không liên quan tới họ. Nguyên nhân là do Google đã mở rộng lịch ngày lễ mặc định trong Google Calendar bao gồm thêm hàng loạt các sự kiện bổ sung ngoài các ngày lễ cơ bản. 

Bổ sung này nhìn chung cũng hữu ích, tuy nhiên nó cập nhật quá nhiều sự kiện khiến bạn bị lẫn mất các sự kiện quan trọng của mình. Khi đó, tất cả những thứ bổ sung đó sẽ tạo ra rất nhiều thứ lộn xộn trong lịch trình Google Calendar của bạn. 

Đừng lo lắng, giải pháp nhanh chóng và đơn giản là tắt tất cả những ngày nghỉ mới được thêm đó. 

• Mở phần cài đặt của Google Calendar.
• Kéo xuống phần Settings for other calendars (Cài đặt cho lịch khác).
• Trong Holiday calendar content (Nội dung lịch nghỉ lễ), chọn Public holiday only (Chỉ hiển thị ngày lễ).

Điều này sẽ giúp giới hạn danh sách ngày lễ của bạn chỉ hiển thị những ngày lễ cốt lõi của Việt Nam. Nếu bạn muốn tắt hoàn toàn các ngày lễ, bạn cũng có thể thực hiện bằng cách bỏ tích ô vuông Holiday in Viet Nam trong phần Other calendars (Lịch khác) ở phía bên trái giao diện Calendar.

Bí mật #4: Sử dụng mã tạo hình ảnh sự kiện Google Calendar

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn đã bao giờ nhận thấy Google Calendar đôi khi hiển thị một số sự kiện nhất định ở định dạng lớn hơn, bắt mắt hơn với một hình ảnh đặc biệt đính kèm chưa? Đó là chế độ xem Lịch biểu của ứng dụng Lịch dành cho thiết bị di động và nó diễn ra tự động mà bạn không cần mất công tạo ra.

Những hình minh họa đó được kích hoạt bởi các mã trong tiêu đề sự kiện của bạn. Và một khi bạn biết những mã nào khiến hình minh họa xuất hiện, bạn có thể tác động vào hệ thống và làm cho bất kỳ sự kiện nào trong chương trình của bạn trở nên nổi bật với một hình minh họa cụ thể xung quanh nó.

Một số mã khá rõ ràng, chẳng hạn như từ “nha sĩ” trong tiêu đề của sự kiện khiến hình ảnh có bàn chải đánh răng bật lên, từ “cắt tóc” tạo ra hình ảnh với máy sấy và kéo. Nhưng những thuật ngữ khác có thể bạn sẽ không bao giờ nghĩ đến việc sử dụng trong chương trình làm việc của mình. Chẳng hạn:

• Nếu bạn dán từ “ebook” vào cuối tiêu đề của một sự kiện, sự kiện sẽ hiển thị ở dạng phóng to với một cuốn sách, báo và cặp kính xung quanh nó.
• Cụm từ “thời gian mã hóa” sẽ đưa máy tính, điện thoại và máy tính bảng vào cuộc hẹn liên quan.
• Có “Lớp học tiếng Anh” ở bất kỳ đâu trong tiêu đề của sự kiện, bong bóng trò chuyện và tai nghe sẽ hiển thị vào mục.
• Thuật ngữ “Kế hoạch ngày” sẽ đưa một chiếc đồng hồ và hình minh họa lịch trông bắt mắt vào bất kỳ sự kiện nào liên quan đến nó.

Hãy tùy chỉnh mã lịch và làm cho các sự kiện quan trọng của bạn trở nên nổi bật để thu hút sự chú ý hơn.

Tổng Kết

Trên đây là 4 tính năng ít người biết giúp gia tăng hiệu quả cho Google Calendar. Nếu bạn còn biết thêm tính năng hữu ích nào, hãy để lại bình luận phía dưới phần bình luận. GCS Technology Vietnam hiện đang là đối tác cấp cao hàng đầu của Google, chuyên cung cấp giải pháp Google Workspace cho doanh nghiệp chuyển đổi số. Hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn trực tiếp vào phần Chatbox bên dưới để được tư vấn và nhận ưu đãi cho gói dịch vụ phù hợp.