Forward Mail là gì? Cách thức hoạt động của Forward Mail

Một trong những điều trong danh sách việc cần làm của bạn là tìm hiểu về Forward Mail nếu như bạn chưa thành thạo hay chưa hiểu sâu về chức năng của Forward Mail phục vụ trong công việc hàng ngày. Bạn có thể chọn dịch vụ Forward email phù hợp nhất với nhu cầu của mình từ nhiều dịch vụ miễn phí và trả phí được cung cấp. Trong bài viết này, GCS Vietnam đi vào nêu rõ Forward Mail là gì cũng như hướng dẫn các bước Forward Mail trong Gmail để bạn đọc tham khảo.

Forward mail là gì?

Forward Email cho phép bạn chuyển tiếp email từ địa chỉ email tên miền của bạn tới một địa chỉ email khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng địa chỉ email cá nhân của mình (name@domain.com) để chuyển tiếp bất kỳ email nào đến địa chỉ email Gmail, Hotmail, v.v. của bạn.

Bên cạnh đó, Forward Email cũng được sử dụng để chuyển hướng email đến một địa chỉ email cụ thể. Điều này rất hữu ích cho các doanh nhân có nhiều tài khoản email. Một địa chỉ email được cá nhân hóa có thể được kết nối với các khách hàng khác nhau một cách chuyên nghiệp. Nó ngăn chặn tình trạng tràn ngập email trong hộp thư.

Chuyển tiếp email cũng có thể hữu ích khi thư cần đến được với nhiều người trong cùng một thời gian ngắn. Đó là một cách tuyệt vời để cập nhật thông tin cho nhân viên và đồng nghiệp của bạn mà không cần mất nhiều thời gian và công sức để gửi cho từng người.

Hướng dẫn Forward Mail trong Gmail

Sau khi tìm hiểu Forward Mail là gì, GCS Vietnam sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn cách để Forward Mail trong Gmail. Các bạn có thể áp dụng cho chuyển tiếp đến nhiều email mới cũng như chuyển tiếp đến một địa chỉ cụ thể.

1. Cách gửi chuyển tiếp thư: Chuyển tiếp đến nhiều email mới

Sử dụng các hướng dẫn này để thiết lập Gmail để tự động chuyển hướng tất cả email đến sang tài khoản email thứ ba.

Bước 1: Mở tài khoản Gmail mà bạn muốn chuyển tiếp thư và đăng nhập. Sau đó chọn “Cài đặt” (biểu tượng bánh răng) → Ô “Cài đặt” ở trong thanh menu thả xuống.

Bước 2: Chọn Chuyển tiếp và POP/IMAP

Nhấn vào tùy chọn “Chuyển tiếp và POP/IMAP” trên trang Cài đặt.

Bước 3: Nhấp vào tùy chọn “Thêm địa chỉ chuyển tiếp” để nhập địa chỉ email chuyển tiếp.

Tiếp theo, nhập địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp thư.

Sau đó, cửa sổ bật lên “Xác nhận địa chỉ chuyển tiếp” sẽ hiển thị trên màn hình. Để gửi địa chỉ email mà tin nhắn sẽ được chuyển tiếp đến, hãy nhấp vào nút “Tiếp tục”.

Bước 4: Xác minh rằng thư Gmail được chuyển tiếp đến một tài khoản email khác.

Để xác nhận chuyển tiếp thư, Gmail sẽ gửi cho bạn một email. Khi mở email, bạn nhấp vào liên kết đính kèm để xác minh rằng thư đang được chuyển tiếp.

Ngoài ra, bạn có thể sao chép mã xác nhận đã nhận được trong email Gmail và dán mã đó vào hộp “Mã xác nhận” trong tab “Chuyển tiếp và POP/IMAP”. Tất cả những gì còn lại cần làm để hoàn tất việc kiểm tra chuyển tiếp thư là nhấp vào nút “Xác nhận”.

Bước 5: Thiết lập cài đặt chuyển tiếp cho Gmail

Sau khi hoàn thành bước 4 (xác nhận chuyển tiếp email), hãy quay lại trang “Chuyển tiếp và POP/IMAP” và chọn địa chỉ email mà bạn muốn gửi email.

Sau khi chọn địa chỉ email mong muốn để chuyển tiếp, hãy nhấp vào “Lưu thay đổi” để hoàn tất quy trình cài đặt.

Bước 6: Kiểm tra xem email có được chuyển tiếp tự động hay không.

Khá dễ để xác minh xem Gmail có tự động gửi email đến tài khoản email được chỉ định hay không. Tất cả những gì bạn phải làm là gửi email đến tài khoản Gmail mà bạn vừa thiết lập chuyển tiếp bằng bất kỳ địa chỉ email nào. Bạn đã thiết lập đúng cách chuyển tiếp thư nếu vài phút sau, email được chuyển tiếp hiển thị dưới dạng email kiểm tra.

2. Hướng dẫn chuyển tiếp Gmail: Chỉ chuyển tiếp một số email nhất định

Người dùng có thể chọn chuyển thư sang tài khoản email thứ ba ngoài tùy chọn di chuyển tất cả thư đã gửi tới Gmail. Bạn chỉ có thể chuyển tiếp một số email nhất định đến các tài khoản email khác theo cách này. Sau đây là các bước để làm theo:

Bước 1: Truy cập vào email cần chuyển tiếp. Nhấp vào Chuyển tiếp sau khi chọn tab Đọc ở đầu email.

Bước 2: Chỉnh sửa nội dung tin nhắn nếu muốn. 

Lưu ý: Nhấp vào nút “Hiển thị” nếu bạn muốn định dạng lại tin nhắn bằng cách thay đổi kiểu chữ, màu văn bản, cỡ chữ, v.v.

Bước 3: Các hộp địa chỉ “Tới”, “Cc” và “Bcc” sẽ trống khi bạn nhấp vào nút chuyển tiếp thư. Vì vậy, bạn phải điền địa chỉ email đến mà bạn cần chuyển tiếp.

Lưu ý: Nhấp vào từng mục trong danh sách email Hộp thư đến bằng cách giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào mục đó nếu bạn muốn chuyển tiếp nhiều thư đến cùng một người. Sau đó, nhấp vào “Trang chủ” và chọn “Chuyển tiếp”. Giờ đây, mọi email được gửi đến địa chỉ của người nhận sẽ hiển thị dưới dạng tệp đính kèm.

Cách thay thế Forward Mail thủ công

Nếu các bạn muốn thử cách khác tiện lợi hơn Forward Mail thủ công, có hai phương pháp giúp các bạn có thể thông báo cùng một nội dung mail đến nhiều người mà có thể một số người dùng chưa biết, đó là: dùng Email Group cho doanh nghiệp hoặc tạo thông báo Email mới bằng Google Chat.

1. Dùng Email Group cho doanh nghiệp

Đây là một trong những lợi ích khi người dùng sử dụng Google Workspace. Đối với việc chuyển tiếp email cho các nhân sự nội bộ công ty, thì đây là một tính năng tuyệt vời. Hệ thống thư được tạo riêng để sử dụng trong công ty hoặc tổ chức được gọi là Email group nội bộ. Với sự trợ giúp của công cụ giao tiếp này, nhân viên có thể giao tiếp theo thời gian thực, cập nhật thông tin cho mọi người cũng như gửi và nhận tin nhắn trong hệ thống nội bộ của công ty.

Giải pháp Email group cho doanh nghiệp tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn trong công ty đồng thời đảm bảo nhân sự nhận được thông tin quan trọng cũng như là chuyển tiếp thư dễ dàng hơn. 

Quá trình thiết lập nhóm email có thể khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp email bạn sử dụng. Về cơ bản, bạn cần thực hiện các hành động sau:

• Mở email của bạn và đăng nhập.
• Chọn Cài đặt hoặc Tùy chọn bằng cách nhấp vào.
• Chọn Nhóm hoặc Quản lý nhóm.
• Chọn “Tạo nhóm.”
• Đặt tên cho nhóm và mô tả.
• Thêm các thành viên vào nhóm,
• Nhấn nút Tạo.

Dưới đây là một số gợi ý để sử dụng email nhóm hiệu quả:

• Chọn tên nhóm dễ nhớ.
• Cung cấp mô tả kỹ lưỡng về nhóm để người dùng biết được mục tiêu của nhóm.
• Cẩn thận khi thêm người vào nhóm.
• Sử dụng email nhóm có trách nhiệm.

Tóm lại, email group doanh nghiệp là một công cụ hữu ích có thể cải thiện sự cộng tác và giao tiếp của nhân viên đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự.

2. Tạo thông báo email mới bằng Google Chat

Thông thường, bạn có thể nhấp vào nút Forward Mail để chuyển tiếp một email cần thiết cho người khác. Tuy nhiên, phương pháp này này có thể tốn thời gian và công sức, đặc biệt nếu bạn có nhiều email cần gửi cùng một lúc.

Tạo thông báo email mới trong Spaces là một phương pháp khác mà Google Chat cung cấp để thông báo email được chuyển tiếp. Bạn có thể thêm thông tin bổ sung vào tin nhắn, chẳng hạn như lời nhắc hoặc chú thích một cách nhanh chóng và đơn giản hơn.

Một số mẹo sau đây sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tính năng này:

• Để cung cấp thêm thông tin chi tiết về email gốc, hãy sử dụng chú thích. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chú thích để nói rằng email gốc đang ở tình trạng khẩn cấp và cần được trả lời ngay lập tức.
• Nhắc nhở người nhận về email gốc bằng cách sử dụng lời nhắc. Ví dụ: lời nhắc có thể được sử dụng để yêu cầu người nhận trả lời email ban đầu hoặc hoàn thành một hoạt động nhất định.

Một cách tiếp cận dễ dàng để chuyển tiếp email là sử dụng chức năng mới cho phép bạn tạo thông báo qua email. Nó có thể giúp bạn đảm bảo rằng các email quan trọng được gửi đến người nhận thích hợp đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Vì sao cần Forward Mail?

Khi hiểu được forward mail là gì thì các doanh nghiệp có tên miền muốn trao đổi các lĩnh vực kinh doanh của mình cũng mong muốn thiết lập địa chỉ email theo tên miền đó. Giải pháp đơn giản nhất để sử dụng những địa chỉ email này là Forward Mail. Dưới đây là một số lý do nên sử dụng tính năng Forward Mail.

1. Tích hợp nhiều địa chỉ vào một tài khoản

Các tổ chức có thể cần có các tài khoản email khác nhau tùy theo danh mục email đa dạng của họ. Dịch vụ này rất hữu ích trong trường hợp như vậy vì nó tích hợp nhiều địa chỉ tên miền liên quan đến hoạt động kinh doanh khác nhau vào một tài khoản, do đó tránh được mọi nhầm lẫn và phức tạp có thể phát sinh khi đọc từ các địa chỉ thư khác nhau. Địa chỉ email ảo là địa chỉ email công khai mà các thực thể kinh doanh có thể chỉ định theo yêu cầu của họ.

Giả sử khách hàng đã chỉ định Gmail làm địa chỉ chuyển tiếp, chức năng này đảm bảo tính hợp pháp của địa chỉ email miền có thương hiệu bằng cách chuyển tiếp tất cả email đến tài khoản Gmail của khách hàng, cho phép họ trả lời riêng từ tài khoản đó.

2. Chuyển tiếp email dựa trên chức năng và vai trò

Bằng cách sử dụng dịch vụ Forward mail, người ta có thể xây dựng các email dựa trên vai trò hoặc chức năng để giúp tổ chức được ổn định hơn và chiếm được lòng tin của khách hàng. Theo một cách nào đó, các doanh nghiệp có thể sử dụng điều này như một công cụ xây dựng uy tín.

Các quản trị viên không thể kiểm tra cá nhân tất cả các tài khoản email công việc khác nhau khi tổ chức của bạn mở rộng và phát triển. Tính năng Forward Mail có thể được sử dụng trong trường hợp này để xây dựng một hệ thống hiệu quả trong đó email được chuyển tiếp trực tiếp đến bất kỳ tài khoản email chính nào, quản lý tất cả các tài khoản. Ngoài ra, hệ thống còn đảm bảo rằng các nhóm phản hồi liên quan nhận được các câu hỏi liên quan để họ có thể thực hiện hành động cần thiết. Ngoài ra, quy trình này còn giảm bớt gánh nặng cho những nhân viên phải kiểm tra nhiều email.

3. Lưu trữ địa chỉ để chuyển tiếp thư

Với hệ thống chuyển tiếp email, khách hàng có thể gửi yêu cầu của mình đến địa chỉ email được chỉ định của nhân viên sau bước thiết lập. Bạn không bắt buộc phải chuyển địa chỉ email của nhân viên sang địa chỉ mới ngay cả khi họ rời công ty. Khách hàng của doanh nghiệp có thể tiếp tục gửi email đến cùng một địa chỉ; tất cả những gì bạn phải làm là cập nhật địa chỉ email của người nhận.

Lợi ích của tính năng Forward Mail

Sau phần định nghĩa Forward Email là gì và cách thức hoạt động, chúng ta đã có thể rút ra được những lợi ích và hạn chế của việc Forward mail.

1. Tạo địa chỉ email chuyên nghiệp

Forward mail cho phép bạn sử dụng tên miền của mình để thiết lập một địa chỉ email mang tính chuyên nghiệp trong công việc hơn, có thể được chuyển hướng đến các địa chỉ email cá nhân hóa hơn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập chuyển tiếp email trên một địa chỉ email trông chuyên nghiệp như info@yourdomain.com.

Tuy nhiên, các email đến địa chỉ này sẽ được chuyển tiếp đến một địa chỉ cá nhân hơn mà bạn chọn. Với điều này, bạn sẽ có quyền truy cập vào email của mình mọi lúc thay vì đợi cho đến khi bạn đăng nhập vào nền tảng độc quyền. Khi bạn cần thay đổi đích đến thực sự của email (ví dụ: tiếp nhận nhân viên mới), việc đó cũng đơn giản như cập nhật thông tin xác thực chuyển tiếp email.

2. Chọn một phần mềm email mà bạn cảm thấy thoải mái

Bạn thích Gmail hay Outlook hơn? Chuyển tiếp email giúp bạn không cần phải sử dụng các ứng dụng email riêng biệt. Để đảm bảo rằng bạn tiếp tục nhận được email ở nơi bạn chọn, hãy đặt chuyển tiếp email của bạn để chuyển hướng đến yourname@outlook.com hoặc yourname@gmail.com.

3. Tránh lãng phí thời gian vào việc quản lý nhiều tài khoản email

Bạn cảm thấy mất thời gian khi phải mở nhiều hộp thư và có thể khó theo dõi một số tài khoản email? Bạn phải lo lắng về việc bảo vệ nội dung của từng tài khoản khỏi tội phạm mạng ngoài việc cần phải thường xuyên kiểm tra từng tài liệu để biết những email mới. Chuyển tiếp email cho phép bạn kết hợp nhiều tài khoản email khác nhau vào một hộp thư đến dễ quản lý từ đó có thể sử dụng tính năng chuyển tiếp một cách dễ dàng.

4. Bảo mật và quyền riêng tư

Bằng cách ẩn các địa chỉ email riêng tư, việc chuyển tiếp thư góp phần bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật của bạn. Ngoài ra, bạn có thể nhận và xử lý tất cả email từ nhiều nguồn khác nhau bằng một tài khoản email duy nhất mà không tiết lộ bất kỳ thông tin cá nhân nào.

Lời kết

Như vậy, bài viết này của GCSVN đã cung cấp cho các bạn những thông tin về tính năng Forward Mail là gì, lợi ích cũng như hướng dẫn các bước Forward Mail cho người dùng thường xuyên phải làm việc với các đối tác, nhân viên với số lượng Email lớn cần gửi hàng ngày. Việc sử dụng Forward Mail sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý được những thư nào quan trọng cũng như chuyển tiếp thư cùng lúc với nhiều người một cách dễ dàng hơn. Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ Gmail doanh nghiệp, các bạn có thể liên hệ trực tiếp qua Livechat của GCS để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng trong vòng 24/7.