Di chuyển các tệp sang phím tắt trong Google Drive

Năm ngoái, Google đã công bố những cải tiến cho các phím tắt trong Google Drive. Các phím tắt đơn giản hóa cấu trúc tệp và thư mục trong Drive bằng cách tạo con trỏ đến các mục, thay vì tạo các mục tồn tại ở nhiều vị trí.

Vào thời điểm đó, Google cũng đã đề cập tới việc sẽ di chuyển các tệp hiện có ở nhiều vị trí sang các phím tắt vào năm 2021. Việc di chuyển này hiện sẽ diễn ra vào năm 2022 — hãy xem bên dưới để biết thêm thông tin về tiến trình cập nhật:

✨ Bắt đầu từ đầu năm 2022, quản trị viên sẽ được thông báo qua email vài tuần trước khi quá trình di chuyển bắt đầu trong miền của họ.

• ⚠ Lưu ý: Trước khi quá trình di chuyển bắt đầu, quản trị viên sẽ có thể kiểm soát thời điểm tạo lối tắt trong các thư mục chia sẻ bằng cài đặt quản trị mới.
• Người dùng cuối của Google Workspace sẽ không nhận được thông báo này.

✨ Người dùng cuối của Google Drive sẽ bắt đầu nhìn thấy một biểu ngữ trong Google Drive trên web và thiết bị di động thông báo cho họ về việc di chuyển. Không cần thực hiện thêm hành động nào, quá trình di chuyển sẽ diễn ra tự động. Áp dụng cho tất cả người dùng Google Workspace và người dùng có tài khoản Google cá nhân.

Phím tắt mới cho các mục được lưu trữ ở nhiều vị trí

Google sẽ thay thế các tệp và thư mục được lưu trữ trong nhiều thư mục trong Google Drive bằng các phím tắt. Thay đổi này đơn giản hóa cấu trúc thư mục và tệp của bạn, đồng thời giúp giảm sự nhầm lẫn giữa các tệp có nhiều vị trí thư mục mẹ.

Khi một tệp được thay thế bằng một phím tắt:

• Một vị trí được giữ nguyên cho các tệp hoặc thư mục hiện được chứa ở nhiều vị trí. Tất cả các phiên bản khác của mục sẽ được thay thế bằng một phím tắt.
• Quyền sở hữu và quyền chia sẻ đối với tệp và thư mục được giữ nguyên.
• Quản trị viên có thể xem bản ghi về các sự kiện và thay đổi này trong nhật ký kiểm tra của Quản trị viên.

Quản trị viên của Google Workspace sẽ được thông báo qua email vài tuần trước khi quá trình này bắt đầu cho tổ chức của họ.

Trước khi quá trình này bắt đầu, quản trị viên sẽ có thể kiểm soát khi nào nên tạo lối tắt trong các thư mục chia sẻ. Tính năng này sẽ khả dụng trong vài tuần tới. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Apps > Google Workspace > Drive và Tài liệu > Các thay đổi sắp tới đối với My Drive và trong “Quản lý tạo lối tắt”, bạn sẽ có thể chọn:

• Luôn tạo lối tắt: Mọi người có quyền truy cập vào thư mục được chia sẻ đều có các phím tắt trong thư mục đó
• Chỉ tạo lối tắt cho nội dung được chia sẻ trong miền của bạn và miền đáng tin cậy: Chỉ người dùng từ tổ chức của bạn và miền đáng tin cậy mới có lối tắt trong thư mục được chia sẻ
• Chỉ tạo lối tắt cho nội dung được chia sẻ trong miền của bạn: Chỉ người dùng trong tổ chức của bạn mới có lối tắt trong thư mục được chia sẻ.
• Không tạo phím tắt: Các phím tắt sẽ không được tạo cho các mục trong thư mục chia sẻ nơi có quyền truy cập khác nhau.

Lưu ý: Trong mọi tình huống, người dùng trước đây không có quyền truy cập vào một mục sẽ không thể truy cập vào mục đó mặc dù có thể xem lối tắt trong Google Drive.

Vài tuần trước khi di chuyển trong tổ chức của bạn, người dùng cuối sẽ thấy các biểu ngữ trong Google Drive thông báo cho họ về sự thay đổi. Quá trình này là tự động và không yêu cầu hành động từ người dùng cuối của bạn. Sau khi thay thế, người dùng có thể di chuyển tệp hoặc thư mục của mình đến một vị trí khác hoặc thêm một phím tắt ở một vị trí khác.

Sáng tạo lối tắt bằng Drive dành cho máy tính để bàn

Trước đây, khi sử dụng Backup and Sync để kết nối với máy tính, bạn có thể thêm một thư mục vào một vị trí bổ sung bằng chức năng “ Shift + Z ”. Về sau, khi tất cả người dùng đã hoàn toàn di chuyển sang Drive dành cho máy tính để bàn , hành vi Shift + Z sẽ tạo các phím tắt thay vì một thư mục nằm ở nhiều vị trí.

Những cải tiến gần đây đối với các phím tắt trong Google Drive

Khi tiếp tục cải tiến Google Drive, Google đã cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn hơn để lưu trữ và sắp xếp các tệp của họ.

Để cung cấp cho người dùng thêm thông tin về tệp mà lối tắt trỏ đến, Google đã thêm nhiều thông tin hơn vào cửa sổ chi tiết. Tùy thuộc vào quyền chia sẻ, bạn sẽ thấy thông tin như:

• Ai có quyền truy cập vào tệp và liệu tệp có thể được tải xuống hay không,
• Kích thước của tệp và bộ nhớ được sử dụng,
• Vị trí của tệp gốc,
• Ai đã tạo tệp và lần sửa đổi cuối cùng, v.v.

Ngoài ra, vì quyền của tệp gốc không tự động cập nhật khi bạn tạo lối tắt, Google Drive sẽ thêm lời nhắc cho người dùng trong vài tuần tới để đảm bảo quyền của bạn được đặt theo cách bạn muốn. Trước đây, khi bạn thêm lối tắt vào một thư mục, người dùng có quyền truy cập vào thư mục không được tự động cấp quyền truy cập vào tệp ở đầu kia của lối tắt. Bây giờ, khi bạn tạo lối tắt, bạn sẽ được nhắc cấp quyền truy cập cho người dùng bị ảnh hưởng.

Quản trị viên sẽ được thông báo qua email vài tuần trước khi quá trình di chuyển bắt đầu trong miền của họ. Trước khi quá trình di chuyển bắt đầu, Quản trị viên sẽ có thể kiểm soát các phím tắt thay thế các mục được lưu trữ ở nhiều vị trí bằng cài đặt quản trị mới .

Bắt đầu từ đầu năm 2022, bạn sẽ thấy một biểu ngữ trong Google Drive trên web và thiết bị di động thông báo cho bạn về việc di chuyển. Người dùng không cần thực hiện thêm hành động nào, quá trình di chuyển sẽ diễn ra tự động.

Từ ngày 4 tháng 1 năm 2022, tất cả người dùng Google Workspace cũng như người dùng G Suite Basic và Business và người dùng tài khoản Google cá nhân đều nhận thấy sự thay đổi này trong Google Drive.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS Vietnam bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc nhắn tin ở ô Livechat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc để có một dịch vụ phù hợp nhất.