Cách đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace 2024

Ngày càng nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng Google Workspace để ứng dụng trong công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp người dùng hoặc quản trị viên Google Workspace có thể quên mật khẩu khi đăng nhập. Đừng lo việc đặt lại và khôi phục mật khẩu không hề khó. Bài viết này sẽ hỗ trợ bạn đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace, bất kể bạn cần thay đổi mật khẩu cho toàn bộ tài khoản hay chỉ một tài khoản email cụ thể. Hãy cùng GCS Vietnam tìm hiểu nhé!

Chính sách đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace

Tất cả người dùng Google Workspace phải tuân theo chính sách mật khẩu nghiêm ngặt để bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu công ty. Chính sách mật khẩu khiến các tội phạm mạng khó truy cập vào hệ thống của bạn hơn và giúp giảm thiểu những nguy hiểm liên quan đến việc sử dụng mật khẩu yếu. Ngoài ra, chính sách mật khẩu của Google Workspace đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cho các công ty sử dụng chương trình. Việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và giảm khả năng truy cập bất hợp pháp hoặc vi phạm dữ liệu cần thực hiện chính sách mật khẩu mạnh.

Bạn có thể đặt ra các yêu cầu tối thiểu về mật khẩu, độ dài mật khẩu, tùy chọn cài đặt độ phức tạp, hết hạn mật khẩu và các tùy chọn khôi phục cho người dùng của mình bằng cách tạo chính sách mật khẩu Google Workspace. Quản trị viên có thể tùy chỉnh chính sách đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ và cải thiện tính bảo mật của tài khoản.

Chính sách này chỉ định các tiêu chuẩn về độ phức tạp, độ dài và thời hạn của mật khẩu cũng như các lựa chọn thay thế để đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace. Dưới đây là những tiêu chí về chính sách đặt lại mật khẩu:

• Yêu cầu về độ dài và độ phức tạp

Quản trị viên Google có thể chỉnh lại mật khẩu an toàn bằng cách đặt tiêu chí về độ dài và độ phức tạp trong Workspace. Mật khẩu có thể được cấu hình để chứa một lượng ký tự cụ thể, có thể bao gồm các ký tự đặc biệt, chữ số, chữ thường và chữ in hoa. Thuật toán đánh giá độ mạnh của mật khẩu đảm bảo rằng mật khẩu rất khó đoán và không bao gồm các mật khẩu yếu hoặc cụm từ dễ hiểu được sử dụng thường xuyên. 

• Cài đặt lịch sử và thời gian hết hạn mật khẩu

Vì mục đích tuân thủ, quản trị viên có thể cho phép mật khẩu hết hạn sau một số ngày nhất định, ngay cả khi tính năng hết hạn và mật khẩu bị tắt theo mặc định. Lý thuyết bảo mật hiện tại không còn hỗ trợ việc sử dụng mật khẩu hết hạn. Để giúp người dùng biết về việc thay đổi mật khẩu, Google Workspace cũng gửi lời nhắc bật lên cho người dùng khi mật khẩu của họ sắp hết hạn.

• Các lựa chọn khôi phục mật khẩu

Người dùng Google Workspace có nhiều lựa chọn thay thế khi cần khôi phục mật khẩu. Các bạn có thể sử dụng phương pháp khôi phục tài khoản, thường yêu cầu cung cấp địa chỉ email hoặc số điện thoại thay thế được liên kết với tài khoản khi họ quên mật khẩu.

Để đảm bảo khôi phục tài khoản an toàn, quản trị viên cũng có thể triển khai các biện pháp bảo mật bổ sung, chẳng hạn như xác thực đa yếu tố và cá nhân hóa các lựa chọn khôi phục mật khẩu cho các đơn vị tổ chức.

Hướng dẫn đặt lại mật khẩu cho quản trị viên trên Google Workspace

1. Đặt lại mật khẩu cho tài khoản của quản trị viên

Việc đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace của quản trị viên thực ra không hề phức tạp. Nhưng trước khi đặt lại, hãy đảm bảo bạn xóa tất cả cookie hoặc sử dụng chế độ ẩn danh. Bạn sẽ đăng xuất khỏi tất cả các phiên hoạt động khi thiết lập lại.

Bằng cách truy cập trang bảng điều khiển tài khoản quản trị viên, bạn có thể thay đổi mật khẩu cho tài khoản quản trị viên của mình. Ngoài ra, bằng cách chọn tùy chọn “quên mật khẩu”, bạn có thể nhanh chóng truy cập vào màn hình đăng nhập và thay đổi mật khẩu của mình.

Dưới đây là cách đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace dành cho quản trị viên:

Bước 1: Truy cập trang đăng nhập cho Bảng điều khiển tài khoản quản trị viên (Admin Account Console)

Bước 2: Sau khi gõ địa chỉ email của tài khoản quản trị viên chọn Quên mật khẩu.

Bước 3: Email khôi phục của bạn sẽ chứa mã xác minh mà bạn phải nhập vào hộp Khôi phục tài khoản theo hướng dẫn.

Bước 4: Nhấp vào nút “Next” (Tiếp theo)

Bước 5: Để xác minh mật khẩu của bạn, vui lòng nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu và nhấn Enter.

Bước 6: Chọn “Save Password” (Lưu mật khẩu)

Bước 7: Khi bạn nhấp vào tùy chọn Tiếp tục, trang quản trị của bạn sẽ xuất hiện lại.

Vậy là chúng ta đã đặt lại mật khẩu thành công cho quản trị viên của Google Workspace.

2. Thiết lập lại Google Apps sau khi thay đổi mật khẩu tài khoản quản trị viên

Bây giờ, bạn sẽ cần điều chỉnh Google Workspace để sử dụng mật khẩu mới cho tài khoản quản trị viên của mình. Điều này là do bạn phải đặt lại cookie sau khi thay đổi mật khẩu. Do đó, Google sẽ đăng xuất bạn khỏi tất cả các ứng dụng của nó.

Để sử dụng các ứng dụng trực tuyến của Google như Drive, Gmail, Photos, Calendar hoặc các chương trình khác, hãy đăng nhập bằng thông tin đăng nhập mới của bạn. Ngoài ra, tất cả những gì bạn cần làm là đăng nhập bằng thông tin đăng nhập mới nếu bạn sử dụng các ứng dụng Android. Nếu bạn là người dùng iOS, việc này sẽ khác một chút. iPhone của bạn sẽ ngay lập tức bị xóa khỏi Tài khoản quản trị viên Google. Bạn cần phải tạo một tài khoản và sau đó sử dụng mật khẩu mới để đăng nhập.

Hướng dẫn đặt lại và khôi phục mật khẩu cho người dùng Google Workspace

Đối với cả quản trị viên Google Workspace và người dùng có tài khoản đã bị khóa trong miền của họ, việc khôi phục mật khẩu bị mất có thể là một công việc khó chịu và mất thời gian.

Trong trường hợp người dùng hoặc quản trị viên không phải cấp cao quên mật khẩu, có các tùy chọn sau để đặt lại và khôi phục mật khẩu Google Workspace:

Tùy chọn 1: Quản trị viên cấp cao cung cấp cho người dùng quyền tự động đặt lại mật khẩu của riêng họ (Bật chế độ khôi phục mật khẩu không phải quản trị viên trong giao diện Quản trị viên).

Tùy chọn 2: Người dùng liên hệ trực tiếp với quản trị viên để đặt lại mật khẩu.

Bây giờ chúng ta cùng đến với cách xử lý của từng cách để đặt lại và khôi phục mật khẩu Google Workspace dành cho người dùng nhé.

1. Cung cấp cho người dùng quyền tự động đặt lại mật khẩu

Google đã cho phép những người không phải là quản trị viên Google Workspace đặt lại mật khẩu của riêng họ, mang đến cho quản trị viên cơ hội giảm bớt gánh nặng và giải phóng thời gian cho những người đã bị khóa tài khoản.

Khi khởi chạy, chức năng mới theo mặc định bị tắt; tuy nhiên, có thể kích hoạt nó thông qua bảng Quản trị (Admin Console) bằng cách đi tới: Bảo mật (Security) → Cài đặt cơ bản (Basic Settings) → Quản lý mật khẩu (Password management). Trong “Khôi phục mật khẩu” (Password recovery), chọn “Bật/tắt khôi phục mật khẩu của người dùng không phải quản trị viên”. (Enable/disable non-admin user password recovery)

Để đặt lại mật khẩu của riêng mình, những người không phải quản trị viên cần phải thiết lập số điện thoại khôi phục. Trước khi bật tính năng này, quản trị viên nên xem lại Trung tâm trợ giúp để biết thông tin về các tài khoản bị loại bỏ, bị chiếm đoạt và Xác minh 2 bước.

Lưu ý rằng những người dùng sử dụng Đăng nhập một lần (SSO) không đủ điều kiện sử dụng tính năng này.

2. Nhờ trực tiếp quản trị viên Google Workspace của doanh nghiệp

Nếu bạn chưa kích hoạt khôi phục mật khẩu, người dùng nhấp vào liên kết “Quên mật khẩu?” (Forgot Password) trên trang đăng nhập, sau đó bạn sẽ được nhắc liên hệ với quản trị viên của mình. 

Sau đây là các bước quản trị viên cấp cao (có quyền đặt lại mật khẩu cho các người dùng khác) có thể đặt lại và khôi phục mật khẩu Google Workspace cho người dùng:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Admin Console

Bước 2: Trong trang Admin, đi đến bảng Menu → Chọn Directory → Users

Bước 3: Trong danh sách người dùng, tìm tên Người dùng cần được đặt lại và khôi phục mật khẩu.

Bước 4: Trỏ chuột vào tên người dùng → chọn Reset Password (Đặt lại mật khẩu) ở phía bên phải.

Bước 5: Trong phần Đặt lại mật khẩu, bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau:

• Automatically generate a password (Tự động tạo mật khẩu)

• Chọn Create password (Tạo mật khẩu) để điền mật khẩu mà bạn muốn. Sau đó bạn có thể ấn chọn biểu tượng hình mắt (Preview) ở bên cạnh để xem mật khẩu bạn vừa tạo.

Độ dài mật khẩu cần phải có 8 ký tự. Tuy nhiên, quản trị viên có quyền thay đổi yêu cầu mật khẩu cho doanh nghiệp.

Bước 6: (Không bắt buộc) Chọn Create Password (Tạo mật khẩu) và chọn hộp có nhãn Yêu cầu thay đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo (Ask for a password change at the next sign-in) để yêu cầu người dùng cập nhật mật khẩu vào lần đăng nhập tiếp theo.

Bước 7: Ấn chọn Reset (Đặt lại).

Bước 8: (Tùy chọn) Nhấp vào Sao chép mật khẩu (Copy Password) để sao chép mật khẩu và dán vào bất kỳ đâu, chẳng hạn như trong cuộc trò chuyện trên Google Chat với người dùng.

Bước 9: Nhấn Done để hoàn tất.

Lưu ý: Bạn cần gửi mật khẩu mới cho người dùng cần đặt lại.

Bước 10: Để gửi mật khẩu cho người dùng qua email, chọn Email Password → Send (gửi)

Lưu ý: Người dùng nhận được liên kết tự động để đặt lại mật khẩu nếu quản trị viên đã chọn hộp Yêu cầu thay đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo VÀ gửi mật khẩu qua email cho người dùng..

Nhưng nếu như quản trị viên không tick vào ô Yêu cầu thay đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo nhưng vẫn gửi mật khẩu qua email cho người dùng thì người dùng đó cần phải liên lạc với quản trị viên để lấy mật khẩu.

Bước 11: Đặt lại cookies được sử dụng để đăng nhập.

Việc đặt lại cookies sẽ ngăn chặn việc người dùng sẽ đăng nhập lại bằng mật khẩu cũ. Đặt lại cookie được sử dụng để đăng nhập. Người dùng không thể đăng nhập bằng mật khẩu lỗi thời nếu cookie đăng nhập của họ được đặt lại.

• Mở bảng quản trị Google Admin Console và đăng nhập.
• Trong Admin Console, đi tới phần Menu → Chọn Directory → Users.

• Xác định vị trí người dùng đã đặt lại mật khẩu trong danh sách Người dùng (Users list).
• Để truy cập trang tài khoản của người dùng, hãy nhấp vào tên người dùng.
• Chọn Bảo mật (Security) → Đăng nhập bằng cookies (Sign in cookies) rồi chọn khởi tạo lại (Reset).

Người dùng sẽ đăng xuất khỏi tất cả các phiên đang mở sau khi quản trị viên đặt lại mật khẩu và thông tin đăng nhập. Các bạn phải thực hiện các bước sau để mở lại ứng dụng của mình:

• Ứng dụng web của Google: Người dùng cần đăng nhập lại bằng mật khẩu mới cho các dịch vụ như Gmail và Drive.
• Ứng dụng Google dành cho Android: Người dùng nhận được thông báo rằng họ phải đăng nhập vào tài khoản của mình để xác nhận danh tính. Dữ liệu đã được đồng bộ hóa, chẳng hạn như các email đã nhận trong Gmail, vẫn có sẵn nhưng cho đến khi người dùng đăng nhập lại bằng mật khẩu mới thì không thể gửi hoặc nhận email mới.
• Ứng dụng Google dành cho Apple iOS: Danh sách tài khoản không còn bao gồm tài khoản Google của người dùng. Người dùng phải thêm lại tài khoản và đăng nhập bằng mật khẩu đã cập nhật.
• Các ứng dụng sử dụng phạm vi thư để truy cập thư của người dùng, chẳng hạn như ứng dụng thư của bên thứ ba như Apple Mail và Mozilla Thunderbird, sẽ ngừng đồng bộ hóa dữ liệu sau khi đặt lại mật khẩu. Khi một người đăng nhập bằng mật khẩu mới và tên người dùng tài khoản Google của họ, mã thông báo mới sẽ được gửi.
• Các ứng dụng từ bên thứ ba yêu cầu mật khẩu dành riêng cho ứng dụng (ASP). Có thể cần có mật khẩu dành riêng cho ứng dụng (ASP) để truy cập vào các ứng dụng cũ không hỗ trợ OAuth khi bật Xác minh 2 bước. Tất cả các ASP đều bị hủy và yêu cầu tạo lại sau khi đặt lại mật khẩu. 

Lời kết

Bài viết trên đây đã chia sẻ hướng dẫn đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace cho người dùng trong doanh nghiệp cùng như là cho quản trị viên. Mong rằng giờ đây các bạn không còn lo lắng và mất nhiều thời gian trong việc tìm lại mật khẩu Google Workspace. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến bài viết hoặc các phiên bản của Google Workspace, các bạn có thể nhắn tin trực tiếp qua Livechat của GCS Vietnam để được tư vấn hiểu thêm nhé.