Bắt đầu cuộc họp hiệu quả hơn với danh sách khách mời trên Calendar trong Google Meet

Google mới cập nhật giúp cải thiện trải nghiệm danh sách khách mời trên Calendar trong Google Meet. Cùng GCS khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

Ra mắt danh sách khách mời trên Calendar

Vào cuối tháng 6 năm 2022, Google đã cải tiến tính năng mới của Google Calendar trong Meet. Thêm vào đó, người chủ trì cuộc họp có thể thấy được người dùng trong danh sách khách mời trên Calendar nhưng vẫn chưa tham gia. Bạn có thể tìm thấy người tham gia trong tiêu đề “cũng được mời”. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem trạng thái trả lời của mọi người trong lời mời và ghi chú trả lời. 

cải thiện danh sách khách mời

Bạn có thể liên hệ với những người dùng qua Chat để xác nhận xem họ có tham gia trực tiếp từ Meet hay không. Nhờ đó, người dùng có thể loại bỏ nhu cầu mở thêm tab hoặc chuyển sang ứng dụng khác, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc. Tính năng này sẽ giúp bạn dễ dàng bắt đầu cuộc họp hiệu quả hơn bằng cách nhanh chóng xác định ai trong danh sách khách mời chưa tham gia và gửi cho họ thông báo qua Trò chuyện trực tiếp từ Meet.

Cải thiện trải nghiệm danh sách khách mời trên Calendar

Giờ đây, để giúp những người tham gia điều hành các cuộc họp kết hợp hiệu quả, bên cạnh việc xem trạng thái RSVP của mọi người trong lời mời họp, bạn sẽ thấy tất cả thông tin từ danh sách khách mời của Google Calendar, bao gồm: 

  • Địa điểm làm việc. 
  • Tình trạng vắng mặt. 
  • Trường hợp cuộc họp diễn ra ngoài giờ làm việc. 
  • Một người được mời tham gia trực tiếp từ phòng họp.

Tính năng danh sách khách mời của Calendar có sẵn cho Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Education Fundamentals, Education Standard, bản Nâng cấp Dạy và học, Education Plus, Khách hàng phi lợi nhuận cũng như các khách hàng cũ của G Suite Basic và Business.

Google cũng thông báo không có quyền kiểm soát quản trị viên cho tính năng danh sách khách mời của Calendar. Đối với người dùng sử dụng các phiên bản Google Workspace đủ điều kiện kể trên, tính năng này sẽ khả dụng theo mặc định cho các cuộc gọi Google Meet có sự kiện trên Calendar.

Một số tips sử dụng Calendar hiệu quả

Tạo ghi chú từ sự kiện nhóm

Bạn nên tối ưu hết tác vụ trong một giao diện duy nhất để tiết kiệm được thời gian làm việc. Sử dụng Google Calendar để tạo Docs về các ghi chú cuộc họp cho các sự kiện có lượng danh sách khách mời đông. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn sự kiện trên lịch, sau đó nhấp vào Ghi chú cuộc họp trong phần mô tả sự kiện. Tài liệu kết quả sau đó được đính kèm với lời mời tham gia sự kiện, cho phép tất cả khách truy cập vào ghi chú. 

tạo ghi chú từ sự kiện nhóm

Chỉnh sửa dữ liệu nhiều ngày cùng một lúc

Đôi khi bạn cần xem một vài ngày trên lịch của mình tại một thời điểm. Đó là lý do tại sao Google Calendar tích hợp sẵn các chế độ xem ngày, tuần, tháng, măm, lịch biểu và 6 ngày từ menu thả xuống ở đầu màn hình. Người dùng di động có thể mở tiện ích để chọn từ chế độ xem lịch biểu, ngày, 3 ngày, tuần và tháng.

chỉnh sửa nhiều ngày cùng lúc

Tìm kiếm Calendar nâng cao

Bạn cần chỉnh sửa một sự kiện, nhưng không nhớ chính xác thời điểm của nó? Nhấp vào kính lúp ở đầu màn hình (hoặc chỉ cần nhấn phím /) để tiến hành tìm kiếm lịch nhanh. Hoặc bạn có thể nhấp vào mũi tên thả xuống nhỏ trong thanh tìm kiếm để có các tùy chọn nâng cao hơn, cho phép bạn tìm kiếm theo các tiêu chí như danh sách khách mời sự kiện, vị trí, ngày và từ khóa của bạn.

tìm kiếm calendar nâng cao

Tùy chỉnh thông báo Calendar

Nếu bạn có một cuộc họp hoặc cuộc hẹn quan trọng không thể bỏ lỡ, hãy thiết lập nhiều cảnh báo cho cuộc họp hoặc cuộc hẹn đó. Lịch cho phép bạn cài đặt thông báo trong những khoảng thời gian nhất định trước một sự kiện. Vì vậy, bạn có thể nhận được lời nhắc gửi đến điện thoại của mình một ngày, một giờ hoặc 15 phút trước sự kiện. Người dùng di động có một số tùy chọn mặc định sẵn nhưng cũng có thể tạo khoảng thời gian tùy chỉnh cho các thông báo. Đồng thời, bạn cũng có thể thiết lập email nhắc nhở.

tùy chỉnh thông báo calendar

Chia sẻ Google Calendar

Đôi khi, chia sẻ lịch của bạn với những người khác sẽ rất hữu ích để mọi người theo dõi các sự kiện quan trọng. Những người mà bạn chia sẻ Calendar của mình có thể nhìn thấy trong chế độ xem lịch của họ và chọn ẩn nó nếu muốn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh và hạn chế những gì người được chia sẻ nhìn thấy.

Tìm lịch bạn muốn chia sẻ từ danh sách khách mời Lịch của tôi. Nhấp vào menu ba chấm bên cạnh lịch rồi chọn Cài đặt và chia sẻ. Trong menu cài đặt, nhấp vào Chia sẻ với những người cụ thể > Thêm người. Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn cấp quyền truy cập và tùy chỉnh quyền của họ để cho phép mọi người xem thông tin theo ý bạn.

chia sẻ google calendar

Trên đây là cập nhật mới của Google giúp bắt cầu cuộc họp hiệu quả hơn với danh sách khách mời trên Calendar trong Google Meet cũng như một số tips GCS đưa ra giúp tăng hiệu suất làm việc trên Calendar. Nếu bạn đang quan tâm tới hệ sinh thái Google Workspace với bộ công cụ làm việc online như Docs, Sheets, Calendar, Meet, Chat, Gmail… hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới đội ngũ CSKH qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top