Cộng tác và nhận xét trên file Microsoft trong Google Drive

Google Drive giúp bạn dễ dàng cộng tác và nhận xét File trên đám mây cùng với đội nhóm và khách hàng của bạn khi đang di chuyển. Google hiểu rằng các nhóm thường xuyên làm việc với tất cả các loại File, công cụ để hoàn thành công việc. Và thường phải thảo luận trực tiếp trên các File, vì đó sẽ làm bạn mất khá nhiều thời gian để truy cập vào để trao đổi công việc trên File đó.

Dưới đây là một giải pháp hữu hiệu để giải quyết công việc đơn giản hơn trên các File trong Google Drive của bạn.

Giải pháp hiệu quả cho những vướng mắc trong quá trình giải quyết công việc trên các File.

Bạn có thể nhận xét trực tiếp trên tất cả các File của Microsoft như File Microsoft Office, PDF và hình ảnh — Mà không cần phải chuyển đổi chúng thành Docs (Tài liệu), Sheets (Trang tính) hoặc Slides (Trang trình bày).

cộng tác và nhận xét

Với bản cập nhật mới của Google Drive hiện tại, giờ đây bạn có thể nhận xét về các File đó trong Drive theo cách mà bạn đã sử dụng trong Google Docs (Trang tài liệu), Google Sheets (Trang tính), Google Slides (Trang trình bày). Google cung cấp tính năng phản hồi nhanh về các định dạng File, bao gồm các File Word, PowerPoint, Excel và PDF, khi bạn nhấn vào xem trước các file trên Google Drive.

Bạn đang cộng tác và nhận xét các File với các đối tác bên ngoài, đàm phán hợp đồng với khách hàng hoặc điều phối thỏa thuận bán hàng với nhà cung cấp trên nhiều dạng File khác nhau.

Khi bạn nhấn vào phần xem trước các File trên Google Drive, bạn có thể nhận xét, giao nhiệm vụ hoặc đề cập đến đồng nghiệp, các cộng tác viên. Khi những nhận xét của bạn sẽ được người sở hữu File phản hồi ngay cả khi họ không sử dụng Google Docs (Trang tài liệu), Google Sheets (Trang tính), Google Slides (Trang trình bày).

Doanh nghiệp đã sử dụng tính năng trên Google Drive hiệu quả ra sao.

Với tính năng nhận xét trong bản xem trước Drive, bạn sẽ không còn cần mở các công cụ khác để hoàn thành tác vụ làm mất thời gian và không gian trên thiết bị nữa. Thay vào đó, hãy mở các File Microsoft Office, chẳng hạn như Word, Excel và PowerPoint, trong bản xem trước Drive và đưa ra phản hồi nhanh chóng trong nhận xét sau đó quay lại công việc bạn đang dang dở và đợi phản hồi.

cộng tác và nhận xét

Tiêu biểu tiên phong sử dụng tính năng mới này tôi muốn chia sẻ đến bạn công ty AODocs. 

AODocs, một công ty giúp các doanh nghiệp thay thế các ứng dụng quản lý tài liệu cũ của họ và tự động hóa các quy trình kinh doanh được tích hợp với Drive, đã thử nghiệm tính năng nhận xét Drive mới trong vài tháng qua. Vì AODocs giúp các công ty chuyển đổi từ các hệ thống kế thừa, họ thường cộng tác trên nhiều phần mềm được cấp phép khác nhau.

Stephane Donzé, giám đốc điều hành và người sáng lập của AODocs cho biết: “Google thường sử dụng tính năng nhận xét trong Google Docs (Trang tài liệu)Slides (Trang trình bày) khi chuẩn bị tài liệu đặc tả, xem xét các đề xuất dự án và tạo tài liệu tiếp thị. “Với tính năng nhận xét trong Drive Preview, giờ đây Google có thể mở rộng quy trình cộng tác, đánh giá và xác thực tương tự cho các Ứng dụng Microsoft Office, hình ảnh và PDF”.

Đó là những cảm nhận mà Giám đốc điều hành và người sáng lập của AODocs khi trải nghiệm tính năng mới trong Drive Preview (Bản xem trước của Drive).

Việc cộng tác trên các File Excel và các File Microsoft khác tất cả trong Google Drive.

Khả năng nhận xét ở chế độ xem trước trên Drive chỉ là một ví dụ về khả năng tương tác giữa các sản phẩm G Suite và Microsoft Office. Bạn cũng có thể sử dụng Drive Plug-in cho Outlook để chèn File được lưu trữ trong Drive vào email Outlook và lưu File đính kèm vào Drive của bạn từ Outlook dễ dàng hơn. Trung tâm trợ giúp của Google có nhiều thông tin chi tiết cụ thể hơn về cách bật plugin cho quản trị viên.

Tất nhiên, bạn cũng có thể chuyển đổi các File Microsoft Office thành Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày. Trong Google Drive, nhấp chuột phải vào File Office và nhấp vào Mở. Sau đó chọn Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày. Cuối cùng, bạn có thể chọn chỉnh sửa các File Microsoft mà không cần chuyển đổi chúng hoàn toàn bằng Chế độ Tương thích Office (OCM).

GCS còn nhiều điều bất ngờ đang dần dần hé mở tới bạn vô vàn công cụ hữu ích khác của Google Drive tới cho mọi người khám phá và giúp tăng hiệu quả năng suất làm việc lên cao nhất có thể.

G Suite một sự lựa chọn hoàn hảo cho mọi người giảm bớt áp lực và tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu quả.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top