Tối ưu hóa cộng tác Google Meet với Docs, Sheets, Slides, Jamboard

Hàng ngày, ngoài những tài liệu và văn bản báo cáo phải xử lý ở công ty, các đồng nghiệp, đội nhóm cũng thường xuyên tham gia các cuộc họp, có khi là trực tiếp tại phòng họp. Nhưng đôi lúc, chúng ta phải làm việc trực tuyến ở xa, lúc đó sự trợ giúp của Google Meet là với các tính năng cộng tác các ứng dụng của Google Workspace sẽ giúp bạn có những cuộc họp một cách thuận lợi. Bài viết này sẽ đi vào giới thiệu cho bạn tính năng cộng tác Google Meet với Docs, Sheets, Slides, Jamboard. Hãy cùng đọc và tìm hiểu ngay.

Hướng dẫn cộng tác Google Meet với Jamboard

1. Jamboard là gì?

Với Google Jamboard, mọi người có thể cộng tác kỹ thuật số trên giao diện như bảng trắng. Mọi người đều có thể dễ dàng tạo, chia sẻ và thảo luận về các ý tưởng trên bảng trắng ảo này. Bất kỳ ai có khả năng truy cập “Jam” đều có thể sử dụng tiện ích của mình để mở nó. Mọi sửa đổi được thực hiện sau khi mở sẽ ngay lập tức đồng bộ hóa với mọi người. Giống như Google Sheets hoặc Docs, Google Jamboard có thể được chia sẻ với những người dùng không gian làm việc khác và đồng bộ hóa với tài khoản Google của bạn.

Nói chung, trải nghiệm Google Jamboard hoàn toàn dễ chịu do khả năng chia sẻ tuyệt vời và tính dễ sử dụng cho các nhóm nhỏ, doanh nghiệp và tổ chức giáo dục. Mọi người đều có thể đóng góp cho hội đồng quản trị bằng cách thuyết trình và đưa ra ý tưởng cho các sáng kiến trong tương lai, điều này giúp tăng cường đáng kể tính sáng tạo và năng suất.

Sau đây là một số lợi ích của Jamboard khi cộng tác với Google Meet:

Chỉ người dùng Google mới có thể truy cập nó.

• Jamboard rất dễ sử dụng. Làm việc cùng nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng qua internet không cần ai đó phải có tài khoản hoặc bất kỳ kinh nghiệm nào trước đó.
• Các công cụ dễ sử dụng như ghi chú dán, công cụ phác thảo, thêm ảnh, chuyển đổi phông nền và khả năng sử dụng các loại bút chì và hình dạng khác nhau giúp quá trình này trở nên thú vị và sáng tạo.
• Vì nhiều người có thể xem, sửa đổi và chỉnh sửa trực tuyến cùng một lúc nên Jamboard là một công cụ tuyệt vời để làm việc nhóm.
• Bất kỳ bảng nào bạn tạo trong Google Workspace sẽ tự động được lưu vào Google Drive của bạn, điều này thật tuyệt nếu bạn là kiểu người thường xuyên quên nơi lưu trữ tệp.

2. Hướng dẫn cộng tác Google Meet với Jamboard

Ngày nay, các cuộc họp không giống nhau. Đã qua rồi cái thời bạn có thể gặp gỡ đồng đội và hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Jamboard giúp cuộc họp trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bằng cách nâng cao kỹ năng cộng tác trong thời gian thực của bạn. Dưới đây là cách sử dụng Jamboard của Google Meet.

Bước 1: Truy cập https://meet.google.com/ để khởi chạy Google Meet trên PC của bạn và tham gia cuộc họp. Nếu cuộc họp được thông báo trước qua email hoặc WhatsApp, hãy nhấp vào liên kết để tham dự.

Bước 2: Bạn có thể yêu cầu những người tham dự khác xác nhận rằng họ có thể xem Jamboard sau khi bạn hoàn thành các bước.

Bước 3: Chọn nút Hoạt động (Activities Button). Góc dưới bên trái màn hình có nút này. Hình vuông, hình tròn và hình tam giác được kết hợp. Nhấp vào đó để mở tùy chọn Jamboard.

Bước 4: Khi bạn chọn Bảng trắng (Whiteboarding hoặc Jamboard), một bảng sẽ hiển thị ở bên phải màn hình của bạn. Từ bảng đó, chọn tùy chọn bảng trắng. 

Lưu ý: Cụm từ “whiteboard” và “Jamboard” đồng nghĩa trong Google Meet.

Bước 5: Chọn “Bắt đầu bảng trắng mới” để khởi tạo bảng trắng mới trong Google Meet và sử dụng Jamboard. Từ đó Google Meet sẽ mở Jamboard trong một cửa sổ riêng hoặc trên màn hình máy tính xách tay khác.

Bước 6: Bấm vào tùy chọn Present sau khi chọn một cửa sổ. Để người khác có thể xem Jamboard, bạn phải hiển thị màn hình của mình. Bằng cách nhấp vào biểu tượng chia sẻ màn hình, bạn có thể quyết định chia sẻ cửa sổ nào.

Bước 7: Bạn phải chọn cửa sổ hoặc màn hình mà bạn muốn chia sẻ trên nền tảng Google Meet trong bước tiếp theo.

Bước 8: Chọn cửa sổ hoặc màn hình nơi Jamboard hiện đang hiển thị. Từ đó Jamboard của bạn sẽ hiển thị và chia sẻ cho mọi người trong cuộc họp. 

Hướng dẫn cộng tác Google Meet từ Docs, Sheets, Slides

Vậy là các bạn đã biết cách cộng tác Google Meet với Jamboard. Bây giờ chúng ta cùng đến với hướng dẫn cộng tác với Google Meet từ Docs, Sheets, Slides theo các bước sau đây của GCS Vietnam:

Bước 1: Mở tệp mới từ một trong những ứng dụng sau:

• Google Docs
• Google Slides
• Google Sheets

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Google Meet ở góc trên bên phải.

Bước 3: Chọn một lựa chọn sau đây:

• Nhấp vào tên cuộc họp mà bạn muốn tham dự để tham gia cuộc họp đã được lên kế hoạch.
• Bấm để tham gia cuộc họp bằng mã cuộc họp, nhập Using a meeting code (sử dụng mã cuộc họp) → Nhập mã cuộc họp (Enter a code)

Bước 4: Bấm Tham gia cuộc gọi (Join the call) để chèn cuộc họp vào tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc bảng trắng của bạn. Cuộc họp của bạn được hiển thị trong bảng điều khiển bên phải. Sau khi chọn “Tham gia cuộc gọi”, bạn không thể chia sẻ tệp của mình hoặc sửa đổi cách những người tham dự khác nhìn thấy cuộc họp.

Bước 5: Để hiển thị tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc bảng trắng của bạn, hãy chọn Chia sẻ màn hình (Share screen) từ menu dưới cùng bên phải. Nhấp vào Chia sẻ (Share) sau khi chọn tab bạn đang truy cập và chia sẻ màn hình.

Quan trọng: Bạn không thể chuyển đổi tab hiển thị khi trình bày một tab từ tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc bảng trắng của mình. Để làm vậy, bạn có thể trình bày từ Google Meet 

Bước 6: Nhấp vào Dừng trình bày (Stop presenting) ở góc dưới bên phải để kết thúc bài thuyết trình của bạn.

Các tính năng cộng tác trong Google Meet

Nhiều ứng dụng đi kèm với Google Workspace để giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn. Việc quản lý nhiều công việc kinh doanh khác nhau trở nên đơn giản nhờ thư viện ứng dụng phong phú, bao gồm Google Meet để gọi điện thoại, Google Docs để nhập văn bản, Google Sheets để phân tích dữ liệu, Google Drive để lưu trữ, Slides để thuyết trình, v.v. Các ứng dụng này có thể dễ dàng truy cập trên màn hình Google Meet.

1. Các ứng dụng cộng tác trong Google Workspace

Phổ biến hơn cả là những ứng dụng chúng ta thường dùng hàng ngày nhất đó là cộng tác Google Meet với Docs, Sheets, Slides. Người dùng doanh nghiệp có nhiều tài liệu, cũng như bản báo cáo, bảng tính dữ liệu được tạo mỗi tuần, và không phải lúc nào chúng ta cũng có thể họp mặt trực tiếp tại văn phòng. Vì vậy, tính năng cộng tác của Google Meet với các ứng dụng Google Workspace quả thực cần thiết. Người dùng doanh nghiệp có thể chia sẻ ý kiến dễ dàng.

2. Các tiện ích bổ sung

Tuy nhiên, các ứng dụng khác đang ngày càng trở nên phổ biến và hiệu quả cho việc sử dụng cộng tác. Những nền tảng như vậy có nguồn gốc từ các nhà phát triển đáng tin cậy và được thêm vào Google Workspace Marketplace. Bản cập nhật hướng đến năng suất này cho phép bạn truy cập các ứng dụng này mà không cần phải điều hướng các tab khác nhau hoặc rời khỏi ứng dụng cuộc gọi. Với bản cập nhật tính năng mới nhất, giờ đây bạn có thể duyệt và cài đặt các ứng dụng như Lucidpark, Confluence, Figma, Read.ai, Polly và Miro và nhanh chóng truy cập chúng.

Bạn có thể thấy các tùy chọn “Get add-ons”, chứa các ứng dụng của bên thứ ba từ đó bạn có thể duyệt và cài đặt các tiện ích bổ sung. Do đó, sau khi cài đặt ứng dụng của bên thứ ba, ứng dụng đó sẽ xuất hiện ở bên cạnh màn hình Google Meet của bạn cùng với các ứng dụng Google Workspace thông thường khác.

3. Các hoạt động cộng tác trong Google Meets

• Giơ tay ý kiến: 

Trong cuộc họp video, bạn có thể ra hiệu cho người khác rằng bạn muốn phát biểu hoặc đặt câu hỏi bằng cách ấn vào biểu tượng “Raise hand” ở thanh công cụ.

• Phần Q&A: 

Bạn có thể gửi và tán thành các câu hỏi trong cuộc họp video bằng tính năng Hỏi đáp của Meet mà không ảnh hưởng đến việc tiến hành cuộc họp hoặc bài thuyết trình quan trọng. Người điều hành sẽ nhận được một báo cáo kỹ lưỡng với tất cả các câu hỏi sau cuộc họp.

• Sử dụng bảng trắng kỹ thuật số để tạo ra ý tưởng.

Trong cuộc họp video trên Meet, bạn có thể sử dụng Google Jamboard để bắt đầu hoặc tham gia đóng góp, chia sẻ ý kiến. Jamboard là bảng trắng kỹ thuật số tạo điều kiện thuận lợi cho việc lên ý tưởng cộng tác giữa những người dùng.

Bạn có thể sử dụng công cụ bảng trắng Miro của bên thứ ba kết hợp với Meet. Với tiện ích bổ sung Miro của Meet, bạn có thể làm việc trong thời gian thực với những người tham gia khác.

• Cho phép bỏ phiếu trong một cuộc khảo sát

Bạn có thể sử dụng cuộc thăm dò ý kiến trong Meet để tìm hiểu những gì cần thảo luận thêm hoặc nhận ý kiến đóng góp ngay lập tức từ đồng nghiệp của mình. Các cuộc thăm dò có thể được thực hiện bởi người điều hành và được các thành viên thực hiện. Những người tham gia được thông báo về cuộc thăm dò ý kiến và có tùy chọn trả lời trong cuộc họp. Sau cuộc họp, người điều hành sẽ nhận được báo cáo qua email có kết quả thăm dò ý kiến, cùng với tên và phản hồi của người tham gia.

• Break-out room

Nếu người điều phối cuộc họp cho phép, bạn có thể tham gia phòng họp nhóm trong Google Meet để tham gia cuộc trò chuyện trong không gian thân mật hơn. Trước khi được phân bổ vào phòng họp ẩn danh, những người tham dự cuộc họp không có tài khoản người dùng Google trước tiên phải tham gia phòng họp chính. Google Calendar không cho phép bạn thêm người dùng không phải Google vào phòng họp nhóm.

Lợi ích khi cộng tác Google Meet với Docs, Sheets, Slides, Jamboard

Các giải pháp cộng tác trực tuyến trong Google Meet chủ yếu giúp các nhóm phải họp từ xa có thể giao tiếp hiệu quả hơn. Những lợi ích thế này giúp nâng cao tinh thần đồng đội để nâng cao hiệu suất và hiệu quả đồng thời cắt giảm chi phí. Với khả năng cộng tác Google Meet với Google Docs, Sheets, Slides, Jamboard, chúng ta có thể tăng cường sự kết nối chỉ trong một ứng dụng duy nhất.

Google bắt đầu cung cấp tùy chọn sử dụng Meet ngay từ Docs, Sheets, và Slides vào ngày 12 tháng 4 năm 2022. Meet cho phép bạn hẹn giờ những người dùng khác trong khi vẫn duy trì sự tập trung vào bất kỳ công việc nào bạn đang thực hiện, chẳng hạn như tạo bản trình bày, soạn tài liệu, hoặc nhập dữ liệu vào bảng tính. Điều này cho phép mọi người trong cuộc họp trò chuyện và làm việc cùng nhau trong thời gian thực từ cùng một tab.

Sau đây là những lợi ích quan trọng khi cộng tác Google Meet với Docs, Sheets, Slides, Jamboard:

• Nâng cao hiệu suất

Bạn làm việc hiệu quả và nhiệt tình hơn khi bạn có thể biết mình đang làm việc cùng ai. Bạn có thể nói chuyện và giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh và ít qua lại hơn. Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp bằng cách trò chuyện ngay tại chỗ, thay vì phải lục tung các chuỗi nhận xét trên Google Docs hoặc cố gắng tìm một email quan trọng trong hộp thư của bạn.

• Cải thiện chất lượng công việc

Chất lượng sản phẩm của bạn có thể được nâng cao bằng cách nhờ những người khác xem xét và đưa ra phản hồi về công việc của bạn. Khi họp nhóm từ xa và được chia sẻ tài liệu, bảng tính hay slides hoặc trình bày ý tưởng bằng Jamboard thì mọi người sẽ dễ dàng chia sẻ ý kiến và góp ý cho bạn. 

Làm việc cùng nhau trên các tài liệu có nghĩa là bạn có thể hỏi nhóm của mình để biết liệu mình có đang đi đúng hướng hay không. Và nếu không, bạn có thể sửa lỗi nhanh chóng để tránh công việc bị dồn lại và không theo kịp tiến độ công việc.

• Tránh được tình trạng hiểu nhầm ý của nhau, phân tích được dữ liệu chi tiết hơn

Cộng tác theo thời gian thực tạo điều kiện giao tiếp được cải thiện và nhanh hơn giữa các thành viên trong nhóm. Đọc qua một số nhận xét trên một tài liệu làm việc có thể tương tự như việc cố gắng giải mã chữ viết tượng hình. Do đó, ít có khả năng thông tin quan trọng sẽ bị bỏ qua hoặc dịch sai nếu mọi người cùng nhau xử lý nó.

Đương nhiên, cộng tác Google Meet với Google Docs, Sheets, Slides và Jamboard không có nghĩa là bạn phải liên tục tìm kiếm nhóm của mình để được hỗ trợ tìm kiếm dữ liệu hoặc tài nguyên quan trọng. Tuy nhiên, một cuộc họp ngắn để hợp tác có thể tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho việc trao đổi chuyên môn và thông tin.

• Gắn kết đồng đội trong nhóm

Điều quan trọng là tạo cơ hội phát triển kết nối khi nhân viên của bạn hoạt động từ xa. Bằng cách này, các cá nhân có thể biết nhau và nhìn nhận nhau một cách tổng thể, những con người thực tế, trái ngược với hình ảnh hai chiều trên màn hình.

Tham gia vào hoạt động động não tích cực cùng với nhóm cho phép bạn thử nghiệm các khái niệm mới và tiếp cận với các khả năng và phương pháp mới. Bảng jamboard sẽ giúp các bạn cùng brainstorm ý tưởng hoặc tạo ra những chiến lược cùng nhau mà không bị ngắt lời, tất cả những ý kiến đều được ghi chú lại bằng Google Keep. Ngoài ra, chúng ta có thể cộng tác Google Keep với Docs, Sheets để lưu giữ, ghi chú lại thông tin cần chia sẻ trong buổi họp. Tất cả những điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân làm việc hiệu quả.hơn.

• Không gian thoải mái hơn cho sự sáng tạo

Làm việc cùng nhau trong thời gian thực cho phép bạn chia sẻ những ý tưởng và quan điểm mà bạn có thể còn ngại nói khi làm việc trực tiếp ở văn phòng. Thường thì chúng ta sẽ ngại nói giữa đông người khi họp mặt trực tiếp, nhưng với việc cộng tác Google Meet với Docs, Sheets, Slides, Jamboard chúng ta không còn những dè dặt phải lo ngại vì lúc đó có thể chúng ta chỉ cần chia sẻ ý kiến mà không cần lộ mặt. Ở Google Meet có tất cả các công cụ bạn cần để chia sẻ, không khác gì lúc họp trực tiếp.

Điều này có nghĩa là bạn có thể cộng tác để tạo ra nhiều lựa chọn sáng tạo hơn, tận dụng các cơ hội giàu trí tưởng tượng và sử dụng Google Meet như một không gian, ứng dụng tạo âm thanh để bạn có thể nói chuyện thoải mái với mọi người.

Lời kết

Mong rằng sau khi đọc bài viết này, các bạn đã có thể áp dụng tối ưu hóa khả năng cộng tác Google Meet với Docs, Sheets, Slides, Jamboard. Nếu có bất kỳ thắc gì liên quan đến bài viết hay cần tư vấn về các dịch vụ Google Workspace, các bạn có thể nhắn tin trực tiếp vào Chatbox của GCSVN để được tư vấn và có được sự hỗ trợ tốt nhất.