02 Cách chuyển từ Word sang Docs nhanh, gọn, không lỗi font

Chuyển từ Word sang Docs không chỉ giúp bạn lưu trữ tài liệu trực tuyến mà còn hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Đồng thời, các bạn cũng sẽ dễ dàng chỉnh sửa và bảo vệ định dạng văn bản file nội dung. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ bật mí cho các bạn 02 cách chuyển từ Word sang Docs và ngược lại một cách đơn giản và dễ dàng nhất. 

Tại sao nên chuyển file từ Word sang Docs?

Hiện nay, nhiều người sử dụng Google Docs để làm việc cộng tác. Đặc biệt là khả năng chuyển đổi file từ Microsoft Word sang Google Docs đã mang tới cho người sử dụng nhiều lợi ích đáng kể. 

Dưới đây là 05 lợi ích mà việc chuyển từ Word sang Docs mang lại cho người dùng:

Truy cập dễ dàng ở mọi lúc mọi nơi

Khi làm việc với Google Docs, mọi tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ trên đám mây. Bạn sẽ được phép mở và chỉnh sửa chúng từ bất từ kỳ thiết bị nào có kết nối internet, từ một số thiết bị như máy tính, laptop, ipad cho đến điện thoại thông minh. 

Với tính năng chuyển từ Word sang Docs, bạn sẽ không phải cài đặt thêm phần mềm Word. Mà sau khi chuyển dữ liệu xong, bạn chỉ việc làm việc trên nền tảng Google Docs tiện lợi.  

Khả năng cộng tác theo đúng thời gian thực

Google Docs cho phép người dùng làm việc với nhau trên một tài liệu cùng lúc. Mọi người có thể cùng nhau chỉnh sửa hoặc nhận xét nội dung tài liệu ngay trực tiếp trên Google Docs. 

Đây được xem là một trong những tính năng hữu ích và rất có ích cho các dự án nhóm, brainstorming hoặc khi cần thu thập ý kiến đóng góp từ nhiều người. Bởi mọi người có thể tăng hiệu quả làm việc nhóm, giảm thiểu thời gian gửi file Word qua lại cho nhau để chỉnh sửa như cách truyền thống. 

Khả năng chia sẻ dễ dàng

Chuyển từ Word sang Docs cho phép chia sẻ file dữ liệu nhanh chóng chỉ bằng một đường link. Bạn có thể kiểm soát người nhận được phép chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa. So với cách gửi file đính kèm qua email truyền thống, việc làm này vừa giúp tối ưu thời gian vừa đơn giản hóa quá trình  tiếp nhận file dữ liệu giữa mọi người với nhau. 

Tính năng tự động lưu

Mọi thay đổi bạn thực hiện trên Google Docs đều được tự động lưu lại ngay lập tức. Nhờ đó, bạn sẽ không phải lo lắng về việc để mất dữ liệu do quên lưu hoặc sự cố bất ngờ. Ngoài ra, lịch sử chỉnh sửa cũng được lưu trữ đầy đủ. Từ đó, bạn sẽ được cho phép dễ dàng xem lại các phiên bản trước đó và khôi phục nếu cần. 

Sử dụng hoàn toàn miễn phí

Khi chuyển từ Word sang Docs người dùng sẽ được sử dụng một ứng dụng hoàn toàn miễn phí. Dung lượng lưu trữ đám mây lên tới 15GB cho toàn bộ Google Drive. Do đó, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí so với việc mua bản quyền Microsoft Office. Đặc biệt với các tài khoản dự án nhóm, brainstorming hoặc khi cần thu thập ý kiến đóng góp từ nhiều người.

Tương thích và hoạt động linh hoạt khác với các công cụ của Google

Nếu chuyển từ Word sang Docs, bạn có thể tích hợp và làm việc dễ dàng hơn với các nền tảng khác trong hệ sinh thái của Google. Cụ thể như là Gmail, Google Meet, Google Chat, Google Sheets, Google Slides, Google Calendar,… Hơn nữa, điều còn còn tạo nên các liên kết chặt chẽ trong quá trình làm việc của mỗi người. Cũng như giúp tiết kiệm thời gian truy xuất các nguồn dữ liệu khác nhau để gia tăng hiệu suất làm việc. 

02 Cách chuyển đổi tài liệu Word sang Google Docs

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi tài liệu Word sang Google Docs bằng 2 cách khác nhau. Mỗi cách đều được thực hiện rất  đơn giản, hiệu quả và phù hợp với nhiều đối tượng người dùng. 

Tải file Word trực tiếp lên phần mềm Google Docs

Cách chuyển từ Word sang Docs bằng phương pháp trực tiếp được thực hiện theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Docs, sau đó chọn vào Tài liệu trống để tạo mới.

– Bước 2: Sau đó, bạn click chọn vào mục Tệp trên thanh công cụ >> chọn tiếp Mở.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ thấy được một cửa sổ hiển thị trên giao diện.  

– Bước 4: Tiếp tục, bạn chọn vào phần Tải lên >> chọn Duyệt qua để chuyển file từ Word lên Docs

.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chọn một file bất kỳ trong thiết bị để Open tải lên hoàn tất.

Tải file Word lên Google Docs thông qua Google Drive

Ngoài cách tải file trực tiếp, bạn có thể chuyển từ Word sang Docs thông qua Google Drive. Đây là cách làm gián tiếp để chuyển file và quy trình thực hiện theo các bước cũng khá đơn giản như sau:

Tải file Word lên Google Drive 

Trước tiên, bạn sẽ phải tải file Word lên Google Drive theo các bước cơ bản sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Drive để thực hiện tải file tài liệu Word lên.

– Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào mục Mới >> chọn Tải thư mục lên. 

Chuyển file Word từ Drive sang Docs

Sau khi đã thực hiện xong việc tải file Word lên Google Drive, bạn sẽ cần phải tiếp tục chuyển sang Docs bằng các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Drive và chọn vào file vừa tải lên.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn click chuột phải vào tệp >> chọn Mở bằng >> chọn Google Tài liệu. Sau đó, file Google Docs mới sẽ được hiển thị trên giao diện thiết bị một cách tự động và hoàn tất. 

Những lưu ý cơ bản khi chuyển từ Word sang Docs

Trong quá trình chuyển từ Word sang Docs, nhiều người thường gặp những vấn đề. Tuy nhiên, nếu bạn biết cách xử lý và lưu ý thì quá trình thực hiện chuyển đổi sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều:

Sử dụng định dạng chuẩn trong Word trước khi chuyển 

Hiện nay, Google Docs không hỗ trợ tất cả các font chữ  Microsoft Word. Để tránh gặp phải các lỗi hiển thị sau khi chuyển đổi, bạn nên sử dụng các font chữ cơ bản như Arial, Times New Roman, Calibri hoặc Verdana. 

Ngoài ra, bạn cũng nên định dạng tài liệu ở chế độ A4(21×29.7 cm), lề tiêu chuẩn (2-2.5cm). Nhằm mục đích là khi chuyển đổi sang Google Docs, cấu trúc hiển thị cũng sẽ không bị xô lệch. 

Đặc biệt, bạn nên hạn chế các yếu tố như SmartArt, WordArt, watermark, đánh dấu cuối trang (endnote), macro hay mã VBA sử dụng trong Word. Bởi vì, khi chuyển từ Word sang Docs các thành phần đặc biệt này sẽ không hoạt động và mất hoàn toàn trong Google tài liệu. 

Chuyển đổi đúng cách

Trước khi chuyển từ Word sang Docs, bạn không nên mở trực tiếp từ file đính kèm ở Gmail. Bởi vì định dạng của các file đính kèm này thường hay bị thay đổi. Cách tốt nhất là bạn nên tải file lên Google Drive trước. Sau đó, bạn thực hiện mở Google Docs để hệ thống chuyển đổi và xử lý cho chính xác.

Trong Google Drive sẽ có chế độ xem trước, bạn có thể mở để xem. Hoặc cách tốt nhất là bạn nên sử dụng công cụ Mở bằng >> Google Tài liệu. 

Kiểm tra lại bố cục sau khi chuyển đội

Dù bạn có áp dụng đúng cách khi chuyển từ Word sang Docs, nhưng vẫn phải kiểm tra lại các phần sao cho đúng chuẩn nhất:

• Bố cục tổng thể: canh lề, xuống dòng, khoảng cách giữa các đoạn.
• Bảng biểu: Google Docs có giới hạn về độ phức tạp của bảng nên hãy điều chỉnh nếu thấy lệch hàng.
• Hình ảnh, đồ họa: Nên dùng định dạng PNG hoặc JPEG thay vì ảnh dán từ clipboard để tránh vỡ hình hoặc sai vị trí.

Định dạng lại nếu cần

Nếu bạn phát hiện lỗi nhẹ, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa trực tiếp trong Google Docs sau khi đã chuyển sang như sau:

• Dùng công cụ Định dạng trên thanh công cụ để chỉnh sửa văn bản, căn lề, dòng.
• Nếu lỗi quá nhiều, bạn có thể định dạng lại Word và thực hiện chuyển đổi lại nếu cần.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi liên quan đến quá trình chuyển từ Word sang Docs mà các bạn có thể tham khảo:

1- Khi tải Google Docs về Word có bị lỗi font không?

Nếu bạn dùng các font chữ mặc định như Arial, Times New Roman,…thì hầu như sau khi chuyển đổi file, bạn sẽ không bị lỗi font. 

2 – Làm sao để chuyển từ Google Docs về Word

Việc chuyển từ Google Docs về Word là thao tác rất đơn giản. Nếu bạn cần chia sẻ tài liệu với người khác để lưu trữ dưới dạng Word thì thực hiện cách tải GG Docs về Word theo các bước cơ bản sau đây:

 – Bước 1: Đầu tiên, bạn mở tài liệu Google Docs muốn chuyển đổi.

– Bước 2: Tên thanh công cụ, bạn chọn vào danh mục Tệp.

– Bước 3:  Di chuyển chuột đến danh mục Tải xuống >> chọn định dạng Microsoft Word (.docx).

– Bước 4: Sau đó, file Google Docs của bạn sẽ được tự động tải về thiết bị dưới dạng .docx

Cuối cùng, bạn chỉ cần mở tệp đã tải về ở thiết bị và file đó sẽ tự động mở ra dưới định dạng Word. 

Tuy nhiên, trong quá trình chuyển đổi từ Google Docs về Word, bạn cũng cần chú ý:

• Để đảm bảo tài liệu không bị lỗi định dạng sau khi chuyển, bạn nên sử dụng các font cơ bản như Arial, Calibri, hoặc Times New Roman trong quá trình soạn thảo trên Google Docs.
• Nếu tài liệu có bảng biểu hoặc hình ảnh phức tạp, hãy kiểm tra lại sau khi tải về để chỉnh sửa kịp thời nếu cần.
• Đây cũng là cách tải GG Doc về Word đơn giản nhất mà không cần cài thêm phần mềm nào khác.

3 – Có thể tải nhiều tài liệu Word lên Google Docs cùng lúc không?

Không. Nhưng bạn có thể chọn nhiều file trong Google Drive để tải lên Google Docs. Cách thức thực hiện được đánh giá là khá đơn giản. Bạn chỉ cần chọn các file cần chuyển đổi >> sau đó nhấn chuột tải  các tệp lên. Nhưng để mở các tệp Word sang Google Docs, bạn phải vào từng file một để mở. 

4 – Google Docs có hỗ trợ tải về dạng PDF không?

Có. Ngoài Word bạn còn có thể tải về theo dạng PDF, định dạng web (.html), văn bản thuần (.txt),….

5 – Sau khi tải Google Docs về Word có chỉnh sửa được không?

Có thể chỉnh sửa thoải mái trong Microsoft Word như các tài liệu bình thường khác. 

6 – Có cần kết nối mạng để tải Google Docs về Word không?

Có, bạn cần kết nối internet để truy cập Google Docs và tải file về.

7 – Có thể dùng Google Docs trên điện thoại để tải về Word không?

Có, nhưng bạn cần dùng trình duyệt web ở chế độ máy tính (desktop mode) để có tùy chọn tải về dạng Word.

8 – Sau khi tải file Google Docs về Word, có thể gửi email không?

Hoàn toàn có thể. Bạn chỉ cần đính kèm file Word đã tải và gửi qua Gmail hoặc bất kỳ dịch vụ nào khác.

Lời kết

Hy vọng, những chia sẻ chi tiết trên của GCS Việt Nam sẽ giúp người dùng nắm rõ quy chuẩn chuyển từ Word sang Docs đơn giản và nhanh chóng mà không gặp lỗi định dạng nào. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến việc chuyển từ Word sang Docs, hoặc cần hỗ trợ gì về công cụ Google Docs, người dùng đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ cố gắng hỗ trợ và giúp đỡ người dùng các vấn đề được tốt nhất.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777