Chia sẻ và cộng tác trên File Google Sheets với bạn bè hay đối tác của bạn

Để công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn và hoàn thành công việc nhanh nhất bạn hãy chia sẻ các file đó với mọi người để cùng nhau làm việc trong Google Sheet. Trong bài viết này, GCS sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ, cộng tác trên file trong Google Sheets.

Chia sẻ File trong Drive, Docs, Sheets, Slides

Lưu ý: Các tùy chọn chia sẻ khác nhau tùy theo quy mô nhóm:

Tối đa 100: Bạn có thể cho phép tối đa 100 người có quyền xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét làm việc trên File Google Docs (Tài liệu), Sheets (Trang tính) hoặc Slides (Trang trình bày) cùng một lúc. 

100 trở lên:  Khi 100 người trở lên đang truy cập một File, chỉ chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa File. Để cho phép hơn 100 người xem hoặc chỉnh sửa File của bạn cùng lúc, hãy xuất bản File đó dưới dạng trang web.

Chia sẻ File hoặc thư mục với những người cụ thể

1. Chọn File bạn muốn chia sẻ.
2. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ .
3. Trong phần “Chia sẻ với mọi người và nhóm”, hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ.

Quan trọng: Nếu bạn chia sẻ với một địa chỉ email không phải là Tài khoản Google, họ chỉ có thể xem File.

4. Để thay đổi những gì mọi người có thể làm để đọc của bạn, ở bên phải, nhấp vào mũi tên xuống Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét), hoặc Editor (Người chỉnh sửa).
5. Chọn để thông báo cho mọi người.

Nếu bạn muốn thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ tài liệu với họ, hãy chọn hộp bên cạnh “Thông báo cho mọi người”. Nếu bạn thông báo cho mọi người, mỗi địa chỉ email bạn nhập sẽ được bao gồm trong email. Nếu bạn không muốn thông báo cho mọi người, hãy bỏ chọn hộp thông báo.

6. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc Send (Gửi).

Chia sẻ liên kết đến một File hoặc thư mục

Bước 1: Trong Drive, nhấp chuột phải vào File hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ và chọn Chia sẻ  .
Trong Docs , Sheets, hoặc Slides , ở phía trên, bấm Share (Chia sẻ).
Lưu ý: Bạn chỉ có thể chia sẻ các File mà bạn sở hữu hoặc có quyền chỉnh sửa.

Bước 2: (Tùy chọn) Để chỉ định những gì mọi người có thể làm với File của bạn khi bạn chia sẻ File, dưới tên tổ chức của bạn, hãy nhấp vào Change (Thay đổi):

• Để thay đổi sự cho phép, ở bên phải, nhấp vào mũi tên xuống và chọn Viewer (Người xem), Commenter (Người nhận xét), hoặc Editor (Người chỉnh sửa).
• Để cho phép chia sẻ liên kết ra bên ngoài tổ chức của bạn, bên cạnh tên tổ chức của bạn, hãy nhấp vào Mũi tên xuống Public (Công khai).

Lưu ý:  Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy liên hệ với quản trị viên Google Workspace của bạn.

Bước 3: Nhấp vào Copy link (Sao chép liên kết).

Bước 4: Nhấp vào Done (Xong).

Bước 5: Dán liên kết vào email, trên trang web hoặc bất cứ nơi nào bạn cần chia sẻ.

Cách để huỷ quyền chia sẻ các File cho mọi người

Ngừng chia sẻ File hoặc thư mục bạn sở hữu

1. Mở màn hình chính cho Google Sheets.
2. Chọn một File hoặc thư mục.
3. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ .
4. Tìm người mà bạn muốn ngừng chia sẻ.
5. Ở bên phải tên của họ, nhấp vào Mũi tên xuống  Remove (Xóa).
6. Để lưu các thay đổi, hãy nhấp vào Save (Lưu).

Xóa liên kết đến File hoặc thư mục bạn sở hữu:

1. Mở màn hình chính cho Google Sheets.
2. Mở hoặc chọn một File hoặc thư mục.
3. Nhấp vào Share (Chia sẻ) hoặc biểu tượng chia sẻ   Get link (Nhận liên kết).
4. Trong “Nhận liên kết”, nhấp vào Mũi tên xuống .
5. Chọn Restricted (Bị hạn chế).
6. Nhấp vào Done (Xong).

Thêm nhận xét và câu trả lời trong Google Sheets (Trang tính)

Bước 1: Chọn văn bản bạn muốn nhận xét.

Bước 2: Nhấp vào Thêm bình luận .

Bước 3: Nhập bình luận của bạn vào ô.

Bước 4: (Tùy chọn)  Để hướng công việc của bạn hoặc nhận xét đến một người cụ thể, hãy nhập dấu cộng (+) theo sau là địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm bao nhiêu người tùy thích. Mỗi người sẽ nhận được một email với nhận xét của bạn và một liên kết đến File.

Bước 5: (Tùy chọn) Để gán nhận xét cho một người cụ thể, hãy chọn hộp Chỉ định cho .

Bước 6: Nhấp vào Comment (Nhận xét) hoặc Assign (Chỉ định) .

Đề xuất các chỉnh sửa trong Tài liệu

Trong Google Sheets, bạn cũng có thể đề xuất các thay đổi trực tiếp mà không làm ảnh hưởng đến nội dung trong tài liệu gốc đó bằng cách đề xuất chỉnh sử

1. Ở góc trên cùng, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở chế độ Đề xuất, chế độ này cũng có thể xuất hiện dưới dạng  .
2. Để đề xuất một chỉnh sửa, bạn hãy nhập nội dung ngay sau văn bản đó.
3. Chủ sở hữu của tài liệu sẽ nhận được một email có đề xuất của bạn. Khi nhấp vào bất kỳ đề xuất nào, họ có thể Chấp nhận hoặc Từ chối đề xuất đó.

Trò chuyện trực tiếp với mọi người trong Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày

Bạn cũng có thể cộng tác trong tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày qua trò chuyện. Nếu có nhiều người mở File của bạn, chỉ cần nhấp vào Hiển thị trò chuyện  để mở trò chuyện nhóm. Bạn có thể nhận được phản hồi tức thì mà không cần rời khỏi File của mình.

Bây giờ bạn đã có thể chia sẻ và cộng tác trên file Google Sheets của bạn. Công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khí có sự hỗ trợ từ nhiều người.