Chia sẻ thư mục trong Shared Drive với bản Google Workspace mới

Shared Drive được chia sẻ để trao quyền cho nhóm và tổ chức lưu trữ, truy cập và cộng tác trên các tệp. Đến thời điểm này, tất cả sự cho phép đều được cài đặt ở Shared Drive hoặc tệp riêng lẻ, nó không bao giờ có thể chia sẻ các thư mục cụ thể trong Shared Drive.

Với bản beta này, bạn có thể chia sẻ một thư mục cụ thể với những người dùng khác, hoặc nâng cấp quyền truy cập thành viên để cung cấp người dùng quyền bổ sung trên các tài liệu cụ thể trong Shared Drive.

Đăng ký tham gia bản beta chia sẻ thư mục

Để đăng ký để tham gia chương trình chia sẻ thư mục bản beta, hoàn thành form này. complete this form.

Lưu ý yêu cầu tham gia này không được đảm bảo, bạn có thể được xếp vào trong danh sách chờ.

Tại sao nên sử dụng thư mục trong Shared Drive với bản beta?

Dưới đây là một số tình huống cho thấy sự quan trọng khi chia sẻ một thư mục (không phải toàn bộ thư mục chung):

• Với bộ phận Marketing, bạn có thể có một ổ dữ liệu chung được truy cập bởi tất cả các nhân viên nội bộ, với một thư mục cụ thể cho quảng cáo có thể truy cập được bởi một tổ chức bên ngoài.
• Với bộ phận bán hàng được tổ chức theo vùng, bạn có thể tạo một thư mục chia sẻ mà ban quản lý và giám đốc có thể xem toàn bộ hoạt động, với nhóm khu vực chỉ có thể xem thông tin liên quan đến khu vực cụ thể của họ trong Shared Drive
• Với Shared Drive được sử dụng để chuẩn bị cho một sự kiện cụ thể, bạn có thể cấp quyền xem dữ liệu cho tất cả thành viên, đồng thời cung cấp quyền truy cập cho các nhóm cụ thể liên quan đến từng phần của sự kiện.

Cách chia sẻ kinh nghiệm hoạt động

Các cấp truy cập được chỉ định trong Shared Drive thể hiện mức độ truy cập tối thiểu mà người dùng sẽ phải có đối với tất cả các tệp và thư mục trong Shared Drive đó. Điều này đảm bảo tính minh bạch, dự đoán và khả năng mở rộng. Do đó, mức truy cập của người dùng cho một thư mục trong Shared Drive chỉ có thể lớn hơn mức truy cập của người dùng đó với chính ổ dữ liệu chung đó, nó có thể giảm được nhiều hạn chế.

Ví dụ, một người bình luận trong Shared Drive không thể hạ cấp là một người xem. Tuy nhiên, người xem trên thư mục có thể mở rộng cấp truy cập của họ sang người bình luận hoặc người đóng góp cho các tệp và thư mục con cụ thể trong Shared Drive đó. Do đó, nếu quyền trên tệp hoặc thư mục bị hạ cấp, hành động sẽ diễn ra trên một hoặc nhiều thư mục mẹ nơi quyền được thừa kế từ đó.

Ai có thể chia sẻ thư mục?

Các thư mục trong Shared Drive có thể được chia sẻ bởi người quản lý file thư mục đó. Các quyền truy cập vào thư mục được chia sẻ sẽ khác nhau phụ thuộc vào người quản lý thư mục đó cấp quyền cho thành viên trong nhóm (ví dụ: trình quản lý nội dung, người bình luận,…). Các file được chia sẻ trong thư mục có cùng cấp truy cập với chính các file được chia sẻ ngoại trừ người quản lý. Các cấp truy cập này bao gồm:

• Trình quản lý nội dung (mặc định)
• Quyền đóng góp
• Quyền bình luận
• Quyền xem

Lưu ý rằng quyền đóng góp trên thư mục là trình chỉnh sửa trên tệp trong thư mục đó.

Điều gì xảy ra khi di chuyển tập tin và thư mục?

Khi các tệp hoặc file được chia sẻ vào bên trong thư mục Shared Drive, quyền truy cập được kế thừa vào nội dung sẽ được cập nhật tương ứng và quyền truy cập trực tiếp sẽ được giữ nguyên. Điều tương tự cũng đúng khi các tệp dùng chung được chuyển từ Shared Drive sang My Drive

Ví dụ: một tài liệu ban đầu nằm Shared Drive của nhóm Sale. Tất cả các thành viên trong nhóm Sale có quyền truy cập và xem tài liệu được share. Ngoài ra, 5 thành viên nhóm Sale cá nhân có quyền vào chỉnh sửa tài liệu.Nếu tệp đó được chuyển ra khỏi Shared Drive nhóm Sale, nhóm Sale sẽ mất quyền truy cập vào xem tài liệu được kế thừa, nhưng 5 người dùng cá nhân vẫn có quyền chỉnh sửa.

Vì các di chuyển tài liệu được chia sẻ này có thể tạo ra những thay đổi lớn với quyền truy cập nội dung, File được chia sẻ vào Shared Drive chỉ được cho phép người dùng là người quản lý cấp cao nhất.

Lưu ý : Google sẽ bắt đầu thực thi yêu cầu của người quản lý với chương trình beta này và vào ngày 01/09/2020 cho tất cả các khách hàng G Suite. Sau này, sẽ không còn có thể cho Người đóng góp hoặc người quản lý di chuyển các File trong Shared Drive được chia sẻ.

Thư mục được chia sẻ sẽ hiển thị ở đâu trong Drive?

Thư mục được chia sẻ chung có thể truy cập trong phần Shared with me trong Drive. Chúng không xuất hiện trong phân cấp bộ nhớ dùng chung của người nhận, trừ khi họ là thành viên của bộ nhớ dùng chung. Các thông báo sẽ được gửi tới người nhận khi các tài liệu được chia sẻ, tương tự như khi nhận được mail nếu Google Doc được chia sẻ.

Lưu ý rằng các tài liệu được chia sẻ sẽ không tự động xuất hiện trong tệp Drive trực tuyến hoặc bộ nhớ dùng chung mà bạn có quyền truy cập vào. Để làm cho chúng xuất hiện, bạn cần tạo mội lối tắt riêng đến thư mục dùng chung trong My Drive hoặc ổ đĩa dùng chung. Phím tắt này sẽ có thể truy cập được trong Drive File Stream, nơi bạn có thể truy cập thư mục hoặc đồng bộ hóa nội dung.

Đây là sẽ một tính năng tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn, người dùng sẽ tiết kiệm thời gian và kiểm soát công việc của mình một cách tốt hơn. Nếu bạn đang sử dụng G Suite với các phiên bản Business, Enterprise, Education thì hãy nhanh chóng cập nhật và cài đặt cho mình phiên bản Beta mới này nhé.