Chia sẻ tài nguyên trên Google Calendar đơn giản nhất

Tìm hiểu về Google Calendar

Google Calendar là một ứng dụng do Google phát triển hỗ trợ người dùng quản lý thời gian, chia sẻ tài nguyên, theo dõi các hoạt động hàng ngày như các cuộc hẹn hay sự kiện,… Ngoài ra, nó còn sở hữu nhiều tính năng hữu ích khác cho bạn thỏa sức tận dụng.

Google Calendar nằm trong gói Google Workspace, người dùng được miễn phí chia sẻ tài nguyên. Bên cạnh đó, nhờ được đồng bộ hóa dữ liệu đám mây, bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi từ mọi thiết bị như máy tính, điện thoại,… Để sử dụng được Google Calendar, bạn cần có một tài khoản Google.

Các tính năng nổi bật của Google Calendar

Google Calendar cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các sự kiện, cuộc họp. Ngoài ra, banh cũng có thể sử dụng để đặt lời nhắc nhở, ghi chú cũng như địa điểm tổ chức sự kiện. Bạn có thể chia sẻ tài nguyên đó với người dùng khác để có thể tiếp nhận cũng như chỉnh sửa thông tin.

Bên cạnh đó, người dùng cũng có quyển bật/tắt hiển thị lịch vào những dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày nghỉ lễ hoặc lịch cụ thể mình đã cài đặt từ trước. Từ đó, bạn sẽ có quyền chủ động điều chỉnh nguồn thông tin cho phù hợp.

Ngoài việc lên lịch cho các hoạt động, sự kiện thường ngày, Google Calendar còn giúp người dùng đồng bộ với Gmail. Những thông tin và sự kiện được gửi tới Gmail sẽ được tự động thêm vào Google Calendar ngay sau đó. Nhờ tính năng chia sẻ tài nguyên này, bạn có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp và lên lịch làm việc, lịch họp.

Hướng dẫn chia sẻ tài nguyên trên Google Calendar

Sau khi bạn tạo, cần chia sẻ tài nguyên như phòng họp, phương tiện đi lại,… với người dùng trong Google Calendar. Người dùng có thể lên lịch tài nguyên bằng cách thêm nó vào các sự kiện, lịch hẹn trước.

Khi người dùng có thể đặt trước tài nguyên, nó sẽ tạo ra một sự kiện tương ứng trên lịch của tài nguyên đó. Nếu bạn không chia sẻ tài nguyên nội bộ rõ ràng, thì tài nguyên đó sẽ kế thừa tùy chọn chia sẻ mặc định cho lịch phụ trong tổ chức của bạn.

Bạn có thể chia sẻ tài nguyên qua Google Calendar bằng các bước như sau:

– Bước 1: Đăng nhập vào Google Workspace bằng tài khoản quản trị viên với vai trò là quản trị viên cấp cao hoặc người ủy quyền, sau đó mở Google Calendar.

– Bước 2: Ở mục My Calendars phía bên trái giao diện, tìm tài nguyên. Nếu ở đó chưa có sẵn tài nguyên, bạn có thể thêm vào. Tiếp theo, bạn trỏ đến tài nguyên mà bạn muốn chia sẻ, nhấn chọn Options > Settings and sharing.

– Bước 3: Trong mục Auto-accept invitations, chọn một trong hai phần cài đặt hoạt động phù hợp nhất cho tài nguyên:

• • Auto-accept invitations that do not conflict: Ở phần hoạt động này, người dùng sẽ tự động chấp nhận lời mời không xung đột. Mọi lời mời tham gia sự kiện mới sẽ được tự động chấp nhận nếu không bị trùng với sự kiện khác đặt lịch trước đó.
  • Automatically add all invitations to this calendar: Tất cả lời mời sẽ được tự động thêm vào lịch ngay cả khi đã có lịch được diễn ra trùng với thời điểm đó.

– Bước 4: Lựa chọn người bạn muốn chia sẻ tài nguyên.

– Bước 4.1. Trong trường hợp bạn muốn chia sẻ lịch với mọi người trong tổ chức:

• • Vào trong Access permissions, chọn hộp Make available for your domain.
  • Ở phần giao diện phía bên phải, nhấn chọn biểu tượng mũi tên đi xuống sau đó chọn một tùy chọn theo mong muốn. Các quyền cài đặt sẽ được chúng tôi làm rõ trong phần tiếp theo.

– Bước 4.2. Nếu bạn muốn chia sẻ tài nguyên lịch với những người cụ thể hoặc với nhóm Google:

• • Trong phần Share with specific people, nhấn chọn Add People.
  • Thêm địa chỉ email của cá nhân/nhóm mà bạn muốn chia sẻ tài nguyên.
  • Nhìn về phía bên phải giao diện, nhấn vào biểu tượng mũi tên đi xuống sau đó chọn một tùy chọn theo mong muốn. Các quyền cài đặt sẽ được chúng tôi làm rõ trong phần tiếp theo.
  • Bấm chọn Send.

– Bước 5: Kiểm tra người dùng lên lịch sử dụng tài nguyên.

Trên đây là chi tiết cách chia sẻ tài nguyên trên Calendar đơn giản nhất.

Chi tiết các cài đặt quyền chia sẻ tài nguyên trong Calendar

Khi bạn muốn chia sẻ tài nguyên, bạn cần kiểm soát người dùng xem các sự kiện và cân nhắc xem họ có thể thêm/chỉnh sửa sự kiện hay không. Hãy xem xét đến các ghi chú cài đặt quyền.

• See all event details: Đây là tùy chọn xem tất cả chi tiết sự kiện. Tại đây, người dùng có thể đặt tài nguyên và xem chi tiết hoặc sửa đổi được sự kiện trong lịch cá nhân. Người tổ chức sự kiện cũng có thể sửa đổi sự kiện ở lịch cá nhân của họ. Tuy nhiên, họ không thể sửa đổi các sự kiện trực tiếp trong lịch của tài nguyên hoặc sửa đổi các sự kiện của người khác.
• See only free/busy (hide details): Chế độ này cho phép chỉ xem rảnh/bận (ẩn chi tiết). Người dùng chỉ có thể đặt trước tài nguyên khi họ tạo hoặc sửa đổi các sự kiện trong lịch cá nhân của mình, các phần thông tin khác đều bị ẩn đi.
• Make changes to events: Người dùng có thể xem chi tiết và thực hiện các thao tác thay đổi đối với sự kiện. Tùy chọn này chỉ áp dụng khi bạn chia sẻ tài nguyên với một người dùng cụ thể.
• Make changes and manage sharing: Ngoài việc xem chi tiết và chỉnh sửa sự kiện, người dùng còn có thể tiến hành quản lý chia sẻ của mình. Tùy chọn này cũng chỉ khả dụng khi tài nguyên được chia sẻ với người dùng cụ thể.

Đoạn kết

Trên đây là cách chia sẻ tài nguyên trên Calendar đơn giản nhất. Nếu bạn muốn tìm hiểu về Google Calendar và các dịch vụ khác của Google Workspace, hãy nhấc máy lên để liên hệ với đội ngũ CSKH của GCS qua Hotline: 024.9999.7777 hoặc điền lại ngay thông tin của bạn ở phần liên hệ để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu những nội dung hữu ích mà chúng tôi cung cấp tại trang blog tin tức GCS.