Chia sẻ tài nguyên trên Google Calendar đơn giản nhất

Bạn đã biết cách chia sẻ tài nguyên phòng, xe trên Calendar chưa? Hãy cùng GCS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về Google Calendar

Google Calendar là một ứng dụng do Google phát triển hỗ trợ người dùng quản lý thời gian, chia sẻ tài nguyên, theo dõi các hoạt động hàng ngày như các cuộc hẹn hay sự kiện,… Ngoài ra, nó còn sở hữu nhiều tính năng hữu ích khác cho bạn thỏa sức tận dụng.

Google Calendar nằm trong gói Google Workspace, người dùng được miễn phí chia sẻ tài nguyên. Bên cạnh đó, nhờ được đồng bộ hóa dữ liệu đám mây, bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi từ mọi thiết bị như máy tính, điện thoại,… Để sử dụng được Google Calendar, bạn cần có một tài khoản Google.

google calendar

Các tính năng nổi bật của Google Calendar

Google Calendar cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các sự kiện, cuộc họp. Ngoài ra, banh cũng có thể sử dụng để đặt lời nhắc nhở, ghi chú cũng như địa điểm tổ chức sự kiện. Bạn có thể chia sẻ tài nguyên đó với người dùng khác để có thể tiếp nhận cũng như chỉnh sửa thông tin.

Bên cạnh đó, người dùng cũng có quyển bật/tắt hiển thị lịch vào những dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày nghỉ lễ hoặc lịch cụ thể mình đã cài đặt từ trước. Từ đó, bạn sẽ có quyền chủ động điều chỉnh nguồn thông tin cho phù hợp.

Ngoài việc lên lịch cho các hoạt động, sự kiện thường ngày, Google Calendar còn giúp người dùng đồng bộ với Gmail. Những thông tin và sự kiện được gửi tới Gmail sẽ được tự động thêm vào Google Calendar ngay sau đó. Nhờ tính năng chia sẻ tài nguyên này, bạn có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp và lên lịch làm việc, lịch họp.

Hướng dẫn chia sẻ tài nguyên trên Google Calendar

Sau khi bạn tạo, cần chia sẻ tài nguyên như phòng họp, phương tiện đi lại,… với người dùng trong Google Calendar. Người dùng có thể lên lịch tài nguyên bằng cách thêm nó vào các sự kiện, lịch hẹn trước. 

Khi người dùng có thể đặt trước tài nguyên, nó sẽ tạo ra một sự kiện tương ứng trên lịch của tài nguyên đó. Nếu bạn không chia sẻ tài nguyên nội bộ rõ ràng, thì tài nguyên đó sẽ kế thừa tùy chọn chia sẻ mặc định cho lịch phụ trong tổ chức của bạn.

Bạn có thể chia sẻ tài nguyên qua Google Calendar bằng các bước như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Google Workspace bằng tài khoản quản trị viên với vai trò là quản trị viên cấp cao hoặc người ủy quyền, sau đó mở Google Calendar.

Bước 2: Ở mục My Calendars phía bên trái giao diện, tìm tài nguyên. Nếu ở đó chưa có sẵn tài nguyên, bạn có thể thêm vào. Tiếp theo, bạn trỏ đến tài nguyên mà bạn muốn chia sẻ, nhấn chọn Options > Settings and sharing.

Bước 3: Trong mục Auto-accept invitations, chọn một trong hai phần cài đặt hoạt động phù hợp nhất cho tài nguyên:

  • Auto-accept invitations that do not conflict: Ở phần hoạt động này, người dùng sẽ tự động chấp nhận lời mời không xung đột. Mọi lời mời tham gia sự kiện mới sẽ được tự động chấp nhận nếu không bị trùng với sự kiện khác đặt lịch trước đó.
  • Automatically add all invitations to this calendar: Tất cả lời mời sẽ được tự động thêm vào lịch ngay cả khi đã có lịch được diễn ra trùng với thời điểm đó.
auto-accept invitations that do not conflict

Bước 4: Lựa chọn người bạn muốn chia sẻ tài nguyên.

4.1. Trong trường hợp bạn muốn chia sẻ lịch với mọi người trong tổ chức:

  • Vào trong Access permissions, chọn hộp Make available for your domain.
  • Ở phần giao diện phía bên phải, nhấn chọn biểu tượng mũi tên đi xuống sau đó chọn một tùy chọn theo mong muốn. Các quyền cài đặt sẽ được chúng tôi làm rõ trong phần tiếp theo.

4.2. Nếu bạn muốn chia sẻ tài nguyên lịch với những người cụ thể hoặc với nhóm Google:

  • Trong phần Share with specific people, nhấn chọn Add People.
  • Thêm địa chỉ email của cá nhân/nhóm mà bạn muốn chia sẻ tài nguyên.
  • Nhìn về phía bên phải giao diện, nhấn vào biểu tượng mũi tên đi xuống sau đó chọn một tùy chọn theo mong muốn. Các quyền cài đặt sẽ được chúng tôi làm rõ trong phần tiếp theo.
  • Bấm chọn Send.

Bước 5: Kiểm tra người dùng lên lịch sử dụng tài nguyên.

Trên đây là chi tiết cách chia sẻ tài nguyên trên Calendar đơn giản nhất. 

Chi tiết các cài đặt quyền chia sẻ tài nguyên trong Calendar

quyền cài đặt trong calendar

Khi bạn muốn chia sẻ tài nguyên, bạn cần kiểm soát người dùng xem các sự kiện và cân nhắc xem họ có thể thêm/chỉnh sửa sự kiện hay không. Hãy xem xét đến các ghi chú cài đặt quyền. 

  • See all event details: Đây là tùy chọn xem tất cả chi tiết sự kiện. Tại đây, người dùng có thể đặt tài nguyên và xem chi tiết hoặc sửa đổi được sự kiện trong lịch cá nhân. Người tổ chức sự kiện cũng có thể sửa đổi sự kiện ở lịch cá nhân của họ. Tuy nhiên, họ không thể sửa đổi các sự kiện trực tiếp trong lịch của tài nguyên hoặc sửa đổi các sự kiện của người khác.
  • See only free/busy (hide details): Chế độ này cho phép chỉ xem rảnh/bận (ẩn chi tiết). Người dùng chỉ có thể đặt trước tài nguyên khi họ tạo hoặc sửa đổi các sự kiện trong lịch cá nhân của mình, các phần thông tin khác đều bị ẩn đi.
  • Make changes to events: Người dùng có thể xem chi tiết và thực hiện các thao tác thay đổi đối với sự kiện. Tùy chọn này chỉ áp dụng khi bạn chia sẻ tài nguyên với một người dùng cụ thể.
  • Make changes and manage sharing: Ngoài việc xem chi tiết và chỉnh sửa sự kiện, người dùng còn có thể tiến hành quản lý chia sẻ của mình. Tùy chọn này cũng chỉ khả dụng khi tài nguyên được chia sẻ với người dùng cụ thể.

Trên đây là cách chia sẻ tài nguyên trên Calendar đơn giản nhất. Nếu bạn muốn tìm hiểu về Google Calendar và các dịch vụ khác của Google Workspace, hãy nhấc máy lên để liên hệ với đội ngũ CSKH của GCS qua Hotline: 024.9999.7777 hoặc điền lại ngay thông tin của bạn ở phần liên hệ để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu những nội dung hữu ích mà chúng tôi cung cấp tại trang blog tin tức GCS.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top