Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Trong bối cảnh làm việc của thời đại công nghệ số hiện nay, không khó để nhận ra quy trình xử lý công việc ngày một trở nên mượt mà hơn và tốc độ phát triển có những bước nhảy vọt tích cực hơn bao giờ hết. Những thay đổi diễn ra không chỉ ở phạm vi không gian tại phòng làm việc, phòng họp mà còn trên cả múi giờ khác nhau và các thiết bị của người dùng. Và để thích ứng kịp với nhịp độ phát triển, người dùng cần trang bị cho mình những công cụ hay bộ ứng dụng có hiệu năng linh hoạt.

Google Smart Canvas

Google đã thiết kế Smart Canvas để tạo ra quy trình làm việc liền mạch hợp nhất người dùng và dữ liệu. Đối với Smart Canvas, người dùng có thể mong đợi những thay đổi hướng đến tính ứng dụng cao và tiện lợi trong trải nghiệm Workspace.

Những tính năng thiết lập bởi Smart Canvas như bản tóm tắt do AI cung cấp trong Docs, gợi ý hàm công thức thông minh trong Sheets hoặc một đề cập người khác bằng cú pháp @ <tên người dùng> có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc của đội nhóm.

Những tính năng trong Smart Canvas hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện những nhiệm vụ điều hành tổ chức phổ biến như chẳng hạn như lập kế hoạch sự kiện, điều phối hoạt động của đội nhóm, khởi động dự án mới hoặc thiết kế danh sách rà soát một buổi ra mắt sản phẩm.

Những chức năng mới hứa hẹn sẽ là bàn đạp thúc đẩy trải nghiệm Google Workspace của bạn linh hoạt và thông minh hơn. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về những đổi mới trong Smart Canvas và giao diện người dùng nhé.

Smart Canvas cải tiến Google Docs

✅Các khối thông minh tùy chỉnh: Khối thông minh tùy chỉnh cho phép bạn tạo các yếu tố thực hiện các tác vụ thông thường. Đây là những yếu tố có thể sử dụng nhiều lần tùy vào nhu cầu cụ thể và bạn có thể truy cập chúng từ @ Trình đơn.

Chẳng hạn như người dùng có thể tạo bảng điều hành dự án từ template có sẵn để theo dõi các mốc giai đoạn quan trọng và nhiệm vụ, danh sách kiểm tra tiến độ ra mắt sản phẩm hoặc thậm chí là một khối mã hoặc văn bản trong ngôn ngữ lập trình.

Lưu các thành phần có thể sử dụng nhiều lần của riêng bạn với các khối thông minh tùy chỉnh.

✅Biểu mẫu tạo lời mời theo lịch: Biểu mẫu tạo lời mời theo lịch mới của Google giúp bạn dễ dàng làm việc với nhóm của bạn về những thông tin quan trọng của sự kiện trước khi gửi thư mời cho khách tham dự. Giờ đây, người dùng sẽ có khả năng soạn thảo lời mời theo lịch trong Docs bằng cách truy cập vào “Calendar draft (Bản nháp lịch)” trong menu Khối thông minh.

✅Variables: Variables là các biến nhập giá trị có tác dụng đơn giản hóa quy trình công việc cho hóa đơn, hợp đồng hoặc các dạng văn bản liên lạc khác. Variables cho phép bạn xác định trước và chèn tự động các ô nhập dữ liệu như “tên khách hàng” hoặc “địa chỉ người nhận” từ một tài liệu duy nhất. Bạn có thể bắt đầu sử dụng Variables bằng cách tải về tiện ích Doc Variables trong phần Tiện ích mở rộng trên thanh công cụ nhé.

✅Chip thả biểu tượng cảm xúc: Chip thể hiện biểu tượng cảm xúc cho phép quản lý thu thập ý kiến biểu quyết của các thành viên và đưa ra quyết định phương án giải quyết cho vấn đề nhanh chóng. Người dùng có thể tương tác với biểu tượng cảm xúc bằng cách nhập @-voting chip để chèn biểu tượng cảm xúc mong muốn.

Chip thả biểu tượng cảm xúc đối với văn bản trong Docs.

✅Chip kết nối bên thứ ba: Google cũng cung cấp các chip thông minh mới kết nối với ứng dụng của bên thứ ba để cung cấp quyền truy cập vào kho dữ liệu phong phú hơn nữa trên Workspace. Chip thông minh cho phép bạn thu thập thông tin dưới dạng tương tác và bản xem trước từ các ứng dụng là đối tác của Google, bao gồm Atlassian, Asana, Figma, Miro, Tableau và Zendesk.

Lấy trực tiếp dữ liệu phong phú từ Tableau vào Google Docs bằng chip thông minh kết nối bên thứ ba.

Smart Canvas cải tiến Google Sheets

Tính năng chip thông minh đã và đang cung cấp một kho tài nguyên dữ liệu khổng lồ giúp hàng triệu người dùng truy cập thông tin phong phú, phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp của họ từ Google Sheets. Những khả năng mới dưới đây sẽ biến bất kỳ bảng tính nào trở thành một trung tâm cộng tác thông minh và lý tưởng.

✅Chip xuất dữ liệu thông minh: Chip xuất dữ liệu thông minh cho phép bạn bổ sung thông tin về người, tệp và sự kiện làm phong phú bảng phân tích dữ liệu của một hoạt động trong Google Sheets. Ví dụ: nếu bạn cần chi tiết thông tin liên hệ cho một dự án, bạn có thể nhấp chuột phải vào các ô có liên quan với chip mang thông tin chủ thể, chọn Data extraction (khai thác dữ liệu) để nhanh chóng lấy thông tin từ file làm việc trực tiếp vào ô tính trong Sheets.

Làm phong phú Trang tính của bạn bằng đa dạng nguồn dữ liệu nhờ tính năng trích xuất dữ liệu từ chip thông minh.

✅Đặt chip thông minh: Tính năng Đặt chip thông minh cho phép bạn đặt thông tin về các vị trí địa lý có liên quan vào Trang tính để sắp xếp theo hệ thống các hoạt động của dự án. Bạn có thể dễ dàng xem trước liên kết Google Maps trực tiếp trong Trang tính cho những việc như theo dõi quy trình vận chuyển hoặc lập kế hoạch sự kiện. Bên cạnh đó, lối tắt chèn ngày tháng @Ngày giúp việc quản lý các mốc thời gian trở nên đơn giản hơn.

Chèn chip thông minh thông qua cú pháp @ trong Trang tính.

✅Chip tài chính thông minh: Chip tài chính thông minh cho phép bạn chèn trực tiếp các dữ liệu chứng khoán tài chính từ Google Finance như cổ phiếu, quỹ tương hỗ và tiền tệ vào Sheets bằng cách sử dụng @tên công ty/mã chứng khoán hoặc tiền tệ.

Chip tài chính thông minh giúp thu thập thông tin tài chính phong phú bằng cách chèn các dữ liệu từ Google Finance.

Đơn giản hoá trải nghiệm người dùng

Ngoài những tính năng mới giúp mọi người cộng tác và hoàn thành nhiều việc hơn mà GCS đã giới thiệu bên trên, Google còn cung cấp giao diện người dùng nâng cao trong Docs, Sheets, Slides và Drive.

Đầu tiên, Google đang đơn giản hóa giao diện người dùng ở đầu tài liệu, bảng tính và slide trình chiếu của bạn, đồng thời hãng đang cập nhật các mục nhóm trên thanh công cụ để giúp bạn tìm thấy các tác vụ thường dùng nhanh hơn. Hiển thị thước kẻ và khung nhận xét cũng sẽ được cải thiện.

Ứng dụng thứ hai nằm trong danh sách “làm mới” của lần cập nhật này là Google Drive. Việc chia sẻ, tải xuống và xóa nhiều tệp cùng lúc trở nên dễ dàng hơn hay các tác vụ chính (chia sẻ, tải xuống và chỉnh sửa) hiển thị đồng loạt khi bạn di chuột qua một tệp. Đặc biệt, chip tìm kiếm cung cấp các bộ lọc giúp bạn tìm tệp nhanh hơn như lọc theo loại tệp, chủ sở hữu và ngày sửa đổi lần cuối.

Chip tìm kiếm trong Drive cung cấp các bộ lọc để giúp bạn tìm kiếm tệp nhanh hơn.

Đoạn Kết

Nếu cứ loay hoay chuyển thao tác giữa nhiều ứng dụng hay trang web để nhập liệu một văn bản hay xử lý một file tài liệu thì nhân viên trong doanh nghiệp của bạn phải mất quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ. Những cải tiến trong Smart Canvas sẽ là hướng giải quyết cho vấn đề này khi bạn có thể thực hiện nhiều việc trong thời gian ngắn hơn thông qua các chức năng trực quan GCS đã giới thiệu trên đây.

Nếu còn những thắc mắc và câu hỏi liên quan đến dịch vụ Google Workspace, quý khách hàng hãy liên lạc Hotline: 024.9999.7777 để đội ngũ tư vấn của chúng tôi có thể lắng nghe và giải đáp sớm nhất nhé.