Cài đặt chữ ký Email cá nhân – Danh thiếp số ấn tượng mà ai cũng nên có

Chữ ký Email đóng một vai trò quan trọng và rất cần thiết đối với các doanh nghiệp. Nó giống như một cái danh thiếp bạn có thể gửi cho nhiều đối tác khác nhau. Mọi thông tin liên lạc của bạn sẽ được hiển thị trên đó và luôn được trả lời tự động phía cuối mỗi hộp thư bạn gửi đi. 

Chữ ký Email hiển thị đầy đủ thông tin liên lạc, địa chỉ, website,… hoặc trích dẫn ưa thích của bạn, được tự động thêm vào cuối thư Gmail giống như chân trang.

Một chữ ký chuyên nghiệp sẽ có những vai trò cực kỳ quan trọng 

  • Ngoài việc cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ cho người nhận thư, chữ ký Gmail còn giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn, thể hiện tác phong nghiêm túc và cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
  • Trong chữ ký bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, xem thông tin trên Fanpage,…Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và ai cũng phải lướt qua dù chỉ một lần. 
  • Nếu trong doanh nghiệp bạn tất cả thành viên trong công ty cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Sẽ giúp doanh nghiệp định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ.

Bạn dành chút thời gian xem qua một số lưu ý về chữ ký trước khi tạo nhé: 

  • Bạn có thể sử dụng tối đa 10.000 ký tự trong chữ ký của mình.
  • Nếu bạn thấy “Văn bản thuần” ở trên hộp chữ ký, bạn cần phải tắt chế độ Văn bản thuần trước khi chỉnh sửa chữ ký của mình.
  • Khi bạn tạo thấy có ký tự phụ, đó là vì một số phiên bản của Gmail không hỗ trợ các tính năng như chữ in đậm hoặc in nghiêng. Để xóa các ký tự phụ, hãy xóa bất kỳ định dạng đặc biệt nào trong chữ ký của bạn.
  • Chữ ký được phân tách với phần nội dung thư bởi hai dấu gạch ngang. 
  • Nếu bạn thêm hình hoặc ảnh từ Google Drive, thì bạn cần phải chia sẻ hình ảnh ở dạng công khai. Nếu bạn sử dụng Gmail với tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn, hãy yêu cầu quản trị viên cho bạn chia sẻ hình ảnh công khai..

Hướng dẫn bạn cách tạo chữ kỹ đơn giản mà rất chuyên nghiệp.

Tạo chữ ký 

Chữ ký email có thể được trình bày dưới nhiều dạng như văn bản hoặc hình ảnh. Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:

  • Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp.
  • Tên công ty/địa chỉ bạn đang làm việc.
  • Các thông tin liên hệ, ví dụ như một email của bạn khác, website, số điện thoại,…
  • Link mạng xã hội: nên thêm các link mạng xã hội sẽ giúp người nhận mail dễ dàng liên lạc với bạn hơn, bạn có thể đính kèm các link Facebook, Skype, Zalo,…
  • Hình ảnh: hình ảnh sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh.

Các bước để tạo chữ ký: 

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d498b6e6d3 See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm Create new (Tạo mới).

Bước 4: Đặt tên cho chữ ký của bạn, sau đó nhấp vào Create (Tạo). Tên này không phải là chữ ký thực của bạn, nhưng là tên cho mẫu chữ ký.

Bước 5: Trong hộp văn bản ở bên phải, hãy thêm văn bản chữ ký của bạn.

Bước 6: Sử dụng thanh định dạng để thêm màu văn bản, liên kết và hình ảnh.

chữ ký email
  • Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
  • Cỡ chữ: có kiểu nhỏ, thường, lớn và rất lớn.
  • Định dạng: có ba định dạng cơ bản được sử dụng in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U).
  • Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký.
  • Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký.
  • Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký.
  • Căn lề căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký.
  • Danh sách đánh số.
  • Tăng/ Giảm thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký.
  • Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký.
  • Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký.

Bước 7: Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Thêm chữ ký vào email

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Nhấp vào Compose (Soạn).

Bước 3: Nhấp vào Insert signature (Chèn chữ ký) img 601d498c18f0a và chọn một chữ ký.

Thêm chữ ký nếu bạn đang dùng tính năng “Gửi thư bằng địa chỉ”

Nếu bạn sử dụng tính năng “Gửi thư bằng địa chỉ” để gửi thư từ các địa chỉ khác nhau trong tài khoản của mình, bạn có thể tạo chữ ký khác nhau cho mỗi địa chỉ.

Để chọn địa chỉ, hãy sử dụng trình đơn thả xuống bên trên hộp văn bản chữ ký trên trang Cài đặt.

Nếu bạn không thấy trình đơn thả xuống:

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d498b6e6d3 See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Nhấp vào Accounts (Tài khoản).

Bước 4: Kiểm tra để đảm bảo địa chỉ của bạn được liệt kê trong mục Send mail as (Gửi thư bằng địa chỉ).

Chỉnh sửa chữ ký

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) img 601d498b6e6d3 See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm vào chữ ký bạn muốn chỉnh sửa.

Bước 4: (Tùy chọn) Để thay đổi tên Signature (Chữ ký), hãy nhấp vào Edit (Chỉnh sửa) Biên tập.

Bước 5: Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi) .

Mẹo: Bạn cũng có thể chọn mặc định chữ ký cho các email mới và email mà bạn trả lời.

Xóa chữ ký

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) và chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm vào chữ ký bạn muốn xóa.

Bước 4: Nhấp vào Xóa Xóa bỏvà sau đóXóa (Delete).

Bước 5: Ở dưới cùng, nhấp vào Lưu thay đổi (Save Changes).

Thật tuyệt vời hơn khi bạn đã có thể tự tạo chữ ký cho gmail của riêng mình. Giờ đây mọi đối tác hay bạn bè của bạn đã có thể liên hệ đến bạn nhanh hơn. Chữ ký Gmail còn giúp bạn trông chuyên nghiệp và tác phong nghiêm túc hơn trong mắt đối tác và bạn bè. Ngoài ra, chữ ký còn cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

g suite legacy bi khoa

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng?

Một ngày như bao ngày khác, bạn mở email của mình hay tài khoản Google Workspace của tổ chức lên và nhận được thông báo như dưới đây hoặc những thông báo với nội dung tương tự bạn nên làm gì? 

Your organization's Google Workspace account has been suspended.
Please contact your Google Workspace Organization Administrator to re-
activate your organization.

We are sorry, but your 14-day trial for Google Workspace has ended.
Please subscribe in order to continue using Google Workspace.

Rất tiếc, bạn không có quyền truy cập vào Gmail. Vui lòng liên hệ với Quản trị viên tố chức của bạn để có quyền truy cập.

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng. Vui lòng liên hệ với Quản trị Viên Google Workspace của tổ chức bạn để kích hoạt lại tài khoản cho tổ chức.

We are sorry, but your Google Workspace account has been suspended due to payment failure.
Payment failures happen for a variety of reasons (e.g insufficient funds, expired card).
You can update your payment information or add a new form of payment to resolve the issue by going to the Billing page.
For instructions, you can refer to this Google Help article about payment.

Note that your users will be unable to use Google Workspace services like Gmail until you enable a form of payment for automatic charging.

Subscription suspended - Admin Console

Nguyên nhân dẫn tới báo lỗi như trên có thể do các lý do như sau:

  • Một là, Doanh nghiệp của bạn chưa tiến hành gia hạn khoản phí duy trì dịch vụ với Google dẫn đến việc tài khoản Google Workspace bị tạm ngưng.
  • Hai là, Tài khoản Google Workspace dùng thử 14-30 ngày của doanh nghiệp của bạn đăng ký gần đây đã hết hạn.
  • Ba là, doanh nghiệp của bạn trước đây đang sử dụng phiên bản G Suite Legacy, hay còn có tên gọi là Google Apps miễn phí; mà hiện tại Google đã thông báo ngừng duy trì cho phiên bản này. Theo đó, Google yêu cầu và hướng các doanh nghiệp, tổ chức cần nâng cấp lên phiên bản trả phí mà hiện tại Google đang cung cấp bao gồm các phiên bản Google Workspace Business Stater, Business Standard, Business Plus hay Enterprise Standard, Enterprise Plus.

 

>>> Nâng cấp G Suite Legacy Free và nhận ngay ưu đãi lên tới 70% <<<

 

Đừng quá lo lắng, việc ngay lúc này bạn cần làm là liên hệ với người phụ trách hay quản trị viên của gói Google Workspace để được hỗ trợ, hoặc nếu bạn chính là quản trị viên thì bạn hãy liên hệ với GCS - Đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam theo bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình để được hỗ trợ mở khoá một cách nhanh nhất. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp của Google tới cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. GCS đã hỗ trợ xử lý nhiều trường hợp tài khoản G Suite (Google Workspace) bị tạm ngưng do vi phạm chính sách đồng thời khôi phục toàn vẹn dữ liệu cho người dùng trong thời gian nhanh chóng. Chi phí của việc nâng cấp lên phiên bản Google Workspace trả phí chính thức tương tự như phí đăng ký mới tuy nhiên với các khách hàng có số lượng người dùng lớn sẽ hưởng chính sách chiết khấu hấp dẫn lên tới 70%.

Scroll to Top