Cài đặt chữ ký Email cá nhân – Danh thiếp số ấn tượng mà ai cũng nên có

Chữ ký Email đóng một vai trò quan trọng và rất cần thiết đối với các doanh nghiệp. Nó giống như một cái danh thiếp bạn có thể gửi cho nhiều đối tác khác nhau. Mọi thông tin liên lạc của bạn sẽ được hiển thị trên đó và luôn được trả lời tự động phía cuối mỗi hộp thư bạn gửi đi. 

Chữ ký Email hiển thị đầy đủ thông tin liên lạc, địa chỉ, website,… hoặc trích dẫn ưa thích của bạn, được tự động thêm vào cuối thư Gmail giống như chân trang.

Một chữ ký chuyên nghiệp sẽ có những vai trò cực kỳ quan trọng 

  • Ngoài việc cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ cho người nhận thư, chữ ký Gmail còn giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn, thể hiện tác phong nghiêm túc và cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
  • Trong chữ ký bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, xem thông tin trên Fanpage,…Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và ai cũng phải lướt qua dù chỉ một lần. 
  • Nếu trong doanh nghiệp bạn tất cả thành viên trong công ty cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Sẽ giúp doanh nghiệp định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ.

Bạn dành chút thời gian xem qua một số lưu ý về chữ ký trước khi tạo nhé: 

  • Bạn có thể sử dụng tối đa 10.000 ký tự trong chữ ký của mình.
  • Nếu bạn thấy “Văn bản thuần” ở trên hộp chữ ký, bạn cần phải tắt chế độ Văn bản thuần trước khi chỉnh sửa chữ ký của mình.
  • Khi bạn tạo thấy có ký tự phụ, đó là vì một số phiên bản của Gmail không hỗ trợ các tính năng như chữ in đậm hoặc in nghiêng. Để xóa các ký tự phụ, hãy xóa bất kỳ định dạng đặc biệt nào trong chữ ký của bạn.
  • Chữ ký được phân tách với phần nội dung thư bởi hai dấu gạch ngang. 
  • Nếu bạn thêm hình hoặc ảnh từ Google Drive, thì bạn cần phải chia sẻ hình ảnh ở dạng công khai. Nếu bạn sử dụng Gmail với tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn, hãy yêu cầu quản trị viên cho bạn chia sẻ hình ảnh công khai..

Hướng dẫn bạn cách tạo chữ kỹ đơn giản mà rất chuyên nghiệp.

Tạo chữ ký 

Chữ ký email có thể được trình bày dưới nhiều dạng như văn bản hoặc hình ảnh. Một số thông tin mà một chữ ký email cần có là gì:

  • Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp.
  • Tên công ty/địa chỉ bạn đang làm việc.
  • Các thông tin liên hệ, ví dụ như một email của bạn khác, website, số điện thoại,…
  • Link mạng xã hội: nên thêm các link mạng xã hội sẽ giúp người nhận mail dễ dàng liên lạc với bạn hơn, bạn có thể đính kèm các link Facebook, Skype, Zalo,…
  • Hình ảnh: hình ảnh sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh.

Các bước để tạo chữ ký: 

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm Create new (Tạo mới).

Bước 4: Đặt tên cho chữ ký của bạn, sau đó nhấp vào Create (Tạo). Tên này không phải là chữ ký thực của bạn, nhưng là tên cho mẫu chữ ký.

Bước 5: Trong hộp văn bản ở bên phải, hãy thêm văn bản chữ ký của bạn.

Bước 6: Sử dụng thanh định dạng để thêm màu văn bản, liên kết và hình ảnh.

chữ ký email
  • Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
  • Cỡ chữ: có kiểu nhỏ, thường, lớn và rất lớn.
  • Định dạng: có ba định dạng cơ bản được sử dụng in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U).
  • Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký.
  • Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký.
  • Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký.
  • Căn lề căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký.
  • Danh sách đánh số.
  • Tăng/ Giảm thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký.
  • Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký.
  • Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký.

Bước 7: Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi).

Thêm chữ ký vào email

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Nhấp vào Compose (Soạn).

Bước 3: Nhấp vào Insert signature (Chèn chữ ký)  và chọn một chữ ký.

Thêm chữ ký nếu bạn đang dùng tính năng “Gửi thư bằng địa chỉ”

Nếu bạn sử dụng tính năng “Gửi thư bằng địa chỉ” để gửi thư từ các địa chỉ khác nhau trong tài khoản của mình, bạn có thể tạo chữ ký khác nhau cho mỗi địa chỉ.

Để chọn địa chỉ, hãy sử dụng trình đơn thả xuống bên trên hộp văn bản chữ ký trên trang Cài đặt.

Nếu bạn không thấy trình đơn thả xuống:

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Nhấp vào Accounts (Tài khoản).

Bước 4: Kiểm tra để đảm bảo địa chỉ của bạn được liệt kê trong mục Send mail as (Gửi thư bằng địa chỉ).

Chỉnh sửa chữ ký

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm vào chữ ký bạn muốn chỉnh sửa.

Bước 4: (Tùy chọn) Để thay đổi tên Signature (Chữ ký), hãy nhấp vào Edit (Chỉnh sửa) Biên tập.

Bước 5: Ở dưới cùng, nhấp vào Save Changes (Lưu thay đổi) .

Mẹo: Bạn cũng có thể chọn mặc định chữ ký cho các email mới và email mà bạn trả lời.

Xóa chữ ký

chữ ký email

Bước 1: Mở Gmail.

Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) và chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).

Bước 3: Trong tab General (Chung), cuộn đến Signature (Chữ ký) và bấm vào chữ ký bạn muốn xóa.

Bước 4: Nhấp vào Xóa Xóa bỏvà sau đóXóa (Delete).

Bước 5: Ở dưới cùng, nhấp vào Lưu thay đổi (Save Changes).

Thật tuyệt vời hơn khi bạn đã có thể tự tạo chữ ký cho gmail của riêng mình. Giờ đây mọi đối tác hay bạn bè của bạn đã có thể liên hệ đến bạn nhanh hơn. Chữ ký Gmail còn giúp bạn trông chuyên nghiệp và tác phong nghiêm túc hơn trong mắt đối tác và bạn bè. Ngoài ra, chữ ký còn cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vnwww.hvn.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *