Hướng dẫn cách tạo link Google Drive trên máy tính và điện thoại A-Z

Bạn đang tìm cách tạo link Google Drive để chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video cho người khác một cách nhanh chóng? Bài viết này sẽ hướng dẫn từ A-Z cách tạo link Drive thực hiện trên cả máy tính và điện thoại một cách dễ dàng. Cùng với đó là chi tiết về mẹo dùng, cách xử lý link Drive tạo hiệu quả nhất. 

Vì sao việc tạo link Google Drive để chia sẻ lại cần thiết?

Việc tạo link Google Drive để chia sẻ dữ liệu là một giải pháp tối ưu hóa năng suất làm việc và bảo mật thông tin trong thời đại số. Ngoài ra, có rất nhiều lý do quan trọng khiến phương pháp này trở nên cần thiết, đó là:

• Thứ nhất là khả năng chia sẻ các tệp tin có dung lượng lớn

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều giới hạn kích thước tệp đính kèm tối đa, thường là 25MB. Nếu bạn cần gửi các video chất lượng cao, bộ tài liệu dự án lớn hay các file thiết kế đồ họa nặng, việc đính kèm email là rất bất khả thi.

Còn Google Drive thì loại bỏ rào cản này, cho phép tải lên và chia sẻ bất kỳ tệp tin nào trong giới hạn dung lượng lưu trữ (thường là 15GB miễn phí). Khi đó, bạn cần tạo link Drive và gửi đi. Sau đó, người nhận chỉ cần truy cập vào đường link là có thể mở file gốc, không cần tải toàn bộ dữ liệu nặng về thiết bị của họ. 

• Thứ hai là quản lý quyền truy cập linh hoạt và bảo mật cao

Khi bạn chia sẻ một tệp tin email đính kèm, bạn gần như mất quyền kiểm soát sau khi tệp được gửi đi. Ngược lại, Google Drive lại cho phép bạn thiết lập nhiều cấp độ bảo mật và quyền truy cập khác nhau sau khi tạo đường link Google Drive. 

Bạn có thể chọn chỉ cho phép người nhận Xem (Viewer), Bình luận (Commenter) hoặc Chỉnh sửa (Editor). Đặc biệt, bạn còn có thể giới hạn chỉ những người dùng cụ thể, tức là đã đăng nhập Google mới có thể xem file với chế độ hạn chế hoặc mở rộng cho Bất kỳ ai có đường liên kết. 

• Thứ ba là tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc

Thay vì phải chờ đợi tệp tin tải lên rồi tải xuống qua email, việc sử dụng liên kết Drive giúp truy cập gần như ngay lập tức. Đối với các dự án nhóm, việc chia sẻ qua Drive còn cho phép nhiều người cùng lúc truy cập, xem xét và chỉnh sửa. Nhờ đó tạo ra một môi trường làm việc cộng tác hiệu quả. 

Hướng dẫn chi tiết cách tạo đường link Google Drive trên máy tính

Cách tạo đường link Google Drive trên máy tính là thao tác cơ bản và thường xuyên nhất mà người dùng cần thực hiện. Bởi dù bạn sử dụng hệ điều hành Windows hay macOS, quy trình này cực kỳ đơn giản, an toàn:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ Google Drive của mình. Sau đó, bạn hãy đảm bảo rằng tệp và thư mục muốn chia sẻ đã được tải lên Drive. 

+ Nếu tệp đã có sẵn, bạn hãy xác định vị trí tệp hoặc thư mục đó.

+ Nếu tệp chưa có, bạn nhấp vào nút Mới (New) ở góc trên bên trái >> sau đó chọn Tải tệp lên (File upload) hoặc Tải thư mục lên (Folder upload) theo nhu cầu. 

–  Bước 2: Bạn có hai cách để tiếp cận và lấy liên kết chia sẻ qua Google Drive. 

+ Cách 1 – Bạn cần nhấp chuột trực tiếp vào tệp hoặc thư mục cần chia sẻ. Trong menu ngữ cảnh xuất hiện, bạn chọn Sao chép đường liên kết (Get link).

+ Cách 2 – Bạn nhấp chuột phải vào tệp, chọn Chia sẻ (Share). Trong hộp thoại Chia sẻ, bạn sẽ thấy mục Sao chép đường liên kết ở phía dưới. 

– Bước 3: Bước này, mặc định của Google Drive sẽ là chế độ Hạn chế (Restricted). Do đó, chỉ những người bạn thêm email trực tiếp vào danh sách chia sẻ mới có thể xem. Người nhận cần phải gửi yêu cầu truy cập nếu họ không nằm trong danh sách. 

Bạn cần nhấp vào mũi tên xổ xuống bên cạnh Hạn chế >> chọn Bất kỳ ai có đường liên kết (Anyone with the link).

Sau khi chuyển sang Bất kỳ ai có đường liên kết, một tùy chọn mới sẽ xuất hiện ở bên phải, đó là Quyền truy cập (Role). Lúc này, bạn cần thiết lập quyền này tùy theo mục đích.

• Người xem (Viewer): Người nhận chỉ có thể xem và tải xuống tệp (an toàn nhất).
• Người nhận xét (Commenter): Người nhận có thể xem, tải xuống và để lại nhận xét (phù hợp cho việc góp ý).
• Người chỉnh sửa (Editor): Người nhận có toàn quyền xem, tải xuống, chỉnh sửa tệp, thậm chí là xóa tệp gốc (chỉ nên dùng cho cộng tác viên tin cậy).

– Bước 4: Sau khi đã thiết lập quyền truy cập chung và quyền cụ thể (Viewer, Editor) phù hợp. Bạn cần nhấp vào nút Sao chép đường liên kết (Copy link). 

Đường link đã được lưu vào bộ nhớ tạm của máy tính >> nhấp Xong (Done) để đóng cửa sổ.

– Bước 5: Bây giờ, bạn có thể dán đường link này vào email, tin nhắn hoặc bất kỳ nền tảng nào khác để chia sẻ tệp tin của mình.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo đường link Google Drive trên điện thoại

Trong môi trường làm việc nhanh chóng, việc sử dụng điện thoại thông minh để quản lý và chia sẻ dữ liệu là điều không thể thiếu. Do đó, bạn vẫn cần phải biết cách tạo đường link Google Drive trên điện thoại sẽ giúp linh hoạt hơn trong công việc. Dưới đây là các bước để thực hiện cách tạo link Drive trên điện thoại chi tiết:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần cài đặt ứng dụng Google Drive từ App Store (iOS) hoặc Google Play Store (Android) và đăng nhập tài khoản của mình. 

Sau đó, bạn cần sử dụng thanh tìm kiếm hoặc duyệt qua các thư mục để mở và tìm tệp/thư mục muốn chia sẻ.

– Bước 2: Trên ứng dụng điện thoại, bạn sẽ không có thao tác chuột phải. Thay vào đó, bạn cần chạm vào biểu tượng ba chấm ngang (…) nằm bên cạnh tên tệp hoặc thư mục. Thao tác này sẽ mở ra một menu tùy chọn chứa tất cả các chức năng quản lý, bao gồm cả chia sẻ.

– Bước 3: Trong menu tùy chọn vừa mở ra, bạn cần tìm và chạm vào mục Quản lý quyền truy cập (Manage access) hoặc Chia sẻ (Share).

Nếu file đang ở chế độ Hạn chế, bạn cần thay đổi cài đặt. Trong mục Quyền truy cập chung (General access) >> chạm vào biểu tượng mũi tên xuống bên cạnh chữ Hạn chế.

Sau đó, bạn chọn Bất kỳ ai có đường liên kết (Anyone with the link).

– Bước 4: Ngay sau khi chuyển quyền truy cập sang Bất kỳ ai có đường liên kết, bạn cần xác định vai trò cho người nhận bằng cách chạm vào tùy chọn Người xem (Viewer) ở phía bên phải.

Lúc này, bạn cần thay quyền truy cập. Nếu muốn người khác chỉ xem, giữ quyền Người xem. Khi cần cộng tác, hãy thiết lập quyền Người chỉnh sửa (Editor).

– Bước 5: Sau khi thiết lập quyền xong, bạn quay lại menu tùy chọn (menu 3 chấm) hoặc hộp thoại chia sẻ ban đầu. Tìm và chạm vào biểu tượng Sao chép đường liên kết.

Liên kết đã được sao chép vào bộ nhớ tạm trên điện thoại. Bạn có thể dán (Paste) liên kết này vào Zalo, Messenger, SMS, hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác để gửi cho người nhận.

Các lỗi thường gặp & cách khắc phục khi chia sẻ link Google Drive 

Dù đã thực hiện đúng quy trình cách tạo link Google Drive, nhưng đôi khi người nhận vẫn gặp sự cố không truy cập được. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục hiệu quả, các bạn có thể tham khảo:

Lỗi người dùng bị yêu cầu cấp quyền truy cập

Lỗi này khi người nhận nhấp vào liên kết và nhận được thông báo “Bạn cần quyền truy cập” hoặc “Yêu cầu quyền truy cập” (Request access).

Nguyên nhân của lỗi này có thể là do bạn đã tạo link và gửi đi, nhưng quên chuyển đổi Quyền truy cập chung (General Access) từ chế độ mặc định Hạn chế (Restricted) sang chế độ Bất kỳ ai có đường liên kết (Anyone with the link). Khi link vẫn ở chế độ Hạn chế, chỉ những tài khoản email mà bạn đã thêm thủ công vào danh sách chia sẻ ban đầu mới có thể xem. Những người khác, ngay cả khi có link, vẫn bị yêu cầu gửi yêu cầu quyền.

Khi xảy ra vấn đề này, bạn chỉ cần khắc phục bằng các cách thiết lập quyền truy cập chung thành Bất kỳ ai có đường liên kết. Đồng thời đảm bảo vai trò được đặt là Người xem (Viewer) hoặc Người chỉnh sửa (Editor) tùy theo nhu cầu của bạn.

Lỗi không tạo được link tải xuống trực tiếp

Khi bạn chia sẻ một file qua cách tạo đường link Google Drive trên máy tính thông thường. Lúc này, người nhận sẽ được đưa đến một trang xem trước của Google Drive, nơi họ phải nhấp vào nút tải xuống. Đối với các trang web hoặc ứng dụng cần tích hợp liên kết tải xuống tự động (tải file ngay lập tức), liên kết thông thường sẽ không hoạt động.

Nguyên nhân của vấn đề là liên kết Drive mặc định là liên kết xem trước (Preview link) chứ không phải liên kết tải xuống trực tiếp (Direct Download link). Cấu trúc URL của Google Drive cần được thay đổi thủ công để ép trình duyệt thực hiện thao tác tải xuống ngay lập tức.

Để xử lý tình trạng này, hãy đảm bảo các điều sau:

• Lấy liên kết chia sẻ gốc: Thực hiện cách tạo link Google Drive như bình thường và sao chép liên kết. Liên kết gốc sẽ có dạng: https://drive.google.com/file/d/ **FILE_ID_DUY_NHAT** /view?usp=sharing
• Trích xuất FILE_ID: ID tệp là đoạn ký tự nằm giữa /d/ và /view. Ví dụ: **FILE_ID_DUY_NHAT**.
• Tạo liên kết tải xuống trực tiếp: Thay thế toàn bộ liên kết gốc bằng cấu trúc sau, chèn FILE_ID bạn vừa trích xuất vào vị trí tương ứng: https://drive.google.com/uc?export=download&id= **FILE_ID_DUY_NHAT**

Ví dụ thực tế:

• Link Gốc: 

https://drive.google.com/file/d/1wD-vT2m0F_4bWqI7kXp-9sU6yA8zC/view?usp=sharing

• Link tải xuống trực tiếp: 

https://drive.google.com/uc?export=download&id=1wD-vT2m0F_4bWqI7kXp-9sU6yA8zC

Cách quản lý quyền & thu hồi link khi cần

Việc thực hiện cách tạo link Google Drive là bước khá cần. Nhưng đôi khi không cần thiết, bạn có thể quản lý quyền truy cập và thực hiện hủy link chia sẻ. 

Khi nào nên tắt link chia sẻ?

Quyết định khi nào tắt link chia sẻ phụ thuộc vào bản chất của dữ liệu và mục đích sử dụng. Có ba tình huống chính mà bạn nên xem xét để thu hồi quyền truy cập hoặc xóa liên kết, đó là:

• Nếu bạn chia sẻ một tài liệu chỉ dùng trong thời gian dự án diễn ra, ngay khi dự án kết thúc, nên tắt link. Điều này sẽ ngăn chặn việc người ngoài truy cập hoặc sử dụng phiên bản lỗi thời của tài liệu. 
• Đối với các tài liệu chứa thông tin cá nhân, dữ liệu tài chính, hợp đồng hoặc bí mật kinh doanh, việc giới hạn thời gian truy cập rất quan trọng. Bạn nên thu hồi quyền này ngay sau khi người nhận đã xem hoặc tải xuống thành công. 
• Nếu bạn thấy có dấu hiệu tài liệu bị chia sẻ ngoài ý muốn, hãy hủy link ngay lập tức. 

Cách hủy link chia sẻ 

Việc hủy link chia sẻ trên máy tính vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Thao tác này sẽ ngay lập tức vô hiệu hóa liên kết đã gửi, khiến bất kỳ ai cố gắng truy cập bằng liên kết sẽ nhận được thông báo lỗi.

– Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào Google Drive và nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục mà bạn muốn hủy link chia sẻ.

– Bước 2: Bạn chọn Chia sẻ (Share). Trong mục Quyền truy cập chung (General Access), bạn sẽ thấy quyền hiện tại là Bất kỳ ai có đường liên kết.

Bạn nhấp vào mũi tên xổ xuống và thay đổi quyền truy cập trở lại thành Hạn chế (Restricted).

 – Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấp vào Xong (Done) để hoàn tất.

*Lưu ý: Khi bạn chuyển sang chế độ Hạn chế, những người đã từng truy cập bằng link công khai sẽ mất quyền truy cập. Tuy nhiên, nếu bạn đã thêm email của một số người cụ thể vào danh sách chia sẻ cá nhân, họ vẫn giữ được quyền truy cập cho đến khi bạn xóa họ khỏi danh sách đó trong phần quản lý quyền.

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện cách tạo link Drive

Để tạo link Drive đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây:

• Thứ nhất là luôn kiểm tra quyền truy cập chung

Bạn cần lưu ý chuyển từ Hạn chế sang Bất kỳ ai có đường liên kết, nếu muốn chia sẻ link công khai. Ngược lại nếu tệp tin nhạy cảm, hãy giữ nguyên Hạn chế và chỉ thêm email người nhận cụ thể.

Khi thực hiện cách tạo tạo đường link Google Drive trên máy tính hay điện thoại, hãy xem xét kỹ vai trò của người nhận. Người xem là đủ cho hầu hết các trường hợp và chỉ cấp quyền Người chỉnh sửa cho cộng tác viên tin cậy cao nhất. Nhiều lỗi hỏng dữ liệu xảy ra do cấp quyền Editor quá rộng rãi

• Thứ hai là đặt tên tệp và thư mục rõ ràng

Trước khi chia sẻ, hãy đổi tên tệp/thư mục thành tên dễ hiểu, có chứa từ khóa. Ví dụ: thay vì “Bao_cao_cuoi.docx”, hãy đặt là “Bao_cao_ket_qua_marketing_quy_4_2024.docx”. Điều này không chỉ giúp người nhận dễ dàng nhận biết nội dung mà còn hữu ích cho việc tìm kiếm nội bộ.

• Thứ ba là quản lý dung lượng

Việc tạo link Drive liên tục sẽ khiến kho lưu trữ của bạn đầy lên. Do đó, bạn thường xuyên kiểm tra và xóa các tệp cũ, không dùng nữa. 

• Thư tư là nên sử dụng Google Groups cho dự án lớn

Nếu bạn cần chia sẻ hàng chục tệp hoặc thư mục cho một nhóm lớn (ví dụ: 50 sinh viên, 100 nhân viên), thay vì thêm 100 email vào mỗi tệp, hãy tạo một Google Group. Sau đó, bạn chỉ cần chia sẻ tệp với tên Group đó. Bất kỳ ai tham gia Group đều tự động có quyền truy cập, giúp quản lý quyền truy cập dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1 – Tôi có thể tạo link Drive cho cả thư mục hay không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể tạo link Drive cho toàn bộ thư mục. Khi chia sẻ một thư mục, quyền truy cập bạn thiết lập sẽ được áp dụng cho tất cả các tệp hiện có và tệp được thêm mới vào thư mục đó. Thao tác tương tự như chia sẻ một tệp đơn lẻ.

2 – Cách khắc phục lỗi người dùng bị yêu cầu cấp quyền truy cập sau khi tạo link Drive là gì?

Lỗi này xảy ra do bạn chưa chuyển quyền truy cập chung từ Hạn chế sang “Bất kỳ ai có đường liên kết”. Bạn chỉ cần truy cập lại mục Quản lý quyền truy cập và thiết lập lại quyền truy cập chung là “Bất kỳ ai có đường liên kết” để khắc phục lỗi.

3 – Việc cấp quyền Người chỉnh sửa (Editor) khi tạo link Google Drive có rủi ro gì không?

Việc cấp quyền Người chỉnh sửa (Editor) tiềm ẩn rủi ro lớn nhất là người nhận có thể xóa vĩnh viễn tệp tin gốc của bạn trên Drive, hoặc chỉnh sửa nội dung gây sai lệch. Bạn chỉ nên cấp quyền này cho những cộng tác viên đáng tin cậy.

4 – Nếu tôi xóa tệp gốc trên Drive thì link đã tạo có còn hoạt động không?

Không. Khi bạn xóa tệp gốc khỏi Google Drive (và cả trong Thùng rác), liên kết chia sẻ đã tạo link Drive sẽ ngay lập tức bị vô hiệu hóa và người nhận sẽ không thể truy cập được tệp đó.

Lời kết

Bài viết này đã cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết A-Z về cách tạo link Google Drive chuyên nghiệp và an toàn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về cách tạo link drive hoặc cần hỗ trợ sâu hơn về tối ưu hóa Google Drive trong kinh doanh, vui lòng liên hệ trực tiếp với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi qua GCS Việt Nam qua các kênh liên hệ chính thức dưới đây.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777