Cách quản lý các File trong bộ nhớ Google Drive, Gmail, Google Photo của bạn thật gọn gàng và khoa học.

1. Vì sao bạn cần quản lý bộ nhớ của bạn được chia sẻ trên Google Drive, Gmail và Google Photos?

Với một tài khoản Google bạn đang sở hữu bạn chỉ có 15GB dung lượng miễn phí dùng cho Google Drive, Gmail, Google Photos. Bạn có thể lưu trữ File, lưu File đính kèm trong email và sao lưu hình ảnh cũng như video.

Nhưng đến lúc nào đó, khi tài khoản của bạn vượt quá giới hạn bộ nhớ, bạn không thể gửi hoặc nhận email. Bạn sẽ làm gì? Đó là câu trả lời cho câu hỏi vì sao bạn cần quản lý file trong bộ nhớ Google Drive của bạn.

Bạn cần không gian để lưu trữ dữ liệu? Hãy xóa dung lượng trong Google Drive, Gmail và Google Photos để nhường chỗ cho các mục mới bạn cần lưu trữ.

Cách kiểm dữ liệu lưu trữ trong tài khoản Google của bạn

Có cách để bạn có thể liểm tra dung lượng trong tài khoản Google Drive của bạn.

Cách 1: Truy cập vào Google Drive của bạn. Trong bảng điều khiển bên trái nhấp vào bộ nhớ.

Cách 2: Kiểm tra bộ nhớ trong Quản lý tài khoản Google

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng tài khoản của bạn ở phía trên bên phải màn hình

Bước 2: Nhấp vào quản lý tài khoản Google.

Bước 3: Trang tab Trang chủ cuộn chuột đến Bộ nhớ tài khoản

Bước 4: Nhấp vào quản lý bộ nhớ

Xóa File theo kích thước trong Google Drive

Sử dụng máy tính để xem các File của bạn được liệt kê từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Đặt các File bạn không muốn vào Trash (Thùng rác), sau đó xóa chúng vĩnh viễn.

Mẹo: Trong vòng 24 giờ, các mục đã xóa sẽ hiển thị trong dung lượng khả dụng trong tài khoản Google Drive của bạn.

Cách xoá các email không cần thiết Gmail

Xóa vĩnh viễn các email lớn:

1. Trong hộp Tìm kiếm, nhập has:attachment larger:10M.
2. Nhấp vào Tìm kiếm .
   Lưu ý: Thay thế “10” bằng một số cao hơn để xóa các File lớn hơn.
3. Chọn những email bạn không cần, sau đó nhấp vào Delete (Xóa) .
4. Ở bên trái của trang, nhấp vào Menu  Trash (Thùng rác).
5. Ở trên cùng, nhấp vào Empty trash now (Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ).

Xóa vĩnh viễn email trong Spam:

1. Ở bên trái, nhấp vào Spam (Thư rác). Nếu bạn không thấy Spam, hãy nhấp vào More (Danh sách mở rộng).
2. Ở trên cùng, nhấp vào Delete all spam messages now (Xóa tất cả tin nhắn rác ngay bây giờ). Hoặc, chọn các email cụ thể, sau đó nhấp vào Delete forever (Xóa vĩnh viễn).

Để biết các cách khác để tìm kiếm email, hãy tìm hiểu về toán tử tìm kiếm trong Gmail.

Google Photo

Lưu trữ ảnh và video ở dạng “Chất lượng cao”:

Thay đổi ảnh và video của bạn từ “Chất lượng gốc” thành “Chất lượng cao”, không chiếm dung lượng bộ nhớ.

1. Trên máy tính, truy cập photos.google.com/settings.
2. Nhấp vào Recover storage (Khôi phục bộ nhớ). Điều này sẽ không thay đổi chất lượng của các video tải lên trong tương lai của bạn.

Chuyển ảnh và video vào Trash (Thùng rác):

1. Trên máy tính của bạn, truy cập photos.google.com.
2. Trỏ vào mục bạn muốn chuyển vào Trash (Thùng rác).
3. Ở trên cùng bên trái, nhấp vào Select (Chọn).
4. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Delete (Xóa) Move to trash (Chuyển vào thùng rác).

Xóa các File bạn không cần

Để xóa một hoặc nhiều File chiếm bộ nhớ, hãy sử dụng Trình quản lý bộ nhớ Google One. Nếu bạn xóa nhầm File, hãy tìm hiểu cách khôi phục File đã xóa.

Những gì sử dụng không gian lưu trữ của bạn

Các mục chiếm dung lượng

• Google Drive:
  • Hầu hết các File trong “Drive của tôi”, bao gồm cả File PDF, hình ảnh và video.
  • Các mục trong Thùng rác của bạn. Tìm hiểu cách dọn sạch thùng rác của bạn.
    Lưu ý: Google Docs (Trang tài liệu), Sheets (Trang tính), Slides (Trang trình bày), Forms (Biểu mẫu) và Sites (Trang web) không chiếm dung lượng bộ nhớ.
• Gmail: Thư và File đính kèm, bao gồm các mục trong thư mục Spam và Thùng rác của bạn.
• Google Photos: Ảnh và video được lưu trữ ở “Chất lượng gốc”. Tìm hiểu cách thay đổi kích thước để ảnh và video không sử dụng bộ nhớ .

Xóa dữ liệu ẩn khỏi các ứng dụng trong Google Drive

1. Trên máy tính của bạn, truy cập drive.google.com.
2. Nhấp vào Settings (Cài đặt) Cài đặt.
3. Ở bên trái, nhấp vào Manage apps (Quản lý ứng dụng).
4. Nếu có dữ liệu ẩn, bạn có thể tìm thấy số tiền trong mô tả của ứng dụng.
5. Để xóa dữ liệu này, hãy nhấp vào Options (Tùy chọn)Delete hidden app data (Xóa dữ liệu ứng dụng ẩn).

Các mục không chiếm dung lượng

• Google Drive:  “Shared với tôi” Google Docs (Trang tài liệu), Sheets (Trang tính), Slides (Trang trình bày), Forms (Biểu mẫu), Sites (Trang web), và các file “Shared with me”. Các File này chỉ chiếm dung lượng trong Google Drive của chủ sở hữu.
• Google Photos: Ảnh và video được lưu trữ ở ” Chất lượng cao “.

Sự khác biệt về dung lượng trong Google Drive

Các mục trong Google Drive dành cho máy tính của bạn chiếm một lượng dung lượng khác với các mục tương tự trên drive.google.com.

• Các mục trong Trash (Thùng rác) của bạn chiếm dung lượng trong Google Drive nhưng không được đồng bộ hóa với máy tính của bạn.
• Các mục được chia sẻ sẽ chiếm dung lượng trên máy tính của bạn, nhưng không chiếm dung lượng trên Google Drive.
• Các mục nằm trong nhiều thư mục sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các thư mục trên máy tính của bạn, chiếm nhiều dung lượng hơn.
• Nếu bạn chỉ đồng bộ hóa một số thư mục với máy tính của mình, bộ nhớ trên máy tính của bạn sẽ ít hơn bộ nhớ được hiển thị trên Google Drive.
• Máy tính của bạn có thể hiển thị kích thước File hơi khác so với drive.google.com do yêu cầu của Mac hoặc PC.

Nếu bạn hết dung lượng

Nếu bạn đã đạt đến giới hạn dung lượng của mình hoặc bạn đã hạ cấp tài khoản của mình và các File của bạn hiện vượt quá dung lượng lưu trữ, bạn sẽ nhận thấy một số hạn chế. Tất cả các File hiện tại của bạn sẽ vẫn còn, nhưng bạn sẽ không thể thêm các File mới. Ví dụ:

• Gmail: Bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận tin nhắn. Tin nhắn được gửi cho bạn sẽ được trả lại cho người gửi.
• Google Drive: Bạn sẽ không thể đồng bộ hóa hoặc tải lên các File mới. Đồng bộ hóa giữa thư mục Google Drive trên máy tính của bạn và Drive của tôi sẽ dừng. Bạn vẫn có thể tạo tài liệu Google vì chúng không chiếm dung lượng lưu trữ.
• Google Photos: Bạn sẽ không thể tải ảnh lên ở Chất lượng gốc. Nếu bạn muốn thêm bất kỳ ảnh nào nữa, bạn có thể tải lên hoặc sao lưu ở Chất lượng cao (độ phân giải thấp hơn) hoặc tắt sao lưu.

Bạn cần quản lý file trong bộ nhớ Google Drive thật tốt để không gian lưu trữ của bạn không bị hạn hẹp và luôn trong tình trạng tốt nhất sẵn sàng tiếp nhận mọi file mọi định dạng.

Bạn muốn tìm hiểu thêm và nâng cao cấp độ của mình để sử dụng Google Drive thành thạo và biến công việc trở nên trơn tru và tự động hóa hơn. Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất về các gói dịch vụ G Suite. Giờ đây bạn không còn phải lo lắng về việc hết dữ liệu lưu trữ các File của bạn.