Cách quản lý các File trong bộ nhớ Google Drive, Gmail, Google Photo của bạn thật gọn gàng và khoa học.

1. Vì sao bạn cần quản lý bộ nhớ của bạn được chia sẻ trên Google Drive, Gmail và Google Photos?

Với một tài khoản Google bạn đang sở hữu bạn chỉ có 15GB dung lượng miễn phí dùng cho Google Drive, Gmail, Google Photos. Bạn có thể lưu trữ File, lưu File đính kèm trong email và sao lưu hình ảnh cũng như video.

Nhưng đến lúc nào đó, khi tài khoản của bạn vượt quá giới hạn bộ nhớ, bạn không thể gửi hoặc nhận email. Bạn sẽ làm gì? Đó là câu trả lời cho câu hỏi vì sao bạn cần quản lý file trong bộ nhớ Google Drive của bạn.

Bạn cần không gian để lưu trữ dữ liệu? Hãy xóa dung lượng trong Google Drive, Gmail và Google Photos để nhường chỗ cho các mục mới bạn cần lưu trữ.

Cách kiểm dữ liệu lưu trữ trong tài khoản Google của bạn

Có cách để bạn có thể liểm tra dung lượng trong tài khoản Google Drive của bạn.

Cách 1: Truy cập vào Google Drive của bạn. Trong bảng điều khiển bên trái nhấp vào bộ nhớ.

quản lý file trong bộ nhớ

Cách 2: Kiểm tra bộ nhớ trong Quản lý tài khoản Google

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng tài khoản của bạn ở phía trên bên phải màn hình

quản lý file trong bộ nhớ

Bước 2: Nhấp vào quản lý tài khoản Google.

Bước 3: Trang tab Trang chủ cuộn chuột đến Bộ nhớ tài khoản

quản lý file trong bộ nhớ

Bước 4: Nhấp vào quản lý bộ nhớ

quản lý file trong bộ nhớ

Xóa File theo kích thước trong Google Drive

Sử dụng máy tính để xem các File của bạn được liệt kê từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Đặt các File bạn không muốn vào Trash (Thùng rác), sau đó xóa chúng vĩnh viễn.

Mẹo: Trong vòng 24 giờ, các mục đã xóa sẽ hiển thị trong dung lượng khả dụng trong tài khoản Google Drive của bạn.

Cách xoá các email không cần thiết Gmail

Xóa vĩnh viễn các email lớn:

  1. Trong hộp Tìm kiếm, nhập has:attachment larger:10M.
  2. Nhấp vào Tìm kiếm Tìm kiếm.
    Lưu ý: Thay thế “10” bằng một số cao hơn để xóa các File lớn hơn.
  3. Chọn những email bạn không cần, sau đó nhấp vào Delete (Xóa) Xóa bỏ.
  4. Ở bên trái của trang, nhấp vào Menu  img 601d47ec3e69cvà sau đó Trash (Thùng rác).
  5. Ở trên cùng, nhấp vào Empty trash now (Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ).

Xóa vĩnh viễn email trong Spam:

  1. Ở bên trái, nhấp vào Spam (Thư rác). Nếu bạn không thấy Spam, hãy nhấp vào More (Danh sách mở rộng).
  2. Ở trên cùng, nhấp vào Delete all spam messages now (Xóa tất cả tin nhắn rác ngay bây giờ). Hoặc, chọn các email cụ thể, sau đó nhấp vào Delete forever (Xóa vĩnh viễn).

Để biết các cách khác để tìm kiếm email, hãy tìm hiểu về toán tử tìm kiếm trong Gmail.

Google Photo

Lưu trữ ảnh và video ở dạng “Chất lượng cao”:

Thay đổi ảnh và video của bạn từ “Chất lượng gốc” thành “Chất lượng cao”, không chiếm dung lượng bộ nhớ.

  1. Trên máy tính, truy cập photos.google.com/settings.
  2. Nhấp vào Recover storage (Khôi phục bộ nhớ). Điều này sẽ không thay đổi chất lượng của các video tải lên trong tương lai của bạn.

Chuyển ảnh và video vào Trash (Thùng rác):

  1. Trên máy tính của bạn, truy cập photos.google.com.
  2. Trỏ vào mục bạn muốn chuyển vào Trash (Thùng rác).
  3. Ở trên cùng bên trái, nhấp vào Select (Chọn)Lựa chọn.
  4. Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Delete (Xóa) Xóa bỏ và sau đó Move to trash (Chuyển vào thùng rác).

Xóa các File bạn không cần

Để xóa một hoặc nhiều File chiếm bộ nhớ, hãy sử dụng Trình quản lý bộ nhớ Google One. Nếu bạn xóa nhầm File, hãy tìm hiểu cách khôi phục File đã xóa.

Những gì sử dụng không gian lưu trữ của bạn

Các mục chiếm dung lượng

Xóa dữ liệu ẩn khỏi các ứng dụng trong Google Drive

  1. Trên máy tính của bạn, truy cập drive.google.com.
  2. Nhấp vào Settings (Cài đặt) Cài đặt và sau đó Cài đặt.
  3. Ở bên trái, nhấp vào Manage apps (Quản lý ứng dụng).
  4. Nếu có dữ liệu ẩn, bạn có thể tìm thấy số tiền trong mô tả của ứng dụng.
  5. Để xóa dữ liệu này, hãy nhấp vào Options (Tùy chọn)và sau đóDelete hidden app data (Xóa dữ liệu ứng dụng ẩn).

Các mục không chiếm dung lượng

  • Google Drive:  “Shared với tôi” Google Docs (Trang tài liệu), Sheets (Trang tính), Slides (Trang trình bày), Forms (Biểu mẫu), Sites (Trang web), và các file “Shared with me”. Các File này chỉ chiếm dung lượng trong Google Drive của chủ sở hữu.
  • Google Photos: Ảnh và video được lưu trữ ở ” Chất lượng cao “.

Sự khác biệt về dung lượng trong Google Drive

Các mục trong Google Drive dành cho máy tính của bạn chiếm một lượng dung lượng khác với các mục tương tự trên drive.google.com.

  • Các mục trong Trash (Thùng rác) của bạn chiếm dung lượng trong Google Drive nhưng không được đồng bộ hóa với máy tính của bạn.
  • Các mục được chia sẻ sẽ chiếm dung lượng trên máy tính của bạn, nhưng không chiếm dung lượng trên Google Drive.
  • Các mục nằm trong nhiều thư mục sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các thư mục trên máy tính của bạn, chiếm nhiều dung lượng hơn.
  • Nếu bạn chỉ đồng bộ hóa một số thư mục với máy tính của mình, bộ nhớ trên máy tính của bạn sẽ ít hơn bộ nhớ được hiển thị trên Google Drive.
  • Máy tính của bạn có thể hiển thị kích thước File hơi khác so với drive.google.com do yêu cầu của Mac hoặc PC.

Nếu bạn hết dung lượng

Nếu bạn đã đạt đến giới hạn dung lượng của mình hoặc bạn đã hạ cấp tài khoản của mình và các File của bạn hiện vượt quá dung lượng lưu trữ, bạn sẽ nhận thấy một số hạn chế. Tất cả các File hiện tại của bạn sẽ vẫn còn, nhưng bạn sẽ không thể thêm các File mới. Ví dụ:

  • Gmail: Bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận tin nhắn. Tin nhắn được gửi cho bạn sẽ được trả lại cho người gửi.
  • Google Drive: Bạn sẽ không thể đồng bộ hóa hoặc tải lên các File mới. Đồng bộ hóa giữa thư mục Google Drive trên máy tính của bạn và Drive của tôi sẽ dừng. Bạn vẫn có thể tạo tài liệu Google vì chúng không chiếm dung lượng lưu trữ.
  • Google Photos: Bạn sẽ không thể tải ảnh lên ở Chất lượng gốc. Nếu bạn muốn thêm bất kỳ ảnh nào nữa, bạn có thể tải lên hoặc sao lưu ở Chất lượng cao (độ phân giải thấp hơn) hoặc tắt sao lưu.

Bạn cần quản lý file trong bộ nhớ Google Drive thật tốt để không gian lưu trữ của bạn không bị hạn hẹp và luôn trong tình trạng tốt nhất sẵn sàng tiếp nhận mọi file mọi định dạng.

Bạn muốn tìm hiểu thêm và nâng cao cấp độ của mình để sử dụng Google Drive thành thạo và biến công việc trở nên trơn tru và tự động hóa hơn. Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất về các gói dịch vụ G Suite. Giờ đây bạn không còn phải lo lắng về việc hết dữ liệu lưu trữ các File của bạn.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top