Cách quản lý các File trong Google Drive khoa học và tối ưu nhất

Trong bài viết này GCS sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý các File trong Google Drive một cách tối ưu nhất.

Truy cập mọi lúc, mọi nơi, mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng của bạn) vào file tài liệu của mình trong Google Drive. Khi thực hiện xong các thay đổi, Drive sẽ tự động đồng bộ hóa các thay đổi mới nhất. Vì vậy, nếu bạn mở cùng một tài liệu từ một thiết bị khác, tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện sẽ xuất hiện.

Và lý do đặc biệt nhất khi bạn sử dụng Google Drive trong bộ công cụ của G Suite giúp bạn thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến để người khác không thể xem được các tài liệu quan trọng của bạn mà chỉ có thiết bị thuộc quyền sở hữu của bạn mới có thể truy cập vào được.

Dưới đây là cách bạn thực hiện các bước kiểm tra, lưu trữ file của bạn trên Drive dù trực tuyến hay đang ngoại tuyến. Cách giúp bạn quản lý các File trong Google Drive.

Truy cập các file trong Drive của bạn nhanh chóng.

Khi bạn truy cập file để chỉnh sửa và cập nhật ngay khi kết nối internet của bạn, đôi khi có những file mất thời gian khá lâu để cập nhật mà việc kết nối internet không đáp ứng sẽ làm trì hoãn gián đoạn và file của bạn không được cập nhật kịp thời.

Kiểm tra trạng thái quản lý và đồng bộ file của bạn

Trên web

Khi bạn thấy Upload complete (Tải lên hoàn tất), các file của bạn đã tải lên thành công và có thể được truy cập trong bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị nào đã cài đặt Drive.

Trên máy tính của bạn

Việc kéo các file vào một thư mục trong Drive File Stream (file Drive trực tuyến) sẽ tự động tải chúng lên Drive trên web (mặc dù có thể mất một chút thời gian để các file đồng bộ hóa).

quản lý các file

Các file có Sync (Đồng bộ hóa) kiem tra trang thai dong bo hoa tren may tinh 2 chưa được tải lên Drive.

Các file Done (Hoàn tất) img 601d4932b7846đã được tải lên thành công và có thể được truy cập từ Drive trong bất kỳ trình duyệt nào hoặc từ bất kỳ thiết bị nào có cài đặt Drive.

Truy cập file của bạn từ bất kỳ thiết bị nào

Sau khi các file của bạn đồng bộ hóa, bạn có thể truy cập chúng từ bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị nào.

Dưới đây là những yêu cầu và cách để bạn truy cập Drive trên các trình duyệt và thiết bị. Không lo không hoàn thành công việc chỉ sợ không biết đến Google Drive.

Trình duyệt hoặc thiết bịYêu cầuLàm sao để truy cập
trình duyệt web Trình duyệt web (mọi thiết bị)Cài đặt bất kỳ trình duyệt web nào.Tới drive.google.com.
Máy tính để bàn Máy vi tínhCài đặt file Drive trực tuyến từ Trung tâm trợ giúp Drive.Nhấp vào Drive File Stream (file Drive trực tuyến)Tệp Drive trực tuyếnimg 601d4934b1beaGoogle Drive. 
Thiết bị di động Thiết bị di độngCài đặt ứng dụng Drive từ Play Store (Android) hoặc Apple App Store (Apple iOS).Mở ứng dụng Drive trên thiết bị của bạn.

Truy cập file của bạn ngoại tuyến

Việc mất kết nối Internet và chuyến bay dài không thể ngăn cản được bạn làm việc trên Drive.

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến để  khi không có quyền truy cập Internet, bạn vẫn có thể xem tài liệu của mình, đảo lộn các thư mục và chỉnh sửa các file được lưu trữ trong Drive.

Quan trọng: Để đảm bảo người khác không thể xem file của bạn, hãy thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến trên các thiết bị chỉ thuộc về bạn.

Trên web

quản lý các file

Chỉ trình duyệt Chrome

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến cho Docs (Trang Tài liệu), Sheets (Trang tính), Slides (Trang trình bày)

  1. Cài đặt tiện ích mở rộng Google Tài liệu Ngoại tuyến.
  2. Trong Drive, nhấp vào Settings (Cài đặt) Cài đặtimg 601d4936295faSettings.
  3. Trong phần Ngoại tuyến, hãy chọn hộp Create (Tạo), Open (Mở) Edit (Chỉnh sửa) các file Google Docs (Google tài liệu), Sheets (Trang tính), Slides (Trang trình bày) gần đây của bạn trên thiết bị này khi ngoại tuyến.
  4. Nhấp vào Done (Xong).
  5. Nhấp chuột phải vào file và bật Available offline (Khả dụng ngoại tuyến).

Trên máy tính của bạn

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến cho các file PDF, file Microsoft Office và hơn thế nữa trên máy tính của bạn:

  1. Nhấp vào Drive File Stream (File Drive trực tuyến) Tệp Drive trực tuyếnimg 601d4936cf444Open Google Drive (Mở Google Drive)  Thư mục.
  2. Bấm chuột phải vào file hoặc thư mục bạn muốn truy cập ngoại tuyến.
  3. Nhấp vào Drive File Stream (File Drive trực tuyến)img 601d4936cf444Available offline (Khả dụng ngoại tuyến).

Sử dụng Google Drive thật dễ dàng bạn đã có thể quản lý các file từ máy tính của bạn bất cứ đâu và được cập nhật ngay khi có kết nối internet và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng dữ liệu đó sẽ mất đi. Và công việc sẽ không còn bị gián đoạn dù có hay không có internet để tạo ra những sản phẩm tuyệt vời nhất. Bên cạnh đó bạn có thể xem và quản lý sâu hơn các file của mình một cách nhanh chóng nhưng vô cùng đơn giản trong bài viết tới.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
g suite legacy bi khoa

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng?

Một ngày như bao ngày khác, bạn mở email của mình hay tài khoản Google Workspace của tổ chức lên và nhận được thông báo như dưới đây hoặc những thông báo với nội dung tương tự bạn nên làm gì? 

Your organization's Google Workspace account has been suspended.
Please contact your Google Workspace Organization Administrator to re-
activate your organization.

We are sorry, but your 14-day trial for Google Workspace has ended.
Please subscribe in order to continue using Google Workspace.

Rất tiếc, bạn không có quyền truy cập vào Gmail. Vui lòng liên hệ với Quản trị viên tố chức của bạn để có quyền truy cập.

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng. Vui lòng liên hệ với Quản trị Viên Google Workspace của tổ chức bạn để kích hoạt lại tài khoản cho tổ chức.

We are sorry, but your Google Workspace account has been suspended due to payment failure.
Payment failures happen for a variety of reasons (e.g insufficient funds, expired card).
You can update your payment information or add a new form of payment to resolve the issue by going to the Billing page.
For instructions, you can refer to this Google Help article about payment.

Note that your users will be unable to use Google Workspace services like Gmail until you enable a form of payment for automatic charging.

Subscription suspended - Admin Console

Nguyên nhân dẫn tới báo lỗi như trên có thể do các lý do như sau:

  • Một là, Doanh nghiệp của bạn chưa tiến hành gia hạn khoản phí duy trì dịch vụ với Google dẫn đến việc tài khoản Google Workspace bị tạm ngưng.
  • Hai là, Tài khoản Google Workspace dùng thử 14-30 ngày của doanh nghiệp của bạn đăng ký gần đây đã hết hạn.
  • Ba là, doanh nghiệp của bạn trước đây đang sử dụng phiên bản G Suite Legacy, hay còn có tên gọi là Google Apps miễn phí; mà hiện tại Google đã thông báo ngừng duy trì cho phiên bản này. Theo đó, Google yêu cầu và hướng các doanh nghiệp, tổ chức cần nâng cấp lên phiên bản trả phí mà hiện tại Google đang cung cấp bao gồm các phiên bản Google Workspace Business Stater, Business Standard, Business Plus hay Enterprise Standard, Enterprise Plus.

 

>>> Nâng cấp G Suite Legacy Free và nhận ngay ưu đãi lên tới 70% <<<

 

Đừng quá lo lắng, việc ngay lúc này bạn cần làm là liên hệ với người phụ trách hay quản trị viên của gói Google Workspace để được hỗ trợ, hoặc nếu bạn chính là quản trị viên thì bạn hãy liên hệ với GCS - Đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam theo bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình để được hỗ trợ mở khoá một cách nhanh nhất. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp của Google tới cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. GCS đã hỗ trợ xử lý nhiều trường hợp tài khoản G Suite (Google Workspace) bị tạm ngưng do vi phạm chính sách đồng thời khôi phục toàn vẹn dữ liệu cho người dùng trong thời gian nhanh chóng. Chi phí của việc nâng cấp lên phiên bản Google Workspace trả phí chính thức tương tự như phí đăng ký mới tuy nhiên với các khách hàng có số lượng người dùng lớn sẽ hưởng chính sách chiết khấu hấp dẫn lên tới 70%.

Scroll to Top