Cách quản lý các File trong Google Drive khoa học và tối ưu nhất

Trong bài viết này GCS sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý các File trong Google Drive một cách tối ưu nhất.

Truy cập mọi lúc, mọi nơi, mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng của bạn) vào file tài liệu của mình trong Google Drive. Khi thực hiện xong các thay đổi, Drive sẽ tự động đồng bộ hóa các thay đổi mới nhất. Vì vậy, nếu bạn mở cùng một tài liệu từ một thiết bị khác, tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện sẽ xuất hiện.

Và lý do đặc biệt nhất khi bạn sử dụng Google Drive trong bộ công cụ của G Suite giúp bạn thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến để người khác không thể xem được các tài liệu quan trọng của bạn mà chỉ có thiết bị thuộc quyền sở hữu của bạn mới có thể truy cập vào được.

Dưới đây là cách bạn thực hiện các bước kiểm tra, lưu trữ file của bạn trên Drive dù trực tuyến hay đang ngoại tuyến. Cách giúp bạn quản lý các File trong Google Drive.

Truy cập các file trong Drive của bạn nhanh chóng.

Khi bạn truy cập file để chỉnh sửa và cập nhật ngay khi kết nối internet của bạn, đôi khi có những file mất thời gian khá lâu để cập nhật mà việc kết nối internet không đáp ứng sẽ làm trì hoãn gián đoạn và file của bạn không được cập nhật kịp thời.

Kiểm tra trạng thái quản lý và đồng bộ file của bạn

Trên web

Khi bạn thấy Upload complete (Tải lên hoàn tất), các file của bạn đã tải lên thành công và có thể được truy cập trong bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị nào đã cài đặt Drive.

Trên máy tính của bạn

Việc kéo các file vào một thư mục trong Drive File Stream (file Drive trực tuyến) sẽ tự động tải chúng lên Drive trên web (mặc dù có thể mất một chút thời gian để các file đồng bộ hóa).

Các file có Sync (Đồng bộ hóa) chưa được tải lên Drive.

Các file Done (Hoàn tất) đã được tải lên thành công và có thể được truy cập từ Drive trong bất kỳ trình duyệt nào hoặc từ bất kỳ thiết bị nào có cài đặt Drive.

Truy cập file của bạn từ bất kỳ thiết bị nào

Sau khi các file của bạn đồng bộ hóa, bạn có thể truy cập chúng từ bất kỳ trình duyệt hoặc thiết bị nào.

Dưới đây là những yêu cầu và cách để bạn truy cập Drive trên các trình duyệt và thiết bị. Không lo không hoàn thành công việc chỉ sợ không biết đến Google Drive.

Trình duyệt hoặc thiết bị	Yêu cầu	Làm sao để truy cập
Trình duyệt web (mọi thiết bị)	Cài đặt bất kỳ trình duyệt web nào.	Tới drive.google.com.
Máy vi tính	Cài đặt file Drive trực tuyến từ Trung tâm trợ giúp Drive.	Nhấp vào Drive File Stream (file Drive trực tuyến)Google Drive.
Thiết bị di động	Cài đặt ứng dụng Drive từ Play Store (Android) hoặc Apple App Store (Apple iOS).	Mở ứng dụng Drive trên thiết bị của bạn.

Truy cập file của bạn ngoại tuyến

Việc mất kết nối Internet và chuyến bay dài không thể ngăn cản được bạn làm việc trên Drive.

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến để  khi không có quyền truy cập Internet, bạn vẫn có thể xem tài liệu của mình, đảo lộn các thư mục và chỉnh sửa các file được lưu trữ trong Drive.

Quan trọng: Để đảm bảo người khác không thể xem file của bạn, hãy thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến trên các thiết bị chỉ thuộc về bạn.

Trên web

Chỉ trình duyệt Chrome

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến cho Docs (Trang Tài liệu), Sheets (Trang tính), và Slides (Trang trình bày): 

1. Cài đặt tiện ích mở rộng Google Tài liệu Ngoại tuyến.
2. Trong Drive, nhấp vào Settings (Cài đặt) Settings.
3. Trong phần Ngoại tuyến, hãy chọn hộp Create (Tạo), Open (Mở) và Edit (Chỉnh sửa) các file Google Docs (Google tài liệu), Sheets (Trang tính), và Slides (Trang trình bày) gần đây của bạn trên thiết bị này khi ngoại tuyến.
4. Nhấp vào Done (Xong).
5. Nhấp chuột phải vào file và bật Available offline (Khả dụng ngoại tuyến).

Trên máy tính của bạn

Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến cho các file PDF, file Microsoft Office và hơn thế nữa trên máy tính của bạn:

1. Nhấp vào Drive File Stream (File Drive trực tuyến) Open Google Drive (Mở Google Drive)  .
2. Bấm chuột phải vào file hoặc thư mục bạn muốn truy cập ngoại tuyến.
3. Nhấp vào Drive File Stream (File Drive trực tuyến)Available offline (Khả dụng ngoại tuyến).

Sử dụng Google Drive thật dễ dàng bạn đã có thể quản lý các file từ máy tính của bạn bất cứ đâu và được cập nhật ngay khi có kết nối internet và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng dữ liệu đó sẽ mất đi. Và công việc sẽ không còn bị gián đoạn dù có hay không có internet để tạo ra những sản phẩm tuyệt vời nhất. Bên cạnh đó bạn có thể xem và quản lý sâu hơn các file của mình một cách nhanh chóng nhưng vô cùng đơn giản trong bài viết tới.