02 Cách chia sẻ Google Sheets cơ bản cho người mới bắt đầu

Nếu bạn chưa biết cách chia sẻ file Google Sheets của mình cho người khác thì hãy theo dõi nội dung dưới đây. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách chia sẻ Google Sheets bằng hai phương pháp đơn giản là qua email và đường liên kết cụ thể với hướng dẫn chi tiết nhất. Hãy cùng tham khảo ngay nhé. 

Tại sao cần chia sẻ để cộng tác trên Google Sheets?

Google Sheets là một công cụ có khả năng chia sẻ và chỉnh sửa trực tuyến trong thời gian thực. Với tính năng hữu ích này, giờ đây Google Sheets được xem là một trợ thủ đắc lực trong các nhóm làm việc. 

Khi sử dụng ứng dụng Google Trang tính, người dùng còn nhận được nhiều lợi ích đặc biệt khi áp dụng cách chia sẻ Google Sheets như là:

• Tăng khả năng cộng tác thực

Với tính năng chia sẻ, ứng dụng Google Sheets sẽ cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa bảng tính cùng lúc. Tức là khi tất cả nhóm đối tượng có quyền chỉnh sửa nội dung trong bảng tính đều có thể xem được mọi thông tin được thay đổi trong file trong thời gian thực. Mọi thao tác của tất cả mọi người đều được cập nhật tức thì, giảm thiểu tối đa sự trùng lặp và sai sót trong công việc. 

• Tối ưu hóa quy trình thu thập dữ liệu

Thay vì tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn của mọi người rồi nhập thủ công một mình, bạn có thể chia sẻ Google Sheets cho các đồng nghiệp để họ nhập liệu trực tiếp vào bảng tính. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, dễ dàng tổng hợp được kết quả cuối cùng. 

• Đảm bảo truy cập linh hoạt

Chỉ cần có kết nối internet, người dùng có thể mở bảng tính từ bất kỳ thiết bị nào. Đặc biệt hơn, với tính năng chia sẻ Google Sheets qua liên kết hoặc email, bạn dễ dàng kiểm soát được ai được xem, được chỉnh sửa bảng tính. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho nhóm đối tượng làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo được tính linh hoạt và an toàn cho dữ liệu. 

02 Cách chia sẻ Google Sheets cơ bản

Hiện nay, bạn có thể thực hiện cách chia sẻ Google Sheets bằng 02 phương pháp cơ bản như sau:

Cách chia sẻ Google Sheets qua Gmail (cho người dùng cụ thể)

Đây là phương pháp chia sẻ an toàn nhất khi bạn muốn cấp quyền truy cập cho một hoặc một nhóm người dùng cụ thể. Phương pháp này đặc biệt hữu ích với các tài liệu nội bộ, thông tin nhạy cảm hoặc khi bạn cần kiểm soát quyền truy cập của bảng tính. 

Để thực hiện cách chia sẻ bảng tính trên Gmail, bạn chỉ cần thao tác bằng các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file tài liệu Google Sheets muốn chia sẻ cho người khác.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấn vào nút Chia sẻ ở góc bên phải màn hình 

– Bước 3: Tiếp theo, giao diện hiện lên chỉ cần bạn nhập địa chỉ email của người hoặc nhóm người muốn chia sẻ.

– Bước 4: Tiếp theo, bạn thực hiện thao tác phân quyền cho đối tượng được chia sẻ file Google Sheets. Bao gồm:

•  Người xem (Viewer): là người chỉ có thể xem trang tính, không thực hiện được bất cứ thao tác nào khác trên bảng tính.
• Người nhận xét (Commenter): là người được xem và nhận xét tài liệu nhưng không thể chỉnh sửa được.
• Người chỉnh sửa (Editor): là người được chỉnh sửa bất cứ dữ liệu nào trong trang tính.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn có thể điền thêm lời nhắn muốn gửi tới người chia sẻ nếu cần và nhấn nút Gửi để kết thúc.

Cách chia sẻ Google Sheets bằng đường liên kết (công khai)

Trong nhiều trường hợp, bạn muốn chia sẻ bảng tính với một lượng lớn người mà không cần phải nhập từng địa chỉ email. Lúc này bạn chỉ cần sử dụng được liên kết để chia sẻ tài liệu Google Sheets của mình thông qua các bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file tài liệu Google Sheets. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào nút Chia sẻ ở góc phải bên trên cùng của giao diện màn hình.

– Bước 3: Sau đó, bạn vào mục Quyền truy cập chung, thay đổi phần Bị giới hạn thành Bất kỳ ai có đường liên kết.

– Bước 4: Tiếp tục, bạn thực hiện thiết lập đường liên kết cho người truy cập. Tương tự như với chia sẻ qua Email, bạn có thể thiết lập 3 quyền cơ bản là:

• Người xem (Viewer): Họ chỉ có thể xem nội dung.
• Người nhận xét (Commenter): Họ có thể xem và thêm nhận xét.
• Người chỉnh sửa (Editor): Họ có toàn quyền chỉnh sửa bảng tính.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần Sao chép đường liên kết và nhấn vào Xong để gửi file đi các nền tảng khác để chia sẻ file Google Sheets. 

Các tùy chọn quản lý quyền và bảo mật khi chia sẻ Google Sheets

Khi bạn đã thực hiện cách chia sẻ Google Sheets thành thạo nhưng muốn bảo mật dữ liệu hơn trong quá trình trao quyền cho người khác. Bạn có thể tham khảo thêm các tùy chọn quản lý quyền và bảo mật nâng cao khác khi chia sẻ Google Sheets dưới đây:

Thêm ngày hết hạn truy cập file khi gửi qua mail

Một trong những cách thông minh để quản lý quyền truy cập là thiết lập ngày hết hạn khi chia sẻ Google Sheets qua email. Điều này, đặc biệt hữu ích khi bạn tạo Google Sheets cho mọi người dùng tạm thời, ví dụ như cộng tác viên hay học viên,…

Dưới đây là các bước để thực hiện cách thêm ngày hết hạn truy cập file khi gửi qua mail:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở file Google Sheets.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấn vào nút Chia sẻ ở góc bên phải của màn hình giao diện.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn nhập địa chỉ email vào khung Thêm người, nhóm và sự kiện trên lịch.

– Bước 4: Tiếp tục, bạn mục phân quyền để Thêm ngày hết hạn.

– Bước 5: Bạn thực hiện bấm vào biểu tượng cái bút để thực hiện thiết lập ngày hết hạn >> sau đó nhấn vào Xong.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn nút Gửi để chia sẻ Google Sheets qua mail.

Bảo vệ trang tính hoặc dải ô cụ thể

Nếu bạn thực hiện cách chia sẻ Google Sheets với nhiều người qua đường liên kết, việc kiểm soát vùng dữ liệu sẽ khó khăn hơn. Do đó, bạn có thể sử dụng tính năng bảo mật từng Sheet hoặc dải ô cụ thể trong Google Sheets.

Các bước thực hiện bảo vệ trang tính hoặc dải ô cụ thể theo từng thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở file Trang tính trong Google Sheets, bôi đen vùng ô hoặc tab trang tính muốn bảo vệ.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào phần Dữ liệu trên thanh công cụ >> chọn vào Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Sau đó, bạn vào giao diện Trang tính và dải ô được bảo mật, chọn vào Thêm trang tính và dải ô.

– Bước 4: Lúc này, bạn thêm nội dung vào Mô tả và thiết lập vào hai mục:

+ Dải ô >> chọn Đặt quyền

+ Trang tính >> (có thể chọn Ngoại trừ ô nhất định – nếu cần)>> chọn tiếp Đặt quyền.

– Bước 5: Ở mục Quyền chỉnh sửa phạm vi, bạn thiết lập quyền Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi >> chọn Xong.

– Bước 6: Hoàn thành.

Chia sẻ một Sheet riêng biệt trong bảng tính

Một bảng tính Google Sheets có thể chứa nhiều Sheet nhỏ. Nếu bạn muốn chia sẻ một Sheet cụ thể mà không để người khác nhìn thấy các Sheet còn lại, thì có thể làm theo 2 cách sau:

Cách 1 – Chia sẻ 1 Sheet bằng việc thiết lập chế độ bảo vệ

Để chia sẻ 1 Sheet trong bảng tính bằng cách thiết lập chế độ bảo vệ, bạn thực hiện theo các bước như sau: 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấn chuột phải vào Sheet bạn không muốn chia sẻ >> nhấn chuột phải vào phần tên và chọn Bảo vệ trang tính.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn có thể thiết lập Ngoại trừ một số ô  nhất định >> nhấn Đặt quyền.

– Bước 3: Phần Quyền chỉnh sửa phạm vi bạn đặt Chỉ bạn >> nhấn Xong và hoàn tất.

Cách 2 – Chia sẻ 1 Sheet trên Google Sheets từ file mới

Một phương án khác là tạo bản sao của sheet cần chia sẻ, rồi chia sẻ riêng file đó. Cách thức để chia sẻ 1 Sheet trên Google Sheets từ file mới, cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở file trên Google Sheets.

– Bước 2: Bạn nhấn chuột phải vào phần Sheet chọn Sao chép vào >> chọn Bảng tính mới

– Bước 3: Cuối cùng, Sheet sẽ tạo cho bạn một bảng tính hoàn toàn mới và chỉ cần truy cập vào file.

Một số lưu ý khi áp dụng cách chia sẻ Google Sheets

Khi thực hiện cách chia sẻ Google Sheets, bạn cần phải lưu ý một số điều cơ bản như sau:

• Kiểm tra kỹ quyền truy cập trước khi chia sẻ: Bạn cần phải kiểm tra kỹ các quyền truy cập trước khi thực hiện thao tác chia sẻ Gửi và Sao chép đường liên kết. 
• Sử dụng chức năng “Lịch sử phiên bản” để theo dõi và phục hồi: Google Sheets sẽ tự động lưu lại mọi thay đổi và tạo ra lịch sử phiên bản. Nếu có bất cứ sự cố nào mà dữ liệu bị xóa nhầm hoặc chỉnh sửa không đúng sau khi chia sẻ Google Sheets, bạn có thể sử dụng tính năng này để phục hồi lại bảng tính mới về đúng. 
• Gỡ bỏ quyền truy cập khi không còn cần thiết: Khi một dự án kết thúc, bạn hãy chủ động gỡ quyền truy cập của các thành viên để tránh phải những điều không đáng có. 

Lời kết

Như vậy, với hai cách chia sẻ Google Sheets được hướng dẫn trong bài viết, các bạn đã có thể thao tác thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng ngay cả với người dùng mới. Và nếu có bất cứ thắc mắc gì liên quan đến vấn đề này, các bạn có thể liên hệ với GCS Việt Nam để được các chuyên gia hỗ trợ.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777