Bức tranh tổng thể về các tính năng của Google Docs

Bạn đã biết cách tạo và chỉnh sửa tài liệu, chia sẻ và làm việc cùng đồng nghiệp trên file Docs ngay trong trình duyệt của mình.  Viết báo cáo, tạo đề xuất dự án chung, theo dõi các ghi chú cuộc họp và rất nhiều các tính năng khác. Tất cả các đều thay đổi được lưu một cách tự động. Dưới đây là bức tranh tổng quan về các tính năng của Google Docs để bạn có cái nhìn tổng thể toàn diện nhất. 

Chỉnh sửa và thêm kiểu vào văn bản của bạn

Với các chức năng cơ bản trên thanh công cụ sẽ giúp bạn chỉnh sửa văn bản một cách dễ dàng nhanh chóng, tối ưu hiển thị trên thanh công cụ giúp bạn sử dụng dễ dàng hơn:

• Sao chép văn bản
• Kiểu chữ
• Gán kiểu cho các đề mục và tiêu đề
• Căn chỉnh
• Giãn cách dòng
• Tăng/giảm thụt lề
• Đánh số hoặc dấu đầu dòng

Sau khi bạn tạo ra file hoàn chỉnh bạn muốn tạo ra nhiều phiên bản hay muốn chia sẻ cho mọi người mà không ảnh hưởng đến bản chính. Hãy tạo bản sao của tài liệu.

Làm việc với các phiên bản và bản sao khác nhau của tài liệu của bạn

Bạn muốn chỉnh sửa không ảnh hưởng đến file trước đó. Chỉ với một vài thao tác đơn giản trên thanh menu bạn có thể dễ dàng tạo ra bản sao và tạo ra nhiều phiên bản khác từ bản sao đó.

• Tạo bản sao: Tạo bản sao cho tài liệu của bạn.
• Tải xuống dưới dạng: Tải xuống tài liệu của bạn ở các định dạng khác, chẳng hạn như Microsoft Word hoặc Adobe PDF.
• Email dưới dạng tệp đính kèm: Gửi bản sao của tài liệu cho mọi người. Bạn có thể thay đổi định dạng.
• Lịch sử phiên bản: Xem tất cả các thay đổi bạn và những người khác đã thực hiện đối với tài liệu hoặc hoàn nguyên về các phiên bản trước đó.
• Xuất bản lên web: Xuất bản bản sao tài liệu của bạn dưới dạng trang web hoặc nhúng tài liệu của bạn vào một trang web.
• Nhấp vào “Tệp” để có các tùy chọn hoạt động với các phiên bản khác nhau

Ngoài các tính năng cơ bản trên, bên dưới đây sẽ là các tính năng nâng cao giúp bạn tạo ra một file đẹp và hoàn thiện hơn.

Nâng cao tài liệu của bạn bằng cách thêm các tính năng

Đây là một số tính năng nâng cao trong Docs mà bạn cần note ngay để phục vụ cho công việc hằng ngày của mình nhé.

• Hình ảnh: Chèn hình ảnh từ máy tính, web, Drive,… của bạn.
• Bảng: Chọn số cột và số hàng để tạo bảng.
• Vẽ: Tạo hình ảnh, sơ đồ,…
• Liên kết: Thêm liên kết đến trang web hoặc tiêu đề hoặc dấu trang trong tài liệu của bạn.
• Biểu đồ: Thêm các loại biểu đồ khác nhau hoặc thêm biểu đồ từ Trang tính.
• Dấu trang: Thêm phím tắt đến các vị trí cụ thể trong tài liệu của bạn.
• Mục lục: Tạo mục lục được tạo tự động liên kết đến từng tiêu đề (nơi bạn đã áp dụng các kiểu tiêu đề).

Tạo ra các file hoàn chỉnh bạn muốn chia sẻ đến mọi người để học biết, họ đọc, hay nhờ họ nhận xét để chỉnh sửa hay chỉnh sửa trực tiếp trên file bạn cần làm là nhấp vào Share (Chia sẻ).

Chia sẻ tài liệu của bạn với đội nhóm

Nhấp vào Chia sẻ để chia sẻ tài liệu của bạn và sau đó chọn những gì cộng tác viên có thể làm. Họ cũng sẽ nhận được thông báo qua email

Đây là các quyền khi chia sẻ file của bạn sở hữu cho người mà bạn muốn chia sẻ. Và tương ứng với các quyền này họ sẽ tác động trên file của bạn như:

Sau khi chia sẻ file việc của bạn bây giờ là cùng nhau thảo luận, làm việc, cộng tác trên file đó ngay trên máy tính mà không cần mất thời gian di chuyển.

Cộng tác với nhóm của bạn trong thời gian thực

Cộng tác trên Google Docs dễ dàng đơn giản với các tính năng:

• Thêm nhận xét.
• Mở lịch sử nhận xét để xem lại khi bạn cần.
• Chức năng thực hiện các thay đổi trực tiếp trong tài liệu.
• Chức năng đề xuất các chỉnh sửa đối với tài liệu mà chủ sở hữu cung cấp.

Trên đây là tổng quan các tính năng của Google Docs để bạn dễ dàng thao tác hơn nhé. Không chỉ dừng ở đây còn rất nhiều tính năng hay trong Google Docs đang chờ bạn khám phá đấy.