Hướng dẫn cách sử dụng Breakout Room trong Google Meet đơn giản và chi tiết

Breakout Room trong Google Meet là một tính năng giúp chia nhỏ nhóm trong cuộc họp trực tuyến. Nếu bạn chưa biết rõ về tính năng này, hãy theo dõi bài viết dưới đây. GCS Việt Nam sẽ mang tới cho các bạn thông tin  cơ bản và hướng dẫn cách sử dụng tính năng này cụ thể và hiệu quả nhất. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Breakout Room trong Google Meet là gì?

Breakout Room trong Google Meet là một tính năng cho phép người chủ trì cuộc họp (host) hoặc đồng chủ trì (co-host) chia nhỏ những người tham gia thành các nhóm nhỏ hơn. Mỗi nhóm sẽ có một phòng riêng để thảo luận, làm việc nhóm hoặc tương tác chuyên sâu mà không làm ảnh hưởng đến các nhóm khác cũng như phòng chính. Ngoài ra, khi tham gia vào các nhóm Breakout Room, người tổ chức có thể phân chia người tham gia vào các nhóm, theo dõi và chuyển đổi người giữa các phòng dễ dàng. 

Hiện tại, tính năng Breakout Room trong Google Meet chỉ khả dụng cho người dùng tài khoản Google Workspace. Bao gồm Business Standard, Plus, Enterprise, Education. 

Tính năng Breakout Room hoạt động ra sao?

Khi tạo một cuộc họp Google Meet, người tổ chức (host) có  thể thiết lập breakout room ngay trên Google Calendar hoặc khi đang trong cuộc họp. Người tổ chức có thể tạo tối đa 100 phòng nhỏ và chia người tham dự vào từng phòng theo các thủ công hoặc tự động. Sau đó, người tổ chức có thể:

• Tham gia từng phòng để giám sát
• Gửi tin nhắn đến tất cả các breakout room
• Đóng tất cả phòng để kết thúc thảo luận
• Đặt hẹn giờ cho mỗi nhóm

Sau thời gian breakout quy định kết thúc, người tham gia sẽ tự động quay lại phòng chính.

*Lưu ý: Thông thường, mỗi cuộc họp sẽ được chia từ 2 phòng,  5 phòng đến tận 100 phòng, tùy thuộc vào gói Google Workspace bạn đang sử dụng. 

Lợi ích của Breakout Room trong Google Meet

Việc tích hợp và sử dụng Breakout Room trong Google Meet mang đến cho người sử dụng nhiều lợi ích đáng kể. Cụ thể như là:

Tăng cường tương tác

Trong các cuộc họp trực tuyến lớn, người tham gia thường bị động, ít phát biểu vì ngại ngùng hoặc không có đủ thời gian để thể hiện ý kiến. Việc sử dụng Breakout Room trong Google Meet giúp giải quyết triệt để vấn đề này. Bởi khi được chia vào các nhóm nhỏ, người tham dự cảm thấy thoải mái hơn. Từ đó, người tham gia dễ dàng thảo luận, đặt câu hỏi và đưa ra ý tưởng. 

Ngoài ra, Breakout Room trong Google Meet còn tạo không gian gần gũi và thân thiện, nhất là trong môi trường giáo dục hoặc đào tạo nội bộ. Do đó, khá nhiều giảng viên, quản lý nhóm đã áp dụng thực hiện cách chia nhóm Breakout Room trong Google Meet để tạo sự gắn kết, khơi gợi sự tham gia chủ động từ các thành viên. 

Tập trung vào công việc

Với tính năng Breakout Room trong Google Meet, người tổ chức có thể phân chia từng nhóm phụ trách những phần việc khác nhau. Người tổ chức dễ dàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả xử lý công việc. 

Ví dụ như, trong một buổi họp dự án, mỗi nhóm được breakout room có thể đảm nhận một hạng mục như thiết kế, lên nội dung, tạo ngân sách,… 

Linh hoạt trong giảng dạy

Tính năng Breakout Room trong Google Meet rất hữu ích với giáo viên, giảng viên. Bởi tính năng này cho phép chia học sinh hoặc sinh viên thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận bài học hoặc phản biện.  Hơn nữa, tính năng này còn giúp giáo viên có thể giám sát tiến độ và hỗ trợ từng nhóm riêng biệt, giống như đang đứng trong lớp học thật. 

Quản lý cuộc họp hiệu quả

Tổ chức một cuộc họp trực tuyến đông người không dễ. Đặc biệt khi mỗi thành viên có nhu cầu, vai trò hoặc nhiệm vụ khác nhau. Breakout Room trong Google Meet giúp nhà quản lý linh hoạt điều phối từng nhóm đối tượng đúng cương vị. Đồng thời theo dõi giám sát tiến độ làm việc bằng cách tham gia trực tiếp vào từng phòng riêng. 

Ngoài ra, Breakout Room trong Google Meet còn cho phép người tổ chức gửi thông báo, đặt giới hạn thời gian thảo luận và kết thúc cuộc họp đúng lúc. Điều này hoàn toàn giúp không làm kéo dài lãng phí thời gian của từng người tham gia vào cuộc họp. 

Nên sử dụng Breakout Room trong Google Meet khi nào?

Breakout Room trong Google Meet là một tính năng đa năng. Do đó, bạn hoàn toàn có thể áp dụng trong đa dạng tình huống khác nhau. Bạn hãy xác định đúng thời điểm để sử dụng tính năng mới có thể tối đa được các lợi ích mà Breakout Room trong Google Meet mang lại:

Trong môi trường giáo dục

Khi giảng dạy trực tuyến, giáo viên có thể dùng tính năng Breakout Room trong Google Meet để:

• Tổ chức các buổi thảo luận nhóm: Chia học sinh thành các nhóm nhỏ để thảo luận về một chủ đề hoặc giải quyết một vấn đề. Điều này khuyến khích mọi học sinh tham gia, đặc biệt những đối tượng ít khi phát biểu trong lớp.
• Làm bài tập nhóm hoặc dự án: Giao các nhiệm vụ cụ thể cho từng nhóm và cho phép các em học sinh tự do hợp tác, trao đổi ý tưởng, phân công công việc. Sau đó, giáo viên có thể ghé thăm từng phòng để hỗ trợ và theo dõi tiến độ. 
• Phân nhóm theo trình độ để giảng dạy chuyên sâu: Giáo viên có thể chia nhóm, sau đó cung cấp tài liệu với trình độ từng học sinh. Với từng nhóm đối tượng, giáo viên có thể sử dụng những bài tập và tài liệu để giảng dạy chuyên sâu hơn.

Trong môi trường doanh nghiệp

Tính năng Breakout Room trong Google Meet sẽ phát huy hiệu quả tối đa trong các tình huống như sau:

• Brainstorming ý tưởng: Khi cần thu thập nhiều ý tưởng sáng tạo từ một nhóm lớn, người quản lý có thể chia nhỏ các thành viên để mỗi mọi người phát triển ý tưởng sau đó tổng hợp lại.
• Thảo luận dự án hoặc phân chia nhiệm vụ: Với một dự án lớn, người quản lý có thể chia thành các phần nhỏ, rồi giao cho mỗi nhóm phụ trách từng phần để thảo luận chi tiết.
• Hội thảo hoặc workshop tương tác: Trong các sự kiện trực tuyến lớn, tính năng Breakout Room giúp tổ chức các phiên thảo luận chuyên sâu theo chủ đề. Mọi người tham gia kết nối và chia sẻ kiến thức với nhau gần gũi hơn trong từng nhóm.
• Đào tạo nội bộ: Các doanh nghiệp tổ chức buổi đào tạo sản phẩm, quy trình mới hoặc kỹ năng mới, dùng Breakout Room khi họp sẽ giúp người học tiếp thu tốt kiến thức hơn trong môi trường nhóm nhỏ. 

Ngoài ra, tính năng Breakout Room trong Google Meet cũng rất hữu ích trong các buổi tập huấn webinar, sự kiện cộng đồng,… hoặc bất kỳ hoạt động nào liên quan đến làm việc nhóm trực tuyến.

Cách sử dụng Breakout Room trong Google Meet

Quy trình sử dụng tính năng Breakout Room trong Google Meet không quá phức tạp. Bạn chỉ cần thực hiện theo các thao tác cụ thể như sau: 

– Bước 1: Đầu tiên, trong giao diện cuộc họp trên Google Meet, bạn hãy nhấp vào biểu tượng Công cụ cuộc họp cuối màn hình >> chọn vào Phòng theo nhóm.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn click vào Thiết lập phòng họp nhóm trên giao diện. Khi cửa sổ pop – up được mở ra, bạn sẽ được phép chọn số lượng phòng cần tạo.

– Bước 3: Lúc này, bạn có thể tùy chọn Chỉ ngẫu nhiên hoặc Tự phân nhóm từng người tham gia vào các phòng họp theo ý muốn.

– Bước 4: Khi thực hiện phân xong, bạn đặt tên cho các phòng để dễ dàng phân biệt >> nhấn tiếp Mở các phòng và hoàn tất.

– Bước 5: Khi muốn kết thúc thời gian thảo luận của các nhóm, bạn chỉ cần nhấn Kết thúc phòng. Tất cả mọi người tham gia sẽ nhanh chóng quay lại phòng họp chính. 

Breakout Room trong Google Meet khác gì so với các nền tảng khác như Zoom, Microsoft Teams

Breakout Room trong Google Meet, Zoom hay Microsoft Teams, đều mang những trải nghiệm tuyệt vời cho người sử dụng. Tuy nhiên, với mỗi nền tảng thì tính năng này lại có những đặc điểm riêng. Dưới đây là bảng so sánh Breakout Room trong Google Meet với các đối thủ chính như Zoom và Microsoft Teams.

Tóm lại:

• Google Meet nổi bật với sự đơn giản, tích hợp chặt chẽ với Google Workspace, và giao diện thân thiện, phù hợp cho các tổ chức đã dùng hệ sinh thái Google.
• Zoom có tính năng phong phú, sự linh hoạt (đặc biệt là khả năng tự chọn phòng), và khả năng xử lý các cuộc họp quy mô lớn.
• Microsoft Teams là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức đã đầu tư vào Microsoft 365, với sự tích hợp liền mạch và giao diện quen thuộc.

Việc lựa chọn nền tảng nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn, gói dịch vụ bạn đang sử dụng, và sự quen thuộc của người dùng với từng giao diện.

Các lỗi thường gặp & cách xử lý khi sử dụng Breakout Room trong Google Meet

Đôi khi sử dụng Breakout Room trong Google Meet, nhiều người sẽ gặp phải một số vấn đề và lỗi nhỏ. Tuy nhiên, các lỗi đều có thể khắc phục được, nếu bạn nắm rõ nguyên nhân khi thực hiện cách chia nhóm Breakout Room trong Google Meet: 

Không thấy tùy chọn Breakout Room

Đây là một trong những lỗi mà người dùng không thấy biểu tượng “Hoạt động” (Activities) ở góc dưới bên phải màn hình và không thấy tùy chọn “Phòng họp nhóm” (Breakout rooms). Nguyên nhân của lỗi này là do:

• Bạn không phải là người chủ trì (Host) hoặc người đồng chủ trì (Co – host) của cuộc họp. Để xử lý tình huống này, bạn chỉ cần đảm bảo rằng mình là hos hoặc được cấp quyền đồng chủ trì. 
• Bạn đang sử dụng gói Google Meet miễn phí hoặc tài khoản không được hỗ trợ. Để sử dụng tính năng Breakout Room, bạn chỉ cần nâng cấp gói dịch vụ lên phiên bản Business Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus).
• Bạn đang sử dụng Google Meet trên thiết bị di động (điện thoại/máy tính bảng) để tạo/quản lý phòng. Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy thực hiện trên phiên bản Google Meet trên máy tính qua trình duyệt web.

Phòng bị lỗi, không phân nhóm đúng cách

Người tham gia không vào được phòng, phân nhóm bị sai hoặc host không thể di chuyển các phòng là lỗi thường gặp. Nguyên nhân gây ra lỗi phân nhóm không đúng cách là do:

• Vấn đề kết nối mạng của người tham gia hoặc chủ trì. Bạn hãy yêu cầu người tham gia kết nối lại mạng internet của họ. Đồng thời, người chủ trì cũng cần đảm bảo đường truyền mạng của mình ổn định.
• Người tham gia không chấp nhận lời mời tham gia phòng nhỏ. Do đó, khi người chủ trì mở các phòng, người tham gia phải nhấp vào Tham gia, không họ sẽ ở trong phòng chính hoặc bị kẹt ở phòng chờ. 
• Giới hạn của gói tài khoản hoặc số lượng người tham gia vượt quá khả năng xử lý tối ưu. Do đó, người chủ trì nên phân bổ số người trong mỗi phòng ở mức hợp lý nhất. Đồng thời, người chủ trì cũng cần kiểm tra giới hạn cụ thể mà gói dịch vụ Google Workspace đã đăng ký. 

Lưu ý quan trọng khi sử dụng Breakout Room trong Google Meet

Để tối ưu hóa hiệu quả khi sử dụng Breakout Room trong Google Meet và tránh những sự cố không đáng có, có một số lưu ý quan trọng mà người chủ trì cần ghi nhớ:

• Chỉ chủ trì (Host) hoặc đồng chủ trì (Co-host) mới có quyền tạo và quản lý Breakout Room. Còn nếu bạn không phải là host mà muốn sử dụng tính năng thì hãy nhờ host cấp quyền đồng chủ trì. 
• Breakout Room không hoạt động với các phiên ghi hình hoặc phát trực tuyến (Live Stream. Nếu cần ghi lại cuộc thảo luận, bạn có thể sử dụng nền tảng bên ngoài để quay lại. 
• Người tham gia cần chấp nhận lời mời để vào phòng nhỏ. Nếu họ không nhấp nút, tức là người tham gia đó sẽ ở mãi phòng chính hoặc phòng chờ. 
• Trước khi chia nhóm, hãy thông báo cho mọi người về mục đích của Breakout Room, thời gian dự kiến và cách thức di chuyển giữa các phòng.
• Sử dụng tính năng đếm ngược thời gian cho các phòng. Vì, hệ thống sẽ tự động thông báo cho người tham gia khi còn ít thời gian. 
• Cả người chủ trì và người tham gia đều cần có kết nối internet đủ mạnh để việc di chuyển giữa các phòng và tham gia thảo luận diễn ra suôn sẻ, tránh bị gián đoạn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về tính năng Breakout Room trong Google Meet mà bạn có thể gặp:

1 – Có thể tạo bao nhiêu phòng Breakout Room trong Google Meet?

Bạn có thể tạo tối đa 100 phòng Breakout Room trong một cuộc họp Google Meet.

2 – Tôi có thể thay đổi nhóm của người tham gia sau khi đã mở các phòng không?

Có. Với tư cách chủ trì, bạn có thể di chuyển người tham gia giữa các phòng bất cứ lúc nào trong khi các Breakout Room đang hoạt động. Bạn có thể kéo và thả tên của họ trong bảng điều khiển Breakout Room.

3 – Người tham gia có thể quay lại phòng chính bất cứ lúc nào không?

Có, người tham gia thường có thể quay lại phòng chính bất cứ lúc nào bằng cách tìm nút “Quay lại cuộc gọi chính” (Return to main call) trong giao diện phòng nhỏ.

>>> Xem thêm: Chế độ đồng hành trên Google Meet là gì

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp cho các bạn những thông tin đầy đủ về tính năng Breakout Room trong Google Meet. Ngoài ra, để được sử dụng những tính năng cao cấp khác và không bị giới hạn bởi dùng bản Free thì người dùng nên đăng ký ngay gói Google Workspace bản quyền ngay. 

Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan trong quá trình sử dụng tính năng này, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777