Brainstorming là gì? 05 Công cụ hỗ trợ Brainstorming hiệu quả

Với sự phát triển của công nghệ và đi kèm theo đó là sự sáng tạo đổi mới không ngừng được thúc đẩy, brainstorming là phương pháp hiệu quả để khai thác tiềm năng sáng tạo của cả cá nhân và tập thể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá sâu hơn brainstorming là gì, từ khái niệm, quy trình thực hiện đến những lợi ích mà nó mang lại.

Brainstorming là gì?

Brainstorming hay còn gọi là “động não”, là một phương pháp sáng tạo được sử dụng để tạo ra nhiều ý tưởng mới trong khoảng thời gian ngắn. Quá trình này thường diễn ra khi các thành viên trong một nhóm, nhưng cũng có thể thực hiện một mình. Động não thường có mục đích tạo ra được càng nhiều ý tưởng càng tốt, bất kể chất lượng ban đầu như thế nào.

Trong phiên động não, mọi người sẽ được khuyến khích đóng góp ý tưởng một cách tự do và không bị ai khác phán xét. Khi đưa ra ý kiến, sẽ không có những đánh giá như “đúng” hay “sai”. Thay vào đó, tất cả các ý tưởng đều sẽ được ghi nhận và xem xét. Điều này giúp tạo nên môi trường cởi mở và khuyến khích mọi người suy nghĩ sáng tạo hơn.

Sau khi đã ghi lại và tạo nên được danh sách dài các ý tưởng, nhóm sẽ bắt đầu đánh giá và chọn lọc những ý tưởng phù hợp và tốt nhất. Quá trình này thường bao gồm việc thảo luận về những ưu điểm, nhược điểm của từng ý tưởng, cũng như tính toán khả năng và cách thực hiện những ý tưởng đó.

Các bước thực hiện Brainstorming hiệu quả

Brainstorming là nơi mọi người cùng nhau đóng góp ý tưởng để giải quyết vấn đề hoặc tạo ra được những ý tưởng mới. Để buổi brainstorming diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất, bạn có thể tham khảo các bước sau:

Xác định rõ mục tiêu

Trước khi bắt đầu, điều quan trọng là cần xác định rõ ràng mục tiêu của buổi brainstorming. Bạn đang tìm kiếm giải pháp cho những vấn đề gì? Bạn mong muốn tạo ra sản phẩm hay dịch vụ mới nào? Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ dàng tập trung vào việc tạo ra những ý tưởng phù hợp.

Chuẩn bị môi trường và công cụ

Chọn một không gian thoải mái, đủ ánh sáng và yên tĩnh để khuyến khích sự sáng tạo, Chuẩn bị sẵn các công cụ cần thiết như bảng trắng, bút dạ, giấy nhớ hoặc thêm các công cụ, phần mềm hỗ trợ brainstorming trực tuyến.

Lựa chọn phương pháp brainstorming phù hợp

Hiện nay, có đa dạng các phương pháp brainstorming khác nhau và mỗi phương pháp đều có những ưu điểm, hạn chế riêng. Một số phương pháp phổ biến mà có thể mọi người đã biết gồm có Mind mapping, brainwriting, phương pháp 6-3-5… Nếu các bạn chưa biết hoặc muốn tìm hiểu thêm thì GCS Vietnam sẽ giới thiệu kỹ hơn ở phần tiếp theo.

Tập trung vào số lượng ý tưởng cần triển khai

Trong giai đoạn đầu của buổi brainstorming, hãy khuyến khích mọi người đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt, bất kể những ý tưởng đó có khả thi hay không. Đừng vội đánh giá hay phê phán ý tưởng của người khác. Mục tiêu vân là tạo ra danh sách ý tưởng phong phú để làm nền tảng cho các bước tiếp theo.

Phát triển và kết hợp các ý tưởng khác nhau

Sau khi đã có được danh sách ý tưởng, các thành viên trong nhóm cần dành thời gian để thảo luận, phân tích và phát triển từng ý tưởng. Tìm kiếm những điểm chung, kết nối các ý tưởng khác nhau, tìm kiếm những điểm chung, kết nối các ý tưởng khác nhau và xây dựng nên các ý tưởng mới. Ngoài ra, bạn cần khuyến khích mọi người đặt câu hỏi, phản biện và đóng góp ý kiến để làm rõ và hoàn thiện ý tưởng.

Chọn lọc và ưu tiên những ý tưởng có khả năng thực thi và hiệu quả nhất

Đánh giá từng ý tưởng dựa trên các tiêu chí như tính khả thi, mức độ sáng tạo, tác động tiềm năng… Từ đó chọn ra được những ý tưởng tốt nhất, có tiềm năng phát triển cao nhất và phù hợp nhất với mục tiêu của brainstorming.

Lập kế hoạch hành động

Sau khi chọn ra được những ý tưởng tốt nhất trong danh sách, hãy xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, chi tiết, đúng hướng đi của ý tường. Xác định các bước cụ thể cần thực hiện cũng như nguồn lực cần thiết, người phụ trách và thời gian hoàn thành. Việc lập kế hoạch chi tiết giúp đảm bảo những ý tưởng sáng tạo sẽ được chuyển thành hành động cụ thể cũng như mang lại được kết quả thực tế.

Các kỹ thuật brainstorming phổ biến

Brainstorming là công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy quá trình sáng tạo và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề. Dưới đây là một số phương pháp brainstorming phổ biến, mỗi phương pháp sẽ có những cách tiếp cận riêng.

Mind mapping (Sơ đồ tư duy)

Mind Mapping là phương pháp trực quan, giúp bạn hệ thống hóa các ý tưởng theo cách logic và sáng tạo. Bắt đầu bằng việc viết chủ đề chính ở trung tâm, sau đó vẽ thành các nhánh chính thể hiện các khía cạnh khác nhau của vấn đề.

Tiếp theo, từ các nhánh chính, bạn tiếp tục vẽ thành các nhánh phụ để mở rộng và chi tiết hóa các ý tưởng. Mind mapping không chỉ giúp người dùng ghi nhớ các thông tin, dữ liệu tốt hơn mà còn kích thích sự liên kết giữa các ý tưởng, từ đó tạo nên những giải pháp mới mẻ và độc đáo.

Brainwriting

Phương pháp này khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm, đặc biệt là những thành viên vẫn còn ngại khi phát biểu trước đám đông. Mỗi người cũng sẽ viết ra ý tưởng của mình trên giấy theo cách riêng tư và không để ai biết, sau đó mới trao đổi với nhau.

Việc này sẽ giúp mọi người có thời gian suy nghĩ kỹ lưỡng hơn và tránh bị ảnh hưởng bởi ý kiến của người khác. Brainwriting cũng tạo cơ hội để các ý tưởng được kết hợp và phát triển theo cách đa chiều hơn.

Round Robin Brainstorming

Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu Round robin brainstorming. Đây là phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể tham gia đóng góp ý tưởng của riêng mình.

Theo đó, các thành viên sẽ lần lượt đưa ra được các ý tưởng của mình theo vòng tròn. Phương pháp này cũng sẽ tạo ra môi trường bình đẳng, khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người trong nhóm và tránh trường hợp một số người độc chiếm buổi thảo luận.

Starbursting

Starbursting là kỹ thuật đặt câu hỏi để khám phá sâu hơn về một ý tưởng hoặc vấn đề. Bắt đầu bằng cách viết ra câu hỏi trung tâm, sau đó đặt ra các câu hỏi liên quan đến “Ai?”, “Cái gì?”, “Khi nào?”, “Ở đâu?”, “Tại sao?” và “Như thế nào?”. Phương pháp này sẽ giúp mọi người nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó có thể tìm ra được các giải pháp toàn diện cũng như sáng tạo hơn.

SCAMPER

SCAMPER viết tắt cho các từ: Substitute (thay thế), Combine (kết hợp), Adapt (thích ứng), Modify (chỉnh sửa), Put to another use (sử dụng cho mục đích khác), Eliminate (loại bỏ) và Reverse (đảo ngược).

Đây là công cụ hữu ích để có thể tạo ra những ý tưởng mới từ những ý tưởng hiện có. Bằng cách áp dụng các bước của SCAMPER, bạn sẽ có thể biến đổi và cải tiến ý tưởng ban đầu thành những ý tưởng mới, tạo ra những giải pháp độc đáo và sáng tạo hơn.

The 5 Whys (5 câu hỏi tại sao)

Phương pháp 5 Whys giúp mọi người đi sâu hơn vào nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Bắt đầu bằng cách hỏi “Tại sao vấn đề này xảy ra?”, sau đó tiếp tục hỏi “Tại sao?” cho mỗi câu trả lời nhận được.

Bạn lặp lại quá trình này 5 lần hoặc nhiều hơn để tìm ra nguyên nhân sâu xa nhất của vấn đề. Khi hiểu rõ được nguyên nhân, bạn có thể đưa ra những giải pháp hiệu quả và ngăn chặn vấn đề đấy tiếp tục tái diễn trong tương lai.

Reverse Brainstorming (Đảo ngược vấn đề)

Đây là cách tiếp cận độc đáo, giúp bạn nhìn nhận vấn đề từ góc độ khác. Thay vì nghĩ ngay tới việc giải quyết vấn đề, bạn hãy nghĩ về những cách khiến cho vấn đề có thể trở nên tồi tệ hơn.

Sau đó, bạn có thể đảo ngược những ý tưởng này để tìm ra các giải pháp khả thi cho vấn đề ban đầu. Phương pháp này khuyến khích mọi người suy nghĩ “outside the box” (ngoài chiếc hộp), tức là vượt ra khỏi những gì theo cách nghĩ thông thường và khám phá những giải pháp mà bạn có thể không nghĩ đến trước đây.

Một số công cụ hỗ trợ brainstorming nhanh chóng, hiệu quả

Để buổi thảo luận diễn ra hiệu quả và nhanh chóng, bạn có thể tận dụng sự hỗ trợ của các công cụ trực tuyến hiện đại. Sau đây là một số công cụ nổi bật:

Miro

Đây là nền tảng cộng tác trực tiếp này được thiết kế để hỗ trợ các nhóm làm việc từ xa. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Miro cho phép người dùng tạo bảng trắng ảo, sơ đồ tư duy, ghi chú và chia sẻ ý tưởng dễ dàng. Tính năng trò chuyện và bình luận trực tiếp giúp các thành viên có thể trao đổi ý tưởng liền mạch.

Gemini for Google Workspace

Gemini được biết đến là trợ lý AI mới được tích hợp vào Google Workspace, có khả năng hỗ trợ brainstorming hiệu quả. Gemini có thể tự động ghi lại các điểm chính của cuộc họp trong Google Meet, tạo tóm tắt ngắn gọn và thậm chí đề xuất các mục triển khai trong Google Docs. Bạn cũng có thể sử dụng Gemini để lên ý tưởng, tạo các bản thảo theo yêu cầu. Gemini sẽ đưa cho bạn các ý tưởng khác nhau.

Mural

Tương tự như Miro, Mural cũng là nền tảng cộng tác trực tuyến mạnh mẽ cho các bộ phận, phòng ban. Bạn còn có thể sử dụng Mural để tạo các bảng trắng ảo với nhiều công cụ hỗ trợ brainstorming khác nhau, như sticky notes, hình vẽ và các biểu đồ… Mural cũng có thể tích hợp với các ứng dụng khác như Drive và Slack, giúp bạn dễ dàng chia sẻ và làm việc với đồng nghiệp hiệu quả hơn.

MindMeister

Nếu bạn yêu thích các phương pháp sơ đồ tư duy, MindMeister là công cụ không thể bỏ qua. Công cụ trực tuyến này cho phép người dùng tạo các sơ đồ tư duy chi tiết và phức tạp, cùng với nhiều tùy chọn tùy chỉnh như màu sắc, phông chữ và biểu tượng. Bạn có thể chia sẻ sơ đồ tư duy với người khác và cộng tác trong thời gian thực.

Lucidchart

Lucidchart không chỉ là công cụ tạo sơ đồ tư duy mà còn hỗ trợ người dùng tạo nhiều loại biểu đồ khác như sơ đồ dòng, sơ đồ Venn, và sơ đồ mạng.

Với giao diện trực quan, dễ sử dụng cùng thư viện mẫu phong phú, Lucidchart có thể giúp người dùng brainstorming hiệu quả, dễ dàng tạo nên các biểu đồ chuyên nghiệp mà không cần phải có các kiến thức thiết kế.

Tại sao Brainstorming quan trọng trong công việc?

Brainstorming đóng vai trò vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại, nơi những ý tưởng sáng tạo độc đáo được ra đời, mang lại những lợi ích thiết thực cho cả cá nhân và tổ chức:

1. Thúc đẩy sáng tạo và đổi mới

Như đã nói ở trên, brainstorming khuyến khích các thành viên trong nhóm có thể tự do chia sẻ ý tưởng, không giới hạn bởi các quy tắc hay khuôn khổ nào, thậm chí là định kiến 1 chiều từ người khác. Điều này tạo nên môi trường cởi mở, nơi những ý tưởng độc đáo, vượt ra ngoài những cách nghĩ thông thường được lắng nghe và xem xét. Từ đó, những giải pháp độc đáo, sáng tạo và đột phá sẽ được phát hiện, mang lại những lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

2. Tăng cường sự hợp tác và gắn kết cho doanh nghiệp

Brainstorming tạo nên không gian để mọi người có thể cùng nhau làm việc, chia sẻ ý kiến và học hỏi lẫn nhau. Quá trình này còn giúp xây dựng mối quan hệ tích cực giữa các thành viên, tăng cường sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau, từ đó nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của cả nhóm.

3. Giải quyết vấn đề hiệu quả hơn

Khi có nhiều người trong nhóm cùng nhau suy nghĩ và giải quyết chung một vấn đề, khả năng tìm ra giải pháp tối ưu sẽ cao hơn so với khi chỉ một người làm việc độc lập. Brainstorming hỗ trợ kết hợp các kiến thức, kinh nghiệm cũng như quan điểm khác nhau, từ đó tạo nên các giải pháp có tính ứng dụng hơn, toàn diện và khả thi hơn khi triển khai.

4. Nâng cao tư duy phản biện

Trong quá trình brainstorming, các thành viên sẽ có cơ hội đặt câu hỏi xoáy sâu vào vấn đề, phản biến và phân tích những ý kiến được đưa ra. Điều này sẽ giúp mọi người trau dồi kỹ năng tư duy phản biện, khả năng đánh giá và lựa chọn được những giải pháp tối ưu và hiệu quả nhất.

5. Tạo nên cảm giác sở hữu và trách nhiệm với công việc

Khi các thành viên cùng tham gia vào quá trình đưa ra ý tưởng và giải pháp, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với công việc và có động lực hơn để hoàn thành ý tưởng đó đến lúc hiện thực hóa, đi đến cuối cùng của kế hoạch. Như vậy, các nhân viên trong công ty sẽ trở nên gắn bó hơn và được thúc đẩy tinh thần làm việc.

6. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Ngoài ra, Brainstorming cũng giúp các nhóm thảo luận nhanh chóng tìm ra được giải pháp, tránh được việc lãng phí nhiều thời gian để nghĩ hướng giải quyết cũng như tối nguồn lực vào những hướng đi có thể gây sai lầm, dẫn đến hậu quả không đáng cố. Điều này cũng sẽ giúp tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí.

Tóm lại, brainstorming là công cụ không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại của doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp tìm ra được những hướng đi sáng tạo và hiệu quả mà còn thúc đẩy mạnh mẽ tinh thần hợp tác, gắn kết và phát triển của đội ngũ nhân viên.

Ưu điểm, hạn chế của Brainstorming

Brainstorming là một kỹ thuật sáng tạo nhóm mạnh mẽ, mang lại nhiều lợi ích to lớn cho các dự án, công việc và mục tiêu cá nhân. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nổi bật, brainstorming cũng tồn tại một số hạn chế nhất định.

Một số lỗi thường gặp khi Brainstorming

Brainstorming giúp thúc đẩy quá trình sáng tạo và tìm kiếm giải pháp, nhưng nếu không được thực hiện được thực hiện đúng cách thì sẽ có thể dẫn đến một số sai lầm phổ biến sau đây:

Thiếu sự chuẩn bị

Brainstorming không chỉ là cuộc họp ngẫu hứng. Nếu các thành viên thiếu sự chuẩn bị về mục tiêu, chủ đề và thời gian, công cụ hỗ trợ sẽ có thể khiến buổi họp trở nên lan man, không đi được đến kết quả cuối cùng và không đạt được kết quả như mong muốn.

→ Giải pháp: Trước khi bắt đầu, chúng ta nên xác định rõ mục tiêu, chia sẻ các tài liệu thông tin nghiên cứu liên quan và chuẩn bị các công cụ cần thiết như bảng trắng, bút dạ hoặc phần mềm trực tuyến.

Giới hạn ý tưởng

Brainstorming là nơi để bạn thoải mái bộc lộ suy nghĩ, sáng tạo và khám phá những ý tưởng mới lạ. Tuy  nhiên, bạn có thể dễ rơi vào trạng thái rập khuôn, giới hạn bản thân trong suy nghĩ quen thuộc và làm cản trở quá trình đưa ra ý tưởng độc đáo.

→ Giải pháp: Khuyến khích mọi người đưa ra bất kỳ ý tưởng nào. Đừng vội đánh giá hay bác bỏ ý tưởng ngay từ lúc bắt đầu.

Thiếu sự tập trung

Buổi họp sẽ dễ lạc hướng nếu không có người điều phối hoặc hướng dẫn rõ ràng, từ đó sẽ khó có thể đưa ra được ý tưởng phù hợp.

→ Giải pháp: Nhóm cần chỉ định một người điều phối để đảm bảo buổi brainstorming sẽ diễn ra đúng theo tiến độ và mục tiêu đề ra. Người điều phối cũng nên khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên và đảm bảo các ý tưởng đều được lắng nghe.

Tạo ra môi trường căng thẳng

Bên cạnh đó, áp lực nhóm, sự cạnh tranh không lành mạnh hoặc phê phán lẫn nhau có thể khiến thành viên e ngại việc chia sẻ ý tưởng của mình.

→ Giải pháp: Tạo ra được môi trường cởi mở, thân thiện và khuyến khích sự đóng góp của tất cả mọi người. Nhấn mạnh tất cả ý tưởng đều có giá trị và không nên đánh giá ý tưởng của người khác trong giai đoạn đầu..

Không ghi lại ý tưởng

Một lỗi quan trọng nữa mà mọi người dễ mắc phải đó là không ghi lại ý tưởng. Ý tưởng có thể đến bất chợt và dễ dàng bị rơi vào lãng quên nếu không được ghi lại.

→ Giải pháp: Sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Keep, bảng trắng để ghi lại tất cả các ý tưởng được đưa ra trong buổi brainstorming. Từ đó bạn sẽ dễ dàng xem xét, phân tích và phát triển ý tưởng này.

Sự khác biệt giữa Brainstorming và 6 chiếc mũ tư duy

Để mọi người hiểu rõ hơn, 6 chiếc mũ tư duy (Six Thinking Hats) là một phương pháp tư duy sáng tạo và ra quyết định được phát triển bởi Edward de Bono. Phương pháp này sử dụng hình ảnh ẩn dụ của sáu chiếc mũ có 6 màu sắc khác nhau, mỗi chiếc mũ sẽ đại diện cho một cách tiếp cận khác nhau đối với một vấn đề.

• Mũ trắng: tập trung vào dữ liệu khách quan, trung lập
• Mũ đỏ: tập trung vào cảm xúc, trực giác cá nhân
• Mũ đen: tập trung vào rủi ro, hạn chế của ý tưởng
• Mũ vàng: tập trung vào lợi ích, điểm mạnh của ý tưởng
• Mũ xanh lá cây: tập trung vào ý tưởng mới và những cách tiếp cận khác biệt
• Mũ xanh dương: kiểm soát và quản lý quá trình tư duy

Brainstorming và 6 chiếc mũ tư duy (Six Thinking Hats) là hai phương pháp phổ biến được các doanh nghiệp sử dụng để tạo ra ý tưởng và giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, hai cách thức này có một số điểm khác biệt trong cách tiếp cận và mục tiêu.

Lời kết

Mong rằng những thông tin được cung cấp trong bài viết này về Brainstorming là gì sẽ giúp cho quý doanh nghiệp biết thêm được cách thức và giải pháp để triển khai buổi thảo luận ý tưởng hiệu quả và đạt được kết quả tốt trong công việc. Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn thêm về các công cụ, dịch vụ hỗ trợ của Google, hãy liên hệ Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ chuyên gia GCS Vietnam tư vấn kịp thời giải pháp phù hợp nhất.