Cách bỏ lưu trữ trong Gmail trên máy tính và điện thoại

Trong quá trình sử dụng Gmail, bạn có thể đã vô tình hoặc chủ ý lưu trữ một số email để dọn dẹp hộp thư đến. Tuy nhiên, nếu muốn khôi phục các email này về lại Inbox, bạn cần biết cách bỏ lưu trữ trong Gmail đúng cách. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về thực hiện trên cả máy tính và điện thoại. Cùng tham khảo ngay nhé.

Lưu trữ thư trong Gmail là như thế nào?

Việc lưu trữ thư trong Gmail tức là thao tác mà bạn đang ẩn các email rời khỏi Hộp thư đến mà không phải là xóa bỏ đi hoàn toàn. Các email này vẫn sẽ được tồn tại khi bạn mở mục Tất cả thư. 

Tính năng lưu trữ rất hữu ích khi bạn nhận được email chưa sử dụng mà vẫn muốn giữ lại để dùng trong một thời điểm nào đó. Ví dụ như các bản tin, thông báo khuyến mãi,…. 

Đặc biệt, khi lưu trữ email thì bạn cũng sẽ có được khoảng không gian làm việc được sạch sẽ, giảm bớt sự lộn xộn và bản thân tập trung và những thư được ưu tiên. Đồng thời, bạn cũng không lo lắng trong việc vô tình xóa mất dữ liệu nếu trường hợp không may. 

Sự khác biệt giữa lưu trữ thư và xoá thư?

Lưu trữ thư và xóa thư là hai hành động đều giúp loại bỏ email khỏi Hộp thư đến. Nhưng cơ chế hoạt động và hậu quả của mỗi hành động hoàn toàn khác nhau. 

• Lưu trữ thư trong Gmail

Đây là hành động cất giữ email. Thư được gửi đến sẽ không còn hiển thị trong Hộp thư đến. Tuy nhiên, email đó vẫn vẫn được giữ nguyên trong tài khoản Gmail của bạn. Khi bạn thao tác danh mục Tất cả thư, email được lưu trữ đó sẽ được hiện ra. Hơn nữa, bạn cũng có thể dễ dàng tìm kiếm, đọc lại và thậm chí chuyển email đó về lại Hộp thư đến bất cứ lúc nào muốn. 

• Xóa thư

Hành động này sẽ loại bỏ email đó khỏi tài khoản của bạn. Email bị xóa và chuyển tới mục Thùng rác. Tuy nhiên, email đó sẽ được lưu lại trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Trong khoảng thời gian, email được lưu trong thùng rác thì bạn vẫn có cơ hội khôi phục lại. 

Hành động xóa email thường được áp dụng cho các email không quan trọng, thư rác, email chứa thông tin đã lỗi và không có giá trị sử dụng. Việc xóa thư còn giúp bạn giải pháp dung lượng lưu trữ trong tài khoản Gmail của mình. 

Tóm lại. các bạn có thể hiểu là lưu trữ thư là việc sắp xếp lại để giữ. Còn xóa thư là loại bỏ hoàn toàn. Cả hai khái niệm sẽ giúp bạn tối ưu hóa không gian lưu trữ. 

Tại sao bạn cần bỏ lưu trữ trong Gmail?

Việc bỏ lưu trữ trong Gmail không chỉ là thao tác đưa email về hộp thư đến. Đây còn là một hành động giúp bạn tối ưu quản lý thư, tránh bỏ sót thông tin quan trọng và duy trì tổ chức email hiệu quả. 

• Khôi phục các email quan trọng bị bỏ lọt

Đôi khi, trong quá trình dọn dẹp hoặc thao tác nhanh, bạn vô tình nhấn vào nút lưu trữ thay vì hành động cần phải làm. Khi thực hiện thao tác này, email sẽ tự động biến mất khỏi giao diện của bạn. Nếu bạn nhận ra hành động không may này, hãy thực hiện ngay việc bỏ lưu trữ sẽ nhanh chóng đưa email về vị trí ban đầu. 

• Truy cập nhanh chóng các thông tin lúc cần thiết

Bạn có thể lưu trữ một email chứa thông tin liên hệ, tài liệu quan trọng, hoặc lịch hẹn. Sau đó, nếu cần email đó vào một khoảng thời gian nhất định thì bạn chỉ cần bỏ lưu trữ trong Gmail. Lúc này, email đó sẽ ngay lập tức xuất hiện lại Hộp thư đến để bạn sử dụng nó. 

• Duy trì sự ưu tiên và dễ dàng theo dõi công việc

Hộp thư đến thường là nơi chúng ta theo dõi các nhiệm vụ, dự án đang diễn ra hoặc cuộc trò chuyện cần được phản hồi ngay lập tức. Nếu một email liên quan đến công việc bạn đang thực hiện bị lưu trữ. Nó có thể dễ dàng bị lãng quên bất cứ lúc nào và có khi cũng dễ bị bỏ qua. Lúc này, bạn cần phải bỏ lưu trữ thư trong Gmail để theo dõi và không bỏ lỡ các email quan trọng ảnh hưởng tới tiến độ chung của công việc. 

• Tận dụng tối đa khả năng tìm kiếm nâng cao

Nếu bạn không thường xuyên sử dụng bộ lọc hoặc từ khóa để tìm kiếm dữ liệu thì việc email không nằm trong Hộp thư đến sẽ khiến bạn khó khăn trong việc tìm kiếm thư đã được lưu trữ. Bởi vì, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm thư mục đã được lưu trữ. Do đó, việc bỏ lưu trữ trong Gmail sẽ là cách để bạn dễ dàng tận dụng được các thao tác tìm kiếm như theo nhãn, bộ lọc hơn. 

Hướng dẫn cách bỏ lưu trữ thư trong Gmail từ A – Z

Việc thực hiện bỏ lưu trữ trong Gmail là thao tác vô cùng đơn giản. Dù bạn thực hiện trên máy tính hay ứng dụng di động quy trình thực hiện tương đối dễ dàng và chi tiết theo từng bước như sau:

Trên máy tính

Làm việc với máy tính, bạn sẽ dễ dàng thực hiện thao tác loại bỏ lưu trữ trong Gmail hơn. Các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt web và truy cập vào tài khoản Gmail. 

– Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, bạn hãy nhìn sang thanh menu bên trái màn hình. Bạn chọn vào mục Hiện thêm.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn nhấn vào danh sách chọn Tất cả thư. 

– Bước 4: Lúc này, tất cả các email mà bạn được nhận sẽ xuất hiện hàng dài. Để xác định thư nào đã được lưu trữ, hãy chú ý đến các nhãn.

+ Thư nằm trong Hộp thư đến hiển thị đậm nhãn Hộp thư đến.

+ Thư đã được lưu trữ sẽ hiển thị nhạt nhãn Hộp thư đến.

Nếu bạn có quá như email, hãy dùng thanh tìm kiếm ở phía trên cùng của Gmail để lọc nhanh hơn.

– Bước  5: Tiếp theo, bạn chọn thư muốn bỏ lưu trữ. Sau đó, nhấn vào biểu tượng Chuyển tới Hộp thư đến như hình bên dưới.

– Bước 6: Cuối cùng, thư được lưu trữ trước đó sẽ được chuyển tới Hộp thư đến và bạn kiểm tra sẽ thấy

Trên điện thoại

Ứng dụng Gmail trên điện thoại (Android và iOS) cũng cung cấp các tùy chọn tương tự để quản lý và bỏ lưu trữ thư như máy tính. Dưới đây là thao tác các bước để bỏ lưu trữ trong Gmail trên điện thoại như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở ứng dụng Gmail trên thiết bị điện thoại của mình. Sau đó, nhấn vào biểu tượng ba dấu gạch ngang (Menu) thường nằm ở góc trên cùng bên trái màn hình.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn cuộn xuống và chọn vào thư mục Tất cả thư.

– Bước 3: Lúc này, danh sách các email được xuất hiện. Các email đã lưu trữ sẽ không có nhãn Hộp thư đến. 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn vào email lưu trữ đó, chọn vào biểu tượng ba dấu chấm dọc. Nhấn vào biểu tượng này, một menu thả xuống sẽ xuất hiện >> chọn Chuyển tới Hộp thư đến từ danh sách các tùy chọn.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn mở lại Hộp thư đến sẽ thấy email hiển thị lại.

Mẹo hay để tìm kiếm thư đã lưu trữ trên Gmail hiệu quả

Việc tìm kiếm một email cụ thể trong hàng ngàn thư đã lưu trữ có thể là một thách thức. Đặc biệt khi bạn không nhớ chính xác tiêu đề hay người gửi. Tuy nhiên, Gmail cung cấp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng xác định vị trí các email đã lưu trữ như sau:

Sử dụng nhãn Tất cả thư để tìm thư lưu trữ

Danh mục Tất cả thư là nơi chứa đựng toàn bộ mọi email trong tài khoản Gmail của bạn. Khi sử dụng nhãn Tất cả thư để tìm email đã được lưu trữ, bạn cần chú ý:

• Khi bạn thực hiện truy cập vào Tất cả thư, Gmail hiển thị một danh sách đầy đủ các email bạn từng nhận và gửi.
• Các email đã được lưu trữ sẽ không có nhãn Hộp thư đến hiển thị cạnh tên người gửi hoặc tiêu đề. 

Bạn có thể cuộn qua danh sách để tìm kiếm thủ cộng email đã được lưu trữ. Hoặc để tiết kiệm thời gian, bạn hãy sử dụng thanh công cụ tìm kiếm nhập từ khóa, tên người gửi, bất kỳ thông tin nào để lọc kết quả. 

Sử dụng thanh tìm kiếm áp dụng cú pháp nâng cao

Nếu việc tìm kiếm trong danh mục Tất cả thư khó khăn. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm với các cú pháp nâng cao để tìm email. 

• Hãy sử dụng cú pháp -in:Sent -in:Draft -in:Inbox trong thanh tìm kiếm của Gmail.
• Sau đó, bạn nhấn Enter thì Gmail sẽ loại bỏ tất cả các email nằm trong thư mục Đã gửi, Thư nháp và Hộp thư đến khỏi kết quả tìm kiếm.

Tìm kiếm theo người gửi, chủ đề hoặc từ khóa

Nếu bạn nhớ bất kỳ chi tiết nào về email đã lưu trữ, hãy dùng thanh tìm kiếm Gmail để nhập từ khóa tìm kiếm. Bạn có thể tham khảo:

• Tìm kiếm theo người gửi: Nếu bạn nhớ email đó đến từ ai, chỉ cần nhập from:tên_người_gửi hoặc from:địa_chỉ_email_của_người_gửi vào thanh tìm kiếm. Ví dụ: from:[email protected] hoặc from:Nguyễn Văn A. 
• Tìm kiếm theo chủ đề: Nếu bạn có thể nhớ một phần hoặc toàn bộ tiêu đề của email, hãy sử dụng cú pháp subject:từ_khóa_chủ_đề. Ví dụ: subject:báo cáo dự án quý 3. 
• Tìm kiếm theo từ khóa hoặc cụm từ khóa trong nội dung: Bạn chỉ cần nhập bất kỳ từ hoặc cụm từ nào bạn nhớ có trong nội dung email (ví dụ: hợp đồng thuê nhà, cuộc họp ngày 15, thông báo tuyển dụng). Để có kết quả chính xác hơn, hãy sử dụng các cụm từ khóa cụ thể hoặc dấu ngoặc kép (“…”) nếu bạn muốn tìm kiếm một cụm từ chính xác.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất về vấn đề này được nhiều người thắc mắc đã được GCS Việt Nam tổng hợp cùng với câu trả lời ngắn gọn và dễ hiểu:

1 – Bỏ lưu trữ thư có giống với việc khôi phục thư bị xóa không?

Không. Bỏ lưu trữ đưa thư về Hộp thư đến, còn thư vẫn luôn nằm trong tài khoản của bạn. Khôi phục thư bị xóa là lấy lại thư từ Thùng rác trước khi bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.

2 – Tôi có thể bỏ lưu trữ nhiều thư cùng lúc không?

Có. Bạn có thể chọn nhiều thư trong mục Tất cả thư (bằng cách tích chọn các hộp kiểm) rồi sử dụng tùy chọn Chuyển tới Hộp thư đến để bỏ lưu trữ đồng loạt.

3 – Nếu tôi không tìm thấy email đã lưu trữ trong Tất cả thư thì sao?

Hãy thử sử dụng thanh tìm kiếm với các cú pháp nâng cao như -in:Sent -in:Draft -in:Inbox hoặc tìm kiếm bằng từ khóa, người gửi, chủ đề để lọc kết quả chính xác hơn.

4 – Thư đã bỏ lưu trữ sẽ nằm ở đâu trong Hộp thư đến?

Thư đã bỏ lưu trữ sẽ quay lại Hộp thư đến và thường hiển thị ở vị trí theo ngày tháng ban đầu của nó.

>>> Xem thêm: Cách reminder email trong gmail

Lời kết

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách bỏ lưu trữ trong Gmail trên cả máy tính và điện thoại. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn không còn lo lắng về việc bỏ lỡ các email quan trọng.

Ngoài ra, bạn có thể đăng ký ngay gói Google Workspace bản quyền để sở hữu Gmail cao cấp cùng với các công cụ tuyệt vời khác. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào khác cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được tư vấn và giải đáp nhanh chóng!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777