Khám phá bộ công cụ làm việc từ xa hiệu quả 2022

Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa là loại hình công việc mà nó cho phép bạn có thể làm việc ngoài không gian văn phòng truyền thống thông qua máy tính và phương tiện viễn thông khác. Bạn có thể làm việc từ xa từ bất cứ nơi đâu như tại nhà, văn phòng chia sẻ hay bất cứ quán cà phê nào đó. Nơi làm việc từ xa có thể linh hoạt, hoàn toàn dựa trên sở thích của bản thân hoặc quy định chính sách của công ty. Tuy nhiên, dù làm việc ở đâu đi chăng nữa thì người làm việc từ xa cũng đáp ứng được yêu cầu công việc mà không cần tới văn phòng.

Thuật ngữ làm việc từ xa được sáng tạo bởi một kỹ sư NASA gần 50 năm trước. Khi đó, người ta đề cập nhiều hơn tới tác động tích cực của làm việc từ xa tới môi trường, giao thông. Tuy nhiên, hiện nay, thuật ngữ này sẽ hướng tới việc cân bằng được công việc và cuộc sống, sự hài lòng và cống hiến của nhân viên hoặc những điểm mạnh và hạn chế của phương thức vận hành doanh nghiệp.

Ngày nay, vì sự phổ biến của nó, bạn có thể nghe thấy nhiều cách gọi khác của làm việc từ xa như remote work, telework hoặc work from home. Ngoài ra, một hình thức làm việc linh hoạt hơn, kết hợp giữa work from home và làm việc tại văn phòng là hybrid working.

Đánh giá ưu nhược điểm của làm việc từ xa

Ưu điểm làm việc từ xa

Phương thức làm việc này mang tới cho doanh nghiệp vô vàn lợi ích như:

• Cắt giảm được thời gian và chi phí đi lại giữa nơi ở và văn phòng.
• Chủ động linh hoạt được thời gian và không gian làm việc, tăng hứng thú, giảm uể oải, chán nản với công việc cũ.
• Gia tăng độ tập trung khi làm việc.
• Áp lực công việc không còn quá nặng nề.
• Cân bằng được công việc với cuộc sống.
• Tiết kiệm chi phí cố định thuê văn phòng của doanh nghiệp.
• Nhân sự tài năng đổ về từ khắp mọi nơi, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.

Hạn chế khi làm việc từ xa

Tuy nhiên, không có gì là hoàn hảo, ngoài những ưu điểm tích cực của nó, làm việc tại nhà cũng mang lại nhiều hạn chế đáng kể. Tiêu biểu phải kể đến như:

• Việc trao đổi thông tin và giao tiếp còn chưa hiệu quả.
• Bị mất tập trung bởi nhiều yếu tố môi trường ngoại cảnh.
• Tương tác giữa đồng nghiệp, sếp với nhân viên bị giảm sút.
• Khó khăn trong công tác quản lý.

Cách để tăng hiệu quả khi làm việc từ xa

Một trong những hạn chế lớn nhất khi làm việc từ xa là sự thiếu tương tác. Đôi khi, bạn gặp phải trường hợp nhiều người cùng mất thời gian tập trung làm cùng một việc trong kế hoạch mà không theo dõi được tiến trình và công việc của nhau. Điều này giúp cho người dùng cảm thấy chán nản vì vừa tốn thời gian, vừa tốn công sức mà không mang lại được hiệu quả như mong muốn.

Vì thế, để có thể giảm thiểu được vấn đề này, mọi người cần một không gian để chia sẻ tài liệu và tiến độ công việc với nhau. Nhờ đó, bạn có thể nắm bắt được tình hình công việc của mọi người dù ở bất cứ nơi đâu. Đặc biệt là nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu chung.

Thêm vào đó, hiện nay các công cụ làm việc từ xa cho phép bạn có thể thực hiện video một cách dễ dàng. Bạn có thể liên lạc ngay với đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng mọi lúc mọi nơi.

Tiết kiệm thời gian với công cụ chạy nền tảng điện toán đám mây (Cloud)

Thế nào là nền tảng điện toán đám mây?

Nền tảng điện toán đám mây hay còn được biết đến với cái tên cloud computing. Đây là một mô hình cung cấp tài nguyên máy cho cho người dùng thông qua kết nối đường truyền mạng internet.

Nguồn tài nguyên này sẽ bao gồm nhiều thành phần liên quan tới điện toán và máy tính như phần mềm, dịch vụ hay phần cứng,… Tất cả tài nguyên trên đều sẽ nằm tại các máy chủ ảo (máy chủ đám mây). Người dùng có thể truy cập vào bất cứ tài nguyên nào trên đám mây mọi lúc mọi nơi, chỉ cần đảm bảo có kết nối internet.

Ưu điểm khi sử dụng điện toán đám mây vào làm việc từ xa

Tối thiểu hóa chi phí

Chi phí luôn là một yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu cho doanh nghiệp. Sử dụng điện toán đám mây giúp tối ưu chi phí cho người dùng. Bạn không phải đầu tư quá lớn vào cơ sở hạ tầng, nhân công bảo vệ hay duy trì dữ liệu sẽ tiết kiệm cho bạn số tiền không nhỏ so với việc bạn phải đầu tư và xây dựng một hệ thống điện toán đám mây riêng cho doanh nghiệp của mình.

Dễ dàng truy cập dữ liệu

Tất cả mọi người đều nhanh chóng được truy cập và chỉnh sửa tài liệu thông qua kết nối internet.

Dữ liệu được bảo mật an toàn

Với nguyên lý điện toán đám mây, mọi thông tin vào ra đều được mã hóa đầu cuối. Vì thế, dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật an toàn. Đặc biệt, nếu có sự cố khiến ổ cứng bị hỏng, bạn cũng không cần lo lắng vì mọi tài nguyên sẽ được giữ nguyên vẹn. Thêm vào đó, hệ thống sẽ sao lưu dữ liệu định kỳ, giúp truy xuất được dữ liệu khi cần.

Google Workspace – Bộ công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả

Google Workspace là một bộ công cụ hoàn hảo nhằm gia tăng uy tín, xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, nó cũng nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ, với khách hàng khi làm việc từ xa, cải thiện năng suất làm việc cho doanh nghiệp. Các công cụ trong Google Workspace bao gồm:

Bộ công cụ giao tiếp hiệu quả Google Workspace

Gmail, Calendar và Meets là những công cụ giúp doanh nghiệp giao tiếp khi làm việc từ xa hiệu quả. Các công cụ này cung cấp khả năng nhắn tin, gửi thư điện tử theo tên miền doanh nghiệp và trò chuyện video vô cùng dễ dàng. Đồng thời, nó cũng giúp bạn có thể lên kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc hiệu quả, không bị chồng chéo lên nhau với Calendar.

Bộ công cụ cộng tác Google Workspace

Bộ công cụ này bao gồm Docs, Sheets, Forms, Slides và Sites. Những công cụ này được phát triển giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp gắn kết, cộng tác làm việc từ xa với nhau dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bộ công cụ lưu trữ Google Workspace

Google Workspace cung cấp Cloud và Drive, cho phép người dùng có thể lưu trữ, chỉnh sửa và đảm bảo thông tin được bảo mật an toàn, Bên cạnh đó, bộ công cụ này sẽ giúp bạn chỉnh sửa, chia sẻ, hợp nhất hay đính kèm các tập tin cả khi làm việc từ xa.

Bộ công cụ quản lý Google Workspace

Những công cụ như Admin, Vault hay Mobile trong Google Workspace sẽ giúp quản trị viên có thể kiểm soát được dữ liệu, thiết bị và người dùng của mình một cách dễ dàng và an toàn hơn.

Liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại tin nhắn ở phần Chatbox khi đó đội ngũ CSKH sẽ liên hệ sớm nhất để tư vấn gói dịch vụ Google Workspace phù hợp với doanh nghiệp bạn, giúp nâng cao năng suất khi làm việc từ xa. GCS Technology Vietnam – đối tác ủy quyền hàng đầu cấp cao của Google tại Việt Nam.