Khám phá bộ công cụ làm việc từ xa hiệu quả 2022

Work from home đang dần được trở thành xu thế hiện nay nhờ vô vàn lợi ích từ nó. Hãy cùng GCS tìm hiểu bộ công cụ Google Workspace giúp gia tăng hiệu quả khi làm việc từ xa.

Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa là loại hình công việc mà nó cho phép bạn có thể làm việc ngoài không gian văn phòng truyền thống thông qua máy tính và phương tiện viễn thông khác. Bạn có thể làm việc từ xa từ bất cứ nơi đâu như tại nhà, văn phòng chia sẻ hay bất cứ quán cà phê nào đó. Nơi làm việc từ xa có thể linh hoạt, hoàn toàn dựa trên sở thích của bản thân hoặc quy định chính sách của công ty. Tuy nhiên, dù làm việc ở đâu đi chăng nữa thì người làm việc từ xa cũng đáp ứng được yêu cầu công việc mà không cần tới văn phòng.

Thuật ngữ làm việc từ xa được sáng tạo bởi một kỹ sư NASA gần 50 năm trước. Khi đó, người ta đề cập nhiều hơn tới tác động tích cực của làm việc từ xa tới môi trường, giao thông. Tuy nhiên, hiện nay, thuật ngữ này sẽ hướng tới việc cân bằng được công việc và cuộc sống, sự hài lòng và cống hiến của nhân viên hoặc những điểm mạnh và hạn chế của phương thức vận hành doanh nghiệp.

Ngày nay, vì sự phổ biến của nó, bạn có thể nghe thấy nhiều cách gọi khác của làm việc từ xa như remote work, telework hoặc work from home. Ngoài ra, một hình thức làm việc linh hoạt hơn, kết hợp giữa work from home và làm việc tại văn phòng là hybrid working.

làm việc từ xa là gì

Đánh giá ưu nhược điểm của làm việc từ xa

Ưu điểm làm việc từ xa

Phương thức làm việc này mang tới cho doanh nghiệp vô vàn lợi ích như:

  • Cắt giảm được thời gian và chi phí đi lại giữa nơi ở và văn phòng.
  • Chủ động linh hoạt được thời gian và không gian làm việc, tăng hứng thú, giảm uể oải, chán nản với công việc cũ.
  • Gia tăng độ tập trung khi làm việc.
  • Áp lực công việc không còn quá nặng nề. 
  • Cân bằng được công việc với cuộc sống.
  • Tiết kiệm chi phí cố định thuê văn phòng của doanh nghiệp.
  • Nhân sự tài năng đổ về từ khắp mọi nơi, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.
ưu điểm khi làm việc từ xa

Hạn chế khi làm việc từ xa

Tuy nhiên, không có gì là hoàn hảo, ngoài những ưu điểm tích cực của nó, làm việc tại nhà cũng mang lại nhiều hạn chế đáng kể. Tiêu biểu phải kể đến như:

  • Việc trao đổi thông tin và giao tiếp còn chưa hiệu quả.
  • Bị mất tập trung bởi nhiều yếu tố môi trường ngoại cảnh.
  • Tương tác giữa đồng nghiệp, sếp với nhân viên bị giảm sút.
  • Khó khăn trong công tác quản lý.
hạn chế khi làm việc tại nhà

Cách để tăng hiệu quả khi làm việc từ xa

Một trong những hạn chế lớn nhất khi làm việc từ xa là sự thiếu tương tác. Đôi khi, bạn gặp phải trường hợp nhiều người cùng mất thời gian tập trung làm cùng một việc trong kế hoạch mà không theo dõi được tiến trình và công việc của nhau. Điều này giúp cho người dùng cảm thấy chán nản vì vừa tốn thời gian, vừa tốn công sức mà không mang lại được hiệu quả như mong muốn.

Vì thế, để có thể giảm thiểu được vấn đề này, mọi người cần một không gian để chia sẻ tài liệu và tiến độ công việc với nhau. Nhờ đó, bạn có thể nắm bắt được tình hình công việc của mọi người dù ở bất cứ nơi đâu. Đặc biệt là nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu chung. 

Thêm vào đó, hiện nay các công cụ làm việc từ xa cho phép bạn có thể thực hiện video một cách dễ dàng. Bạn có thể liên lạc ngay với đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng mọi lúc mọi nơi.

Tiết kiệm thời gian với công cụ chạy nền tảng điện toán đám mây (Cloud)

Thế nào là nền tảng điện toán đám mây?

Nền tảng điện toán đám mây hay còn được biết đến với cái tên cloud computing. Đây là một mô hình cung cấp tài nguyên máy cho cho người dùng thông qua kết nối đường truyền mạng internet. 

Nguồn tài nguyên này sẽ bao gồm nhiều thành phần liên quan tới điện toán và máy tính như phần mềm, dịch vụ hay phần cứng,… Tất cả tài nguyên trên đều sẽ nằm tại các máy chủ ảo (máy chủ đám mây). Người dùng có thể truy cập vào bất cứ tài nguyên nào trên đám mây mọi lúc mọi nơi, chỉ cần đảm bảo có kết nối internet.

dien toan dam may cloud

Ưu điểm khi sử dụng điện toán đám mây vào làm việc từ xa

Tối thiểu hóa chi phí

Chi phí luôn là một yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu cho doanh nghiệp. Sử dụng điện toán đám mây giúp tối ưu chi phí cho người dùng. Bạn không phải đầu tư quá lớn vào cơ sở hạ tầng, nhân công bảo vệ hay duy trì dữ liệu sẽ tiết kiệm cho bạn số tiền không nhỏ so với việc bạn phải đầu tư và xây dựng một hệ thống điện toán đám mây riêng cho doanh nghiệp của mình.

Dễ dàng truy cập dữ liệu

Tất cả mọi người đều nhanh chóng được truy cập và chỉnh sửa tài liệu thông qua kết nối internet.

Dữ liệu được bảo mật an toàn

Với nguyên lý điện toán đám mây, mọi thông tin vào ra đều được mã hóa đầu cuối. Vì thế, dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật an toàn. Đặc biệt, nếu có sự cố khiến ổ cứng bị hỏng, bạn cũng không cần lo lắng vì mọi tài nguyên sẽ được giữ nguyên vẹn. Thêm vào đó, hệ thống sẽ sao lưu dữ liệu định kỳ, giúp truy xuất được dữ liệu khi cần.

Google Workspace - Bộ công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả

google workspace giúp làm việc từ xa hiệu quả

Google Workspace là một bộ công cụ hoàn hảo nhằm gia tăng uy tín, xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, nó cũng nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ, với khách hàng khi làm việc từ xa, cải thiện năng suất làm việc cho doanh nghiệp. Các công cụ trong Google Workspace bao gồm:

Bộ công cụ giao tiếp hiệu quả Google Workspace

Gmail, Calendar và Meets là những công cụ giúp doanh nghiệp giao tiếp khi làm việc từ xa hiệu quả. Các công cụ này cung cấp khả năng nhắn tin, gửi thư điện tử theo tên miền doanh nghiệp và trò chuyện video vô cùng dễ dàng. Đồng thời, nó cũng giúp bạn có thể lên kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc hiệu quả, không bị chồng chéo lên nhau với Calendar. 

Bộ công cụ cộng tác Google Workspace

Bộ công cụ này bao gồm Docs, Sheets, Forms, Slides và Sites. Những công cụ này được phát triển giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp gắn kết, cộng tác làm việc từ xa với nhau dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bộ công cụ lưu trữ Google Workspace

Google Workspace cung cấp Cloud và Drive, cho phép người dùng có thể lưu trữ, chỉnh sửa và đảm bảo thông tin được bảo mật an toàn, Bên cạnh đó, bộ công cụ này sẽ giúp bạn chỉnh sửa, chia sẻ, hợp nhất hay đính kèm các tập tin cả khi làm việc từ xa.

Bộ công cụ quản lý Google Workspace

Những công cụ như Admin, Vault hay Mobile trong Google Workspace sẽ giúp quản trị viên có thể kiểm soát được dữ liệu, thiết bị và người dùng của mình một cách dễ dàng và an toàn hơn. 

Liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn gói dịch vụ Google Workspace phù hợp với doanh nghiệp bạn, giúp nâng cao năng suất khi làm việc từ xaGCS – đối tác ủy quyền cấp cao của Google tại Việt Nam. 

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top