Phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets| Hướng dẫn sử dụng nhanh nhất

Trong quá trình làm việc với Google Sheets, đặc biệt là khi xử lý các file có nhiều Sheet dữ liệu, việc di chuyển qua lại giữa các Sheet bằng chuột thường gây ra mất thời gian và làm gián đoạn luồng công việc. Đó là lý do vì sao phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets ngày càng được nhiều người dùng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất phím tắt chuyển Sheets, lý do nên sử dụng và cách tận dụng chúng hiệu quả ngay cả khi bạn là người mới bắt đầu.

Phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets là gì?

Phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets là các tổ hợp phím được thiết kế nhằm giúp người dùng di chuyển nhanh giữa các Sheets trong cùng một file Google Sheets mà không cần sử dụng chuột. Thay vì phải rê chuột xuống thanh tab phía dưới, tìm đúng tên Sheet rồi nhấp chọn, bạn chỉ cần nhấn một tổ hợp phím trên bàn phím để chuyển sang Sheet kế tiếp hoặc quay lại Sheet trước đó. 

Bạn có thể hiểu rằng, phím tắt giống như một con đường tắt giúp thực hiện thao tác nhanh hơn so với cách truyền thống. Trong trường hợp này, phím tắt chuyển Sheet đóng vai trò như một công cụ điều hướng. Nó giúp bạn kiểm soát hoặc di chuyển trong file dữ liệu một cách linh hoạt và liên tục.

Điểm quan trọng, bạn cần hiểu rằng là phím tắt chuyển Sheet không làm thay đổi dữ liệu, không ảnh hưởng đến công thức hay định dạng trong bảng tính. Chúng chỉ đơn thuần là giúp bạn thay đổi vị trí làm việc từ Sheet này sang Sheet khác. Vì vậy, đây là một tính năng an toàn, dễ học và phù hợp với mọi đối tượng người dùng, kể cả newbie. 

Hiện nay, phím tắt chuyển Sheet là một phần trong hệ thống phím tắt tổng thể của Google Sheets. Khi đã quen với các phím tắt cơ bản, bạn sẽ dần hình thành thói quen thao tác bằng bàn phím, nâng cao tốc độ làm việc và tính chuyên nghiệp trong xử lý dữ liệu. 

Tại sao nên sử dụng phím tắt khi chuyển Sheet?

Việc sử dụng phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực. Chẳng hạn như là:

• Tiết kiệm thời gian

Khi bạn phải chuyển qua lại giữa nhiều Sheet hàng chục hoặc hàng trăm lần mỗi ngày. Bạn chỉ cần sử dụng phím tắt, rút ngắn mỗi thao tác vài giây cũng đã tạo ra sự khác biệt lớn về hiệu suất làm việc. 

• Giữ mạch tư duy và sự tập trung cao

Mỗi lần bạn rời tay khỏi bàn phím để dùng chuột, não bộ sẽ bị gián đoạn nhẹ trong quá trình xử lý thông tin. Với những công việc cần sự chính xác cao như nhập liệu, đối chiếu số liệu hay kiểm tra công thức, sự gián đoạn này có thể làm tăng nguy cơ sai sót. Nhưng việc sử dụng phím tắt sẽ cho phép bạn thao tác liên tục, hạn chế việc phân tâm không cần thiết.

• Giảm sự phụ thuộc vào chuột

Khi làm việc lâu dài với chuột, cổ tay và cánh tay dễ bị mỏi, thậm chí có thể gây ra các vấn đề như đau cổ tay hoặc ống cổ tay. Việc kết hợp phím tắt giúp phân bổ thao tác hợp lý hơn giữa bàn phím và chuột, từ đó giúp cải thiện trải nghiệm làm việc về lâu dài.

Ngoài ra, phím tắt chuyển Sheet còn giúp bạn làm việc hiệu quả hơn khi trình bày hoặc chia sẻ màn hình trong các buổi họp online. Thay vì loay hoay tìm đúng Sheet cần trình bày, bạn có thể chuyển nhanh chỉ bằng một thao tác, tạo cảm giác chuyên nghiệp và chủ động hơn trong mắt đồng nghiệp và đối tác.

Các phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets

Tiếp theo, bạn cần nắm rõ các tổ hợp phím cụ thể để áp dụng vào công việc hằng ngày. Google Sheets cung cấp các phím tắt chuyển Sheet khác nhau tùy theo hệ điều hành bạn đang sử dụng. Việc phân biệt rõ phím tắt trên Windows và macOS sẽ giúp bạn tránh nhầm lẫn và thao tác chính xác hơn ngay từ đầu. 

Phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets trên Windows

Hệ điều hành Windows là môi trường làm việc phổ biến của dân văn phòng. Tuy nhiên, một lỗi phổ biến mà nhiều người gặp phải là sử dụng nhầm phím tắt của trình duyệt Chrome. Dưới đây là các tổ hợp phím chuẩn xác nhất để bạn làm chủ các tab trang tính như sau:

• Di chuyển sang Sheet tiếp theo (bên phải)

Bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Page Down. Nếu bàn phím laptop của bạn không có phím Page Down riêng biệt, bạn có thể sử dụng tổ hợp thay thế cực kỳ tiện lợi là Alt + Mũi tên xuống (↓).

• Di chuyển sang Sheet phía trước (bên trái)

Bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Page Up. Tương tự, nếu muốn nhanh hơn và dễ bấm hơn bằng một tay, hãy dùng Alt + Mũi tên lên (↑).

*Lưu ý: Khi bạn nhấn tổ hợp phím này, Google Sheets sẽ ngay lập tức chuyển sang tab kế bên mà không cần bất kỳ thao tác chuột nào. Tuy nhiên, một số laptop thì hai phím Page Up và Page Down có thể được tích hợp chung với các phím khác và cần nhấn thêm phím Fn để kích hoạt. Nếu bạn thấy phím tắt không hoạt động, hãy kiểm tra lại bố cục bàn phím của mình trước khi kết luận rằng Google Sheets bị lỗi.

• Mở danh sách tất cả các Sheet

Khi file của bạn có hàng chục Sheet, việc nhấn phím tắt chuyển từng cái một sẽ rất lâu, hãy nhấn Alt + Shift + K. Một bảng danh sách tất cả các Sheet sẽ hiện ra ở giữa màn hình, bạn chỉ cần dùng phím mũi tên để chọn Sheet mình muốn và nhấn Enter.

Phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets trên macOS

Với người dùng macOS, phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets có sự khác biệt nhất định so với Windows, chủ yếu nằm ở việc thay thế phím Ctrl bằng phím Option.

• Di chuyển sang Sheet tiếp theo (bên phải)

Tổ hợp phím phổ biến nhất là Option + Shift +Mũi tên xuống (↓). 

• Di chuyển sang Sheet phía trước (bên trái)

Tổ hợp phím sử dụng Option + Shift + Mũi tên lên (↑).

*Lưu ý: Trên một số dòng MacBook hiện nay, phím Page Up và Page Down thường không xuất hiện trực tiếp mà được gán chung với các phím mũi tên. Trong trường hợp này, bạn cần nhấn thêm phím Fn để kích hoạt chức năng Page Up/Page Down. Ví dụ, tổ hợp phím thực tế có thể là Fn + Option + Shift + mũi tên lên/xuống. 

• Mở danh sách tất cả các Sheet: 

Tương tự như Windows nhưng thay Alt bằng Option, bạn nhấn Option + Shift + K. Khi danh sách xuất hiện, bạn có thể dùng bàn phím để di chuyển và chọn Sheet mong muốn mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Với những file có hàng chục Sheet, đây là cách điều hướng cực kỳ hiệu quả.

Tóm lại, dù bạn sử dụng Windows hay macOS, việc nắm rõ phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets theo đúng hệ điều hành sẽ giúp làm việc nhanh hơn, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Đây cũng là một trong những bước đệm giúp bạn điều hướng Sheet nâng cao hiệu quả hơn.

Mẹo quản lý và điều hướng Sheet nhanh cho người làm dữ liệu

Khi số lượng Sheet trong một file Google Sheets tăng lên, việc chỉ biết phím tắt chuyển Sheet cơ bản là chưa đủ. Đối với người làm dữ liệu, kế toán, marketing hay vận hành, bạn cần kết hợp phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets với các mẹo quản lý và điều hướng thông minh để tối ưu tốc độ làm việc và giảm sai sót. Những mẹo dưới đây không yêu cầu kỹ năng nâng cao, nhưng lại mang hiệu quả lớn nếu bạn áp dụng đúng cách.

• Thứ nhất là đặt tên Sheet rõ ràng và có quy tắc

Một file có các Sheet tên chung chung như “Sheet1”, “Sheet2” sẽ khiến bạn mất thời gian xác định đúng vị trí cần làm việc, ngay cả khi dùng phím tắt. Người làm dữ liệu nên đặt tên Sheet theo cấu trúc nhất quán, ví dụ “Sales_T01”, “Sales_T02”, “Marketing_Q1”. Khi kết hợp với phím tắt mở danh sách Sheet (Alt/Option + Shift + K), bạn sẽ định vị Sheet mong muốn nhanh hơn rất nhiều.

• Thứ hai là sắp xếp thứ tự Sheet theo luồng công việc

Google Sheets cho phép kéo thả để thay đổi vị trí các Sheet. Bạn hãy đặt những Sheet sử dụng thường xuyên ở gần nhau hoặc ở đầu file. Khi đó, phím tắt chuyển Sheet sang trái/phải sẽ phát huy tối đa hiệu quả, vì bạn không cần chuyển qua quá nhiều tab không liên quan.

• Thứ ba là sử dụng màu sắc cho tab Sheet

Việc tô màu cho các nhóm Sheet theo chức năng giúp bạn nhận diện nhanh bằng mắt, đặc biệt khi file có nhiều Sheet. Khi kết hợp với phím tắt chuyển Sheet, bạn vừa thao tác nhanh bằng bàn phím, vừa dễ dàng kiểm soát vị trí mình đang làm việc. 

• Thứ tư là kết hợp phím tắt chuyển Sheet với phím tắt điều hướng ô dữ liệu

Ví dụ, sau khi chuyển sang Sheet khác, bạn có thể dùng Ctrl + Home để quay về ô đầu tiên, hoặc Ctrl + mũi tên để di chuyển nhanh trong bảng. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thêm nhiều thao tác nhỏ nhưng lặp lại thường xuyên. 

Khắc phục lỗi phím tắt chuyển Sheet không hoạt động

Trong quá trình sử dụng, không ít người gặp tình trạng phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets không hoạt động như ý muốn. Điều này khiến nhiều người mới lầm tưởng rằng Google Sheets bị lỗi hoặc phím tắt không tồn tại. Nhưng trên thực tế, đa số các trường hợp đều xuất phát từ những nguyên nhân rất cơ bản và hoàn toàn có thể khắc phục được. 

• Xung đột phím tắt với hệ điều hành hoặc trình duyệt

Một số tổ hợp phím như Ctrl + Shift + Page Up/Page Down có thể đã được hệ điều hành hoặc trình duyệt gán cho chức năng khác. Khi đó, Google Sheets sẽ không nhận được lệnh chuyển Sheets. 

Cách khắc phục vấn đề này đơn giản là kiểm tra xem tổ hợp phím đó có đang bị ứng dụng khác chiếm dụng hay không. Hoặc bạn có thể thử sử dụng phím tắt mở danh sách Sheet (Alt/Option + Shift + K) thay thế.

• Nguyên nhân từ bàn phím laptop ở các dòng máy mỏng nhẹ

Trên nhiều thiết bị, phím Page Up và Page Down không tồn tại độc lập mà được tích hợp chung với phím mũi tên. Người dùng cần nhấn thêm phím Fn để kích hoạt đúng chức năng. Nếu bạn không nhấn Fn, Google Sheets sẽ không hiểu đúng lệnh chuyển Sheet.

• Google Sheets đang ở chế độ nhập dữ liệu hoặc chỉnh sửa công thức.

Khi con trỏ đang nằm trong thanh công thức hoặc đang chỉnh sửa nội dung ô, một số phím tắt có thể không hoạt động. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nhấn Enter hoặc Esc để thoát chế độ chỉnh sửa, sau đó thử lại phím tắt. 

• Ngôn ngữ bàn phím và layout bàn phím khác nhau

Một số layout không chuẩn có thể khiến phím tắt hoạt động không đúng như hướng dẫn. Do đó, việc chuyển về layout bàn phím mặc định hoặc kiểm tra lại cài đặt hệ thống thường sẽ giải quyết được vấn đề. 

Cuối cùng, nếu tất cả các cách trên đều không hiệu quả, bạn nên thử tại lại trang Google Sheets hoặc đăng xuất rồi đăng nhập lại tài khoản Google. Đây là cách khắc phục các lỗi tạm thời do trình duyệt. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình sử dụng phím tắt và thực hiện các tác vụ trên Google Sheets, chắc hạn bạn sẽ gặp phải nhiều thắc mắc. Dưới đây là một số thắc mắc phổ biến nhất, chúng tôi đã tổng hợp và có những giải đáp cụ thể nhất. 

1 – Có cách nào chuyển Sheet trong Google Sheets mà không cần dùng phím tắt không?

Có. Bạn có thể chuyển Sheet bằng cách nhấp chuột trực tiếp vào tab Sheet ở phía dưới, sử dụng nút cuộn danh sách Sheet hoặc mở menu chuột phải trên tab Sheet. Cách này phù hợp với người mới hoặc khi phím tắt không khả dụng.

2 – Có thể tự tùy chỉnh phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets không?

Hiện tại, Google Sheets không cho phép người dùng tùy chỉnh phím tắt chuyển Sheet theo ý muốn. Các tổ hợp phím đã được Google thiết lập sẵn và áp dụng chung cho mọi tài khoản. 

3 – Phím tắt chuyển Sheet có hoạt động trên Google Sheets điện thoại không?

Không. Phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets chỉ hoạt động trên máy tính khi sử dụng bàn phím vật lý. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng, bạn cần chuyển Sheet bằng cách chạm vào tab Sheet hoặc danh sách Sheet trong giao diện ứng dụng.

Lời kết

Hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn và tự tin hơn khi sử dụng phím tắt chuyển Sheet trong Google Sheets. Nếu bạn đang trong quá trình nâng cao kỹ năng làm việc với Google Sheets hoặc các công cụ số phục vụ công việc, hãy tiếp tục theo dõi các bài viết tiếp theo từ GCS Việt Nam để cập nhật thêm nhiều kiến thức thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với nhu cầu công việc hằng ngày.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777