Nguyên nhân khiến Google Sheets bị chậm và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng, không ít người dùng gặp tình trạng Google Sheet bị chậm, lag hoặc phản hồi chậm. Vậy đâu là nguyên nhân gây ra sự cố này và cách giải quyết như thế nào? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm được câu trả lời chính xác nhất nhé. 

Nguyên nhân khiến Google Sheets bị chậm

Google Sheets luôn được biết tới là một trong những công cụ cộng tác tuyệt vời. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp thì người dùng gặp phải tình trạng Google Sheet bị chậm? Thậm chí Google Sheets còn bị treo trong thời gian dài, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc. Vậy nguyên nhân là gì, hãy cùng tìm hiểu ngay trong nội dung sau đây:

Dữ liệu quá lớn và phức tạp

Thông thường, mỗi file Google Sheets chỉ nên chứa tối đa 5 triệu ô dữ liệu. Nếu bảng tính phức tạp và chứa nhiều Sheet, hàng ngàn dòng hoặc cột, công thức lồng nhau, biểu đồ hoặc dữ liệu nhúng từ nguồn ngoài. Vấn đề này sẽ trực tiếp làm giảm hiệu suất của bảng tính. 

Ngoài ra, việc có quá nhiều hàng hoặc cột trống cũng sẽ làm tăng hiệu suất xử lý của Google Sheets và làm bị chậm bảng tính. Bởi Google Sheets sẽ cố gắng tính toán và lưu trữ mọi ô có dấu hiệu được sử dụng, kể cả khi bảng tính có một ô trắng. 

Công thức và phép tính quá phức tạp

Khi bạn sử dụng quá nhiều hàm phức tạp, đặc biệt là những hàm cần tính toán động hoặc có liên kết với dữ liệu ngoài. Google Sheets sẽ mất nhiều thời gian để xử lý. Với những hàm như: ARRAYFORMULA(); IMPORTRANGE(); GOOGLEFINANCE(); VLOOKUP() hoặc INDEX-MATCH với dữ liệu lớn; NOW(), RAND(), RANDBETWEEN() (volatile functions), bạn nên cần lưu ý.

Bởi những hàm này thường tiêu tốn tài nguyên, nhất là khi bảng tính thay đổi buộc chúng phải tính toán lại và làm bảng chậm đi rõ rệt. Một vấn đề nữa bạn cần quan tâm đó là việc dụng các dải ô mở rộng như A:A hoặc 1:1 thay vì giới hạn rõ phạm vi như A1:A100.

Bởi vì nếu bạn dùng dải ô rộng, Google Sheets sẽ phải quét toàn bộ cột/dòng khi tính toán. Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý của bảng tính. 

Kết nối Internet không ổn định

Vì Google Sheets là công cụ hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây. Do đó, việc tải và xử lý dữ liệu phụ thuộc trực tiếp vào kết nối internet. Nếu mạng yếu, chập chờn hoặc có độ trễ cao, các thao tác như nhập dữ liệu, cập nhật công thức hoặc đồng bộ với người cộng tác sẽ diễn ra chậm hơn. 

Vấn đề này thể hiện rõ rệt nhất khi bạn đang dùng Google Sheets đồng thời với nhiều người. Hoặc bạn sử dụng nhiều hàm như IMPORTRANGE, IMPORTDATA, GOOGLE FINANCE những hàm cần truy cập dữ liệu ngoài.

Trình duyệt hoặc phần cứng máy tính yếu

Khi trình duyệt web lỗi thời hoặc phần cứng máy tính yếu, hiệu suất xử lý bảng tính của Google Sheets cũng sẽ giảm đáng kể. Bạn nên lưu ý rằng, trình duyệt nếu quá cũ có thể không hỗ trợ các tính năng mới, gây ra lỗi hoặc hoạt động không ổn định. Hay máy tính có RAM thấp (<4GB), CPU yếu hoặc cùng lúc chạy nhiều ứng dụng nền cũng ảnh hưởng đến khả năng xử lý các bảng tính. 

Khi gặp tình trạng này, bạn có thể nhận biết ngay được vấn đề Google Sheet bị chậm thông qua các dấu hiệu như sau:

• Google Sheets phản hồi rất chậm, mặc dù mạng vẫn ổn định
• Tab Google Sheets bị treo khi cuộn hoặc lúc nhập dữ liệu
• Máy tính, laptop bắt đầu nóng lên khi xử lý dữ liệu lớn.

Tiện ích bổ sung (add-ons) không cần thiết hoặc lỗi thời

Add-ons giúp mở rộng tính năng Google Sheets, nhưng chúng cũng là nguyên nhân tiềm ẩn khiến hiệu suất giảm nếu:

• Quá nhiều add-on chạy đồng thời.
• Add-on cũ, không tương thích.
• Add-on có quyền truy cập sâu vào dữ liệu, thực hiện các hành động nền liên tục.

Nếu bạn không dùng đến mà vẫn để add-ons tự động chạy mỗi khi mở Google Sheets sẽ làm file tải và phản hồi lâu hơn, thậm chí còn gây ra lỗi không xác định. 

Định dạng không cần thiết

Nếu bạn áp dụng quá nhiều định dạng như màu nền, màu chữ, font, căn chỉnh, border,… cũng khiến Google Sheet bị chậm. Bởi vì, Google Sheets phải cố gắng xử lý từng thay đổi, kiểm tra điều kiện và cập nhật hàng loạt ô mỗi lần bạn thay đổi một giá trị bất kỳ. 

Ngoài ra, việc sao chép và dán định dạng không cần thiết từ nguồn bên ngoài cũng có thể mang theo các quy tắc định dạng ẩn. Các quy tắc này có thể không hiển thị rõ ràng nhưng vẫn tiêu thụ ẩn tài nguyên. Do đó, bạn nên biết cách tối ưu và loại bỏ các định dạng không cần thiết để cải thiện hiệu suất Google Sheets. 

Cách khắc phục tình trạng Google Sheets bị chậm

Sau khi đã xác định được những nguyên nhân khiến Google Sheet bị chậm, bạn cần phải tìm hiểu ngay các giải pháp để khắc phục vấn đề này. Dưới đây là một số cách để khắc phục tình trạng Google Sheets đang bị chậm, bạn có thể tham khảo ngay:

Tối ưu hóa bảng tính

Trước tiên, để giải quyết được tình trạng Google Sheets đang bị chậm, bạn phải biết tối ưu hóa bảng tính. 

• Giảm thiểu kích thước dữ liệu

Nếu bảng tính của bạn chứa hàng trăm nghìn dòng dữ liệu và chỉ một phần nhỏ làm việc. Bạn hãy cân nhắc xóa bỏ các hàng hoặc cột không cần dùng. Bạn cũng có thể lưu trữ dữ liệu lịch sử hoặc ít sử dụng trong một bảng tính riêng biệt. Bởi việc chia nhỏ bảng tính lớn thành nhiều tệp nhỏ sẽ giúp tập trung vào dữ liệu công việc hơn. Đồng thời, bạn cũng phần nào được giảm tải gánh nặng cho tệp và dễ dàng quản lý, chia sẻ bảng tính. 

• Đơn giản hóa công thức sử dụng

Bạn nên tránh lồng ghép quá nhiều hàm vào một ô duy nhất. Thay vào đó, bạn nên sử dụng các cột phụ để chia nhỏ các bước tính toán phức tạp. Điều này sẽ giúp Google Sheets xử lý và tính toán các công thức nhanh hơn. Đặc biệt, bạn cũng cần cẩn trọng với khi áp dụng các hàm như IMPORTRANGE, VLOOKUP, QUERY trên phạm vi lớn. 

• Xóa bỏ các ô, hàng, cột trống không sử dụng

Khi bạn xóa một hàng hoặc cột, cũng sẽ giúp giảm kích thước tệp và số lượng ô Google Sheets phải theo dõi. Đồng thời, bạn cũng cần xem xét lại các quy tắc Định dạng có điều kiện. Nếu có quá nhiều quy tắc hoặc được áp dụng vào phạm vi quá rộng, bạn nên thu hẹp và đơn giản hóa chúng lại để bảng tính hoạt động mượt mà, nhanh chóng hơn. 

Kiểm tra kết nối mạng

Một kết nối mạng yếu, không ổn định sẽ khiến Google Sheet bị chậm. Do đó, việc kiểm tra kết nối mạng là bước bạn không thể bỏ qua trong quá trình khắc phục sự cố. 

• Trước hết, hãy đảm bảo đang sử dụng kết nối internet ổn định

Nếu bạn đang sử dụng WI-FI, hãy thử di chuyển đến gần router hơn hoặc kiểm tra xem có vật cản nào đang gây nhiễu tín hiệu không. Hoặc bạn có thể sử dụng kết nối có dây (Ethernet) để mạng được ổn định hơn. 

• Thứ hai, kiểm tra xem có thiết bị nào khác đang sử dụng quá nhiều băng thông không.

Thông thường, nếu bạn xem phim 4K trực tuyến, tải xuống tệp lớn, hoặc chơi game online, băng thông khả dụng cho Google Sheet sẽ bị giảm. Lúc này, bạn hãy kiểm tra các thiết bị và tạm dừng hoạt động của chúng để tránh làm tiêu hao lượng lớn băng thông đang sử dụng.

• Cuối cùng, hãy thử khởi động lại router và modem 

Giống như máy tính, thiết bị mạng có thể gặp phải tình trạng quá tải hoặc lỗi bộ nhớ đệm, dẫn đến giảm hiệu suất. Bạn hãy khởi động lại thiết bị để kết nối và khắc phục các sự cố liên quan đến mạng. Đồng thời, bạn cũng sẽ loại bỏ được những rào cản lớn nhất đối với hiệu suất của Google Sheets.

Xóa bộ nhớ cache và cookie

Trình duyệt web là nơi Google Sheets lưu trữ một lượng lớn dữ liệu tạm thời dưới dạng bộ nhớ cache và cookie. Khi bộ nhớ cache và cookie tích tụ quá nhiều hoặc bị lỗi, Google Sheet bị chậm hoặc gặp phải các vấn đề hiển thị. Do đó, việc xóa bộ nhớ cache và cookie là bước khắc phục sự cố đơn giản và rất hiệu quả.

Cách thức xóa bộ nhớ cache và cookie khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào dấu ba chấm bên góc phải màn hình truy cập vào Cài đặt trên trình duyệt web.  

– Bước 2: Bạn tiếp tục chọn Quyền riêng tư và bảo mật >> chọn Xóa dữ liệu duyệt web.

– Bước 3: Bạn chọn vào mục Phạm vi thời gian Từ trước tới nay >> tích chọn vào Nhật ký duyệt web, Cookie và các dữ liệu khác của trang web, Tệp và hình ảnh được lưu trong bộ nhớ đệm.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn thực hiện Xóa dữ liệu và khởi động lại trình duyệt như ban đầu.

Vô hiệu hóa tiện ích bổ sung không cần thiết

Tiện ích bổ sung (add-ons) mang tới nhiều tính năng hữu ích nhưng nếu cài đặt quá nhiều hoặc không biết cách sử dụng tối ưu. Tiện ích bổ sung sẽ làm tiêu tốn tài nguyên hệ thống và làm chậm đáng kể Google Sheets. Vì vậy, việc vô hiệu hóa các tiện ích bổ sung không cần thiết là một bước quan trọng để khắc phục tình trạng Google Sheet bị chậm.

Để vô hiệu hóa các tiện ích bổ sung, bạn chỉ cần làm theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào menu Tiện ích (Extensions) trong Google Sheets.

– Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào Tiện ích bổ sung (Add-ons) và Quản lý tiện ích bổ sung (Manage add-ons).

– Bước 3: Tại đây, bạn có thể xem danh sách tất cả các add-ons đã cài đặt. Sau đó, bạn chọn vào tiện ích đó và tắt chúng tạm thời hoặc gỡ cài đặt hoàn toàn những tiện ích không còn sử dụng. 

Nâng cấp lên phiên bản với trình duyệt mới nhất

Các nhà phát triển của Google liên tục phát hành các bản cập nhật để cải thiện hiệu suất, sửa lỗi, tăng cường bảo mật và hỗ trợ các tính năng mới. Vì vậy, việc nâng cấp lên phiên bản trình duyệt mới nhất là một bước quan trọng để đảm bảo Google Sheets của bạn hoạt động tối ưu.

Hơn nữa các bản bản cập nhật cũng thường vá lỗi và cải thiện khả năng tương thích, giảm thiểu các vấn đề không mong muốn.

Để nâng cấp lên phiên bản trình duyệt mới, bạn chỉ cần truy cập vào dấu ba chấm trên giao diện trình duyệt web, chọn Trợ giúp >> chọn Giới thiệu về Google Chrome để kiểm tra và tiến hành cập nhật. 

>>> Xem thêm: Cách tính tổng theo màu trong Google Sheet

Lời kết

Tóm lại, việc Google Sheet bị chậm là một vấn đề hoàn toàn có thể khắc phục được nếu như bạn hiểu rõ cốt lõi nguyên nhân xảy ra điều đó. Ngoài ra, để hạn chế triệt để các tình trạng hay vấn đề như vậy thì người dùng nên đăng ký ngay ứng dụng Google Sheet bản quyền bằng cách mua gói Google Workspace chính hãng. 

Và nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến Google Sheets, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời từ các chuyên gia nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777