Hướng dẫn cách chỉnh font chữ trong Gmail chi tiết từ A – Z

Chỉnh font chữ trong Gmail là thao tác đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình phong cách giao tiếp qua email. Ngoài ra, việc làm này còn mang đến trải nghiệm khác cho người dùng. Nếu bạn chưa biết cách chỉnh font chữ trong Gmail, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây mà GCS Việt Nam mang đến cho các bạn. 

Tại sao cần chỉnh font chữ trong Gmail?

Việc chỉnh font chữ trong Gmail là cách chúng ta thay đổi kiểu chữ cho mỗi email gửi đi. Ngoài ra, việc làm này còn mang đến nhiều trải nghiệm thú vị cho người dùng, cũng như nâng cao hiệu quả giao tiếp như sau: 

• Nâng cao tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho email

Một email có bố cục rõ ràng, trình bày với font chữ dễ nhìn sẽ giúp tạo ấn tượng tích cực cho người nhận. Người nhận email sẽ dễ tiếp cận nội dung thông tin thư hơn. Đặc biệt trong mỗi trường công việc hoặc kinh doanh, việc sử dụng những email có font chữ chỉn chu còn thể hiện sự nghiêm túc trong phong cách làm việc. 

• Tạo điểm nhấn để thu hút sự chú ý của người nhận

Trong mỗi email, có những phần nội dung quan trọng cần được nhấn mạnh. Cụ thể như tiêu đề, thời hạn, đường dẫn hoặc lời kêu gọi hành động. Thao tác chỉnh font chữ trong Gmail sẽ cho phép bạn làm nổi bật được các phần này. Bạn chỉ cần thay đổi kích thước, màu sắc hoặc kiểu chữ (in nghiêng, in đậm,…)

Ngoài ra, việc chỉnh font chữ còn giúp người nhận dễ dàng xác định đâu là nội dung chính, phần tham khảo. Họ sẽ tiết kiệm được thời gian đọc và tiếp cận thông tin được nhanh chóng nhất. 

• Thể hiện cá tính và thương hiệu cá nhân/doanh nghiệp

Đối với cá nhân, những đối tượng làm việc trong lĩnh vực sáng tạo hoặc truyền thông, việc chỉnh font chữ trong Gmail còn thể hiện cá tính riêng của họ Việc chọn một font chữ phù hợp còn tạo nên phong cách viết hoặc thương hiệu riêng của cá nhân người gửi thư.

Đối với doanh nghiệp, font chữ được thống nhất trong các email gửi đi được xem như một phần hệ thống nhận diện thương hiệu của đơn vị. Hơn nữa, một phong cách định dạng được đồng nhất về font, màu sắc và cách trình bày sẽ góp phần nâng cao uy tín và độ tin cậy từ phía khách hàng hoặc đối tác. 

• Cải thiện tối đa khả năng đọc và trải nghiệm người dùng

Không phải người nhận nào cũng có điều kiện đọc email trong một thiết bị lý tưởng. Nhất là đối với những thiết bị di động, việc sử dụng font chữ quá nhỏ hoặc quá khó đọc sẽ khiến nội dung trở nên bất tiện. Do đó, việc chỉnh font chữ trong Gmail về kích thước phù hợp sẽ giúp email dễ đọc hơn rất nhiều. Đồng thời, một font chữ dễ đọc cũng sẽ mang lại trải nghiệm người dùng, nâng cao khả năng tiếp nhận nội dung và phản hồi tích cực từ phía người nhận. 

Cách chỉnh font chữ mặc định cho tất cả email trong Gmail

Hiện nay, Gmail đã cho phép bạn có thể thiết lập font chữ mặc định, giúp mọi email gửi đi được thiết kế một cách đồng nhất. Bạn dễ dàng có thể chỉnh font chữ trong Gmail mặc định trên cả thiết bị máy tính bằng các thao tác đơn giản. 

Trên máy tính, bạn chỉ cần thực hiện thao tác chỉnh font chữ mặc định cho tất cả email trong Gmail khi gửi đi chỉ với các thao tác như sau:

– Bước 1: Đăng nhập và truy cập cài đặt Gmail

Đầu tiên, bạn cần tiến hành đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình trên nền tảng trình duyệt web. Sau khi đăng nhập thành công, hãy tìm biểu tượng Cài đặt (biểu tượng hình bánh răng cưa) nằm ở góc trên cùng bên phải màn hình. Sau đó, bạn nhấp vào biểu tượng này để mở một menu thả xuống. Trong menu đó, chọn Xem tất cả chế độ cài đặt để truy cập vào trang cài đặt chi tiết của Gmail.

– Bước 2: Tìm và điều chỉnh Kiểu văn bản mặc định

Bạn tiếp tục mở đến tab Chung, rồi cuộn xuống sẽ thấy mục Kiểu văn bản mặc định. Tại đây, bạn có thể chỉnh font chữ trong email:

+  Lựa chọn Font chữ như Sans Serif, Serif, Monospace, Comic Sans MS, Georgia, Tahoma, Trebuchet MS, Verdana.

+ Điều chỉnh kích thước nhỏ, bình thường, lớn, hoặc cực lớn.

+ Thay đổi màu sắc bằng cách mở bảng màu và chọn màu mình muốn.

+ Định dạng khác như in đậm (Bold), in nghiêng (Italic), gạch chân (Underline).

– Bước 3:  Lưu thay đổi

Sau khi đã thực hiện tất cả các điều chỉnh mong muốn, bạn cuộn xuống cuối trang cài đặt và nhấp vào nút Lưu thay đổi.

*Lưu ý: Khác với phiên bản trên máy tính, ứng dụng Gmail trên điện thoại (cả Android và iOS) có giới hạn đáng kể về khả năng tùy chỉnh font chữ mặc định. Hiện tại, bạn không thể thay đổi font chữ mặc định cho tất cả email thông qua cài đặt ứng dụng. 

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện một số định dạng cơ bản cho từng email cụ thể khi soạn thảo. Các tùy chọn này thường chỉ bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc thay đổi màu chữ cơ bản, tùy thuộc vào phiên bản ứng dụng và hệ điều hành của bạn. 

Cách chỉnh font chữ cho từng email cụ thể khi soạn thảo

Mặc dù việc thiết lập font chữ mặc định trên Gmail rất tiện lợi. Nhưng đôi khi, bạn lại cần sự linh hoạt khi điều chỉnh font chữ cho những đoạn văn bản nhất định của email. Lúc này, bạn có thể thực hiện căn chỉnh font chữ cho từng email cụ thể ngay khi soạn thảo văn bản như sau:

Trên máy tính

Khi bạn soạn thảo email trên máy tính, Gmail sẽ cung cấp một thanh công cụ định dạng. Bạn có thể dùng nó để tùy chỉnh font chữ và kiểu văn bản một cách dễ dàng theo các bước sau đây:

– Bước 1: Bắt đầu soạn một email mới

Trước tiên, bạn cần mở hộp soạn thư bằng cách nhấp vào nút Soạn thư (Compose) ở góc trên bên trái màn hình Gmail. Sau đó, bắt đầu nhập nội dung email của bạn như bình thường.

– Bước 2: Sử dụng thanh công cụ định dạng

Sau khi đã nhập văn bản, hãy bôi đen (highlight) phần văn bản mà bạn muốn thay đổi font chữ hoặc định dạng. Ngay khi bạn bôi đen, hoặc ở dưới cùng của hộp soạn thư, bạn sẽ thấy một thanh công cụ định dạng. Thanh công cụ này chứa đa dạng các tùy chọn như:

+ Thay đổi font chữ

+ Điều chỉnh kích thước

+ In đậm, In nghiêng, Gạch chân

+ Thay đổi Màu sắc văn bản và Màu nền

+ Các tùy chọn định dạng khác

Trên điện thoại

So với máy tính, ứng dụng Gmail trên điện thoại (cả Android và iOS) có giới hạn về các tùy chọn định dạng font chữ. Bạn không thể thay đổi loại font chữ (ví dụ: từ Sans Serif sang Serif) cho từng phần văn bản. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể áp dụng các định dạng cơ bản để làm nổi bật văn bản.

Cách chỉnh font chữ trong Gmail trên điện thoại như sau:

– Bước 1:  Soạn email và nhập nội dung

Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại của bạn, nhấp vào biểu tượng Soạn thư (Compose) và bắt đầu nhập nội dung email.

– Bước 2: Bôi đen và chọn định dạng

Sau khi nhập văn bản, hãy chạm và bôi đen lên một từ hoặc đoạn văn bản mà bạn muốn định dạng. Ngay lập tức, một menu nhỏ sẽ xuất hiện (hoặc bạn có thể cần kéo thanh công cụ nhỏ). Trong menu này, bạn sẽ thấy các tùy chọn Định dạng cơ bản như:

+ B (Bold): In đậm.

+ I (Italic): In nghiêng.

+ U (Underline): Gạch chân.

* Các tùy chọn định dạng trên điện thoại thường khá cơ bản và không phong phú như trên máy tính. Nếu bạn cần tùy chỉnh font chữ phức tạp hoặc áp dụng nhiều định dạng khác nhau, tốt nhất bạn nên soạn email trên máy tính hoặc sử dụng một trình soạn thảo văn bản khác rồi sao chép dán vào Gmail.

Các lưu ý quan trọng khi chỉnh font chữ trong Gmail

Việc điều chỉnh font chữ trong Gmail mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, để đảm bảo email của bạn luôn chuyên nghiệp và dễ tiếp cận với mọi người, hãy lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

• Khả năng hiển thị font chữ của người nhận

Gmail cho phép sử dụng nhiều loại font chữ khác nhau nhưng không phải tất cả người nhận đều có font chữ đó và cài đặt trên thiết bị của họ. Nếu người nhận không có font chữ bạn đã chọn, hệ thống Gmail sẽ tự động thay thế bằng một font chữ mặc định khác (thường là Arial, Times New Roman hoặc Sans Serif). Do đó, để tránh tình trạng này, bạn chỉ nên sử dụng các font chữ đơn giản như là Arial, Calibri, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS, Georgia, Times New Roman, và Sans-serif. 

• Sử dụng font chữ phù hợp với mục đích email

Mỗi loại email đều có mục đích khác nhau nên font chữ cũng phải phản ánh được điều đó. Đối với email công việc hoặc giao tiếp chuyên nghiệp, bạn nên chọn font chữ rõ ràng, dễ đọc như Arial, Calibri, Verdana, và Sans-serif. Kích thước font nên ở mức 10-12pt để đảm bảo dễ đọc. Đối với email cá nhân hoặc email mang tính sáng tạo/marketing các font như Georgia hoặc Lato có thể mang lại cảm giác thân thiện và vẫn giữ được sự rõ ràng. 

• Kích thước font chữ hợp lý

Bạn nên tránh font quá nhỏ (dưới 10pt) sẽ gây khó đọc trên thiết bị di động. Ngược lại font quá lớn (trên 14pt cho nội dung chính) có thể khiến email trông thô thiển, thiếu chuyên nghiệp và chiếm quá nhiều không gian. Kích thước font phù hợp chỉ nền là 10pt, 11pt hoặc 12pt.

>>> Xem thêm: Xác minh 2 bước Gmail là gì

Lời kết

Bài viết đã hướng dẫn bạn đầy đủ cách thiết lập chỉnh font chữ trong Gmail. Hãy tham khảo áp dụng để mỗi email bạn gửi đi đều trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng hơn! Ngoài ra, người dùng nên dùng Gmail bản quyền với dung lượng cao hơn, nhiều tính năng vượt trội cũng như có độ bảo mật dữ liệu an toàn bằng cách đăng ký ngay gói Google Workspace bản quyền. 

Và nếu còn bất cứ thắc mắc gì có liên quan đến vấn đề này, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ dưới đây nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777