Hướng dẫn cách dùng reminder Email trong Gmail hiệu quả

Bạn hay quên trả lời email? Bạn muốn Gmail tự động nhắc bạn khi cần phản hồi hoặc theo dõi lại email? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách reminder email trong Gmail. Đồng thời giúp bạn hiểu rõ cách dùng tính năng nhắc nhở trong Gmail để tăng hiệu quả công việc mà không bỏ sót nội dung quan trọng. 

Reminder email trong Gmail là gì?

Reminder email trong Gmail được biết đến không phải là một nút tính năng cụ thể. Thay vào đó, Gmail sẽ cung cấp cho bạn ba công cụ hỗ trợ dùng tính năng nhắc nhở trong Gmail bao gồm:

Tính năng Nudges – Gợi nhắc thông minh (tự động)

Tính năng Nudges trong Gmail là một công cụ hỗ trợ người dùng quản lý hộp thư đến một cách thông minh hơn. Khi bật tính năng này, Gmail sẽ tự động nhắc bạn trả lời những email quan trọng mà bạn có thể đã bỏ lỡ. Hoặc nó sẽ gợi ý bạn theo dõi lại các email đã gửi nhưng chưa được phản hồi. Cơ chế hoạt động của tính năng Nudges là nhắc nhở thụ động, thông minh và Gmail tự quyết định khi nào cần nhắc. 

Snooze – Tạm hoãn thư đến lúc bạn muốn

Tính năng Snooze (Tạm ẩn) được tích hợp sẵn trong Gmail. Về cơ bản, nó cho phép bạn tạm thời ẩn một email khỏi hộp thư đến hiện tại và xuất hiện trở lại vào một thời điểm cụ thể đã được chọn trong tương lai.

Tính năng này rất hữu ích khi bạn nhận được một email cần xử lý nhưng chưa có thời gian hoặc với thông tin cần thiết được xem ngay lập tức. Bởi thay vì để email đó chìm vào lãng quên tính năng nhắc nhở sẽ đưa email đó trở lại hộp thư đến đúng thời điểm bạn cần. 

Google Tasks – Tạo nhắc nhở dạng việc cần làm

Ngoài tính năng Nudges, Snooze, Gmail còn tích hợp với Google Tasks (Tác vụ). Nó cho phép bạn biến bất kỳ email nào thành một mục công việc có thể đặt lời nhắc. Khi bạn thực hiện tạo tác vụ từ email, Google Tasks giúp theo dõi công việc đó, đặt thời hạn cụ thể và gửi thông báo khi đúng thời điểm. 

Tại sao cần sử dụng cách reminder Email trong Gmail

Hàng ngày, bạn sẽ nhận được vô số email công việc, thông báo, quảng cáo,….trong hộp thư đến. Việc bỏ lỡ một email quan trọng hoặc quên đi một nhiệm vụ cần thiết đều rất dễ xảy ra. Lúc này, tính năng nhắc nhở trong Gmail sẽ trở thành giải pháp hiệu quả và mang tới cho bạn nhiều lợi ích nhất:

Quản lý hộp thư đến một cách hiệu quả hơn

Cách reminder Email trong Gmail, bạn có thể dọn dẹp hộp thư đến một cách thông minh. Những email chưa cần thiết ngay lập tức được tạm ẩn và chỉ xuất hiện vào thời điểm bạn cần. Hộp thư đến trong Gmail của bạn luôn được gọn gàng, dễ tìm kiếm và theo dõi. 

Đảm bảo không bỏ lỡ các công việc có tính chất quan trọng

Làm việc với Gmail, bạn sẽ thường xuyên nhận được hàng tá thông báo, nhiệm vụ, cuộc hẹn, deadline từ nhiều đối tượng khác nhau. Nếu lịch trình của bạn bận rộn thì rất dễ bỏ lỡ những thông tin cần thiết ngay lập tức. Nhưng thực hiện cách reminder email trong Gmail sẽ luôn nhắc nhở bạn về những điều quan trọng đó. 

Ví dụ như, khi bạn nhận được email về một cuộc họp vào thứ năm tuần sau, có thể ngay lập tức đặt lời nhắc nhở để nó xuất hiện vào đúng ngày đó. Hay khi bạn có một hoá đơn cần thanh toán vào cuối tháng, có thể đặt nhắc nhở vài ngày trước hạn chót. 

Giảm căng thẳng và nâng cao năng suất

Với tính năng nhắc nhớ email trong Gmail, bạn có thể trút bỏ gánh nặng ghi nhớ. Chẳng hạn như, một email đã được đặt nhắc nhở sẽ xuất hiện đúng lúc thì bạn không cần phải nhớ thời điểm đó. Bộ não của bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại, thay vì phải theo dõi email đó liên tục.
Ngoài ra, bạn cũng sẽ kiểm soát được các công việc của mình một cách hiệu quả và năng suất hơn. Vì tính năng reminder luôn giúp bạn chuyển từ trạng thái phản ứng sang trạng thái chủ động thực hiện và sắp xếp mọi việc theo kế hoạch . 

Phù hợp với công việc của cả cá nhân và tổ chức

Thực hiện cách reminder email trong Gmail vô cùng tiện ích khi sử dụng để nhắc nhở công việc cá nhân. Bởi thay vì phải ghi nhớ tất cả nhiệm vụ từ nhỏ nhặt đến lớn thì bạn chỉ cần một vài thao tác đơn giản là đặt lời nhắc còn Gmail sẽ làm việc giúp mình. 

Sự linh hoạt này giúp bạn tổ chức cuộc sống một cách có hệ thống hơn. Dù bận rộn thì bạn vẫn có thể giữ cuộc sống của mình một cách ngăn nắp nhất. 

Cách thiết lập tính năng lời nhắc tự động của Gmail

Gmail có thể tự động gửi những lời nhắc theo dõi và đề xuất email khi nó nghĩ bạn cần phải phản hồi. Đây là một tính năng được gọi là “Nudging” (Nhắc nhở). Nó sẽ giúp bạn tránh bỏ sót email quan trọng. Dưới đây là các bước chi tiết để tiến hành thiết lập tính năng này: 

– Bước 1: Truy cập vào Cài đặt Gmail

Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt web và đăng nhập tài khoản Gmail. Sau đó, bạn chọn vào biểu tượng Cài đặt hình bánh răng cưa ở góc trên cùng bên phải màn hình. Tiếp tục, bạn chọn vào menu thả xuống Xem tất cả tùy chọn cài đặt để truy cập vào trang cài đặt đầy đủ của Gmail. 

– Bước 2: Tìm đến mục Nhắc nhở (Nudging)

Trên trang Cài đặt, bạn chọn vào phần tab Chung. Sau đó, bạn cuộn xuống bên dưới và chọn vào tiêu đề Nhắc nhở (Nudging)

– Bước 3: Bật hoặc tắt các loại lời nhắc tự động

Trong mục Nhắc nhở, bạn sẽ thấy hai tùy chọn chính là Đề xuất email để trả lời (Suggest emails to reply to) và Nhắc nhở theo dõi email (Suggest emails to follow up on). Nếu muốn bật reminder email trong Gmail tự nhắc, bạn tích vào hai hộp kiểm tương ứng với hai tùy chọn đó. Nếu bạn muốn tắt chỉ cần bỏ chọn hộp kiểm. 

– Bước 4: Lưu thay đổi

Cuối cùng, bạn cuộn xuống cuối trang cài đặt và nhấp vào nút Lưu thay đổi (Save Changes).

Cách reminder email trong Gmail bật tự nhắc lúc cần

Việc bật reminder email trong Gmail trên máy tính rất đơn giản và dễ dàng. Bởi Gmail cung cấp sẵn tính năng Tạm ẩn ngay trong giao diện email. Ngoài ra, việc tích hợp với Google Tasks cũng giúp bạn quản lý các lời nhắc liên quan đến email một cách hiệu quả. Dưới đây là cách cách bật tính năng nhắc nhở trong Gmail tự nhắc lúc cần:

– Bước 1: Xác định email cần nhắc nhở

Đầu tiên, hãy truy cập Gmail và tìm email mà bạn muốn đặt lời nhắc. Bạn không cần phải thực hiện mở email đó.

– Bước 2: Di chuyển chuột để hiển thị tùy chọn

Khi bạn di chuyển con trỏ chuột qua dòng tiêu đề của email trong danh sách hộp thư đến (mà không nhấp mở), một loạt các biểu tượng hành động nhanh sẽ xuất hiện ở phía bên phải.

– Bước 3: Nhấp vào biểu tượng Tạm ẩn

Trong số các biểu tượng đó, bạn sẽ thấy một biểu tượng hình đồng hồ báo thức nhỏ (hoặc đôi khi chỉ là một chiếc đồng hồ quay số). Đây chính là biểu tượng của tính năng Tạm ẩn(Snooze), nhấp vào biểu tượng này.

– Bước 4: Chọn thời gian để tiến hành nhắc nhở

Một menu thả xuống sẽ xuất hiện với các tùy chọn thời gian gợi ý sẵn:

+ Sau này trong hôm nay (Later today)

+ Ngày mai (Tomorrow)

+ Tuần sau (Next week).

+ Một ngày nào đó (Someday)

+ Chọn ngày và giờ (Pick date & time)

– Bước 5: Xác nhận

Sau khi chọn thời gian phù hợp, email sẽ ngay lập tức biến mất khỏi hộp thư đến hiện tại và được di chuyển vào mục Đã tạm ẩn (Snoozed) ở thanh bên trái của Gmail.

Cách sử dụng Google Tasks để nhắc nhở từ email

Việc tích hợp chặt chẽ giữa Gmail và Google Tasks cho phép bạn biến bất kỳ email nào thành một nhiệm vụ có thể theo dõi, đặt deadline, và thậm chí thêm các bước phụ. Đây là một cách dùng tính năng nhắc nhở trong Gmail hiệu quả hơn cho những email yêu cầu hành động phức tạp hoặc là một phần của một dự án lớn hơn. Dưới đây là cách sử dụng Google Tasks để nhắc nhở từ email:

– Bước 1: Mở phần mềm Gmail và chọn email

Đầu tiên, bạn truy cập vào Gmail trên trình duyệt web của bạn. Tìm email mà bạn muốn biến thành một tác vụ. Bạn có thể mở email đó ra hoặc chỉ cần di chuột qua nó trong hộp thư đến.

– Bước 2: Truy cập Google Tasks từ email

Bạn di chuột đến các tác vụ nằm bên phải màn hình. Sau đó, bạn chọn vào biểu tượng có chữ Tasks

– Bước 3: Tạo và chỉnh sửa tác vụ

Sau khi nhấp vào biểu tượng Google Tasks, bạn chọn Thêm việc cần làm. 

Bạn có thể nhấp vào tác vụ đó để thêm các chi tiết như Mô tả, thời gian,…. và nhiều tùy chọn khác.

– Bước 4: Nhận thông báo nhắc nhở

Ứng dụng Google Tasks sẽ tự động gửi thông báo đến điện thoại của bạn vào thời điểm bạn đã đặt cho tác vụ.

Mẹo để sử dụng reminder trong Gmail hiệu quả

Biết cách dùng tính năng nhắc nhở trong Gmail rất quan trọng. Bởi khi biết sử dụng, bạn sẽ tối ưu hoá được hiệu suất làm việc dễ dàng hơn. Dưới đây là một số mẹo khi sử dụng reminder email trong Gmail;

• Chỉ tạm ẩn những email chưa cần xử lý ngay

Bạn chỉ sử dụng tính năng Snooze cho những email mà bạn biết chắc chắn rằng mình chưa thể xử lý ngay lập tức nhưng cần xử lý vào một thời điểm khác. Đừng tạm ẩn mọi thứ chỉ vì hộp thư đến của bạn quá đầy..

• Đặt thời gian nhắc nhở hợp lý

Đừng đặt lời nhắc một cách ngẫu nhiên. Hãy nghĩ xem khi nào bạn thực sự có thời gian và thông tin cần thiết để xử lý email đó. Nếu email liên quan đến một nhiệm vụ cần thực hiện sau khi hoàn thành nhiệm vụ A, hãy tạm ẩn email đến thời điểm bạn dự kiến hoàn thành A. Cố gắng đặt lời nhắc trùng với khung giờ bạn thường xuyên kiểm tra email và xử lý công việc.

• Kết hợp Snooze với Google Tasks cho các nhiệm vụ phức tạp

Đối với những email chỉ cần nhắc nhở để xem lại, tính năng Snooze là đủ. Nhưng với những email chứa các nhiệm vụ phức tạp, nhiều bước, hoặc có deadline rõ ràng, việc chuyển chúng sang Google Tasks sẽ hiệu quả hơn nhiều.

• Sử dụng nhãn (Labels) kết hợp với lời nhắc

Tính năng Snooze giúp email xuất hiện lại. Do đó, việc gắn nhãn cho email trước khi tạm ẩn có thể giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng sau này và biết được bối cảnh của email.

• Tránh lạm dụng tính năng nhắc nhở

Nếu bạn tạm ẩn quá nhiều email, hộp thư Đã tạm ẩn của bạn sẽ trở nên quá tải. Hãy cân nhắc kỹ, nếu một email không thực sự quan trọng, hãy xóa hoặc lưu trữ. Nếu bạn không chắc chắn khi nào sẽ cần, hãy tạm ẩn đến một ngày nào đó và tự động kiểm tra mục đó định kỳ.

Các vấn đề thường gặp & cách khắc phục về cách reminder email trong Gmail

Cách reminder email trong Gmail rất tiện lợi, đôi khi người dùng có thể gặp phải một số vấn đề trong quá trình sử dụng. Như là:

Email đã được tạm ẩn nhưng không xuất hiện lại đúng lúc

Nguyên nhân của lỗi email đã được tạm ẩn nhưng không xuất hiện lại đúng lúc này là do:

• Lỗi đồng bộ hoá giữa thiết bị hoặc trình duyệt của bạn với máy chủ Gmail.
• Nếu múi giờ trên thiết bị không khớp múi giờ tài khoản Google, thời gian nhắc nhở sẽ bị lệch.
• Kết nối mạng không ổn định và ảnh hưởng đến việc Gmail gửi lại email đúng lúc.
• Email đã được tạm ẩn vô tình bị di chuyển sang mục khác hoặc bị xóa trước khi đến thời gian nhắc nhở.

Cách khắc phục của lỗi này khá đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện như sau:

• Luôn kiểm tra thủ công mục Đã tạm ẩn trong thanh bên của Gmail để xem tất cả các email đã tạm ẩn của bạn.
• Đảm bảo múi giờ trên máy tính/điện thoại của bạn và trong cài đặt tài khoản Google khớp nhau.
• Đảm bảo bạn có kết nối mạng internet di động hoặc wifi ổn định.

Không tìm thấy biểu tượng Tạm ẩn

Nguyên nhân của lỗi không thấy biểu tượng Tạm ẩn là do:

• Bạn có thể đang sử dụng giao diện Gmail cũ hoặc một phiên bản ứng dụng lỗi thời không hỗ trợ tính năng này.
• Lỗi hiển thị tạm thời của giao diện.

Cách để có thể khắc phục lỗi này rất đơn giản, bạn cần:

• Đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản Gmail mới nhất trên trình duyệt và ứng dụng di động.
• Đảm bảo bạn di chuột qua dòng email trong hộp thư đến để biểu tượng xuất hiện. Nếu đã mở email, tìm biểu tượng ba chấm dọc/ngang để tìm tùy chọn Tạm ẩn.

Lời nhắc từ Google Tasks không hiển thị thông báo

Nguyên nhân của lỗi nhắc từ Google Tasks không hiển thị thông báo chủ yếu là do:

• Bạn có thể đã tắt thông báo cho ứng dụng Google Tasks hoặc cho Gmail (nếu tác vụ được hiển thị trong Gmail) trên điện thoại hoặc trình duyệt.
• Bạn có thể đã tắt thông báo cho ứng dụng Google Tasks hoặc cho Gmail (nếu tác vụ được hiển thị trong Gmail) trên điện thoại hoặc trình duyệt.
• Tài khoản Google Tasks có thể không đồng bộ đúng cách với tài khoản Gmail.

Cách khắc phục lỗi này cũng rất dễ, như sau:

• Vào cài đặt điện thoại và đảm bảo thông báo cho ứng dụng Google Tasks và Gmail đã được bật.
• Trong cài đặt pin của điện thoại, đảm bảo Google Tasks được phép chạy nền.
• Đảm bảo bạn đã đăng nhập đúng tài khoản Google trong cả Gmail và Google Tasks.

>>> Xem thêm: Cách kiểm tra các tài khoản liên kết Gmail 

Lời kết

Cách reminder email trong Gmail, bao gồm cả Nudges, Tạm ẩn và tích hợp với Google Tasks, chính là những công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm chủ hộp thư đến của mình. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết về cách dùng tính năng nhắc nhở trong Gmail giúp bạn đã có đủ kiến thức để áp dụng hiệu quả những công cụ này vào công việc và cuộc sống hàng ngày.

Ngoài ra, để sở hữu công cụ Gmail bản quyền cùng với bộ công cụ làm việc cao cấp nhất, người dùng hãy nhanh tay đăng ký gói Google Workspace Business.

Nếu còn bất cứ thắc mắc gì, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777