Google Calendar là gì? Hướng dẫn cách sử dụng từ A-Z

Bạn thường xuyên quên lịch hẹn, deadline hay các cuộc họp quan trọng? Google Calendar chính là công cụ giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề đó. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ Google Calendar là gì và cách sử dụng từ cơ bản đến nâng cao để quản lý thời gian hiệu quả, cùng tham khảo ngay nhé. 

Google Calendar là gì?

Để sử dụng được hiệu quả, trước tiên người dùng cần hiểu rõ bản chất và vai trò của Google Calendar là gì? 

Định nghĩa Google Calendar

Google Calendar là ứng dụng giúp quản lý lịch làm việc trực tuyến do Google phát triển. Công cụ này cho phép người dùng tạo, quản lý và theo dõi các sự kiện, lịch hẹn, công việc hàng ngày trên nền tảng đám mây. Khác với lịch giấy truyền thống, Google Calendar hoạt động hoàn toàn online, giúp bạn truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet.

Điểm mạnh lớn nhất của Google Calendar nằm ở khả năng đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực. Khi bạn tạo một sự kiện trên máy tính, nó sẽ tự động cập nhật trên điện thoại hoặc các thiết bị khác. Điều này giúp bạn không bao giờ bị lệch lịch hay quên thông tin quan trọng. 

Ngoài ra, Google Calendar còn cho phép tạo sự kiện chi tiết, đặt thông báo nhắc việc tự động, lặp lại lịch và tích hợp các dịch vụ khác như Gmail, Google Meet. Google Calendar như một trợ lý cá nhân, giúp tổ chức thời gian khoa học và phù hợp cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. 

Ứng dụng Google Calendar dùng để làm gì?

Trên thực tế, Google Calendar có rất nhiều ứng dụng. Ở mức cơ bản, bạn có thể sử dụng nó để ghi nhớ lịch hẹn cá nhân, theo dõi các cuộc họp, lên kế hoạch công việc hàng ngày. 

Đặc biệt, Google Calendar có khả năng tổ chức và tối ưu hóa thời gian. Chính vì thế, thay vì chỉ ghi chú, bạn có thể sử dụng Google Calendar vào các mục đích như là:

• Phân bổ thời gian làm việc theo từng khung giờ
• Xác định thời hạn cụ thể cho từng khối lượng công việc
• Tránh trùng lịch giữa các công việc

Ngoài ra, Google Calendar còn hỗ trợ các tác vụ như là:

• Tích hợp Google Meet để họp online
• Chèn tài liệu vào sự kiện để tiện theo dõi
• Gửi email nhắc nhở tự động

Ai nên sử dụng Google Calendar?

Google Calendar phù hợp với gần như tất cả mọi người, nhưng đặc biệt hữu ích cho các nhóm đối tượng sau:

• Người bận rộn, dễ quên lịch

Nếu bạn thường xuyên quên lịch hẹn, deadline hoặc công việc quan trọng, Google Calendar sẽ giúp bạn kiểm soát mọi thứ tốt hơn nhờ hệ thống nhắc việc tự động.

• Sinh viên và học sinh

Với khối lượng bài tập và lịch học dày đặc, Google Calendar giúp lên kế hoạch học tập rõ ràng, phân bổ thời gian hợp lý.

• Nhân viên văn phòng

Công cụ Google Calendar giúp quản lý lịch họp, theo dõi deadline dự án, tránh trùng lịch với đồng nghiệp,…

• Freelancer và người làm tự do

Freelancer thường phải làm nhiều dự án cùng lúc, Google Calendar giúp theo dõi tiến độ từng khách hàng, lên lịch làm việc khoa học và tăng năng suất cá nhân.

• Doanh nghiệp và team làm việc nhóm

Google Calendar đặc biệt mạnh khi dùng trong môi trường doanh nghiệp. Nó giúp người dùng chia sẻ lịch nội bộ, lên lịch họp tự động và đồng bộ thời gian giữa các phòng ban. 

Điểm đáng chú ý là Google Calendar rất dễ sử dụng, ngay cả với người mới. Bạn không cần kỹ năng công nghệ cao vẫn có thể làm quen nhanh chóng.

Các tính năng nổi bật nhất của Google Calendar

Không chỉ đơn giản là một công cụ ghi chú ngày giờ, Google Calendar cung cấp một hệ thống quản lý thời gian toàn diện, giúp bạn kiểm soát công việc hiệu quả hơn. Dưới đây là một số tính năng nổi bật mà bạn nên biết trước khi sử dụng Google Calendar.

• Tạo và quản lý sự kiện

Google Calendar có khả năng tạo và quản lý sự kiện một cách linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng thiết lập các lịch hẹn, cuộc họp, deadline hay bất kỳ hoạt động nào trong ngày chỉ trong vài thao tác đơn giản. 

Điểm mạnh của tính năng này không nằm ở việc tạo sự kiện mà là khả năng tổ chức thông tin một cách rõ ràng và trực quan. Mỗi sự kiện có thể bao gồm thời gian cụ thể bắt đầu và kết thúc, địa điểm, mô tả chi tiết, người tham gia. Google Calendar còn cho phép chỉnh sửa, cập nhật hoặc thay đổi lịch trình một cách nhanh chóng. Nhờ vậy, tính năng này giúp người dùng dễ dàng biến một danh sách rời rạc thành lịch trình có cấu trúc rõ ràng, nâng cao khả năng quản lý thời gian. 

• Đặt lịch nhắc việc thông minh

Google Calendar có khả năng nhắc việc cực kỳ thông minh. Thay vì phải tự nhớ mọi thứ, hệ thống sẽ tự động thông báo cho bạn trước khi sự kiện diễn ra. Điểm nổi bật của tính năng này là bạn có thể tùy chỉnh thời gian nhắc trước vài phút, vài giờ hoặc thậm chí vài ngày. Bên cạnh đó, Google Calendar còn hỗ trợ nhiều hình thức thông báo như thông báo trên điện thoại, popup trên trình duyệt và có email nhắc việc. Bạn sẽ được nhắc đúng lúc, tránh tình trạng quên việc hoặc bị động trong công việc. 

• Tạo lịch lặp lại

Bạn sẽ có rất nhiều công việc trong cuộc sống mà diễn ra không chỉ 1 lần mà nhiều lần. Chính vì thế, tính năng lặp đi lặp lại của Google Calendar sẽ cho phép bạn thiết lập một lần và áp dụng cho các mốc thời gian tiếp theo. 

Với tính năng này giúp lặp theo ngày, tuần, tháng hoặc năm. Bạn cũng có thể tùy chỉnh khoảng thời gian lặp, kết thúc sau một số lần nhất định. Bạn cũng sẽ không mất quá nhiều thời gian để tạo cùng một sự kiện nhiều lần, đảm bảo không bỏ sót những hoạt động quan trọng khác nữa.

• Chia sẻ với người khác

Google Calendar vượt trội hơn so với lịch truyền thống, nhờ khả năng chia sẻ và cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch của mình với đồng nghiệp, bạn bè và gia đình. Khi chia sẻ, bạn có thể kiểm soát quyền truy cập chỉ xem, chỉnh sửa và quản lý toàn bộ.  

Tính năng này mang lại giá trị lớn trong môi trường teamwork. Thay vì phải trao đổi qua lại nhiều lần để tìm thời gian rảnh, mọi người có thể trực tiếp xem lịch của nhau để sắp xếp công việc nhanh chóng. 

• Đồng bộ đa thiết bị

Google Calendar có khả năng đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau. Bạn có thể truy cập lịch của mình trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng. Thông tin luôn được đồng bộ ngay khi có thay đổi.

Ví dụ, bạn tạo lịch trên laptop và điện thoại sẽ hiển thị ngay. Bạn chỉnh sửa trên điện thoại thì máy tính cũng cập nhật. 

• Tích hợp Google Meet để họp

Google Calendar còn là trung tâm kết nối các cuộc họp trực tuyến. Khi tạo sự kiện, bạn có thể tích hợp ngay Google Meet để tạo phòng họp online. Điều này mang lại nhiều lợi ích không cần tạo link họp riêng, tự động gửi link cho người tham gia và dễ dàng tham gia chỉ với một click. 

Ngoài những tính năng chính kể trên, Google Calendar còn cung cấp nhiều tiện ích hữu ích khác giúp nâng cao trải nghiệm người dùng. Chẳng hạn như là:

• Thêm tài liệu đính kèm trực tiếp vào sự kiện
• Tự động tạo sự kiện từ email 
• Hiển thị nhiều múi giờ khác nhau trên cùng một lịch
• Tùy chỉnh màu sắc để phân loại công việc
• Hỗ trợ tích hợp đa ứng dụng trong hệ sinh thái Google

Những tính năng này tuy nhỏ nhưng góp phần tạo nên một hệ thống quản lý thời gian hoàn chỉnh và linh hoạt. 

Lợi ích khi sử dụng Google Calendar thay vì lịch truyền thống?

Thực tế, nhiều người vẫn có thói quen ghi chép lịch bằng sổ tay hoặc ghi chú rời rạc trên điện thoại. Tuy nhiên, những phương pháp này thường thiếu tính hệ thống, dễ quên và khó quản lý khi khối lượng công việc tăng lên. 

Google Calendar là giải pháp mang lại một cách tiếp cận hoàn hảo. Dưới đây là những lợi ích cụ thể cho từng đối tượng giúp bạn áp dụng công cụ này thành công. 

Cho cá nhân

Đối với người dùng cá nhân, Google Calendar giống như một trợ lý nhắc việc thông minh. Nó giúp kiểm soát cuộc sống hàng ngày của bạn một cách hiệu quả hơn. 

• Quản lý thời gian: Google Calendar giúp bạn giải quyết mọi vấn đề không có kế hoạch rõ ràng bằng cách hiển thị toàn bộ lịch trình hay phân bổ thời gian cho từng công việc cụ thể. 
• Tránh quên lịch hẹn: Google Calendar sẽ giải quyết hoàn toàn được vấn đề này thông qua hệ thống nhắc việc tự động, thông báo qua đa nền tảng và tùy chỉnh thời gian nhắc linh hoạt. 
• Lên kế hoạch khoa học: Google Calendar giúp bạn xây dựng thói quen lập kế hoạch cho cả tuần, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý. 

Cho doanh nghiệp 

Với môi trường doanh nghiệp, Google Calendar là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ và giúp linh hoạt trong nhiều công việc. 

• Quản lý lịch họp: Google Calendar giúp đơn giản hóa quá trình này bằng cách hiển thị thời gian rảnh của từng người, tự động gửi lời mời tham gia và tích hợp sẵn link họp online. 
• Đồng bộ lịch làm việc nhóm: Google Calendar sẽ cho phép chia sẻ lịch giữa các thành viên, hiển thị lịch làm việc chung và cập nhật theo thời gian thực. Mọi người dễ dàng nắm rõ lịch của nhau và điều phối công việc hợp lý. 
• Tăng hiệu suất làm việc: Khi mọi lịch trình được tổ chức rõ ràng, hiệu suất làm việc cải thiện đáng kể. Google Calendar giúp giảm thời gian quản lý thủ công, tối ưu hóa thời gian làm việc và hạn chế gián đoạn do quên lịch. 

Hướng dẫn cách sử dụng Google Calendar cơ bản cho người mới

Khi đã hiểu rõ Google Calendar là gì, bạn đã dẫn hiểu được rõ bản chất của công cụ này. Và để sử dụng được Google Calendar hiệu quả, bạn cần nắm rõ những hướng dẫn dưới đây:

Cách tạo lịch/sự kiện mới 

Tạo sự kiện là thao tác nền tảng của Google Calendar. Bạn dễ dàng cụ thể hóa một sự kiện lên lịch cá nhân bằng các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào trang web Google Calendar hoặc mở ứng dụng trên điện thoại. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào nút Tạo có biểu tượng dấu “+” ở góc trên bên trái màn hình.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn chọn mục Sự kiện từ phần danh sách hiện ra. 

– Bước 4: Sau đó, bạn hãy nhập tiêu đề vào sự kiện đó và chọn thời gian bắt đầu và kết thúc bằng cách nhấp vào khung giờ tương ứng.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn nhấn Lưu để hoàn tất và sự kiện sẽ xuất hiện ngay lập tức trên lưới lịch Google Calendar. 

Cách lên lịch họp nhóm

Lên lịch họp nhóm là tính năng giúp loại bỏ việc nhắn tin qua lại để hỏi giờ rảnh. Google Calendar cung cấp tính năng Suggested times và Find a time. Tính năng này cho phép bạn nhìn thấy khoảng trống trong lịch trình của nhiều người cùng lúc để đưa ra quyết định chính xác. 

Quy trình tạo lịch họp nhóm trên Google Calendar gồm các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần Thêm khách (Add guests) và nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời.

– Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện thao tác Suggested times ở mục bên dưới của tên họ. Lúc này, Google Calendar tạo ra khoảng trống thời gian phù hợp để mọi người sắp xếp cuộc họp đơn giản hơn. 

– Bước 3: Tính năng Tìm thời gian (Find a time) này bên cạnh mục Event Details sẽ cho phép họ nhìn thấy lịch của tất cả mọi người. Qua đó bạn dễ dàng sắp xếp thời gian hiệu quả.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn bấm vào nút Lưu và chọn Gửi để hệ thống tự động gửi email mời họp đến tất cả mọi người.

Cách thêm Google Meet vào sự kiện đã lên 

Bạn có thể dễ dàng tích hợp link họp trực tuyến vào Google Calendar, thay vì phải tạo link và gửi riêng qua Zalo hay Messenger. Để thực hiện thao tác thêm Google Meet vào sự kiện đã lên, bạn cần làm các bước sau đây.

– Bước 1: Bạn cần nhấp đúng vào sự kiện tạo trên lịch để mở giao diện chỉnh sửa.

– Bước 2: Bạn tìm nút màu xanh có dòng chữ Thêm hội nghị truyền hình Google Meet (Add Google Meet video conferencing).

– Bước 3: Sau đó, bạn nhấn vào nút đó và hệ thống sẽ tự động tạo ra một đường link duy nhất cho cuộc họp.

– Bước 4: Bạn hãy kiểm tra mã cuộc họp hiện ra ngay bên dưới tiêu đề và nhấn Lưu để cập nhật sự kiện. 

Giờ đây, bất kỳ ai tham gia sự kiện chỉ cần nhấn Tham gia bằng Google Meet là có thể vào họp ngay.

Cách thiết lập đồng hồ thế giới

Nếu bạn thường xuyên làm việc với đối tác nước ngoài hoặc có người thân ở múi giờ khác, tính năng đồng hồ thế giới sẽ giúp bạn tránh việc đặt lịch sai. Với tính năng kích hoạt đồng hồ thế giới trên Google Calendar, các bạn có thể thực hiện bằng các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấn vào biểu tượng Răng cưa (Cài đặt) ở góc trên bên phải và chọn Cài đặt.

 – Bước 2: Tiếp tục, bạn cuộn xuống mục Đồng hồ thế giới (World Clock) ở cột bên trái. 

– Bước 3: Tiếp theo, bạn tích vào ô Hiển thị đồng hồ thế giới.

– Bước 4: Bạn nhấn vào Thêm múi giờ và chọn các thành phố hoặc quốc gia mà bạn quan tâm (Ví dụ: New York, Tokyo).

Cuối cùng, bạn quay lại màn hình chính, các đồng hồ này sẽ hiển thị ở bảng bên trái, giúp bạn đối chiếu thời gian tức thì.

Cách thiết lập thông báo vắng mặt

Tính năng Vắng mặt của Google Calendar là một bộ lọc thông minh. Khi bạn kích hoạt chế độ này, Google sẽ tự động giúp bạn từ chối các lời mời họp trùng vào thời gian nghỉ phép và không bị làm phiền bởi các thông báo khác.

Cách thực hiện thiết lập cài đặt thông báo vắng mặt như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Google Calendar trên trình duyệt máy tính.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn di chuột đến nút Tạo (biểu tượng dấu cộng + )trên góc trái màn hình.

– Bước 3: Bạn chọn mục Không có mặt tại văn phòng (Out of office) từ menu thả xuống. 

*Lưu ý: Nếu bạn không thấy mục này, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học (Google Workspace).

– Bước 4: Bạn xác định khoảng thời gian vắng mặt bằng cách chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc trong bảng lịch hiện ra.

– Bước 5: Bạn tùy chỉnh tin nhắn từ chối tự động. Tại ô nội dung, bạn nên nhập một câu thông báo lịch sự.

– Bước 6: Bạn tích vào ô Tự động từ chối các cuộc họp (Automatically decline meetings). Cuối cùng chọn Lưu và hoàn tất nội dung. 

Cách thêm tài liệu đính kèm

Google Calendar hỗ trợ người dùng đính kèm tất cả tài liệu, chương trình họp (agenda) hoặc báo cáo trực tiếp vào sự kiện. Vì thế, người dùng sẽ không tốn thời gian tìm kiếm file trong thư email hay các ứng dụng chat khác. Để thực hiện cách thêm tài liệu đính kèm trên Google Calendar, hãy làm các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần nhấp chuột vào sự kiện hiện có trên lịch mà bạn muốn thêm tài liệu, sau đó bạn nhấn vào biểu tượng Cây bút (Chỉnh sửa sự kiện).

– Bước 2: Bạn cuộn xuống phần mô tả sự kiện (Description). Tại đây, bạn sẽ thấy một thanh công cụ nhỏ, hãy nhấp vào biểu tượng Cái ghim (Đính kèm tệp).

– Bước 3: Bạn cần lựa chọn nguồn tài liệu đính kèm:

• Tab Google Drive: Nếu file đã có sẵn trên đám mây của bạn.
• Tab Tải lên (Upload): Nếu bạn muốn gửi file từ ổ cứng máy tính cá nhân.

– Bước 4: Bạn chọn (hoặc kéo thả) các tệp tin cần thiết và nhấn nút Chọn (hoặc Tải lên).

– Bước 5: Bạn kiểm tra lại danh sách tệp đính kèm xem đã đầy đủ chưa. Bạn có thể thêm nhiều tệp cùng lúc như file PDF, Word, Excel hoặc hình ảnh. 

Cuối cùng, bạn nhấn Lưu ở phía trên cùng màn hình. Một hộp thoại có thể xuất hiện yêu cầu bạn cấp quyền truy cập file cho những người tham gia, bạn hãy chọn Chia sẻ và Lưu để đảm bảo mọi khách mời đều có thể mở được tài liệu.

Cách email cho khách tham dự sự kiện

Trong một số trường hợp trước buổi họp, bạn cần nhắc mọi người mang theo tài liệu hoặc thông báo về sự thay đổi đột xuất của phòng họp. Thay vì phải copy thủ công từng địa chỉ email của 10 – 20 người, Google Calendar cung cấp một lối tắt vô cùng tiện ích. Đó là tính năng gửi thông điệp đồng loạt cho khách mời trong vài giây.

Cách thức thực hiện gửi email cho khách tham dự sự kiện đồng loạt như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tìm đến sự kiện cụ thể trên lịch và nhấp chuột trái vào đó để mở bảng tóm tắt nhanh.

– Bước 2: Bạn quan sát danh sách khách mời bên tay phải. Ngay phía trên danh sách đó, bạn sẽ thấy biểu tượng một Bức thư nhỏ (Gửi email cho khách).

 – Bước 3: Bạn hãy nhấn biểu tượng đó, một cửa sổ soạn thảo email thu nhỏ sẽ hiện lên ngay trên trang lịch. Bạn hãy nhập nội dung thông điệp vào ô văn bản.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn nút Gửi và hệ thống sẽ tự động tạo một nhóm gửi đến tất cả địa chỉ email có trong danh sách khách mời mà bạn không cần thao tác thêm bất cứ điều gì.

Cách thiết lập thông báo nhắc nhở

Bạn có thể tùy chỉnh để lịch nhắc bạn trước 5 phút, 30 phút hay vài ngày. Việc thiết lập nhiều tầng thông báo sẽ giúp bạn luôn chủ động mọi tình huống. Các bước thực hiện chi tiết để bạn cài đặt thông báo nhắc nhở như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở giao diện chỉnh sửa của một sự kiện (nhấp vào sự kiện và chọn biểu tượng cây bút).

– Bước 2: Bạn tìm đến mục có biểu tượng hình cái chuông mang tên Thông báo (Notifications).

– Bước 3: Bạn lựa chọn phương thức nhắc nhở phù hợp:

• Thông báo (Notification): Sẽ hiện một bảng tin nhắn nhỏ trên trình duyệt hoặc màn hình khóa điện thoại.
• Email: Hệ thống sẽ gửi một bức thư nhắc nhở vào hòm thư Gmail của bạn.

– Bước 4: Bạn hãy thao tác tùy chỉnh thời gian và nhấn vào dòng Thêm thông báo để thêm các lần nhắc nhở khác cho cùng một sự kiện.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn bấm Lưu để hoàn thất tất cả các thay đổi.

Cách chia sẻ Google Calendar cho người khác

Bạn có thể chia sẻ lịch công việc cho đồng nghiệp để họ biết lúc nào bản thân rảnh hoặc chia sẻ lịch sinh hoạt cho người thân để cả nhà cùng nắm bắt kế hoạch chung. 

Cách chia sẻ Google Calendar cho người khác bằng các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tìm mục Lịch của tôi (My Calendar).

– Bước 2: Tiếp theo, bạn di chuột vào tên bộ lịch bạn muốn chia sẻ (thường là lịch mang tên bạn), nhấn vào dấu 3 chấm dọc và chọn Cài đặt và chia sẻ.

– Bước 3: Bạn cuộn xuống tìm phần Chia sẻ với những người cụ thể và nhấn nút Thêm người và nhập địa chỉ email muốn cấp quyền xem lịch.

– Bước 4: Tiếp theo, bạn thiết lập quyền hạn:

• Chỉ xem trạng thái rảnh/bận: Họ chỉ thấy bạn đang “Bận”, không thấy nội dung công việc.
• Xem tất cả chi tiết sự kiện: Họ thấy bạn đang làm gì, ở đâu.
• Thực hiện thay đổi đối với sự kiện: Họ có thể sửa lịch giúp bạn.

 – Bước 5: Cuối cùng, bạn nhấn vào Gửi và hoàn tất quá trình.

Cách thêm lịch âm 

Tại Việt Nam, các ngày lễ tết và giỗ chạp hay sự kiện văn hóa thường dựa trên lịch âm. Tuy Google Calendar mặc định dùng dương lịch, nhưng bạn hoàn toàn có thể tích hợp lịch âm để hiển thị song song, giúp việc sắp xếp các công việc cá nhân và gia đình trở nên thuận tiện hơn.

Cách thức để thêm lịch âm vào Google Calendar cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn tìm kiếm và tải tệp tin này về máy tính cá nhân của mình tại đây.

Tiếp tục, bạn cần nhấp vào biểu tượng Bánh răng (Cài đặt) ở góc bên phải màn hình và chọn Cài đặt.

– Bước 2: Chọn mục Thêm lịch >> chọn Tạo lịch mới ở danh sách bên tay trái.

– Bước 3: Tại ô tên lịch, bạn nhập chữ Lịch Âm hoặc bất kỳ tên nào bạn thích, sau đó bạn nhấn nút Tạo lịch. Việc tạo một bộ lịch riêng biệt giúp bạn dễ dàng bật/ẩn các ngày âm lịch này mà không làm rối các sự kiện công việc quan trọng khác.

– Bước 4: Sau khi tạo lịch xong, bạn nhìn sang menu bên trái và chọn mục Nhập và xuất (Import & Export).

– Bước 5: Tại phần Nhập, bạn nhấn vào nút Chọn tệp từ máy tính và tìm đến file lịch âm (.ics) mà bạn đã tải về ở Bước 1.

– Bước 6: Bạn nhấn nút Nhập (Import) và hệ thống sẽ mất vài giây để xử lý dữ liệu. Sau khi hoàn tất, một thông báo xác nhận số lượng sự kiện đã được thêm vào sẽ hiện lên. Lúc này, bạn quay lại màn hình chính của lịch. Bạn sẽ thấy các ngày rằm, mùng 1 hiện lên rõ ràng. 

*Lưu ý: Sau khi thực hiện các bước trên máy tính, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ sang ứng dụng Google Calendar trên điện thoại của bạn. Nếu không thấy hiện ra, bạn hãy vào phần Cài đặt trên ứng dụng điện thoại và tích chọn hiển thị bộ lịch mang tên “Lịch Âm” nhé.

Cách xóa sự kiện đã tạo

Khi một sự kiện bị hủy hoặc bạn nhận ra nhập sai thông tin, việc xóa bỏ đi rất cần thiết. Nhưng Google Calendar cũng cho phép bạn khôi phục lại nếu lỡ tay xóa nhầm trong vòng 30 ngày. 

Các bước thực hiện xóa sự kiện đã tạo trên Google Calendar như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấp chuột phải trực tiếp vào khối màu của sự kiện đó trên màn hình máy tính. 

Bạn chọn biểu tượng hình Thùng rác (Xóa). Nếu bạn dùng điện thoại, hãy chạm vào sự kiện rồi nhấn vào dấu 3 chấm để tìm nút Xóa.

– Bước 2: Nếu sự kiện đó có mời khách, Google sẽ hỏi: “Bạn có muốn gửi email thông báo hủy sự kiện cho khách tham dự không?”.

• Bạn chọn “Gửi” nếu muốn mọi người biết cuộc họp đã hủy.
• Bạn chọn “Không gửi” nếu đây chỉ là lỗi nhập liệu cá nhân của bạn.

*Lưu ý: Nếu là sự kiện lặp lại (ví dụ họp hàng tuần), hệ thống sẽ hỏi bạn muốn xóa “Chỉ sự kiện này”, “Sự kiện này và các sự kiện tiếp theo” hay “Tất cả các sự kiện”. Bạn hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Các ẩn sự kiện đã tạo

Nếu bạn không muốn xóa sự kiện vì có thể cần xem lại trong tương lai. Lúc này, bạn hãy dùng tính năng ẩn bộ lịch bằng các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần quan sát khu vực Lịch của tôi hoặc Lịch khác ở cột bên trái màn hình. Bạn sẽ thấy các ô vuông nhỏ có màu sắc bên cạnh tên mỗi bộ lịch.

– Bước 2: Bạn hãy nhấp chuột để bỏ tích vào ô vuông đó. Ngay lập tức, tất cả các sự kiện thuộc bộ lịch đó sẽ biến mất khỏi tầm mắt của bạn nhưng dữ liệu vẫn được lưu trữ an toàn.

Nếu muốn xem lại, bạn cần nhấp chuột tích lại vào ô vuông đó, mọi sự kiện sẽ hiện ra chính xác tại vị trí cũ.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng Google Calendar và cách khắc phục

Hiểu Google Calendar là gì chưa đủ, các bạn cần nắm vững các kỹ năng xử lý lỗi khi gặp vấn đề. Dưới đây là 4 nhóm lỗi phổ biến và cách khắc phục cụ thể, các bạn có thể tham khảo ngày.

Lỗi lịch không đồng bộ trên điện thoại

Bạn vừa tạo một cuộc hẹp trên máy tính công ty, khi ra ngoài mở điện thoại thì không thấy sự kiện đó. 

Nguyên nhân thường nằm ở việc kết nối mạng bị gián đoạn, bộ nhớ đệm bị đẩy hoặc tính năng tự động đồng bộ trên điện thoại bị tắt. 

Để khắc phục tình trạng lỗi đồng bộ này, bạn cần làm theo các cách sau:

• Bạn hãy đảm bảo điện thoại có kết nối wifi hoặc 4G ổn định. Hãy để ý đến chế độ máy bay hoặc chế độ tiết kiệm pin cũng sẽ tự động ngắt đồng bộ để duy trì năng lượng.
• Bạn hãy nhấp vào dấu ba chấm ở menu góc trái và tích chọn sự kiện, đảm bảo không bị ẩn. 
• Bạn hãy cập nhật ứng dụng Lịch Google lên phiên bản mới nhất. 

Lỗi không nhận được thông báo

Dù bạn cập nhật nhắc nhở trước 15 phút nhưng điện thoại vẫn im lặng. Lỗi này thường do sự xung đột giữa quyền hạn của ứng dụng và chế độ quản lý thông báo của hệ điều hành. 

Để khắc phục vấn đề này, các bạn hãy thực hiện chi tiết như sau:

• Bạn vào Cài đặt điện thoại >> Thông báo >> tìm ứng dụng Google Calendar. Bạn phải đảm bảo mục “Cho phép thông báo” đang ở trạng thái Bật, bao gồm cả âm thanh và biểu ngữ trên màn hình khóa.
• Trong Google Calendar, bạn vào Cài đặt >> Chung >> Thông báo trên thiết bị này. Bạn hãy kiểm tra xem âm thanh thông báo có đang bị để ở chế độ Im lặng hay không.
• Nếu điện thoại đang ở chế độ Không làm phiền hãy tắt đi, bởi mọi thông báo từ lịch sẽ bị chặn lại. Bạn hãy vuốt bảng điều khiển nhanh và tắt các chế độ này đi.
• Đôi khi phiên bản cũ gặp lỗi bug thông báo. Bạn hãy truy cập CH Play hoặc App Store để cập nhật Google Calendar lên phiên bản mới nhất.

Lỗi không thêm được người tham gia

Khi bạn nhập email của đồng nghiệp vào ô Thêm khách nhưng hệ thống báo lỗi hoặc người đó không nhận được lời mời. Nguyên nhân có thể do sai sót địa chỉ email, vấn đề về quyền riêng tư của tổ chức hoặc tài khoản của bạn bị đánh dấu là spam do gửi quá nhiều lời mời trong thời gian ngắn. 

Để khắc phục vấn đề này, các bạn cần làm các thao tác như sau:

• Xác thực lại địa chỉ email đúng, vì chỉ cần sai một dấu chấm hay một ký tự, hệ thống sẽ không thể gửi lời mời. 
• Nếu bạn dùng tài khoản công ty, có thể admin thiết lập không cho phép mời người ngoài tổ chức. Hãy liên hệ với bộ phận IT để được hỗ trợ kiểm tra.
• Nếu không thêm được qua email trực tiếp, bạn hãy copy link Google Meet trong sự kiện và gửi thủ công cho họ qua tin nhắn.
• Đôi khi email mời họp của Google bị rơi vào mục “Thư rác” hoặc “Quảng cáo” của người nhận. Bạn hãy nhắn họ kiểm tra lại các mục này để xác nhận tham gia.

Lỗi sai múi giờ

Lỗi này khá nguy hiểm khi bạn làm việc với đối tác quốc tế. Bạn thấy lịch ghi 8 giờ sáng, nhưng đối tác ở Mỹ thấy 8 giờ tối. Sai múi giờ thường do cài đặt vùng trên thiết bị hoặc cài đặt lịch cá nhân bị lệch so với múi giờ thực tế.

Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy thao tác các bước như sau:

• Trong Google Calendar (phiên bản web), bạn nhấn biểu tượng Răng cưa >> Cài đặt >> Múi giờ. Bạn hãy đảm bảo mục “Múi giờ chính” đang để là (GMT+07:00) Bangkok/Hanoi/Jakarta.
• Trên điện thoại, bạn vào Cài đặt hệ thống >> Ngày và giờ >> Bật “Đặt múi giờ tự động”.

Mẹo hay để làm chủ Google Calendar chuyên nghiệp 

Thực tế, nhiều người dùng Google Calendar mỗi ngày nhưng chỉ dừng lại ở việc tạo lịch và nhắc việc. Trong khi đó, nếu biết tận dụng đúng cách, bạn hoàn toàn có thể biến Google Calendar thành một hệ thống quản lý thời gian chuyên nghiệp, giúp tăng năng suất rõ rệt. Dưới đây là một số mẹo hay làm chủ Google Calendar chuyên nghiệp mà bạn không nên bỏ qua.

• Sử dụng màu sắc để phân loại và quản lý sự kiện

Thay vì để tất cả sự kiện cùng một màu, bạn nên phân loại theo từng nhóm công việc. Ví dụ công việc quan trọng màu đỏ, lịch họp màu xanh dương, hoạt động cá nhân màu vàng và giải trí màu xanh lá. Việc phân màu giúp bạn nhìn tổng thể lịch trình trong vài giây, nhanh chóng nhận biết mức độ ưu tiên. Đặc biệt, khi lịch dày đặc, màu sắc sẽ giúp bạn tránh nhầm lẫn các công việc và giảm quá tải thông tin. 

• Tận dụng tính năng tìm thời gian khi họp nhóm

Việc lên lịch họp với nhiều người thường tốn nhiều thời gian do phải trao đổi qua lại để tìm thời gian phù hợp. Google Calendar sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề bằng cách so sánh lịch của tất cả người tham gia, hiển thị các khung giờ trống và gợi ý thời điểm tối ưu để đặt lịch. Khi áp dụng tính năng này, bạn sẽ giảm đáng kể thời gian sắp xếp lịch họp, tránh tình trạng trùng lịch và tăng hiệu quả làm việc nhóm.

• Đồng bộ Google Calendar trên mọi thiết bị

Khi bạn đăng nhập cùng một tài khoản, toàn bộ lịch trình sẽ tự động hiển thị trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích như có thể kiểm tra lịch mọi lúc, mọi nơi, không bị phụ thuộc vào một thiết bị duy nhất. 

• Sử dụng tính năng Goals để phát triển

Không chỉ dùng để quản lý công việc, Google Calendar còn hỗ trợ bạn phát triển cá nhân thông qua tính năng Goals. Bạn có thể đặt mục tiêu như tập thể dục, học ngoại ngữ, đọc sách và phát triển kỹ năng. Sau khi thiết lập, Google Calendar sẽ tự động tìm thời gian trống trong lịch, đề xuất khung giờ phù hợp và sắp xếp lịch một cách thông minh. 

Ngoài ra, nếu bạn muốn trải nghiệm Google Calendar ở mức chuyên nghiệp hơn, có thể sử dụng công cụ này trong hệ sinh thái Google Workspace. Khi đăng ký  Google Workspace, bạn sẽ sử dụng công cụ này một cách chuyên biệt như:

• Tạo lịch họp kèm Google Meet chỉ trong 1 bước
• Đính kèm tài liệu từ Google Drive vào chính sự kiện
• Đồng bộ với Gmail để tự động tạo sự kiện
• Quản lý lịch làm việc của toàn bộ đội nhóm

GCS Việt Nam – Đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp kết nối và sử dụng các dịch vụ tiện ích của Google Workspace. Hãy liên hệ với GCS Việt Nam chúng tôi TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Câu hỏi thường gặp

1. Google Calendar có tốn phí không?

Google Calendar hiện nay hoàn toàn miễn phí đối với người dùng cá nhân. Bạn chỉ cần có một tài khoản Google là đã có thể sử dụng đầy đủ các tính năng cơ bản như:

• Tạo và quản lý sự kiện
• Đặt lịch nhắc việc
• Chia sẻ lịch với người khác
• Đồng bộ trên nhiều thiết bị

Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng trong môi trường doanh nghiệp, Google Calendar sẽ nằm trong bộ Google Workspace (trả phí). Khi đó, bạn sẽ được bổ sung thêm nhiều tính năng nâng cao như:

• Quản lý lịch tập trung cho toàn bộ tổ chức
• Tăng cường bảo mật và khả năng kiểm soát hệ thống
• Tích hợp sâu với Gmail, Drive, Meet

2. Google Calendar có dùng offline được không?

Google Calendar có thể sử dụng offline, nhưng với một số giới hạn nhất định. Khi không có internet, bạn có thể xem các sự kiện đã được đồng bộ trước đó. Hãy thực hiện các thao tác như tạo sự kiện mới, chỉnh sửa lịch và đồng bộ dữ liệu ngay lập tức. 

3. Tôi có thể dùng Google Calendar cho Outlook không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Google Calendar cùng với Outlook. Hiện nay, Google Calendar cũng đã hỗ trợ đồng bộ với Outlook Calendar, kết nối tài khoản Google và hiển thị lịch trên cả hai nền tảng. 

4. Dữ liệu trên lịch có bị mất khi đổi điện thoại không?

Không. Dữ liệu sẽ không bị mất khi đổi thiết bị. Google Calendar hoạt động dựa trên nền tảng đám mây. Nghĩa là toàn bộ lịch trình được lưu trên tài khoản Google và không phụ thuộc vào thiết bị cụ thể nào. 

Khi đổi điện thoại, bạn chỉ cần đăng nhập lại tài khoản Google và mở ứng dụng Google Calendar. 

Lời kết

Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ Google Calendar là gì và cũng như nắm được cách sử dụng cơ bản. Tóm lại, Google Calendar không chỉ đơn thuần là một ứng dụng lịch mà còn là công cụ giúp quản lý thời gian, công việc khoa học.

Hãy bắt đầu sử dụng Google Calendar ngay hôm nay để trải nghiệm sự thay đổi trong cách bạn làm việc và tổ chức. Ngoài ra, nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và cân nhắc sử dụng Google Workspace, hãy liên hệ với GCS Việt Nam để được hỗ trợ nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777