5 mẹo phát huy tối đa công dụng Shared Drive trên Google Drive

Shared Drive trong Google Drive là một cách tuyệt vời để một nhóm làm việc với các tệp và thư mục mà không cần chia sẻ quyền truy cập vào từng mục riêng lẻ. Tuy nhiên, vẫn còn khá ít doanh nghiệp sử dụng Google Workspace biết tới và áp dụng Shared Drive trong làm việc nhóm. Với hy vọng khuyến khích nhiều người hơn sử dụng Shared Drive, dưới đây là năm mẹo về Shared Drive mà bất kỳ ai sử dụng Google Workspace đều nên biết.

Các tệp làm việc nhóm phải nằm trên Shared Drive

Đối với công việc nhóm, tệp trên Shared Drive sẽ tốt hơn tệp được chia sẻ với người khác từ My Drive . Các tệp trên Shared Drive được “sở hữu” bởi Shared Drive chứ không phải bởi bất kỳ ai đã tạo tệp. Ví dụ: một tệp bạn tạo trên My Drive, sau đó chia sẻ với những người khác, tiếp tục thuộc quyền sở hữu của bạn. Ngược lại, tệp bạn tạo trên Shared Drive thuộc sở hữu của Shared Drive và tự động có sẵn cho mọi người khác là thành viên của Shared Drive đó.

Người quản lý Shared Drive: Đưa hầu hết thành viên trở thành Cộng tác viên

Hầu hết các thành viên của Shared Drive nên được định cấu hình Contributors (người đóng góp). Vai trò Contributors cho phép mọi người thêm và chỉnh sửa tệp, nhưng không cho phép họ di chuyển hoặc xóa tệp. Tất nhiên, nếu bạn muốn hạn chế quyền truy cập hơn nữa, bạn có thể thêm thành viên làm Người bình luận (cho phép mọi người chỉ xem và nhận xét về tệp) hoặc Người xem (cung cấp quyền truy cập chỉ xem).

Tại sao không nên để mọi người thành Người quản lý nội dung hoặc Người quản lý? Thông thường, những người có các quyền này có thể sắp xếp lại các thư mục và tệp trên Shared Drive cho phù hợp với sở thích cá nhân của họ mà không nhận ra rằng những thay đổi của họ ảnh hưởng đến cấu trúc của Shared Drive cho tất cả các thành viên trong Shared Drive. Nếu bạn là Người quản lý Shared Drive, hãy suy nghĩ kỹ trước khi giao cho bất kỳ ai vai trò Người quản lý hoặc Người quản lý nội dung.

Sử dụng các Shared Drive khác nhau cho các nhóm và dự án khác nhau

Tạo Shared Drive không chỉ cho từng nhóm người khác nhau mà còn cho các dự án riêng biệt. Sự cần thiết của một Shared Drive khác nhau cho mỗi nhóm khác nhau có thể là điều hiển nhiên; vì chỉ các thành viên của Shared Drive mới có thể truy cập Shared Drive, bạn sẽ cần một Shared Drive riêng cho từng nhóm người riêng biệt cần quyền truy cập chung vào tệp.

Ngoài ra, bạn cũng nên tạo một Shared Drive riêng cho các dự án lớn hoặc dự án đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Shared Drive cho tệp khách hàng, Shared Drive riêng cho các tệp quản trị, Shared Drive riêng cho dự án thử nghiệm mới.

Di chuyển tệp từ My Drive sang Shared Drive

Sau khi tạo Shared Drive và thêm thành viên vào Shared Drive, bạn có thể di chuyển tệp từ bộ nhớ My Drive riêng lẻ sang Shared Drive. Vì các tệp khác nhau có thể thuộc sở hữu của những người khác nhau, nên mỗi người trong nhóm của bạn sở hữu các tệp được nhóm sử dụng có thể cần phải di chuyển tệp sang Shared Drive. Nói chung, mọi người nên di chuyển tệp một cách có phương pháp và xác minh rằng các mục đã được chuyển như mong đợi

Google cung cấp ít nhất bốn cách để di chuyển các thư mục và tệp vào Shared Drive:

• Kéo và thả tệp từ My Drive vào Shared Drive.
• Chọn tệp, sau đó chọn menu ba chấm dọc và Di chuyển đến Shared Drive
• Tải lên các tệp hoặc thư mục từ ổ đĩa cục bộ của bạn.
• Nếu bạn sử dụng Google Drive for desktop, hãy kéo và thả tệp từ ổ đĩa cục bộ của bạn sang Shared Drive.

Tạo tệp mới trên Shared Drive

Khi bạn điều hướng đến Shared Drive trong Chrome trên web, sau đó bạn có thể sử dụng tùy chọn + Mới để tạo Google Docs, Sheets, Slides, Drawing, Form,… trong Shared Drive đó. Các mục mới bạn tạo theo cách này sẽ tự động có sẵn cho các thành viên khác của Shared Drive. Nếu bạn có thói quen thêm tệp mới vào Shared Drive, bạn sẽ giảm thiểu nhu cầu di chuyển tệp từ My Drive sang Shared Drive sau này. Ngoài ra, bạn cũng sẽ giảm nhu cầu sử dụng nút Chia sẻ vì các thành viên trong nhóm đã có quyền truy cập với tư cách là thành viên của Shared Drive.

Shared Drive sẽ có sẵn cho người dùng từ phiên bản Google Workspace Standard trở lên. Do đó, nếu bạn đang dùng tài khoản Google cá nhân hoặc Google Workspace Starter, hãy nâng cấp lên những phiên bản cao cấp hơn để sử dụng Shared Drive vào quá trình làm việc nhóm để công việc trở nên hiệu quả hơn nhé. GCS cung cấp các gói Google Workspace với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé. 

Đăng ký ngay

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.