5 lý do dùng Google Sheets đem đến hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp bạn

Khi bạn biết nhiều hơn các kỹ năng bảng tính sẽ giúp bạn tiến xa hơn nếu bạn đang làm việc với nhiều phiên bản hoặc tập dữ liệu lỗi thời.

Trung bình, nhân viên dành tới 8h mỗi tuần — cả ngày làm việc — để tìm kiếm và tổng hợp thông tin. Điều gì sẽ xảy ra nếu các doanh nghiệp dành thời gian áp dụng thông tin chi tiết về dữ liệu thay vì theo dõi chúng?

Google Sheets giúp bạn sắp xếp và phân tích thông tin dễ dàng hơn. Dưới đây là 5 lý do dùng Google Sheets mà các doanh nghiệp nên sử dụng.

Dữ liệu của bạn luôn được cập nhật.

Làm việc trên đám mây có nghĩa là dữ liệu của bạn có thể dễ dàng được cập nhật vì thông tin được lưu tự động khi được nhập.

Nhiều thành viên trong nhóm có thể cộng tác trong thời gian thực từ điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính của họ (trực tuyến và ngoại tuyến) và tạo ra một nguồn chân thực duy nhất cho các dự án.

Cần cá nhân hóa? Không vấn đề gì. Bạn có thể xem cùng một dữ liệu với đồng nghiệp của mình mà không làm gián đoạn chế độ xem của họ, sắp xếp thông tin theo một thứ tự cụ thể hoặc ẩn các trang tính mà bạn không cần xem. Nếu lo lắng về việc người khác làm hỏng dữ liệu của mình, bạn có thể bảo vệ các ô bằng cách thiết lập cài đặt chia sẻ tùy chỉnh.

Ngoài ra, bạn không phải lo lắng về việc kiểm soát phiên bản. Bạn có thể xem các thay đổi hoặc hoàn nguyên về các phiên bản trước đó trong File (Tệp) sau đó chọn Version history (Lịch sử Phiên bản) hoặc bằng cách nhấp vào “Tất cả các thay đổi được lưu trong Drive” ở đầu Sheet của bạn.

Công thức đề xuất, câu trả lời nhanh hơn

Khi bạn sử dụng 1 hàm nào đó nhưng không biết chính xác công thức làm ảnh hưởng đến việc xuất dữ liệu bị sai hoặc lỗi. Nhưng khi sử dụng Google Sheets bạn sẽ nhận thấy các đề xuất bật lên khi bạn nhập “=” vào một ô. Sử dụng trí thông minh có trong Google Sheets, cung cấp các đề xuất công thức đầy đủ cho bạn dựa trên manh mối ngữ cảnh từ dữ liệu bảng tính của bạn. Công thức được điền tự động giúp cho bạn tiết kiệm thời gian và nhận được câu trả lời trực quan hơn.

Bạn có thể sử dụng trí thông minh nhân tạo của Google để tăng tốc độ phân tích

Trang tính hỗ trợ rất nhiều việc, trang tính sẽ trả lại câu trả lời bằng cách sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Sheet cũng xây dựng biểu đồ, đề xuất công thức và tạo bảng tổng hợp cho bạn.

Người chuyên về dữ liệu muốn tiến hành phân tích thêm một bước nữa có thể đồng bộ hóa Sheet với BigQuery để phân tích thông tin dựa trên các tập dữ liệu lớn.

Bảo mật dữ liệu trong Sheet

Google Workspace giúp bạn bảo mật thông tin doanh nghiệp rất hiệu quả. Nhấp vào “Chia sẻ” ở góc trên bên phải Google Sheets của bạn xác định cài đặt quyền truy cập cho từng thành viên trong nhóm, vì vậy bạn luôn kiểm soát những người có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu của mình.

Kiểm soát IRM (Quản lý Quyền Thông tin) bổ sung cho phép bạn dễ dàng vô hiệu hóa các tùy chọn để tải xuống, sao chép hoặc in bảng tính và bạn có thể đặt ngày hết hạn nếu bạn cần tạm dừng quyền truy cập thông tin bí mật. Quản trị viên cũng có quyền hạn chế chia sẻ tệp trong một tổ chức hoặc đối với miền danh sách cho phép.

Bạn có thể làm việc theo cách bạn đã từng làm

Chúng tôi hiểu được — bạn cần các công cụ không làm gián đoạn các quy trình làm việc. 

• Hãy bắt đầu với các hàm: Bạn có thể sử dụng hàng trăm hàm mà bạn đã quen làm việc, như VLOOKUP, SUMIFS và IPMT. Chúng tôi cũng đã tạo các hàm duy nhất trên Google Sheets để giúp bạn thu thập các con số theo những cách mới, như: BỘ LỌC để nhanh chóng tổ chức bảng tính theo đầu vào, QUERY để lấy kết quả cụ thể ra khỏi tập dữ liệu trung tâm hoặc GOOGLE FINANCE để lấy dữ liệu nguồn trực tiếp từ Google Finance. Ngoài chức năng, bạn cũng có thể tạo bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu của mình (hoặc để Google Sheets làm việc đó cho bạn).
• Các ô màu sử dụng Định dạng có Điều kiện, tạo danh sách thả xuống với Xác thực Dữ liệu hoặc cố định tiêu đề ở đầu trang tính của bạn, để làm cho bản trình bày dữ liệu của bạn thân thiện. Khi dữ liệu của bạn được sắp xếp, bạn có thể trực quan hóa nó trong biểu đồ tròn, biểu đồ thanh, biểu đồ đường— rất nhiều biểu đồ.
• Chỉnh sửa nhanh chóng: Trang tính khả dụng trực tuyến và ngoại tuyến —và trên các trình duyệt web trên máy tính để bàn cũng như các ứng dụng Android và iOS — có nghĩa là các nhóm của bạn không phải ngừng làm việc khi đi công tác hoặc khi Wifi bị ngắt.

Bạn có thể tự động hóa các quy trình

Khi thông tin ở một nơi, việc tự động hóa các quy trình sẽ dễ dàng hơn. Giả sử bạn cần đặt vật tư cho văn phòng của mình. Thay vì gửi email qua lại để điều phối việc mua hàng, bạn có thể sử dụng các ứng dụng Google Workspace.

Chỉ với 5 lý do trên doanh nghiệp không nào không sử dụng Google Sheets cho các hoạt động Online của doang nghiệp bạn.