14 mẹo họp hội nghị truyền hình hữu ích để thúc đẩy tiến độ của nhóm (Phần 2)

Để cuộc họp hội nghị truyền hình diễn ra thành công, ngoài việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu, bạn cần một số mẹo nữa để cuộc họp diễn có hiệu quả, chất lượng. Không để bạn phải chờ lâu, GCS sẽ giới thiệu ngay cho bạn thêm 7 mẹo hữu ích để thúc đẩy tiến độ làm việc nhóm khi tham gia cuộc họp hội nghị truyền hình như.

Thông báo về bản thân khi tham gia cuộc họp

Điều quan trọng là phải thông báo tên và chức vụ của bạn khi tham gia bất kỳ cuộc họp nào. Nó giúp mọi người biết đến sự có mặt trong buổi họp và có thể tìm thấy bạn khi đang tham gia cuộc họp. Khi bạn tham gia muộn, đừng vội giải thích lý do cho sự chậm trễ đó. Thay vào đó, chỉ cần thông báo sự hiện diện và đưa ra lời xin lỗi nhanh chóng. Nếu cuộc thảo luận đang diễn ra giữa chừng, hãy đợi người nói kết thúc và sau đó giới thiệu tên của bạn

Tương tự, khi phát biểu, hãy nói tên của bạn trước khi đóng góp ý kiến. Điều đó khiến mọi người tập trung và dễ ghi nhớ lời bạn nói hơn. Giọng nói trong cuộc họp có thể khá giống nhau, nhiều khi không phân biệt được giọng nói này là của ai. Vì vậy, để tránh nhầm lẫn, tốt hơn hết là bạn nên giới thiệu bản thân khi phát biểu trong cuộc họp hội nghị truyền hình.

Ghi chú cuộc họp

Ghi chú trong cuộc họp giúp bạn xem lại toàn bộ cuộc họp chỉ trong vòng vài phút. Nó cung cấp một cái nhìn nhanh về các cuộc họp. Có thể đây là phương pháp khác cũ nhưng nó thật sự quan trọng. Bất kể bạn tham gia họp trực tiếp tại văn phòng hay họp hội nghị truyền hình.

Ngoài ra, tính năng Ghi chú giúp bạn tập trung vào cuộc họp, giảm bớt sự phân tâm. Vì vậy, hãy luôn giữ những thứ cần thiết như sổ ghi chú, bút,… bên cạnh bạn trong khi tham gia cuộc họp. Một mẹo tuyệt vời để ghi biên bản cuộc họp là chỉ viết thông tin có liên quan và ngắn gọn.

Sử dụng ứng dụng hỗ trợ trực quan khi cần thiết

Nếu bạn đang tham gia cuộc họp hội nghị truyền hình, tốt hơn hết bạn nên trình bày những ý tưởng phức tạp bằng các công cụ hỗ trợ trực quan, ví dụ như bảng trắng. Chúng sẽ nhanh chóng truyền đạt ý nghĩa và làm cho chủ đề dễ hiểu hơn. Hơn nữa, hãy hạn chế việc trình bày bằng hình ảnh, vì nó có thể dẫn đến sự mất tập trung và mất hứng thú của những người tham gia. Với Google Meet, bạn có thể sử dụng bảng tương tác kỹ thuật số Jamboard để cộng tác trực tuyến.

Ghi lại cuộc họp

Sử dụng một dịch vụ cuộc họp hội nghị tốt sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn ghi âm cuộc họp và lưu chúng. Ghi âm cuộc họp có 3 lợi ích chính sau:

• Cho phép người tham dự xem lại thông tin được chia sẻ trong cuộc họp hội nghị truyền hình và sửa đổi các trách nhiệm hoặc mục hành động đã được duyệt trước đó.
• Giúp những người vắng mặt xem lại cuộc họp hội nghị truyền hình và nhận được thông tin giống như những người tham gia
• Ghi và lưu cuộc gọi phục vụ trong việc xây dựng nhật ký cuộc họp giúp tìm các chủ đề, ý tưởng, chiến lược,… đã được thảo luận trước đây.

Đặt câu hỏi cụ thể

Sau khi cuộc thảo luận kết thúc, hãy mời các câu hỏi hoặc thông tin chi tiết từ những người tham gia. Tránh đưa ra những câu hỏi chung chung như: “Có câu hỏi nào không?”. Nó sẽ khiến mọi người bối rối không biết ai nên đặt câu hỏi trước. Vì vậy, sẽ có người bị cắt ngang giữa chừng hoặc bị nói chuyện qua loa.

Tốt hơn là bạn nên bắt đầu các câu hỏi như một cuộc thảo luận bàn tròn. Yêu cầu phản hồi như: “Linh, bạn nghĩ gì về kế hoạch này? Vui lòng cho chúng tôi biết. Sau đó, chúng tôi sẽ nghe ý kiến của Nam, sau đó là My.” Bằng cách này, mọi thành viên sẽ có cơ hội đóng góp như nhau.

Tổng kết cuộc họp

Việc tóm tắt cuộc họp sau khi kết thúc thường bị bỏ qua nhưng nó lại rất quan trọng để nâng cao hiệu quả. Giống như một chương trình làm việc giúp bạn đi đúng hướng trong suốt cuộc họp, một bản tóm tắt giúp kiểm tra xem chương trình đó có đạt được hay không. Nếu không, hãy đề cập đến vấn đề nào đang chờ xử lý, tại sao chúng vẫn chưa được giải quyết và liệu có cần thêm nguồn lực hay không.

Nếu cuộc họp hoàn thành thành công chương trình làm việc, hãy đưa ra những bài học chính từ cuộc họp. Giúp mỗi thành viên xem xét lại trách nhiệm, nhiệm vụ và các hạng mục hành động của họ vì nó giúp tăng kết quả cuộc họp rất nhiều.

Gửi email theo dõi

Thông tin bằng lời nói có thể bị mất hoặc lãng quên sau khi cuộc họp hội nghị truyền hình kết thúc. Vì vậy, bạn nên gửi các email tiếp theo cho động nghiệp để chắt lọc các điểm thảo luận thành một văn bản. Bao gồm các nội dung chính, các mục hành động và các quyết định chiến lược trong các email tiếp theo. Ngoài ra, hãy đính kèm bất kỳ tệp hỗ trợ hoặc tài nguyên nào cần thiết để hoàn thành các mục tiêu.

Điều quan trọng là làm cho mọi cuộc họp hội nghị truyền hình đều có giá trị để nâng cao tiến độ tổng thể và sự hợp tác giữa các đồng nghiệp.

Thực hiện một cuộc họp hội nghị truyền hình thành công để tăng tốc độ của nhóm đòi hỏi một khuôn khổ được xác định trước. Nếu không, với quá nhiều người tham dự trong một cuộc họp, cuộc họp sẽ trở nên vô phương hướng và vô ích. Sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu đặt ra một số quy tắc cơ bản trước khi bắt đầu cuộc họp hội nghị truyền hình để tận dụng thời gian của mọi người một cách hiệu quả.

Ngoài ra, yếu tố con người chưa đủ, bạn còn cần một công cụ tốt để thực hiện nó, và đó chính là bộ công cụ Google Workspace – nơi cuộc họp hội nghị truyền hình được diễn ra suôn sẻ nhất khi nó tích hợp Google Meet với những ứng dụng khác như Google Calendar, Gmail, Google Task,… Đăng ký Google Workspace ngay tại GCS để nhận được ưu đãi khủng lên tới 40% trong mùa dịch này.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Kết luận

Như vậy, GCS Technology Company Vietnam đã chia sẻ hết 14 mẹo họp hội nghị truyền hình hữu ích qua 2 bài viết trước đây. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc có những mẹo hữu ích nào khác thì hãy nhắn ở phần Livechat hoặc Comment chi tiết ở phía bên dưới để chúng tôi hỗ trợ sớm nhất.