10 mẹo tổ chức và điều hành làm việc từ xa mùa dịch nCoV với G Suite

Do ảnh hưởng của Corona Virus, hiện nay rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang thực hiện các chiến lược liên quan tới làm việc từ xa – Remote Work nhằm đảm bảo công việc không bị đình trệ quá nhiều.

Trên thực tế hình thức Remote Work – làm việc từ xa không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một số công ty gặp khó trong việc duy trì năng suất làm việc tại nhà của họ, ngoài ra còn nhiều vấn đề khác như giao tiếp giữa khách hàng hoặc thành viên trong nhóm.

May mắn thay, mới đây Google đã ra thông báo miễn phí tính năng cao cấp của Hangouts Meet cho toàn bộ người dùng, giúp bạn luôn kết nối, làm việc hiệu quả, theo dõi các nhiệm vụ của mình và làm cho công việc trực tuyến của bạn dễ dàng hơn.

Dưới đây là một số cách hay nhất để thúc đẩy cộng tác khi các nhóm của bạn làm việc từ xa mùa dịch nCoV với G Suite.

1. Tổ chức các cuộc họp video từ xa với các thành viên trong nhóm: Nếu bạn làm việc trong một nhóm trải rộng trên toàn cầu, Google Hangouts Meet sẽ cho phép bạn kết nối từ mọi nơi trên thế giới, bất cứ lúc nào, chỉ với một máy tính hoặc một thiết bị di động. Tham gia một cuộc họp video để lên ý tưởng, thực hiện các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện từ xa và hơn thế nữa. Giờ đây, mọi người đều có thể giữ liên lạc mà không cần đi lại hay gặp nhau trực tiếp mà vẫn nhận được lợi ích của việc tiếp xúc trực tiếp. Tìm hiểu thêm về Hangouts Meet tại đây.
2. Thuyết trình, giao tiếp với khách hàng từ xa: Khi bạn không thể gặp trực tiếp, hãy sử dụng Google Hangouts Meet để trình bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của bạn tới khách hàng từ xa. Bạn thậm chí có thể ghi lại các cuộc họp video để mọi người ở các múi giờ khác có thể xem chúng sau và bật phụ đề để mọi người xem.
3. Chỉnh sửa tài liệu nhóm realtime: Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc các tệp khác với nhóm từ xa. Không cần gửi email qua lại và xử lý nhiều tệp đính kèm. Sử dụng Google Docs , Sheets và Slides để chỉnh sửa đồng thời trong thời gian thực, trao đổi trực tiếp trong cửa sổ làm việc với các tệp. Thay đổi tự động lưu, vì vậy các thành viên trong nhóm luôn truy cập các phiên bản cập nhật nhất.
4. Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài nguyên nhóm từ bất cứ nơi nào trên thế giới: Bạn muốn làm sao để dễ dàng lưu trữ và chia sẻ tài nguyên của nhóm một cách an toàn? Bạn có thể lưu tất cả các file nhóm của bạn trong một thư mục trong Google Drive hoặc các ổ đĩa được chia sẻ và chia sẻ chúng ngay lập tức. Khi ai đó thực hiện thay đổi, Drive sẽ hiển thị cho bạn những tập tin đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn các tệp mới nhất trên mọi thiết bị bất cứ lúc nào.
5. Broadcast thông tin mới nhất tới các nhóm bằng Google Sites: Website là một cách dễ dàng để chia sẻ thông tin. Để cung cấp thông tin cho tổ chức của bạn hoặc khách hàng của bạn, hãy xây dựng các trang web với Google Sites và nhúng Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và các tệp khác từ Drive. Tài liệu, bảng tính và bản trình bày cũng là những công cụ quan trọng để giúp nhóm của bạn cập nhật thông tin thay đổi theo từng phút. Google Sites cũng cung cấp một loạt các tùy chọn chia sẻ có sẵn, tùy thuộc vào quy mô đối tượng khách hàng của bạn.
6. Đơn giản hóa việc liên lạc với team mailing list: Bạn cần chia sẻ thông tin tương tự với các thành viên trong nhóm? Google hỗ trợ bạn giao tiếp dễ dàng hơn bằng cách tạo danh sách email Google Groups cho nhóm của bạn. Sau đó, thay vì gửi email riêng cho mọi người, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên, như lịch nhóm và tài liệu Drive cùng với mọi người cùng một lúc.
7. Theo dõi lịch trình và phối hợp thực hiện kế hoạch dự án: Bạn có thể khó theo dõi các dự án và lịch trình làm việc của nhóm, đặc biệt là với việc thay đổi thời hạn và bổ sung nhiệm vụ vào phút cuối. Hãy chuẩn bị tốt hơn bằng cách tổ chức công việc của nhóm của bạn và theo dõi hoàn thành kế hoạch dự án với Google Sheets. Các thành viên trong nhóm trên toàn cầu có thể trực tiếp cập nhật tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải xem qua các cập nhật email của mọi người. Với tất cả mọi người truy cập và cập nhật cùng một kế hoạch dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch trình thay đổi sẽ dễ dàng hơn. Thêm vào đó, bạn có thể xem phản hồi từ đồng nghiệp trong thời gian thực.
8. Tổ chức, sắp xếp thời gian hợp lý với lịch nhóm: Khi một nhóm được trải rộng trên toàn cầu và hoạt động ở các múi giờ khác nhau, việc tổ chức ngày họp phù hợp với mọi người là rất khó khăn. Với Google Calendar, bạn có thể xếp lịch của các thành viên trong nhóm để xem khi nào mọi người đều có mặt. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ, v.v. Với Google Calendar bạn có thể biết khi mọi người rảnh rỗi, thật dễ dàng để sắp xếp các cuộc họp hoặc sự kiện của nhóm.
9. Trao quyền cho các thành viên tham gia phòng chat của các nhóm, dự án: Khuyến khích các thành viên trong nhóm dựa trên các vị trí khác nhau để duy trì kết nối bằng cách tạo phòng chat trên Google Hangouts. Với Google Hangouts người có thể dễ dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự án, trao đổi suy nghĩ về các thực tiễn tốt nhất và tạo ra ý thức cộng đồng mạnh mẽ hơn.
10. Thu thập ý kiến, thông tin phản hồi từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng: Bạn muốn thu thập thông tin phản hồi, ý kiến từ các thành viên trong nhóm nội bộ hoặc khách hàng bên ngoài? Với Google Forms, bạn có thể tạo và phân tích khảo sát ngay trên trình duyệt di động hoặc web của mình. Tạo một cuộc khảo sát về sự hài lòng của khách hàng, thu thập phản hồi về các tài liệu từ các nhóm mở rộng, gửi một cuộc thăm dò ý kiến ​​nhanh chóng và hơn thế nữa. Sau đó, bạn có thể nhận được thông báo khi mọi người trả lời, xem kết quả khảo sát và tóm tắt dữ liệu bằng biểu đồ và đồ thị trong Biểu mẫu hoặc Trang tính.

Trên đây chỉ là một vài cách mà GCS.vn và đội ngũ G Suite đề xuất nhằm duy trì sự tập trung và tinh thần cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, trong công ty. Đây chính là chìa khóa giúp CEO điều hành toàn bộ doanh nghiệp từ xa một cách ổn định mà vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng. Để biết thêm thông tin, hãy theo dõi các bài viết mới nhất trên Blog chúng tôi tại đây.