Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 17/08 – 22/08/2026

Trong tuần 17/08 – 22/08/2026, Google tiếp tục bổ sung và cải tiến nhiều công cụ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, cộng tác và quản lý dữ liệu trên Google Workspace. Các tính năng mới của Google Workspace đáng chú ý trong tuần này mang đến những thay đổi thiết thực cho người dùng Gmail, Google Drive, Google Meet và các ứng dụng quen thuộc khác. Việc cập nhật thường xuyên giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt tính năng mới, tối ưu quy trình làm việc và khai thác hiệu quả hệ sinh thái Google Workspace.

1. Ghi hình bài thuyết trình Google Slides thông qua Google Vids

Google ra mắt cách mới để ghi lại bài thuyết trình ngay trong Google Slides thông qua Google Vids. Tại menu bên phải của Slides, người dùng sẽ thấy tùy chọn Record. Khi chọn, hệ thống sẽ hướng dẫn thực hiện quá trình ghi và tạo ngay một liên kết để chia sẻ video. 

Tính năng mới còn hỗ trợ chỉnh sửa video dựa trên bản chép lời và tạo giọng đọc, giúp biến bài thuyết trình thành video chuyên nghiệp nhanh chóng.

Lưu ý khi chuyển sang trải nghiệm mới:

• Người dùng đang được cấp quyền sử dụng tính năng ghi hình Slides cũ sẽ có thể sử dụng cả phiên bản cũ và tính năng ghi hình mới của Google Vids.
• Tùy chọn ghi hình cũ sẽ được chuyển vào View > Slides Recording trong menu của Google Slides.

2. Bổ sung số liệu thống kê Google Chat vào Admin Control Panel / Báo cáo Gemini

Google bổ sung chỉ số sử dụng Google Chat vào Gemini Reports, giúp quản trị viên theo dõi rõ hơn cách nhân viên sử dụng các tính năng Gemini trong Chat.

• Ở cấp tổ chức: Quản trị viên có thể xem số người dùng Gemini đang hoạt động trên Google Chat, theo dõi xu hướng sử dụng và đánh giá mức độ hữu ích của các tính năng như tóm tắt hoặc tạo nội dung bằng Gemini.
• Ở cấp người dùng: Quản trị viên có thể kiểm tra mức độ sử dụng Gemini của từng người dùng đang hoạt động trên Google Chat.

Ngoài ra, một số thao tác tóm tắt bằng Gemini trong Chat được cập nhật trạng thái “Active” khi người dùng chủ động khởi chạy. Vì vậy, các chỉ số về người dùng và mức sử dụng Google Chat có thể thay đổi so với trước đây.

3. Phát hành chính thức (GA) API quản lý Danh sách tên miền tin cậy (Allowlisted Domains)

Allowlisted Domains API của Google Workspace hiện đã được cung cấp chính thức, giúp quản trị viên tự động quản lý danh sách các miền (domain) được phép chia sẻ dữ liệu với bên ngoài. Thay vì phải thao tác thủ công trong Admin console, doanh nghiệp có thể sử dụng API để quản lý danh sách domain đáng tin cậy nhanh chóng và nhất quán hơn. 

Tính năng này hỗ trợ kiểm soát việc chia sẻ với đối tác bên ngoài, hạn chế nguy cơ rò rỉ dữ liệu và tăng cường bảo mật cho tổ chức.

• Quản lý domain bằng API: Cho phép tạo, xóa, xem danh sách và kiểm tra thông tin từng domain trong allowlist.
• Lọc chính xác domain: Hỗ trợ tìm kiếm theo kiểu khớp chính xác để nhanh chóng xác minh một domain cụ thể có nằm trong danh sách được cho phép hay không.

**Lưu ý: Hiện tại, các quy trình quản lý allowlist do reseller thực hiện chưa được API hỗ trợ.

4. Cung cấp tùy chỉnh phân quyền chi tiết cho không gian làm việc (Space) trong Google Chat

Google Chat bổ sung thiết lập mới giúp quản trị viên kiểm soát việc tạo Space theo từng người dùng hoặc nhóm. Thay vì phải chặn toàn bộ khả năng tạo cuộc trò chuyện, quản trị viên có thể chỉ hạn chế tạo Space nhưng vẫn cho phép người dùng nhắn tin trực tiếp. Tính năng này phù hợp với tổ chức muốn quản lý Space theo quy trình phê duyệt mà không ảnh hưởng đến trao đổi công việc hằng ngày.

Các mức giới hạn cần lưu ý bao gồm:

• Không giới hạn: Người dùng được tạo tin nhắn 1:1, tin nhắn nhóm và Space.
• Giới hạn tạo Space: Người dùng vẫn được tạo tin nhắn 1:1 và nhóm nhưng không thể tạo Space mới.
• Giới hạn tất cả: Người dùng không được tạo tin nhắn 1:1, tin nhắn nhóm hoặc Space.

5. Tích hợp tính năng “Ask Gemini” vào Google Chat

Từ 26/08/2026, Google Chat sẽ được tích hợp Ask Gemini, giúp người dùng tận dụng AI ngay trong quá trình trao đổi và cộng tác. Thay vì chuyển qua nhiều ứng dụng hoặc mở thêm tab, người dùng có thể sử dụng Gemini để tìm thông tin, tạo nội dung và xử lý công việc ngay trong Chat. 

Các khả năng nổi bật của Ask Gemini:

• Tìm kiếm và tạo nội dung: Gemini có thể tìm thông tin trong Gmail, Drive, Calendar, đồng thời hỗ trợ tạo hình ảnh hoặc soạn nội dung ngay trong cuộc trò chuyện.
• Tóm tắt và quản lý công việc: Người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt các cuộc trò chuyện, xác định việc cần làm, lên lịch cuộc họp và quản lý nhiệm vụ.
• Tổ chức công việc: Các cuộc trao đổi có thể được chia thành từng phiên riêng để người dùng dễ quay lại và tiếp tục xử lý từng chủ đề.

Thay đổi đối với Gemini trong Chat:

• Gemini side panel sẽ được thay thế: Ask Gemini cung cấp nhiều chức năng trước đây có trên bảng điều khiển Gemini, như tìm tệp, tóm tắt cuộc trò chuyện và xác định việc cần làm. Gems sẽ không còn sử dụng được trong Gemini side panel của Chat nhưng vẫn có trên các ứng dụng Workspace khác.
• Lịch sử trò chuyện không tự động chuyển sang Ask Gemini: Quản trị viên có thể xuất lịch sử Gemini. Người dùng cũng có thể tải xuống dữ liệu nếu tổ chức cho phép. Dữ liệu này được lưu trong mục “Gemini in Workspace”.

**Lưu ý: Thay đổi này ban đầu chỉ áp dụng cho tài khoản Google sử dụng tiếng Anh. Người dùng chọn ngôn ngữ khác vẫn tiếp tục sử dụng Gemini side panel trong Chat cho đến khi Google hỗ trợ thêm các ngôn ngữ khác.

6. Cải tiến trải nghiệm Google Meet tại phòng họp chung với tính năng hiển thị phòng (Room Display)

Google Meet giới thiệu Room Display mode dưới dạng beta, mang đến cách sử dụng Google Meet thuận tiện hơn khi kết nối laptop với màn hình TV, máy chiếu hoặc màn hình dùng chung trong phòng họp. Tính năng này đặc biệt phù hợp với mô hình Bring Your Own Device (BYOD), khi mỗi người sử dụng laptop cá nhân để tham gia cuộc họp.

Trước đây, người dùng thường phải tự kéo các cửa sổ trình duyệt sang màn hình thứ hai, dễ gặp tình trạng bố cục khó quản lý hoặc vô tình hiển thị nội dung cá nhân. Với Room Display mode, Google Meet tự động chia giao diện thành hai chế độ hiển thị riêng biệt:

• Shared View trên TV/màn hình: Hiển thị hình ảnh người tham gia và nội dung đang trình bày trên toàn màn hình, tạo không gian xem rõ ràng và hạn chế các nội dung gây mất tập trung. Người dùng cũng có thể chuyển sang chế độ toàn màn hình khi cần.

• Personal View trên laptop: Laptop trở thành trung tâm điều khiển riêng tư, nơi người dùng có thể xem nội dung trình bày, điều khiển cuộc họp, chọn thiết bị, quản lý người tham gia, mở Chat và sử dụng Ask Gemini mà không hiển thị các cửa sổ cá nhân lên màn hình chung.

**Lưu ý: Room Display mode yêu cầu trình duyệt dựa trên Chromium, chẳng hạn Google Chrome hoặc Microsoft Edge, đồng thời phải bật quyền Window Management.

7. Chặn người dùng trong Google Calendar để hạn chế thư mời rác (Spam Event)

Google Calendar bổ sung khả năng chặn người dùng gửi lời mời sự kiện không mong muốn, giúp hạn chế spam lịch và bảo vệ lịch làm việc cá nhân. Khi chặn một người, sự kiện hiện tại từ người đó sẽ tự động bị xóa và các lời mời mới trong tương lai cũng không được gửi đến bạn.

• Chặn trực tiếp trong Google Calendar: Người dùng bị chặn sẽ được thêm vào danh sách chặn của tài khoản Google. Nếu người đó đã bị chặn ở một dịch vụ Google khác có hỗ trợ, lời mời từ họ trên Calendar cũng sẽ bị chặn.

• Đối với người không sử dụng Google Calendar: Bạn cần sử dụng tính năng chặn của Gmail. Cách này sẽ chặn toàn bộ email từ người đó, bao gồm cả những email có thể tạo sự kiện trên Google Calendar.

Tính năng mới giúp người dùng chủ động kiểm soát lời mời và giảm các sự kiện spam xuất hiện trên lịch.

8. Sử dụng Gemini hỗ trợ quản trị Google Workspace cho doanh nghiệp

Google giới thiệu Admin Assist, tính năng tích hợp Gemini trực tiếp vào Google Admin Console nhằm hỗ trợ quản trị viên xử lý các công việc quản lý và khắc phục sự cố nhanh chóng hơn. Thay vì phải liên tục chuyển đổi giữa Admin Console, tài liệu hướng dẫn và nhiều tab trình duyệt, quản trị viên có thể nhận hỗ trợ ngay trong giao diện quản trị.

Hai khả năng chính của Admin Assist đáng chú ý là:

• Gemini Sidepanel: Truy cập từ One Google Bar trên hầu hết các trang của Admin Console. Super Admin có thể đặt câu hỏi, tìm hiểu cách quản trị tốt hơn và nhận hướng dẫn từng bước để xử lý các tác vụ phức tạp.
• Gemini Search Overviews: Khi đặt câu hỏi trong thanh tìm kiếm chính của Admin Console, Admin Assist sẽ tổng hợp thông tin từ Google Workspace Help Center thành câu trả lời dễ hiểu, đồng thời cung cấp các bước xử lý cụ thể.

Nhờ đó, quản trị viên có thể kiểm tra việc sử dụng ứng dụng, xử lý thay đổi cấu hình và quản lý domain thuận tiện, an toàn hơn.

**Lưu ý: Admin Assist hiện dành cho khách hàng sử dụng các phiên bản Google Workspace Business.

9. Tải/Sao chép dữ liệu sổ tay vào Gemini Notebook

Gemini Notebook bổ sung tính năng sao chép toàn bộ notebook, bao gồm các nguồn tài liệu và nội dung Studio đi kèm, nếu người dùng có quyền sao chép notebook đó. Tính năng này giúp người dùng dễ dàng kế thừa tài liệu có sẵn, sau đó bổ sung nội dung và tùy chỉnh theo nhu cầu cá nhân hoặc dự án.

Những nội dung được sao chép vào Gemini Notebook:

• Nguồn tài liệu: Các tệp từ Google Drive chỉ được sao chép khi người thực hiện có quyền truy cập và quyền sao chép tệp gốc.
• Nội dung Studio: Bao gồm Audio Overviews, Video Overviews, Study Guides, Flashcards, Quizzes, Slide Decks, cùng prompt tạo nội dung và cấu hình trò chuyện tùy chỉnh.

**Lưu ý: Lịch sử trò chuyện cá nhân và ghi chú do người dùng tự tạo sẽ không được sao chép. Notebook mới cũng hoạt động độc lập, không đồng bộ với notebook gốc nên các thay đổi về sau của chủ sở hữu sẽ không ảnh hưởng đến bản sao.

10. Bổ sung các tính năng bảo mật doanh nghiệp cho Workspace Studio

Workspace Studio được Google bổ sung một loạt cơ chế bảo mật dành cho doanh nghiệp, giúp tổ chức sử dụng các tác vụ tự động hóa bằng AI an toàn và linh hoạt hơn. Các kiểm soát mới tập trung vào danh tính, quyền truy cập, giám sát, quản trị và bảo vệ dữ liệu, đồng thời mở rộng khả năng để các flow có thể thực hiện tác vụ giữa nhiều người dùng.

Khi mới ra mắt, Studio chủ yếu hỗ trợ người dùng trong các công việc như soạn email, nhưng chưa thể tự động thực hiện những hành động như gửi email. Với bản cập nhật này, Studio bổ sung nhiều bước mới kèm cơ chế kiểm soát, cho phép mở rộng các quy trình cộng tác giữa người dùng.

Các kiểm soát bảo mật mới trong Workspace Studio 

Google cung cấp nhiều cơ chế giúp quản trị viên kiểm soát cách các flow hoạt động trong tổ chức như là:

• Danh tính tác vụ tự động (Agent identities)

 Flow tiếp tục chạy bằng danh tính của người dùng nhưng chỉ được cấp quyền tối thiểu cần thiết thay vì toàn bộ quyền của chủ sở hữu. Mỗi lần flow chạy sẽ có một mã định danh riêng để dễ kiểm tra và theo dõi. Cơ chế quyền tối thiểu này hiện áp dụng cho flow được tạo mới; các flow hiện có sẽ được hỗ trợ trong tương lai.

• Xác định danh tính thực hiện (Identity attribution – Beta)

Quản trị viên có thể lựa chọn hành động của flow được ghi nhận theo danh tính của chủ sở hữu hay theo chính flow. Theo mặc định, hành động được ghi nhận theo flow và vẫn hiển thị thông tin chủ sở hữu. Thiết lập này hiện chỉ áp dụng cho flow mới.

• Kiểm toán và khả năng giám sát (Auditing and observability)

Các hoạt động cấu hình và thực thi trong Studio được ghi lại trong nhật ký kiểm tra. Những hành động do flow thực hiện trên Drive hoặc Gmail cũng có thể hiển thị thông tin như mã flow và chủ sở hữu, giúp quản trị viên dễ giám sát và điều tra sự cố.

• Quản lý quyền truy cập của tác vụ (Agent access management)

Admin Console cung cấp bảng quản lý quyền truy cập của agent, cho phép quản trị viên tạm dừng toàn bộ flow hoặc thu hồi từng quyền OAuth cụ thể, chẳng hạn quyền truy cập Google Drive. Công cụ điều tra bảo mật cũng cho phép chuyển trực tiếp từ nhật ký sự kiện sang trang quản lý quyền của agent để xử lý nhanh hơn. Sau khi triển khai, các flow mới sẽ xuất hiện trong bảng này; flow hiện có sẽ được hỗ trợ sau.

• Cài đặt quản trị và xác nhận từ người dùng (Admin settings và Human-in-the-loop – HiTL)

Quản trị viên có thể tắt một số loại bước trong flow, vô hiệu hóa quyền truy cập dữ liệu Gemini, yêu cầu người dùng xác nhận trước khi flow chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài và tắt các tích hợp webhook.

• Bảo vệ trong thời gian thực thi (Runtime protection)

 Google bổ sung các cơ chế DLP cho dữ liệu Gemini và Workspace Studio. Gemini DLP có thể hạn chế quyền truy cập dữ liệu Drive dựa trên điều kiện nội dung và nhãn dữ liệu. DLP dành cho Studio có thể chặn việc thực thi flow hoặc yêu cầu người dùng kiểm tra dựa trên nguồn dữ liệu, dữ liệu được sử dụng và mức độ hiển thị của dữ liệu đầu ra.

Hỗ trợ cộng tác an toàn hơn 

Những thay đổi trên giúp Studio không chỉ hỗ trợ công việc cá nhân mà còn có thể xử lý các quy trình cộng tác giữa nhiều người dùng. Các flow có thể thực hiện thêm nhiều hành động nhưng vẫn được kiểm soát bằng quyền tối thiểu, nhật ký kiểm tra, quản lý quyền truy cập, xác nhận của người dùng và DLP. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể triển khai tự động hóa bằng AI mà vẫn duy trì khả năng kiểm soát dữ liệu và hoạt động của agent.

**Lưu ý về triển khai:

• Thiết lập trong Admin Console: Rapid Release và Scheduled Releas bắt đầu triển khai từ thời điểm Google công bố, có thể mất tối đa 3 ngày để thiết lập hiển thị. 
• Các tính năng hiển thị cho người dùng cuối: Rapid Release bắt đầu triển khai từ 20/08/2026, có thể mất tối đa 3 ngày để tính năng xuất hiện. Scheduled Release bắt đầu triển khai theo từng giai đoạn từ 01/09/2026, có thể mất tối đa 15 ngày để hoàn tất.
• Identity attribution (Beta): Rapid Release bắt đầu triển khai từ thời điểm công bố và thực hiện dần trong 7 ngày. Scheduled Release bắt đầu triển khai theo từng giai đoạn từ 24/08/2026, có thể mất tối đa 15 ngày để hiển thị.

11. Cập nhật báo cáo chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài trong Drive Log Events / Báo cáo kho dữ liệu Drive

Google Drive Inventory Reporting trong BigQuery được bổ sung các trường dữ liệu chi tiết hơn về việc chia sẻ tệp ra bên ngoài. Hệ thống tổng hợp quyền truy cập trực tiếp, thành viên nhóm và liên kết công khai thành các thông tin dễ theo dõi, giúp quản trị viên nhanh chóng phát hiện dữ liệu đang được chia sẻ bên ngoài tổ chức.

Ngoài ra, quản trị viên có thể phân biệt người dùng, tài khoản dịch vụ và tệp được công khai trên web, đồng thời kết hợp dữ liệu với thông tin DLP để ưu tiên xử lý các dữ liệu có nguy cơ cao.

Lời kết

Trên đây là những tính năng mới của Google Workspace được cập nhật trong tuần 17/08 – 22/08/2026, với nhiều cải tiến hướng đến trải nghiệm làm việc thuận tiện, bảo mật và hiệu quả hơn. Việc theo dõi các thay đổi hàng tuần không chỉ giúp người dùng nhanh chóng làm quen với công cụ mới mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu cách sử dụng Google Workspace trong thực tế. Hãy thường xuyên cập nhật các phiên bản mới để không bỏ lỡ những tính năng hữu ích cho công việc và quản trị doanh nghiệp. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777