Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 11/8 – 16/8/2025

Google vừa công bố những tính năng mới của Google Workspace trong tuần 11/8 – 16/8/2025, mang đến nhiều cải tiến đáng chú ý. Các bản cập nhật này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc nhóm mà còn tối ưu hóa trải nghiệm người dùng, giúp doanh nghiệp và cá nhân làm việc thông minh, nhanh chóng và an toàn hơn. Hãy theo dõi ngay bài viết cùng GCS Việt Nam để không bỏ lỡ những cập nhật quan trọng của Google Workspace nhé. 

1 – Quy trình phê duyệt cho người dùng doanh nghiệp yêu cầu quyền truy cập vào các ứng dụng chưa được cấu hình

Google vừa ra mắt một quy trình phê duyệt mới cho phép người dùng doanh nghiệp yêu cầu quyền truy cập vào các ứng dụng bên thứ ba chưa được quản trị viên cấu hình. Tính năng này chỉ áp dụng cho các ứng dụng chưa được cấu hình, không ảnh hưởng đến những ứng dụng đã có trong danh sách được phép.

• Đối với người dùng

Khi bị chặn truy cập vào một ứng dụng bên thứ ba, người dùng sẽ thấy một màn hình thông báo lỗi kèm theo tùy chọn gửi yêu cầu phê duyệt đến quản trị viên. Điều này giúp họ có một kênh rõ ràng để yêu cầu sử dụng các ứng dụng cần thiết cho công việc.

• Đối với quản trị viên

Tính năng này cung cấp một cách quản lý tập trung và hiệu quả. Quản trị viên có thể xem xét và quyết định các yêu cầu từ người dùng ngay trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Đồng thời, tính năng còn giúp họ duy trì quyền kiểm soát an ninh dữ liệu mà vẫn hỗ trợ người dùng.

Tính năng này sẽ được bật mặc định cho tất cả các tổ chức và có thể được quản lý ở cấp độ đơn vị tổ chức (OU).

2 – Thêm tính năng chỉnh sửa hình ảnh AI vào Google Slides và Google Vids

Google vừa ra mắt hai tính năng chỉnh sửa hình ảnh bằng AI mới, được hỗ trợ bởi Gemini, trong Google Slides và Google Vids. Các tính năng này giúp người dùng không có kỹ năng thiết kế chuyên nghiệp vẫn có thể tạo ra hình ảnh chất lượng cao một cách dễ dàng.

Tính năng Thay thế nền (Replace background):

• Giờ đây, bạn không chỉ có thể xóa nền mà còn có thể thay thế nó bằng một phông nền hoàn toàn mới, được tạo ra từ văn bản mô tả.
• Ví dụ: bạn có thể thay thế phông nền trống của một sản phẩm bằng một phòng khách hiện đại, hoặc biến ảnh chân dung nhân viên có nền lộn xộn thành một phông nền chuyên nghiệp và đồng nhất cho slide giới thiệu nhóm.

Tính năng Mở rộng nền (Expand background):

• Tính năng này giúp bạn điều chỉnh lại kích thước và khung hình của hình ảnh mà không làm biến dạng hay giảm chất lượng.
• Bạn chỉ cần chọn tỷ lệ khung hình mong muốn, và Gemini sẽ tự động mở rộng nền ảnh một cách thông minh để lấp đầy khoảng trống, giúp hình ảnh phù hợp với bố cục của slide hoặc video.

3 – Sắp xếp ghi chú của bạn trong Google Keep trên thiết bị Android

Google vừa bổ sung tính năng sắp xếp ghi chú trong ứng dụng Google Keep trên thiết bị Android. Giờ đây, người dùng có thể sắp xếp các ghi chú của mình theo hai tiêu chí “ngày tạo” (date created) và “ngày sửa đổi” (date modified).

• Sắp xếp theo ngày tạo (Date Created): Bạn có thể xem lại các ghi chú theo thứ tự thời gian từ cũ nhất đến mới nhất. Nó rất hữu ích khi bạn muốn tìm lại một ý tưởng đã ghi lại từ lâu.
• Sắp xếp theo ngày sửa đổi (Date Modified): Chức năng này cho phép bạn nhanh chóng truy cập những ghi chú vừa được chỉnh sửa gần đây. Đồng thời, nó còn giúp việc theo dõi công việc đang dang dở trở nên dễ dàng hơn.

4 – Nhanh chóng thêm sự kiện vào Google Calendar bằng Gemini trong Gmail trên thiết bị di động

Google vừa ra mắt tính năng thêm sự kiện vào Google Calendar ngay từ email bằng Gemini trên các thiết bị di động (Android và iOS). Đây là tính năng mở rộng từ phiên bản web đã được giới thiệu trước đó.

Cách thức hoạt động của tính năng này bao gồm như sau:

• Gemini sẽ tự động nhận diện các nội dung liên quan đến lịch hẹn trong email (ví dụ: lời mời họp, thông tin sự kiện) và hiển thị nút “Thêm vào lịch” (Add to calendar).
• Khi nhấp vào nút này, một bảng thông báo sẽ xuất hiện ở phía dưới màn hình để xác nhận sự kiện đã được thêm vào lịch của bạn. Nếu email có nhiều sự kiện, Gemini sẽ đề xuất thêm tất cả chúng.

Lưu ý:

• Tính năng này hiện chỉ hoạt động với email bằng tiếng Anh.
• Nó không áp dụng cho các email mà Google đã tự động trích xuất sự kiện (như thông tin chuyến bay, đặt chỗ nhà hàng).
• Khi tạo sự kiện bằng cách này, các khách mời khác trong email sẽ không được tự động thêm vào, bạn cần thêm họ sau.

5 – Thêm NotebookLM và Gems vào Gemini Learning Tools Interoperability (LTI™)

Google vừa công bố tích hợp thêm hai công cụ AI là NotebookLM và Gems vào Gemini LTI™. Gemini LTI™ là một trợ lý AI có thể tích hợp vào các hệ thống quản lý học tập (LMS) của bên thứ ba như Canvas và Schoology.

• NotebookLM

Giờ đây, các nhà giáo dục có thể tạo các “Notebook” (sổ tay) với nội dung giảng dạy và xuất bản chúng ngay trong Gemini LTI™. Những Notebook này sẽ là tài liệu học tập bổ sung giúp học sinh học theo nhịp độ của mình. Học sinh cũng có thể sử dụng NotebookLM để tạo các bản tóm tắt bài giảng dạng podcast (Audio Overview).

• Gems

Công cụ này sẽ giúp giáo viên tạo ra các “Gems” để trả lời câu hỏi thường gặp (FAQs) về bài tập. Học sinh có thể dùng Gems để nhận hỗ trợ tức thì và được huấn luyện theo thời gian thực.

Những cập nhật này nhằm mục đích nâng cao trải nghiệm học tập cho cả giáo viên và học sinh. Đồng thời mang tới cách mạng các công cụ AI mạnh mẽ của Gemini trực tiếp vào môi trường LMS quen thuộc.

6 – Triển khai các cấp độ Truy cập nhận biết ngữ cảnh ở chế độ “Cảnh báo”

Google đã ra mắt chế độ “Cảnh báo” (Warn mode) cho một tính năng đặc biệt là Truy cập theo ngữ cảnh (Context-Aware Access – CAA). Tính năng Cảnh báo này cho phép các quản trị viên theo dõi và báo cáo người dùng khi họ truy cập các ứng dụng Google Workspace từ một thiết bị hoặc phiên làm việc không đáp ứng các điều kiện bảo mật đã được đặt ra.

• Cách hoạt động của tính năng này sẽ như sau: 

Khi người dùng vi phạm một quy tắc bảo mật (ví dụ hệ điều hành quá cũ), một thông báo cảnh báo sẽ xuất hiện. Thông báo này giải thích lý do (như cần cập nhật hệ điều hành) và khuyên người dùng nên khắc phục.

Chế độ “Cảnh báo” không chặn người dùng truy cập vào ứng dụng. Họ vẫn có thể chọn tiếp tục. Mục đích chính là để giáo dục và nhắc nhở người dùng về rủi ro bảo mật mà không gây cản trở công việc.

• Lợi ích của tính năng này được hiểu như sau:

Tính năng này giúp giảm bớt gánh nặng cho quản trị viên trong việc hướng dẫn người dùng về các phương pháp bảo mật tốt nhất. Thông báo chỉ xuất hiện mỗi 48 giờ để tránh gây phiền hà.

7 – Sử dụng Gemini trong Google Docs để tạo hình ảnh trên thiết bị Android

Google vừa ra mắt tính năng tạo hình ảnh bằng Gemini ngay trên Google Docs cho các thiết bị Android. Bản này được mở rộng từ tính năng đã có sẵn trên nền tảng web. 

Người dùng có thể sử dụng Gemini để tạo hình ảnh trực tiếp trong ứng dụng Google Docs trên điện thoại Android. Sau khi hình ảnh được tạo, bạn có thể dễ dàng chèn, lưu hoặc sao chép nó.

 Cách thức hoạt động cụ thể như sau:

• Bạn chỉ cần nhập mô tả bằng văn bản, Gemini sẽ tạo ra các hình ảnh phù hợp với yêu cầu của bạn ngay trong tài liệu.
• Sau khi tạo, bạn có thể chèn hình ảnh vào tài liệu, lưu lại để sử dụng sau, hoặc sao chép để dùng ở bất cứ đâu.
• Tính năng này đặc biệt hữu ích cho việc tạo bài thuyết trình, báo cáo, hay các tài liệu cần hình ảnh minh họa nhanh chóng mà không cần rời khỏi ứng dụng.

8 – Sự đồng ý OAuth chi tiết trong Tiện ích bổ sung Google Apps Editor

Google đang mở rộng tính năng kiểm soát quyền truy cập (OAuth) chi tiết hơn cho các tiện ích bổ sung (Add-ons) của Google Apps Script. Trước đây, tính năng này đã có trên môi trường phát triển Apps Script và các tiện ích bổ sung chưa được công bố. Giờ đây, nó sẽ được áp dụng cho cả các tiện ích bổ sung đã xuất bản.

Người dùng sẽ thấy một màn hình cấp quyền OAuth mới, cho phép họ chọn cấp quyền cho từng phạm vi (scope) cụ thể mà tiện ích bổ sung yêu cầu. Ví dụ, nếu một tiện ích bổ sung yêu cầu truy cập cả Google Sheets và Google Forms, người dùng có thể chỉ cấp quyền cho Google Sheets và từ chối quyền truy cập Google Forms.

Bạn không cần làm gì với các tiện ích đã cấp quyền trước đó. Thay đổi này chỉ áp dụng khi bạn cấp quyền cho một tiện ích mới hoặc cấp lại quyền khi quyền cũ hết hạn. 

9 – Toàn màn hình để chia sẻ màn hình

Google Meet vừa triển khai một tính năng mới cho phép người dùng xem màn hình được chia sẻ hoặc bài thuyết trình ở chế độ toàn màn hình. Khi kích hoạt tính năng chia sẻ màn hình, bạn sẽ tối đa hóa giao diện Meet và làm cho màn hình thuyết trình lớn hơn. Đồng thời, nó cũng giúp thu nhỏ khung hình của những người tham gia khác xuống thành một thanh bên.

Tính năng này không cần quản trị viên cấu hình. Người dùng cuối có thể tự bật bằng cách chọn “Vào chế độ toàn màn hình” (Enter Full Screen) ở dưới cùng của màn hình thuyết trình đang hiển thị. Tính năng được Google tự động cập nhật, bạn không cần phải làm gì thêm.

Lời kết

Như vậy, bài viết đã giúp bạn nắm rõ những tính năng mới của Google Workspace trong tuần 11/8 – 16/8/2025, cùng những lợi ích nổi bật mà chúng mang lại cho doanh nghiệp và người dùng cá nhân. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần được tư vấn chi tiết hơn về cách sử dụng các tính năng của Google Workspace. Bạn hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ chính thức để được đội ngũ chuyên gia đồng hành và giải đáp nhanh chóng.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777