Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 7/7- 11/7/2025

Tuần mới này, Google tiếp tục triển khai hàng loạt tính năng mới của Google Workspace. Các bạn hãy cùng theo dõi bài viết mà GCS Việt Nam cập nhật dưới đây, để biết thêm được những điều mới mẻ nhé. 

1 – Giới thiệu ứng dụng Lucidchart và Lucidspark trong Google Chat

Google vừa công bố tích hợp chính thức Lucidchart và Lucidspark vào Google Chat. Điều này mang đến một luồng công việc liền mạch và trực quan hơn cho các nhóm làm việc trong Google Workspace. Hai công cụ cộng tác hàng đầu này, vốn đã quen thuộc trên Google Docs và Meet, nay sẽ mở rộng khả năng vào các cuộc trò chuyện hàng ngày của bạn.

• Lucidchart, một ứng dụng giúp người dùng cộng tác trên các sơ đồ như lưu đồ, khung dây (wireframe), sơ đồ quan hệ thực thể, v.v.,  
• Lucidspark, một công cụ bảng trắng ảo, là hai tiện ích bổ sung của bên thứ ba đã có sẵn trên các ứng dụng Workspace như Tài liệu và Meet.

Việc tích hợp Lucidchart và Lucidspark với phần mềm Google Chat sẽ cho phép người dùng:

• Nhận bản xem trước ngay lập tức các liên kết Lucidspark và Lucidchart được chia sẻ trong các cuộc hội thoại trên Chat.
• Gõ “/lucidsearch” trong Chat để tìm và chia sẻ tài liệu Lucid ngay lập tức.
• Giúp các nhóm luôn đồng bộ bằng cách đưa ngữ cảnh trực quan vào các cuộc trò chuyện.

2 – Bản cập nhật IRM của Drive: Nhiều quyền kiểm soát hơn cho chủ sở hữu tệp và người quản lý ổ đĩa dùng chung

Google vừa công bố một bản cập nhật quan trọng cho tính năng Quản lý Quyền Thông tin (IRM) trên Drive, trao thêm quyền kiểm soát cho chủ sở hữu tệp cá nhân và người quản lý drive chia sẻ.

Trước đây, IRM chủ yếu tập trung vào việc ngăn chặn người xem và người bình luận tải xuống, sao chép hoặc in tài liệu. Mặc dù Google đã cho phép quản trị viên hạn chế các hành động này đối với người chỉnh sửa vào đầu năm nay. Nhưng với bản cập nhật mới nhất, chủ sở hữu tệp và người quản lý drive chia sẻ giờ đây cũng có thể tự mình áp dụng các hạn chế tương tự cho những người dùng có quyền chỉnh sửa.

Điều này có nghĩa là:

• Người chỉnh sửa và chủ sở hữu vẫn có thể chỉnh sửa nội dung tài liệu, nhưng họ chỉ được phép sao chép và dán nội dung trong chính tài liệu đó, không thể đưa ra ngoài.
• Các quyền kiểm soát IRM tổng thể này đóng vai trò là lá chắn mạnh mẽ, giúp cả quản trị viên lẫn người dùng cuối chủ động ngăn chặn việc thông tin nhạy cảm bị rò rỉ ra bên ngoài.

3 – Tìm kiếm nội dung nhúng trong Google Sites

Google vừa triển khai một bản cập nhật được mong đợi từ lâu cho Google Sites, nâng cao đáng kể khả năng tìm kiếm thông tin. Đó là, công cụ tìm kiếm trên Google Sites sẽ không chỉ giới hạn ở văn bản trực tiếp trên trang. Nó đã bao gồm cả nội dung từ các tệp được nhúng, như Google Docs, Sheets, Slides và PDF.

Giờ đây, bạn có thể dễ dàng tìm thấy bất kỳ thông tin nào mình cần, dù chúng nằm trong nội dung trang hay ẩn sâu trong các tệp được nhúng từ Google Drive. Điều này mang lại trải nghiệm tìm kiếm toàn diện và hiệu quả hơn, giúp người dùng tiết kiệm thời gian đáng kể.

*Lưu ý cách kích hoạt tính năng mới này:

• Đối với các trang web hiện có: Cách nhanh nhất để kích hoạt tính năng này là xuất bản lại (re-publish) trang web của bạn. Nếu bạn không xuất bản lại ngay, tính năng tìm kiếm nội dung nhúng vẫn sẽ tự động có sẵn trên trang của bạn trong vài tháng tới.
• Đối với các trang web mới: Tính năng này sẽ được bật mặc định, bạn không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào.

4 – Quản lý đăng ký email từ một vị trí duy nhất trong Gmail

Google vừa tung ra một tính năng cực kỳ hữu ích cho Gmail mang tên “Quản lý đăng ký” (Manage subscriptions). Tính năng này cho phép người dùng dễ dàng kiểm soát và dọn dẹp hộp thư đến khỏi những email không mong muốn. 

Với chế độ xem “Quản lý đăng ký” mới, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp và hủy đăng ký các email quảng cáo, bản tin hay bất kỳ nội dung đăng ký nào mà bạn không còn quan tâm. Tất cả các thao tác này đều được thực hiện từ một giao diện duy nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Để truy cập tính năng này, bạn chỉ cần thực hiện thao tác:

• Thứ nhất, nhấp vào thanh điều hướng ở góc trên bên trái hộp thư đến và chọn “Quản lý đăng ký”. 

• Thứ hai, Gmail sẽ tự động hiển thị danh sách các đăng ký hoạt động của bạn, được sắp xếp theo tần suất gửi của người gửi, kèm theo số lượng email mà họ đã gửi trong vài tuần gần đây. 

• Thứ ba, nếu phát hiện một người gửi mà bạn không muốn nhận email nữa, chỉ cần một cú nhấp chuột để hủy đăng ký. Gmail sẽ tự động gửi yêu cầu hủy đăng ký đến người gửi thay mặt bạn.

5 – Cải thiện thông báo qua email sau các cuộc gọi Google Meet, cùng với các điều khiển chia sẻ mới cho người tổ chức cuộc họp

Google vừa công bố những cải tiến đáng kể cho tính năng thông báo email sau cuộc gọi Google Meet và bổ sung quyền kiểm soát chia sẻ ghi chú cuộc họp. Các thay đổi này nhằm giúp người tham dự nắm bắt thông tin nhanh chóng và chủ trì cuộc họp quản lý nội dung hiệu quả hơn.

Khi bạn sử dụng tính năng “Ghi chú hộ tôi” (Take notes for me) trong Google Meet, email thông báo sẽ không chỉ đơn thuần gửi liên kết đến tài liệu ghi chú nữa. Giờ đây, email sẽ bao gồm:

• Tóm tắt cuộc họp: Giúp người nhận nắm bắt nội dung chính nhanh chóng.
• Các bước tiếp theo được đề xuất (suggested next steps): Cung cấp định hướng rõ ràng về những việc cần làm sau cuộc họp.

Việc tích hợp thông tin này vào một email duy nhất giúp tất cả những người tham gia cuộc họp có cái nhìn tổng quan hữu ích, tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng.

Bên cạnh cải tiến về thông báo, Google cũng trao quyền kiểm soát nhiều hơn cho chủ trì và đồng chủ trì cuộc họp (đối với các cuộc họp trên trình duyệt web). Giờ đây, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh đối tượng nhận ghi chú cuộc họp:

• Tất cả khách được mời: Chia sẻ rộng rãi ghi chú cho mọi người.
• Khách được mời trong tổ chức của bạn: Giới hạn chia sẻ nội bộ. (Đây là cài đặt mặc định).
• Chỉ chủ trì và đồng chủ trì: Giữ ghi chú riêng tư hơn.

Cài đặt chia sẻ bạn chọn sẽ được lưu lại cho cuộc họp hiện tại và các cuộc họp định kỳ trong cùng chuỗi, nhưng bạn hoàn toàn có thể thay đổi lại bất cứ lúc nào. Việc chia sẻ sẽ dựa trên danh sách người được mời trong Lịch Google.

6 – API Sự kiện Google Drive hiện có sẵn trong Bản xem trước công khai dành cho nhà phát triển

Google Drive hiện đã được tích hợp với API Sự kiện Workspace (Workspace Events API), cho phép các nhà phát triển bên thứ ba tạo đăng ký trên các mục của Drive và tiếp nhận thông báo qua Cloud Pub/Sub khi các tài nguyên đó thay đổi. Điều này mang đến cho các nhà phát triển một cách đáng tin cậy hơn, nhiều tính năng hơn để nhận các sự kiện so với các phương thức files.watch và changes.watch hiện có.

Trong bản Public Preview này, API Sự kiện Drive hỗ trợ theo dõi các sự kiện quan trọng sau:

Thay đổi trạng thái tệp:

• Tệp được thêm vào thư mục hoặc Drive chia sẻ.
• Tệp được di chuyển đến thư mục hoặc Drive chia sẻ.
• Tệp được chỉnh sửa hoặc có phiên bản mới được tải lên.
• Tệp được chuyển vào thùng rác hoặc được khôi phục từ thùng rác.

Quản lý quyền truy cập:

• Một đề xuất quyền truy cập (access proposal) trên tệp được tạo hoặc đã được giải quyết.

7 – Thêm tính năng chia sẻ Lịch Google vào thiết bị Android

Hiện tại, trong Lịch Google, bạn có thể chia sẻ bất kỳ lịch nào mà bạn sở hữu hoặc có quyền chia sẻ với những người dùng và nhóm khác. Chức năng này trước đây chỉ có trên nền tảng web. Nhưng tuần này Google vui mừng thông báo rằng tính năng này đã được mở rộng sang thiết bị Android. Các cài đặt tương tự có trên web giờ đây sẽ khả dụng trên thiết bị di động của bạn, bao gồm khả năng chia sẻ lịch với các cá nhân, một miền (domain) hoặc toàn bộ công chúng.

8 – Tự động cân bằng âm thanh trên video trong Google Video với âm thanh cân bằng

Vào tháng 5, Google đã thông báo trước về khả năng dễ dàng điều chỉnh mức âm thanh trong các video trên Google Vids. Bắt đầu từ hôm nay, người dùng có thể tự động cân bằng âm lượng của các clip âm thanh và video trong Vids của họ. Đồng thời, họ cũng có thể thêm tính năng “audio ducking” cho nhạc nền.

Tính năng này sẽ tự động giảm âm lượng nhạc một cách mượt mà khi có tiếng nói hoặc âm thanh quan trọng từ một clip khác bắt đầu phát, và tự động tăng trở lại khi clip đó kết thúc. Điều này giúp phần lời nói hoặc các âm thanh chính luôn được nghe rõ ràng, mà vẫn giữ được không khí của nhạc nền.

9 – Giới thiệu giao diện người dùng được làm mới trong Google Drive dành cho máy tính để bàn

Google vừa triển khai một bản cập nhật giao diện người dùng đáng chú ý cho Google Drive dành cho máy tính để bàn. Tính năng này nhằm mục đích cung cấp một không gian quản lý tệp tập trung và tiện lợi hơn cho người dùng. 

Với giao diện được làm mới, người dùng sẽ nhận thấy sự tiện lợi vượt trội. Thay vì phải truy cập nhiều nơi, giờ đây bạn có thể xem tất cả các thông tin cần thiết trong một chế độ xem duy nhất. Điều này bao gồm:

• Hoạt động đồng bộ hóa: Dễ dàng theo dõi trạng thái các tệp đang được đồng bộ.
• Thông báo: Nhanh chóng cập nhật các cảnh báo hoặc cập nhật quan trọng.
• Tệp được chia sẻ: Xem các tệp mà người khác đã chia sẻ với bạn, giúp bạn không bỏ lỡ tài liệu quan trọng.
• Và nhiều thông tin hữu ích khác, tất cả được sắp xếp gọn gàng và dễ tiếp cận.

10 – Một giao diện mới sắp ra mắt cho Blog Cập nhật Không gian làm việc

Blog Cập Nhật Google Workspace sẽ chính thức ra mắt với một diện mạo và trải nghiệm hoàn toàn mới. Tính năng này hứa hẹn mang lại cách tiếp cận thông tin cập nhật sản phẩm hiệu quả hơn cho người dùng.

Một số cải tiến mới mà bạn sẽ dễ dàng nhận thấy là:

• Giao diện người dùng được làm mới hoàn toàn giúp Blog Cập Nhật Workspace đồng bộ với các kênh chính thức khác của Google.
• Bố cục nhỏ gọn cho phép bạn nhanh chóng quét qua nhiều bài đăng, giúp dễ dàng tìm thấy các thông báo quan trọng nhất đối với bạn.
• Điều hướng dễ dàng hơn với các thẻ sản phẩm được phân loại gọn gàng ở đầu trang và các liên kết nhanh đến các tài nguyên khác như Lịch Phát Hành (Release Calendar).
• Tự động dịch sang hơn 100 ngôn ngữ bằng Google Dịch ngay từ chân trang web.

*Lưu ý: Những cập nhật này cũng sẽ khả dụng khi xem Blog Cập Nhật Workspace trên thiết bị di động.

11 – Gemini cải thiện hàng loạt những tính năng mới

Tuần này, Google vẫn không ngừng phát triển và cải tiến để biến Gemini thành trợ lý AI đa năng, thông minh hơn, giúp bạn làm việc hiệu quả vượt trội. Gemini sẽ tiếp tục cách mạng hóa cách bạn tổ chức công việc và sáng tạo nội dung với những tính năng nổi bật như sau:

Sử dụng Gemini trong Google Drive để thực hiện một số các tác vụ tổ chức cơ bản

Google tiếp tục mở rộng khả năng của Gemini trong Google Drive, mang đến một phương thức quản lý tệp cực kỳ tiện lợi và trực quan. Gemini giờ đây còn cho phép người dùng di chuyển các tệp đã chọn vào thư mục mong muốn chỉ bằng cách sử dụng ngôn ngữ tự nhiên.

Bản cập nhật này là một bước tiến lớn trong việc đơn giản hóa các tác vụ tổ chức trên Drive. Thay vì phải kéo thả hoặc sử dụng menu ngữ cảnh, bạn chỉ cần mở Gemini trong bảng điều khiển bên của Drive và đưa ra các yêu cầu bằng lời nói hoặc văn bản thông thường.

Ví dụ, bạn có thể ra lệnh cho Gemini thực hiện các tác vụ như:

• “Tạo một thư mục mới trong Drive của tôi tên Q2 forecast”
• “Di chuyển tệp @Q1 wrap up trong thư mục Q1 forecast của tôi đến thư mục @Q2 forecast”
• “Tạo một bản trình bày mới trong thư mục Q2 forecast”

Khả năng tương tác bằng ngôn ngữ tự nhiên này giúp người dùng tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thao tác thủ công và làm cho việc quản lý Drive trở nên trực quan hơn bao giờ hết. Đây là một công cụ mạnh mẽ, đặc biệt hữu ích cho những ai thường xuyên phải sắp xếp một lượng lớn tệp tin.

Veo 3 hiện đã có sẵn trong ứng dụng Gemini cho một số người dùng Workspace

Google chính thức công bố Veo 3 – mô hình tạo video thế hệ mới tích hợp âm thanh, nay đã có mặt trên ứng dụng Gemini dành cho một số người dùng Google Workspace. Đây là bước tiến lớn trong công nghệ AI sáng tạo, mang đến khả năng tạo video chân thực và sống động hơn bao giờ hết.

Với Veo 3, người dùng sẽ kinh ngạc trước tính vật lý như đời thực và khả năng đồng bộ hóa môi chính xác trong các video được tạo ra. Công nghệ này có thể tái tạo mọi loại âm thanh, từ tiếng ồn giao thông đô thị đến tiếng chim hót líu lo trong công viên, và thậm chí cả lời thoại tự nhiên giữa các nhân vật. 

Một trong những tính năng nổi bật của Veo 3 là khả năng chuyển đổi ảnh sang video. Chỉ với một bức ảnh, bạn có thể tạo ngay một video dài 8 giây, biến các bản vẽ và tranh ảnh thành cảnh động, hoặc thêm sự chuyển động đầy mê hoặc vào các phong cảnh thiên nhiên. 

*Lưu ý: 

• Veo 3 được cung cấp cho người dùng Google Workspace Business Standard, Plus, Enterprise Standard, Plus cùng các tiện ích bổ sung Gemini Business và Education. Có giới hạn sử dụng hàng ngày 3 lần cho người dùng doanh nghiệp/giáo dục và 5 lần cho người dùng Google AI Ultra for Business. 
• Bạn sẽ nhận được cảnh báo khi sắp đạt giới hạn này. Veo 3 hiện có sẵn trên nền tảng web và ứng dụng di động Gemini, dành cho người dùng từ 18 tuổi trở lên. Ngoài ra, tính năng tạo video với Veo cũng được tích hợp trong Google Vids, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn.

Thẻ tóm tắt Gemini hiện có sẵn trong Gmail trên web 

Vào tháng 5, Google đã giới thiệu các thẻ tóm tắt Gemini trong Gmail trên các thiết bị Android và iOS. Tuần này, Google vui mừng thông báo rằng các bản tóm tắt cũng sẽ có sẵn trên phiên bản web.

Thẻ tóm tắt Gemini sẽ xuất hiện ngay ở đầu các email mà Gemini nhận định là hữu ích để tóm tắt, đặc biệt là những chuỗi hội thoại dài, phức tạp. Tính năng AI thông minh này sẽ chắt lọc những điểm cốt lõi, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức khi cần theo dõi nhiều luồng thông tin cùng lúc. Đây là công cụ lý tưởng cho những người thường xuyên phải xử lý lượng lớn email, từ các cuộc thảo luận dự án đến các thông báo quan trọng.

Lời kết

Trên đây là bản tổng hợp đầy đủ những cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 7/7- 11/7/2025. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về các tính năng này hoặc cần hỗ trợ trong quá trình triển khai và sử dụng Google Workspace, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh hỗ trợ dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn lòng đồng hành cùng bạn để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777