Cách tạo thông báo phản hồi tự động trong Google Forms bằng Apps Script
Khi sử dụng Google Forms để thu thập phản hồi từ người dùng, việc kiểm tra và mở thông báo thủ công không chỉ mất nhiều thời gian mà còn dễ dẫn đến việc bỏ sót thông tin quan trọng. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn Cách tạo thông báo phản hồi tự động trong Google Forms bằng Apps Script, giúp bạn quản lý thông tin hiệu quả hơn chỉ với vài thao tác đơn giản.
Hướng dẫn cách tạo thông báo phản hồi tự động trong Google Forms bằng Apps Script
Nếu bạn vẫn chưa biết cách tạo biểu mẫu trên Google Forms và cấu hình gửi thông báo khi có phản hồi như thế nào? Hãy theo dõi ngay nội dung bên dưới được chúng tôi hướng dẫn chi tiết như dưới đây:
PHẦN 1: TẠO GOOGLE FORMS
- Tạo Form
– Bước 1: Mở trình duyệt trên thiết bị và tiến hành truy cập vào Google Forms.
– Bước 2: Tiếp đến, bạn chỉ cần nhấn nút Blank (Biểu mẫu trống) để tạo form mới.
– Bước 3: Thêm các câu hỏi:
-
- Nhập tiêu đề và mô tả chính vào form.
- Nhấn vào + để thêm câu hỏi, thực hiện tương tự với các câu hỏi khác.
- Chọn kiểu câu hỏi (với nhiều lựa chọn, hay trắc nghiệm, hoặc văn bản,…).
– Bước 4: Lưu Form
-
- Google Forms sẽ tiến hành tự động lưu biểu mẫu đã tạo. Khi đó, bạn hoàn toàn có thể đổi tên form bằng cách nhấp vào tiêu đề và chỉnh sửa.
- Cấu hình Form
– Bước 1: Ở góc trên cùng bên phải click vào Settings (Cài đặt)
– Bước 2: Trong tab “Responses” (Câu trả lời):
-
- Nếu cần thu thập email người trả lời: Bật Collect email addresses (Thu thập địa chỉ email).
- Nếu cần kiểm soát số lần trả lời của người tham gia: Chọn Limit to 1 response (Giới hạn 1 câu trả lời).
– Bước 3: Sau đó bạn có thể nhấn Save (Lưu) để áp dụng thay đổi hoặc hệ thống sẽ tự động mặc định.
- Lấy ID của Google Forms
– Bước 1: Mở Google Forms mà bạn đã tạo trên nền tảng trình duyệt.
– Bước 2: Trên thanh địa chỉ của trình duyệt, tìm ID của Form bằng cách:
-
- URL mẫu: https://docs.google.com/forms/d/1PsTQUwj8QqMaXPvYcjmkdR8ufk/edit
- ID của Form: Sẽ là chuỗi ký tự nằm giữa /d/ và /edit (VD: 1PsTQUwj8QqMaXPvYcjmkdR8ufk).
– Bước 3: Sao chép ID này và thay vào <FORM_ID> trong mã Apps Script.
PHẦN 2: CẤU HÌNH APPS SCRIPT
Để nhận được thông báo qua email và webhook qua Base Message, Google Apps Scipts sẽ tiến hành gửi thông tin khi có phản hồi. Tuy nhiên, bạn cần phải cấu hình phần mềm này như sau:
- Mở Apps Script
– Bước 1: Trong Google Forms, nhấn vào Dấu ba chấm như hình dưới > Apps Script (Trình chỉnh sửa tập lệnh).
– Bước 2: Một cửa sổ mới mở ra để bạn viết mã.
- Dán mã vào Apps Script
Dán mã sau vào cửa sổ Apps Script:
function submitForm() {
try {
// Mảng lưu trữ phản hồi
let record_array = [];
// Mở Form và lấy phản hồi
const form = FormApp.openById(<FORM_ID>); // Thay <FORM_ID> bằng ID của form
const formResponses = form.getResponses();
const lastResponse = formResponses.length;
const formTitle = form.getTitle();
// Lấy phản hồi mới nhất
const formResponse = formResponses[lastResponse - 1];
const itemResponses = formResponse.getItemResponses();
for (let j = 0; j < itemResponses.length; j++) {
const itemResponse = itemResponses[j];
const title = itemResponse.getItem().getTitle(); // Tiêu đề câu hỏi
const answer = itemResponse.getResponse(); // Câu trả lời
Logger.log(title);
Logger.log(answer);
// Đẩy phản hồi vào mảng
record_array.push(`${title}: ${answer}`);
}
// 1. Gửi email
const emailRecipient = "kinhdoanh@gcs.vn"; // Thay địa chỉ email bằng Email của bạn
const emailSubject = `Phản hồi Google Forms - ${formTitle}`;
const emailBody = `Có thông tin phản hồi từ Google Forms: ${formTitle}\n\nResponses:\n` + record_array.join("\n\n");
MailApp.sendEmail(emailRecipient, emailSubject, emailBody);
// 2. Gửi webhook nội dung phản hồi qua Base Message
const summary = record_array.join("\n\n ");
const data =
"bot_name=GCSVN MKT&bot_username=base_office&content=" +
encodeURIComponent(summary);
const webhookUrl =
"https://bot.base.vn/v1/webhook/send/hook_id"; //Thay hook_id của bạn
sendToWebhook(webhookUrl, data);
} catch (error) {
console.error("Error processing form submission:", error);
}
}
// Hàm gửi dữ liệu tới webhook
function sendToWebhook(url, data) {
try {
const options = {
method: "post",
payload: data,
headers: { "Content-Type": "application/x-www-form-urlencoded" },
};
const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
console.log("Webhook response:", response.getContentText());
} catch (error) {
console.error("Error sending to webhook:", error);
}
}
- Lưu Script
– Bước 1: Nhấn vào File > tiếp đến chọn Save.
– Bước 2: Đặt tên dự án của bạn (VD: Form Notification Script).
- Hướng dẫn mở rộng: Tích hợp thêm các kênh thông báo
Trong trường hợp nếu bạn muốn gửi thông báo tới nhiều kênh khác nhau điển hình như Telegram hoặc Slack, bạn có thể tham khảo gợi ý bên dưới của chúng tôi như sau:
*Telegram:
- Tạo Bot bằng BotFather và lấy Bot Token.
Gửi thông báo tới nhóm Telegram qua API Bot:
const telegramUrl = `https://api.telegram.org/bot<Bot_Token>/sendMessage`;
const chatId = "<Group_Chat_ID>";
const message = "New response received: " + summary;
UrlFetchApp.fetch(telegramUrl, {
method: "post",
payload: {
chat_id: chatId,
text: message,
},
});
*Slack:
Sử dụng Webhook URL của Slack để gửi tin nhắn tới kênh:
const slackWebhookUrl = "<SLACK_WEBHOOK_URL>";
const slackMessage = {
text: "New response received:\n" + summary,
};
UrlFetchApp.fetch(slackWebhookUrl, {
method: "post",
contentType: "application/json",
payload: JSON.stringify(slackMessage),
});
PHẦN 3: THIẾT LẬP TRIGGER (KÍCH HOẠT TỰ ĐỘNG)
- Bước 1: Trong nền tảng Apps Script, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng đồng hồ (Triggers).
- Bước 2: Tiếp theo nhấn vào mục Add Trigger (Thêm Trigger).
- Bước 3: Sau đó bạn sẽ tiến hành thiết lập:
- Function: submitForm
- Deployment: Head
- Event Source: From form
- Event Type: On form submit
- Bước 4: Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn Save (Lưu).
PHẦN 4: KIỂM TRA VÀ HOẠT ĐỘNG
- Thử nghiệm Form
- Bước 1: Tiến hành truy cập Form qua URL mà bạn đã tạo trước đó.
- Bước 2: Điền một phản hồi mẫu với đầy đủ các thông tin ở từng câu hỏi yêu cầu và sau đó nhấn Submit.
- Kiểm tra kết quả
- Email: Nhân sự sẽ nhận được email thông báo từ chính địa chỉ cài đặt.
- Webhook: Nếu webhook đã nhận dữ liệu qua Base Bot bạn hãy thử kiểm tra.
PHẦN 5: CHÚ Ý
- Quyền truy cập: Bạn cần phải cấp quyền truy cập nếu lần đầu chạy Script.
- Bảo mật webhook: Hãy đảm bảo rằng URL webhook chính xác và không được chia sẻ dưới hình thức công khai.
- Kiểm tra email: Đảm bảo tài khoản nhận email của bạn (VD: kinhdoanh@gcs.vn) hoạt động ở trạng thái bình thường.
Qua những bước hướng dẫn chi tiết trên đây, bạn hoàn toàn có thể áp dụng để tạo Google Forms và cấu hình gửi thông báo khi có phản hồi một cách dễ dàng. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn một số những lý do quan trọng mà bạn nhất định nên sử dụng giải pháp này.
Tại sao nên tạo thông báo phản hồi tự động trong Google Forms bằng Apps Script?
Nếu bạn vẫn băn khoăn về lý do nên cấu hình gửi thông báo Google Forms khi có phản hồi, dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà bạn không nên bỏ qua:
Tự động hóa quy trình xử lý phản hồi
Việc cấu hình thông báo giúp tự động hóa quy trình, giảm bớt công việc thủ công và cho phép bạn tiếp cận dữ liệu ngay khi có phản hồi từ Google Forms. Thông tin được xử lý tức thì không chỉ giúp bạn đưa ra quyết định kịp thời mà còn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ phản hồi quan trọng nào, đặc biệt hữu ích khi bạn cần quản lý khối lượng lớn thông tin.
Tích hợp thông báo qua email và webhook
Cấu hình thông báo đảm bảo tất cả các phản hồi mới sẽ được gửi trực tiếp đến các cá nhân hoặc hệ thống liên quan. Email giúp các nhân sự nhanh chóng nắm bắt thông tin, trong khi webhook kết nối tự động với các ứng dụng khác để xử lý dữ liệu, cập nhật thông tin hoặc gửi tin nhắn. Điều này tạo sự liền mạch trong quy trình làm việc, đồng thời giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi.
Ứng dụng đa dạng nhiều lĩnh vực
Google Forms không chỉ đơn thuần là công cụ khảo sát mà còn phù hợp cho nhiều mục đích như quản lý thông tin khách hàng, khảo sát ý kiến, đăng ký sự kiện hay thu thập dữ liệu nội bộ. Với sự linh hoạt và dễ sử dụng, đây là công cụ hữu ích để tối ưu hóa việc thu thập và quản lý thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả cho cả doanh nghiệp và tổ chức.
Việc biết cách tạo Google Forms và thiết lập thông báo khi có phản hồi sẽ giúp bạn đơn giản hóa quy trình thu thập dữ liệu, nâng cao hiệu quả công việc hơn bao giờ hết.
Một số câu hỏi thường gặp
- Tôi có thể gửi thông báo cho nhiều email không?
Ở chế độ mặc định, Google Forms chỉ gửi thông báo đến email của người tạo biểu mẫu. Tuy nhiên, để gửi thông báo cho nhiều email khác nhau, bạn có thể liên kết Google Forms với Google Sheets và sử dụng Google Apps Script để thiết lập hệ thống gửi email tự động đến danh sách email được chỉ định.
- Tôi có thể tùy chỉnh thông báo qua email không?
Hoàn toàn có thể. Sau khi kết nối Google Forms với Google Sheets, bạn có thể sử dụng Google Apps Script để tạo mẫu email tùy chỉnh theo nhu cầu. Nhờ đó, thông báo gửi đi sẽ chuyên nghiệp hơn và phù hợp với từng đối tượng nhận.
- Có thể thêm hình ảnh, video vào Google Forms không?
Được. Trong giao diện tạo biểu mẫu, bạn có thể chèn trực tiếp hình ảnh hoặc video thông qua các biểu tượng tương ứng. Điều này giúp biểu mẫu của bạn sinh động và trực quan hơn, phù hợp cho việc minh họa nội dung hoặc làm rõ thông tin.
- Tôi có thể liên hệ GCS Vietnam hỗ trợ qua đâu?
Nếu cần hỗ trợ trong quá trình triển khai, bạn có thể liên hệ đội ngũ kỹ thuật của GCS qua Hotline: 0777.247.777. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong thời gian nhanh nhất có thể.
Phần kết
Bằng cách tạo thông báo phản hồi tự động trong Google Forms bằng Appscript, GCS Vietnam tin rằng bạn có thể dễ dàng quản lý dữ liệu, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào và nâng cao hiệu quả công việc. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp vui lòng gọi đến Hotline của GCS – 024.9999.7777.