Hướng dẫn cách tạo mã QR cho Google Drive đơn giản, nhanh chóng

Bạn muốn chia sẻ tài liệu trên Google Drive một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp? Tạo mã QR cho Google Drive là giải pháp hoàn hảo nhất dành cho bạn. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo mã QR cho link Drive đơn giản và dễ dàng nhất, cùng tìm hiểu ngay nhé. 

Lợi ích của việc tạo mã QR cho Google Drive

Mã QR (Quick Response) là một loại mã vạch hai chiều, được sử dụng phổ biến trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Nó có khả năng lưu trữ một lượng lớn thông tin, từ một đoạn văn ngắn, một địa chỉ liên kết, cho đến thông tin liên hệ. 

Ngày nay, việc sử dụng mã QR để truy cập các tài liệu, trang web, menu trở nên vô cùng phổ biến. Đối với người dùng Google Drive, việc tạo mã QR cho các tệp và thư mục không chỉ giúp việc chia sẻ tiện lợi hơn mà còn tạo sự chuyên nghiệp cho người dùng. 

Đặc biệt, việc chuyển đổi một đường link Google Drive dài, khó nhớ thành một QR nhỏ gọn còn mang lại nhiều lợi ích, như là:

• Chia sẻ nhanh chóng, không cần gõ URL dài

Thay vì phải đọc một đường link dài và phức tạp hoặc yêu cầu khán giả phải tự gõ từng ký tự, bạn chỉ cần hiển thị một mã QR. Sau đó, mọi người chỉ cần nhìn vào mã đó và có thể ngay lập tức quét mã bằng camera bằng điện thoại truy cập vào tài liệu. Mọi người sẽ không tốn quá nhiều công sức để truy cập tài liệu, cũng như tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu tối đa sai sót.

• Hiển thị chuyên nghiệp

Sử dụng mã QR để chia sẻ tài liệu còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Một mã QR được in trên danh thiếp, poster, brochure hoặc slide thuyết trình tạo ấn tượng mạnh mẽ hơn so với một đường link thô kệch. 

• Tùy chỉnh mã QR giúp tăng nhận diện thương hiệu

Không chỉ đơn thuần là mã trắng đen, hiện nay nhiều công cụ cho phép bạn tùy chỉnh mã QR thay đổi màu sắc, thêm logo thương hiệu hoặc chọn khung mã độc đáo. Nhờ đó, các mã QR không còn bị khô khan mà còn giúp tăng nhận diện thương hiệu. 

Ví dụ, bạn có thể thêm logo công ty ở giữa mã, đổi màu sắc theo bộ nhận diện của doanh nghiệp để khi khách hàng nhìn vào sẽ ghi nhớ ngay. 

Một số công cụ hỗ trợ tạo mã QR cho Google Drive 

Hiện nay có rất nhiều công cụ trực tuyến hỗ trợ tạo mã QR cho link Drive, từ miễn phí đến trả phí. Mỗi công cụ lại có những ưu điểm khác nhau về tính năng, thiết kế. Dưới đây là một số công cụ uy tín được khá nhiều người tin dùng, bạn có thể tham khảo:

QR Code Generator — trình tạo với tùy chỉnh thiết kế & thống kê

QR Code Generator là một trong những công cụ tạo mã QR được nhiều người biết đến nhất. Nó không chỉ cho phép bạn tạo mã QR tĩnh mà còn cung cấp khả năng tùy chỉnh thiết kế rất sâu. 

Điểm nổi bật của công cụ tạo mã QR cho Google Drive này là:

• Bạn có thể thay đổi màu sắc, thêm logo, chọn các hình dạng khác nhau cho phần mắt và khối của mã QR. Bạn có thể dễ dàng tạo mã QR độc đáo và phù hợp với nhận diện thương hiệu.
• Công cụ này còn nổi bật với khả năng theo dõi và phân tích số lần quét. Người dùng có thể dễ dàng đo lường hiệu quả của việc chia sẻ tài liệu của mình.

Tuy nhiên, công cụ QR Code Generator còn có một số hạn chế về tính năng nâng cao như phân tích dữ liệu chỉ có trong phiên bản trả phí. 

The-qrcode-generator.com— đơn giản, nhanh, tùy chọn logo

Công cụ The-qrcode-generator.com này nổi bật với giao diện đơn giản và tốc độ xử lý nhanh chóng. Nó tập trung vào việc cung cấp một công cụ cơ bản nhưng hiệu quả cho người dùng. 

Khi sử dụng công cụ này, bạn chỉ cần dán đường link và tải mã QR về chỉ trong vài giây. Hơn nữa, công cụ còn cho phép thêm logo vào giữa mã QR, giúp cá nhân hóa tăng nhận diện thương hiệu.

Tuy nhiên, công cụ này còn có một số hạn chế về tùy chỉnh thiết kế so với các công cụ chuyên nghiệp khác. Cũng như The-qrcode-generator.com không có tính năng theo dõi và phân tích dữ liệu. 

Trueqrcode.com — dễ sử dụng, hỗ trợ phân tích truy cập

Công cụ Trueqrcode.com là một lựa chọn tuyệt vời dành cho những ai không muốn thực hiện nhiều thao tác phức tạp. Bởi công cụ này được thiết kế khá đơn giản, giúp quá trình tạo mã QR cho Google Drive vô cùng dễ dàng.

Đặc biệt, sử dụng công  cụ này bạn sẽ không lo bị các quảng cáo gây phiền nhiễu. Và tương tự như QR Code Generator, nó cũng cung cấp các tùy chọn phân tích truy cập, cho phép bạn theo dõi hiệu quả của mã QR.

Nhưng, các tùy chọn tùy chỉnh của Trueqrcode.com không phong phú bằng các nền tảng khác. 

MyQRCode.com — giao diện chuyên nghiệp, phù hợp trình bày sự kiện

MyQRCode.com là một công cụ tạo mã QR chuyên nghiệp được khá nhiều người sử dụng. Đặc biệt là, công cụ này có khả năng tạo mã QR động, cho phép bạn thay đổi URL đích mà không cần phải tạo mã mới. Nó rất tiện lợi khi bạn cần cập nhật tài liệu và chỉnh sửa đường link. Ngoài ra, MyQRCode.com còn cung cấp nhiều tùy chọn thiết kế cao cấp, rất phù hợp cho các mục đích như trình bày sự kiện hoặc kinh doanh.

Tuy nhiên, công cụ này vẫn còn một số hạn chế về tính năng nâng cao chỉ có sẵn khi nâng cấp lên gói trả phí. 

Uniqode — hỗ trợ tạo mã QR động, tự động hóa và hàng loạt

Uniqode là công cụ tạo QR chuyên nghiệp dành cho các doanh nghiệp. Với khả năng chuyên hỗ trợ tạo mã QR động, công cụ này giúp việc sử dụng mã được tự động hóa và đơn giản hóa trong việc quản lý hàng loạt. 

Uniqode là công cụ tạo mã QR rất phù hợp cho các doanh nghiệp cần tạo hàng trăm, thậm chí hàng nghìn mã QR một lúc. Bởi nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn tối ưu hóa công sức. Ngoài ra, công cụ còn cung cấp khả năng phân tích mạnh mẽ để theo dõi chi tiết hành vi của người dùng khi quét mã.

Tuy nhiên, Uniqode là một công cụ hướng đến doanh nghiệp. Do đó chi phí có thể cao và phức tạp hơn cho người dùng cá nhân.

Maytech — dễ dùng cho người Việt, hỗ trợ tùy chỉnh cơ bản

Maytech là một công cụ tạo mã QR của Việt Nam, được thiết kế riêng để phục vụ người dùng trong nước. Công cụ tạo mã QR này đã giúp rào cản ngôn ngữ được loại bỏ hoàn toàn, hỗ trợ người dùng Việt dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Đặc biệt, Maytech có giao diện đơn giản, không cầu kỳ, cho phép tạo mã QR nhanh chóng với các tùy chỉnh cơ bản.

Tuy nhiên, các tùy chỉnh thiết kế và tính năng phân tích không chuyên sâu bằng các nền tảng quốc tế. Cũng như, nó phù hợp cho nhu cầu cơ bản hơn là các dự án lớn.

Hướng dẫn chi tiết từng bước tạo mã QR cho Google Drive

Việc tạo mã QR cho Google Drive rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác là đã có thể chuyển đổi đường link dài dòng thành một mã QR chuyên nghiệp, tiện lợi cho việc chia sẻ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước tạo mã QR cho tệp tin hoặc thư mục trên Google Drive mà bạn có thể làm theo.

Bước 1 – Lấy liên kết tệp/thư mục từ Google Drive

Đầu tiên, bạn cần mở Google Drive trên thiết bị máy tính hoặc điện thoại của mình. Sau đó, bạn cần tìm đến tệp hoặc thư mục mà muốn tạo mã QR. 

• Nếu bạn dùng máy tính, bạn hãy nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục, sau đó chọn Chia sẻ >> chọn Chia sẻ.
• Nếu bạn dùng điện thoại, bạn hãy nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm dọc bên cạnh tên tệp/thư mục, rồi chọn Sao chép đường liên kết.

Một cửa sổ sẽ hiện ra để bạn cài đặt quyền chia sẻ cho tệp hoặc thư mục Google Drive đó.

Bước 2 -Thiết lập quyền truy cập và sao chép liên kết

Sau khi chọn Chia sẻ, bạn sẽ thấy tùy chọn cài đặt quyền truy cập. Mặc định, Google Drive thường đặt ở chế độ Hạn chế. Bạn cần thay đổi cài đặt này để mã QR có thể hoạt động.

• Bạn chọn vào Bất kỳ ai có đường liên kết: Khi bạn chọn tùy chọn này, bất kỳ ai có đường link đều có thể xem được nội dung.
• Bạn chọn tiếp vào vai trò của người nhận:
  • Người xem: Người khác chỉ có thể xem tệp.
  • Người bình luận: Người khác có thể xem và để lại bình luận.
  • Người chỉnh sửa: Người khác có thể chỉnh sửa nội dung.

Sau khi đã thiết lập xong, bạn nhấn vào nút Sao chép đường liên kết để lấy link chia sẻ.

Bước 3 – Sử dụng trình tạo mã QR

Bây giờ, bạn đã có đường link cần thiết. Bạn cần truy cập một trong các trang web tạo mã QR phổ biến mà bạn tin tưởng, chẳng hạn như QR Code Generator.

Trên trang web, bạn sẽ thấy một ô trống lớn, hãy dán đường link mà bạn vừa sao chép vào ô này. Trình tạo mã QR sẽ tự động tạo ra một mã QR cho đường link của bạn ngay lập tức.

Bước 4 – Tùy chỉnh thao tác và tải xuống QR

Đây là bước để bạn làm cho mã QR của mình trở nên độc đáo và chuyên nghiệp. 

• Thiết kế mã QR: Bạn có thể thay đổi màu sắc của mã, thêm các hình dạng đặc biệt cho các góc hoặc khối của mã.
• Thêm logo: Chèn logo công ty, thương hiệu hoặc hình ảnh cá nhân vào giữa mã QR. 

Sau khi đã tùy chỉnh theo ý muốn, bạn nhấn nút Tải xuống (Download) hoặc In. Nên lưu mã QR ở định dạng PNG hoặc SVG để đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt nhất khi in ấn.

Bước 5 – Kiểm tra mã QR

Trước khi sử dụng, bạn hãy dùng điện thoại của mình để quét thử mã QR vừa tạo. Mở ứng dụng camera trên điện thoại, đưa camera về phía mã QR và đảm bảo rằng nó có thể quét được và dẫn đến đúng tệp hoặc thư mục trên Google Drive mà bạn muốn chia sẻ. Bước này rất quan trọng để tránh những sai sót không đáng có.

Một số lưu ý quan trọng khi tạo mã QR cho Google Drive

Việc tạo mã QR cho Google Drive không chỉ đơn giản là sao chép và dán link. Để mã QR hoạt động hiệu quả và tránh những rắc rối không đáng có, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây.

Chọn đúng quyền truy cập (View / Comment / Edit) 

Sau khi tạo mã QR, nhiều người dùng không thể truy cập được vào file. Nguyên nhân của vấn đề này là do bạn chưa thiết lập quyền truy cập công khai.

Khi chia sẻ tệp/thư mục, Google Drive cung cấp ba loại quyền:

• Người xem (Viewer): Người dùng chỉ có thể xem nội dung, không thể chỉnh sửa. 
• Người bình luận (Commenter): Người dùng có thể xem và để lại bình luận trên tệp. 
• Người chỉnh sửa (Editor): Người dùng có toàn quyền xem, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa nội dung. 

Để đảm bảo bất kỳ ai quét mã QR cũng có thể truy cập, bạn hãy chắc chắn đã chọn tùy chọn Bất kỳ ai có đường liên kết trong phần cài đặt chia sẻ và chọn quyền phù hợp.

Đảm bảo độ tương phản cao khi thiết kế mã để dễ quét

Mã QR cho các tệp tin hoặc thư mục Google Drive thường hoạt động dựa trên sự tương phản giữa các khối màu. Nếu bạn tùy chỉnh màu sắc cho mã, hãy đảm bảo rằng màu mã và màu nền có sự khác biệt rõ rệt. 

Ví dụ, một mã QR màu xanh đậm trên nền trắng sẽ dễ quét hơn rất nhiều so với một mã QR màu xám nhạt trên nền xám đậm. Độ tương phản thấp có thể khiến camera điện thoại hoặc máy quét không nhận diện được mã.

Nên dùng kích thước phù hợp khi in

Nếu bạn có ý định in mã QR trên danh thiếp, poster, hoặc tờ rơi, kích thước là yếu tố cực kỳ quan trọng.

• Mã QR quá nhỏ sẽ khó quét, đặc biệt từ xa. Một quy tắc chung là kích thước tối thiểu của mã QR nên là 2x2cm.
• Sử dụng định dạng vector như SVG thay vì các định dạng raster như JPG hoặc PNG. File SVG không bị vỡ nét khi phóng to, đảm bảo mã QR luôn sắc nét và dễ quét.

Tạo mã QR sẽ giúp thư mục thay đổi nội dung dễ dàng

Một trong những lợi thế lớn nhất của việc tạo mã QR cho thư mục Google Drive là khả năng cập nhật nội dung linh hoạt. Bạn có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các tệp bên trong thư mục mà không cần phải tạo lại mã QR mới. Mã QR sẽ luôn dẫn người dùng đến thư mục đã được cập nhật. Do đó, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và mà người dùng luôn có phiên bản tài liệu mới nhất.

Dùng mã QR động để theo dõi số lần quét

Mã QR được chia thành hai loại, đó là mã tĩnh và mã động.

• Mã QR tĩnh (Static QR Code) chứa đường link cố định và không thể thay đổi sau khi đã tạo.
• Mã QR động (Dynamic QR Code) hoạt động như một cầu nối. Nó chứa một đường link trung gian, cho phép bạn thay đổi đường link đích (link Google Drive) bất cứ lúc nào mà không cần tạo lại mã.

Ngoài ra, mã QR động còn cung cấp các tính năng phân tích mạnh mẽ, cho phép bạn theo dõi số lần quét, thời gian và vị trí của người dùng. Do đó, bạn nên dùng mã QR động cho Google Drive để đo lường hiệu quả của việc chia sẻ tài liệu, đặc biệt trong các chiến dịch marketing hoặc sự kiện lớn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về mã QR và việc sử dụng chúng với Google Drive, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà nhiều người quan tâm.

1 – Tạo mã QR cho Google Drive có hết hạn không?

Mã QR không có hạn sử dụng. Nó chỉ là một hình ảnh lưu trữ thông tin (trong trường hợp này là đường link của Google Drive). 

Tuy nhiên, đường link mà mã QR chứa có thể hết hạn hoặc không còn hoạt động nếu bạn xóa tệp/thư mục đó, thay đổi quyền truy cập, hoặc di chuyển nó sang một vị trí khác. Vì vậy, để đảm bảo mã QR luôn hoạt động, hãy chắc chắn rằng đường link gốc vẫn còn hiệu lực.

2 – Có thể thêm logo vào mã QR không?

Hoàn toàn có. Hầu hết các công cụ tạo mã QR trực tuyến, cả miễn phí và trả phí, đều hỗ trợ tính năng này. Việc thêm logo không chỉ làm cho mã QR của bạn trở nên độc đáo và chuyên nghiệp hơn, mà còn là một cách hiệu quả để tăng cường nhận diện thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Khi thêm logo, công cụ sẽ tự động điều chỉnh mã QR để logo không che mất các phần quan trọng, đảm bảo mã vẫn có thể quét được.

3 –  Tôi có thể theo dõi số lần quét mã QR không?

Có. Nếu bạn sử dụng mã QR động (Dynamic QR Code), có thể dễ dàng theo dõi số liệu thống kê như số lần quét, thời gian quét và vị trí địa lý của người dùng. Đối với mã QR tĩnh (Static QR Code), bạn sẽ không thể theo dõi các thông số này.

>>> Xem thêm: Chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới

Lời kết

Như vậy, GCS Việt Nam đã cùng các bạn tìm hiểu chi tiết về cách tạo mã QR cho Google Drive từng bước cụ thể. Việc sử dụng mã QR không chỉ giúp bạn chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc.

Ngoài ra, người dùng nên đăng ký ngay gói Google Drive bản quyền bằng cách mua ngay 1 trong những bản Google Workspace chính hãng

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến các vấn đề về kỹ thuật sử dụng Google Drive dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777