Cách chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới trong “phút mốt”

Với đặc quyền này, nếu có nhân sự nghỉ tại công ty của bạn, bạn có thể chuyển các tệp họ sở hữu cho người khác. Bằng cách đó, bạn có thể lưu được toàn bộ dữ liệu trước khi xóa tài khoản.

Thao tác chuyển một tệp trên Drive

Người dùng có thể thay đổi chủ sở hữu của các tệp của riêng họ.

• Mở màn hình chính vào trang chủ Google Drive, Google Docs, Google Sheets, hoặc Google Slides.
• Nhấp vào tệp bạn muốn chuyển cho người khác > Share.
• Ở bên phải người mà bạn đã chia sẻ tệp, nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống > Make owner.
• Nhấp vào Done để hoàn tất chuyển tệp trên Drive.

Lưu ý: Bạn chỉ được chuyển quyền sở hữu tệp cho các tài khoản cùng tổ chức.

Cách chuyển tất cả tệp trên Drive của người dùng

Các vấn đề cần lưu ý khi chuyển tệp trên Drive

Bạn có thể chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu khác các tệp của chính bạn mới có thể chuyển được cho chủ sở hữu mới. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể di chuyển nội dung của người dùng sang bộ nhớ dùng chung (shared drive). Các tệp trong bộ nhớ dùng chung sẽ không bị xóa khi tài khoản người dùng bị xóa. Mọi nội dung trong bộ nhớ dùng chung đều thuộc quyền sở hữu chung của tất cả những người tham gia trong đó. 

Khi di chuyển tệp trên Drive, bạn cần đảm bảo cấu trúc phân cấp của chủ sở hữu trước và chủ sở hữu mới giống nhau trong Drive. Khi đó, các tài liệu được chia sẻ hiện tại không bị ảnh hưởng bởi quá trình chuyển.

Lưu ý một số trường hợp không được di chuyển tệp trên Drive:

• Google Photos và Maps không được chuyển.
• Các tệp và thư mục trong Thùng rác của người dùng không được chuyển, vì vậy hãy chuyển tệp trên Drive ra khỏi Thùng rác nếu chúng cần được giữ lại. Nếu không, các tệp trong Thùng rác sẽ biến mất khi xóa tài khoản người dùng.
• Các tệp bị mất thư mục không được di chuyển, vì vậy hãy chuyển chúng vào My Drive (Drive của tôi) của người dùng nếu chúng cần được chuyển. Trong trường tìm kiếm trên Drive, trên thanh tìm kiếm nhập: is:unorganized  owner: <username>. Sau đó, di chuyển mọi tệp mất thư mục được tìm thấy vào My Drive của người dùng.

Thao tác chuẩn bị chuyển tệp trên Drive

Đối với tài khoản của chủ sở hữu hiện tại 

Người dùng nên tạm ngưng sử dụng tài khoản của chủ sở hữu hiện tại. Điều này giúp đảm bảo nội dung mới không được tạo hoặc chuyển đến trong quá trình chuyển dữ liệu. 

Đối với tài khoản của chủ sở hữu mới

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng tài khoản của chủ sở hữu mới đang hoạt động. Bạn không thể chuyển quyền sở hữu nếu tài khoản của chủ sở hữu bị tạm ngưng hoặc bị xóa. Nếu cần, bạn có thể tạm thời khôi phục người dùng bị xóa gần đây hoặc khôi phục người dùng bị tạm ngưng.

Thêm vào đó, bạn cũng cần phải yêu cầu chủ sở hữu mới không thêm tệp vào Drive của họ trong quá trình chuyển. Hãy đảm bảo chủ sở hữu mới có đủ bộ nhớ Drive. Nếu không, bạn có thể: 

• Mua thêm dung lượng cho chúng. Tham khảo nâng cấp các gói Google Workspace tại đây để có thể sở hữu dung lượng lên tới 5TB bộ nhớ đám mây cho mỗi người dùng.
• Chuyển tệp trên Drive sang tài khoản của người khác
• Phân phối lại tệp giữa một số người dùng

Các bước chuyển tất cả tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới

Đăng nhập trang Admin Console bằng tài khoản quản trị

Từ Trang chủ Admin Console, chuyển tới Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Transfer ownership (Chuyển nhượng quyền sở hữu).

• Trong trường From user (Từ người dùng), hãy nhập tên người dùng của chủ sở hữu hiện tại và chọn kết quả được đề xuất tương ứng.
• Trong trường To user, hãy nhập tên người dùng của chủ sở hữu mới và chọn kết quả được đề xuất tương ứng.

Sau đó bấm chọn Transfer Files (Truyền tệp), các tệp sẽ được tự động chuyển sang Drive của chủ sở hữu mới. Chúng xuất hiện trong một thư mục có tên địa chỉ email của chủ sở hữu trước đó.

Chủ sở hữu ban đầu vẫn có thể chỉnh sửa tệp, trừ khi tài khoản của họ bị xóa hoặc quyền quản lý tài khoản của họ bị thay đổi. Tuy nhiên, vì các tệp đã được chuyển đến Drive của chủ sở hữu mới nên chủ sở hữu ban đầu sẽ cần tìm kiếm tệp hoặc truy cập chúng bằng liên kết. 

Bạn cũng cần lưu ý rằng không được tạm ngưng tài khoản của chủ sở hữu mới trong quá trình chuyển nhượng. Sau khi chuyển tệp trên Drive, một email thông báo sẽ được gửi tới quản trị viên, chủ sở hữu mới và cũ. Email mô tả việc chuyển thành công hay không thành công.

Tuy nhiên, thông thường để tránh phải mất công chuyển tệp trên Drive nhiều lần, người dùng nên sử dụng bộ nhớ dùng chung (Shared Drive) để lưu trữ tài liệu. Các tệp trong bộ nhớ dùng chung đều thuộc quyền sở hữu của tất cả mọi người, có nghĩa là nếu một người rời đi, các thành viên khác trong bộ nhớ dùng chung vẫn có thể truy cập các tệp.

Tổng kết

Trên đây là thông tin chi tiết cách chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới, bạn có thể tham khảo và nhờ GCS Technology hỗ trợ thêm dưới phần bình luận nếu còn vướng mắc. Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm tới các dịch vụ của Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn tin cho chúng tôi ở phần Chatbox để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.