Cách chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới trong “phút mốt”

Là quản trị viên tài khoản Google Workspace, bạn có thể thay đổi người sở hữu tệp trong Drive. Hãy cùng GCS tìm hiểu chi tiết các chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới chỉ trong “một nốt nhạc”.

Với đặc quyền này, nếu có nhân sự nghỉ tại công ty của bạn, bạn có thể chuyển các tệp họ sở hữu cho người khác. Bằng cách đó, bạn có thể lưu được toàn bộ dữ liệu trước khi xóa tài khoản.

Thao tác chuyển một tệp trên Drive

Người dùng có thể thay đổi chủ sở hữu của các tệp của riêng họ.

  • Mở màn hình chính vào trang chủ Google Drive, Google Docs, Google Sheets, hoặc Google Slides.
  • Nhấp vào tệp bạn muốn chuyển cho người khác > Share.
  • Ở bên phải người mà bạn đã chia sẻ tệp, nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống > Make owner.
  • Nhấp vào Done để hoàn tất chuyển tệp trên Drive.

Lưu ý: Bạn chỉ được chuyển quyền sở hữu tệp cho các tài khoản cùng tổ chức.

google drive, google docs, google sheets, hoặc google slides

Cách chuyển tất cả tệp trên Drive của người dùng

Các vấn đề cần lưu ý khi chuyển tệp trên Drive

Bạn có thể chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu khác các tệp của chính bạn mới có thể chuyển được cho chủ sở hữu mới. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể di chuyển nội dung của người dùng sang bộ nhớ dùng chung (shared drive). Các tệp trong bộ nhớ dùng chung sẽ không bị xóa khi tài khoản người dùng bị xóa. Mọi nội dung trong bộ nhớ dùng chung đều thuộc quyền sở hữu chung của tất cả những người tham gia trong đó. 

Khi di chuyển tệp trên Drive, bạn cần đảm bảo cấu trúc phân cấp của chủ sở hữu trước và chủ sở hữu mới giống nhau trong Drive. Khi đó, các tài liệu được chia sẻ hiện tại không bị ảnh hưởng bởi quá trình chuyển.

Lưu ý một số trường hợp không được di chuyển tệp trên Drive:

  • Google Photos và Maps không được chuyển.
  • Các tệp và thư mục trong Thùng rác của người dùng không được chuyển, vì vậy hãy chuyển tệp trên Drive ra khỏi Thùng rác nếu chúng cần được giữ lại. Nếu không, các tệp trong Thùng rác sẽ biến mất khi xóa tài khoản người dùng.
  • Các tệp bị mất thư mục không được di chuyển, vì vậy hãy chuyển chúng vào My Drive (Drive của tôi) của người dùng nếu chúng cần được chuyển. Trong trường tìm kiếm trên Drive, trên thanh tìm kiếm nhập: is:unorganized  owner: <username>. Sau đó, di chuyển mọi tệp mất thư mục được tìm thấy vào My Drive của người dùng.

Thao tác chuẩn bị chuyển tệp trên Drive

Đối với tài khoản của chủ sở hữu hiện tại 

Người dùng nên tạm ngưng sử dụng tài khoản của chủ sở hữu hiện tại. Điều này giúp đảm bảo nội dung mới không được tạo hoặc chuyển đến trong quá trình chuyển dữ liệu. 

Đối với tài khoản của chủ sở hữu mới

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng tài khoản của chủ sở hữu mới đang hoạt động. Bạn không thể chuyển quyền sở hữu nếu tài khoản của chủ sở hữu bị tạm ngưng hoặc bị xóa. Nếu cần, bạn có thể tạm thời khôi phục người dùng bị xóa gần đây hoặc khôi phục người dùng bị tạm ngưng.

Thêm vào đó, bạn cũng cần phải yêu cầu chủ sở hữu mới không thêm tệp vào Drive của họ trong quá trình chuyển. Hãy đảm bảo chủ sở hữu mới có đủ bộ nhớ Drive. Nếu không, bạn có thể: 

  • Mua thêm dung lượng cho chúng. Tham khảo nâng cấp các gói Google Workspace tại đây để có thể sở hữu dung lượng lên tới 5TB bộ nhớ đám mây cho mỗi người dùng.
  • Chuyển tệp trên Drive sang tài khoản của người khác
  • Phân phối lại tệp giữa một số người dùng
google workspace tại gcs

Các bước chuyển tất cả tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới

Đăng nhập trang Admin Console bằng tài khoản quản trị

Từ Trang chủ Admin Console, chuyển tới Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Transfer ownership (Chuyển nhượng quyền sở hữu).

  • Trong trường From user (Từ người dùng), hãy nhập tên người dùng của chủ sở hữu hiện tại và chọn kết quả được đề xuất tương ứng.
  • Trong trường To user, hãy nhập tên người dùng của chủ sở hữu mới và chọn kết quả được đề xuất tương ứng.

Sau đó bấm chọn Transfer Files (Truyền tệp), các tệp sẽ được tự động chuyển sang Drive của chủ sở hữu mới. Chúng xuất hiện trong một thư mục có tên địa chỉ email của chủ sở hữu trước đó.

Chủ sở hữu ban đầu vẫn có thể chỉnh sửa tệp, trừ khi tài khoản của họ bị xóa hoặc quyền quản lý tài khoản của họ bị thay đổi. Tuy nhiên, vì các tệp đã được chuyển đến Drive của chủ sở hữu mới nên chủ sở hữu ban đầu sẽ cần tìm kiếm tệp hoặc truy cập chúng bằng liên kết. 

Bạn cũng cần lưu ý rằng không được tạm ngưng tài khoản của chủ sở hữu mới trong quá trình chuyển nhượng. Sau khi chuyển tệp trên Drive, một email thông báo sẽ được gửi tới quản trị viên, chủ sở hữu mới và cũ. Email mô tả việc chuyển thành công hay không thành công.

Tuy nhiên, thông thường để tránh phải mất công chuyển tệp trên Drive nhiều lần, người dùng nên sử dụng bộ nhớ dùng chung (Shared Drive) để lưu trữ tài liệu. Các tệp trong bộ nhớ dùng chung đều thuộc quyền sở hữu của tất cả mọi người, có nghĩa là nếu một người rời đi, các thành viên khác trong bộ nhớ dùng chung vẫn có thể truy cập các tệp.

shared drive

Trên đây là thông tin chi tiết cách chuyển tệp trên Drive cho chủ sở hữu mới, bạn có thể tham khảo và nhờ chúng tôi hỗ trợ thêm dưới phần bình luận nếu còn vướng mắc. Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm tới các dịch vụ của Google Workspace, hãy nhấc máy lên và gọi ngay tới số hotline của GCS 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top